建設工程檔案管理制度?1.目的為加強建設工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，真實反映工程建設全過程，根據國家有關法律法規及相關標準規范，結合本單位實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位所有建設工程項目從項目立項、規劃、設計、施工到竣工驗收全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。3.管理原則建設工程檔案管理應遵循集中統一管理、同步收集整理、分類科學規范、確保真實完整、便于查詢利用的原則。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善建設工程檔案管理制度，并監督實施。對建設工程檔案工作進行統籌規劃、組織協調和業務指導。集中統一管理建設工程檔案，確保檔案的安全與完整。組織開展建設工程檔案的整理、歸檔、鑒定、保管、統計、利用等工作。參與建設工程項目的竣工驗收，對檔案資料進行審查。2.項目建設單位職責負責本項目建設工程檔案工作的組織領導，明確項目檔案管理責任人。按照檔案管理要求，組織、協調勘察、設計、施工、監理等參建單位做好項目檔案的形成、積累和整理工作。對各參建單位的檔案工作進行監督檢查，及時解決檔案管理中存在的問題。負責收集、匯總本項目建設工程檔案，向檔案管理部門移交歸檔。3.勘察、設計、施工、監理等參建單位職責建立健全本單位建設工程檔案管理制度，落實專人負責檔案管理工作。在項目建設過程中，按照工程進度同步收集、整理本單位形成的工程文件資料，并對其真實性、完整性和準確性負責。負責將各自形成的工程檔案資料整理成冊，向項目建設單位移交，配合項目建設單位做好檔案匯總工作。接受檔案管理部門和項目建設單位的業務指導和監督檢查，及時整改存在的問題。三、檔案收集與整理1.收集范圍建設工程檔案收集范圍包括項目前期文件、勘察設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等，具體內容如下：項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。勘察設計文件：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄等。監理文件：監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量評估報告、監理工作總結等。竣工驗收文件：單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表、工程質量保修書、竣工圖等。2.收集要求各參建單位應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本單位形成的工程文件資料，并確保文件資料的真實性、完整性和準確性。工程文件資料應字跡清晰、圖樣清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續完備。歸檔的文件資料應為原件，如因特殊原因不能提供原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章，并注明原件存放處。對工程建設過程中形成的電子文件，應同時收集其紙質版本，并確保兩者內容一致。電子文件應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并按照檔案管理要求進行整理和備份。3.整理原則與方法建設工程檔案整理應遵循工程文件的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。按照檔案分類標準，對收集到的工程文件資料進行分類整理。一般可分為工程前期文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等幾大類，每大類再根據文件內容和性質進一步細分。對每份文件資料應進行編號，并編制文件目錄。文件編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。文件目錄應包含文件編號、文件題名、日期、來源等信息。竣工圖應與工程實際相符，并加蓋竣工圖章。竣工圖章應加蓋在圖標欄上方空白處，加蓋竣工圖章的竣工圖不得折疊。四、檔案歸檔與移交1.歸檔時間項目前期文件應在項目立項后及時歸檔。勘察設計文件應在設計文件交付后歸檔。施工文件應隨工程進度同步歸檔，分部工程完工后，施工單位應將該分部工程的檔案資料整理歸檔；單位工程完工后，施工單位應將全部工程檔案資料整理歸檔。監理文件應按監理工作階段及時歸檔，每月末監理單位應將當月形成的監理文件資料整理歸檔。竣工驗收文件應在工程竣工驗收后一個月內歸檔。2.歸檔程序各參建單位在檔案整理完成后，應填寫檔案移交清單，向項目建設單位移交檔案資料。檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。項目建設單位收到各參建單位移交的檔案資料后，應進行審核。審核內容包括檔案資料的完整性、準確性、系統性以及整理質量等。對審核不合格的檔案資料，應退回原單位進行補充或整改。項目建設單位對審核合格的檔案資料進行匯總整理，編制建設工程檔案總目錄，并在工程竣工驗收前向檔案管理部門移交歸檔。3.移交要求檔案移交應確保檔案資料的齊全、完整、準確，檔案整理符合規范要求。移交的檔案資料應裝訂成冊，編制頁碼，并填寫檔案盒封面、脊背等信息。檔案盒應采用統一規格，脊背應標注檔案類別、工程名稱、起止日期等內容。檔案管理部門接收檔案時，應對移交的檔案資料進行認真核對，辦理交接手續。交接雙方應在檔案移交清冊上簽字確認，明確檔案數量、質量等責任。五、檔案保管與保護1.保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度控制設備、防蟲藥品等設施。2.保管方式建設工程檔案應按照檔案分類標準進行分類存放，不同類別、不同項目的檔案應分別存放，便于查找和管理。檔案應存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊有序。檔案架或檔案柜應編號，便于標識和查找。對重要的檔案資料應進行備份，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式保管。電子檔案應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等，異地存放，確保數據安全。3.保管期限建設工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規定執行，一般情況下，項目前期文件、竣工驗收文件等重要檔案應永久保存；勘察設計文件、施工文件、監理文件等與工程建設過程密切相關的檔案應長期保存，保存期限不少于工程使用壽命；一般性文件資料可短期保存，保存期限為10年。4.檔案保護措施定期對檔案庫房進行檢查，檢查內容包括溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設施的運行情況，以及檔案資料的保管狀況。發現問題及時處理，并做好記錄。對紙質檔案資料應定期進行清點、核對，發現破損、褪色等情況應及時修復或復制。對電子檔案應定期進行維護和檢查，確保數據的完整性和可讀性。嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。可采用空調、除濕機等設備進行調節。做好檔案庫房的清潔衛生工作，定期打掃庫房，保持庫房整潔。對檔案架、檔案柜等設施應定期進行擦拭，防止灰塵積累。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則建設工程檔案鑒定應遵循全面審查、慎重決定、確保質量的原則，根據檔案保管期限和利用價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定組織與程序檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員以及項目建設單位代表等組成。檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，根據檔案的內容、價值、保管期限等因素，確定檔案的存毀意見。對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，詳細列出檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單應經檔案鑒定小組審核簽字，并報單位主管領導批準。3.銷毀方式經批準銷毀的檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行現場監督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀后，檔案管理部門應在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監銷人員簽字確認。七、檔案統計與查詢利用1.檔案統計檔案管理部門應建立建設工程檔案統計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計分析。定期編制檔案統計報表，上報單位領導和上級主管部門。檔案統計報表應包括檔案數量、種類、保管期限、利用情況等內容。通過檔案統計分析，總結檔案管理工作經驗教訓，發現存在的問題，及時采取措施加以改進，提高檔案管理水平。2.查詢利用本單位內部人員因工作需要查閱建設工程檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。外單位人員查閱建設工程檔案的，應持有單位介紹信，并經檔案管理部門負責人批準。查閱