會議記錄、會議紀要管理制度?1.目的為了規范公司會議記錄和會議紀要的管理，確保會議信息準確傳達、有效保存，提高公司決策效率和執行效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題會議等。3.職責分工會議組織者負責會議的籌備、組織和安排，包括確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知相關人員。記錄人員負責會議的記錄工作，準確、完整地記錄會議內容，包括會議議程、發言要點、討論結果、決議事項等，并按照規定的格式和要求進行整理。紀要撰寫人員根據會議記錄，負責撰寫會議紀要，突出會議重點和決議事項，確保紀要內容準確、清晰、簡潔，并按照規定的審批流程進行審核和發布。參會人員按照會議組織者的要求準時參加會議，積極參與會議討論，認真履行職責，遵守會議紀律。二、會議記錄管理1.記錄準備記錄工具記錄人員應提前準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、電腦等，并確保記錄工具能夠正常使用。熟悉會議議程記錄人員應提前熟悉會議議程，了解會議的主題、目的、議程安排等，以便在會議過程中能夠有針對性地進行記錄。2.記錄要求準確完整記錄人員應準確、完整地記錄會議內容，包括會議議程、發言要點、討論結果、決議事項等，不得遺漏重要信息。清晰明了記錄內容應清晰、明了，語言簡潔，避免使用模糊、歧義的詞匯和句子，確保記錄內容易于理解。客觀真實記錄人員應客觀、真實地記錄會議內容，不得加入個人觀點和評論，確保記錄內容的真實性和客觀性。及時記錄記錄人員應在會議過程中及時記錄，不得拖延，確保記錄內容的及時性和準確性。對于重要的發言和討論內容，應盡量記錄原話。3.記錄內容會議基本信息包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員等。會議議程按照會議實際進行的順序記錄會議議程。發言內容記錄參會人員的發言要點，包括姓名、部門、職務以及發言內容。對于重要的發言，應盡量記錄原話。討論情況記錄會議討論的過程和結果，包括不同觀點的碰撞、達成的共識以及未解決的問題等。決議事項明確會議做出的決議事項，包括決議內容、責任人、完成時間等。其他事項記錄會議中涉及的其他重要事項，如文件資料的發放、下一步工作的安排等。4.記錄格式標題采用"[會議名稱]會議記錄"的格式。正文按照上述記錄內容的要求，分段記錄會議的各項信息。簽字記錄人員應在會議記錄的結尾處簽字，并注明記錄日期。5.記錄存檔定期整理會議結束后，記錄人員應及時對會議記錄進行整理，檢查記錄內容是否完整、準確，如有遺漏或錯誤應及時補充或更正。電子存檔將整理后的會議記錄以電子文檔的形式保存，文件名應按照"[會議名稱][會議日期]會議記錄"的格式命名，并存儲在公司指定的服務器或文件夾中。紙質存檔根據公司檔案管理的要求，將會議記錄打印成紙質文檔，一式兩份，一份留存公司檔案部門存檔，一份由記錄人員所在部門保存。紙質文檔應按照年度、會議類別進行分類裝訂，并建立相應的索引目錄，以便查閱。三、會議紀要管理1.紀要撰寫撰寫原則突出重點會議紀要應突出會議的重點內容和決議事項，避免冗長、繁瑣的敘述，確保紀要內容簡潔明了。準確概括紀要撰寫人員應準確概括會議討論的主要內容和達成的共識，不得歪曲會議原意。邏輯清晰紀要內容應邏輯清晰，層次分明，按照會議討論的順序或決議事項的重要程度進行組織。撰寫內容會議概述簡要介紹會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、參會人員等。會議主要內容概括會議討論的主要內容，突出重點問題和關鍵觀點，如項目進展情況、存在的問題及解決方案、下一步工作計劃等。決議事項明確會議做出的決議事項，包括決議內容、責任人、完成時間等。對于重要的決議事項，應詳細說明其背景、目的和要求。其他事項記錄會議中涉及的其他重要事項，如領導指示、工作部署等。撰寫格式標題采用"[會議名稱]會議紀要"的格式。正文按照上述撰寫內容的要求，分段撰寫會議紀要。正文開頭應簡要介紹會議的基本情況，然后依次闡述會議的主要內容、決議事項和其他事項。結尾在會議紀要的結尾處，可根據需要注明紀要的分發范圍、存檔要求等信息。簽字紀要撰寫人員應在會議紀要的結尾處簽字，并注明撰寫日期。2.紀要審核初稿審核會議紀要撰寫完成后，應首先提交給會議組織者進行審核。會議組織者應對紀要內容進行全面審查，確保紀要準確反映會議精神，決議事項明確、責任落實。對于審核中發現的問題，應及時與紀要撰寫人員溝通，要求其進行修改完善。終審經會議組織者審核通過后的會議紀要，應提交給公司相關領導進行終審。終審領導應對紀要的內容、格式、準確性等進行全面把關，確保紀要符合公司的要求和標準。對于終審中提出的修改意見，紀要撰寫人員應認真落實，及時修改并再次提交審核。3.紀要發布發布范圍根據會議的性質和內容，確定會議紀要的發布范圍。一般情況下，董事會會議紀要、管理層會議紀要等重要會議紀要應在公司內部進行廣泛發布，供全體員工查閱；部門例會紀要、專題會議紀要等則根據需要分發給相關部門或人員。發布方式電子發布通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式將會議紀要發送給相關人員。電子文檔應設置相應的權限，確保只有授權人員能夠查閱和下載。紙質發布對于需要紙質文檔的情況，應按照規定的格式和數量進行打印，并分發給相關部門或人員。紙質文檔應加蓋公司公章或會議專用章，以確保其有效性。4.紀要存檔電子存檔將發布后的會議紀要以電子文檔的形式保存，文件名應按照"[會議名稱][會議日期]會議紀要"的格式命名，并存儲在公司指定的服務器或文件夾中。電子存檔應與會議記錄的電子文檔一同保存，以便于查閱和對比。紙質存檔根據公司檔案管理的要求，將會議紀要的紙質文檔一式兩份，一份留存公司檔案部門存檔，一份由紀要撰寫人員所在部門保存。紙質文檔應按照年度、會議類別進行分類裝訂，并建立相應的索引目錄，以便查閱。四、會議記錄與會議紀要的查閱與使用1.查閱權限公司內部人員公司內部員工可根據工作需要，按照公司規定的流程查閱會議記錄和會議紀要。查閱時應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到公司檔案管理部門或相關部門進行查閱。外部人員因工作需要查閱公司會議記錄和會議紀要的外部人員，應提前向公司提出書面申請，并說明查閱的目的、內容和范圍。經公司相關領導批準后，在公司指定人員的陪同下進行查閱，并嚴格遵守公司的保密規定。2.使用規定內部使用公司內部員工在查閱會議記錄和會議紀要后，應妥善保管，不得擅自復印、傳播或泄露會議內容。如需引用會議記錄或會議紀要中的內容，應注明出處，確保引用的準確性和合法性。外部使用外部人員在查閱公司會議記錄和會議紀要后，如需對外提供相關信息，應提前獲得公司的書面授權，并嚴格按照授權的范圍和要求進行使用。未經公司書面授權，外部人員不得擅自將公司會議記錄和會議紀要提供給第三方或用于其他任何目的。3.保密要求會議內容保密會議記錄和會議紀要涉及公司的商業秘密、敏感信息等，記錄人員、紀要撰寫人員以及所有參與會議的人員都應嚴格遵守公司的保密規定，不得泄露會議內容。查閱過程保密在查閱會議記錄和會議紀要時，查閱人員應在公司指定的地點進行查閱，不得將相關資料帶出公司或在非指定地點查閱。查閱過程中應注意保護資料的安全，防止丟失、損壞或泄露。五、會議記錄與會議紀要的保管期限1.保管期限確定原則根據公司檔案管理的相關規定，結合會議的性質、重要程度以及對公司運營和決策的影響，確定會議記錄和會議紀要的保管期限。2.具體保管期限一般會議記錄和會議紀要保管期限為[X]年，自會議召開之日起計算。重要會議記錄和會議紀要如董事會會議記錄、管理層會議紀要等，保管期限為[X]年，自會議召開之日起計算。涉及公司重大決策、商業秘密、法律糾紛等特殊會議記錄和會議紀要保管期限為永久，自會議召開之日起計算。3.期滿處理會議記錄和會議紀要保管期限屆滿后，由公司檔案管理部門按照規定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定過程中應嚴格審查會議記錄和會議紀要的內容，確保其不再具有保存價值。銷毀時應填寫銷毀清單，經相關部門負責人批準后，由專人負責實施銷毀，并做好記錄。六、監督與考核1.監督檢查定期檢查公司行政部門或檔案管理部門應定期對會議記錄和會議紀要的管理情況進行檢查，包括記錄的準確性、完整性、及時性，紀要的撰寫質量、審核流程、發布情況等。檢查結果應形成書面報告，報公司相關領導。不定期抽查公司領導或相關部門可根據工作需要，對會議記錄和會議紀要的管理情況進行不定期抽查。對于抽查中發現的問題，應及時要求相關責任人進行整改，并跟蹤整改情況。2.考核機制納入績效考核將會議記錄和會議紀要的管理工作納入相關人員的績效考核體系，對記錄人員、紀要撰寫人員、會議組織者等在記錄準確性、紀要質量、工作及時性等方面進行考核評分。獎懲措施獎勵對于在會議記錄和會議紀要管理工作中表現突出的人員，給予相應的獎勵，如績效加分、表彰獎勵等。處罰對于違反本制度規定，導致會議記錄或會議紀要出現錯誤、遺漏、泄露等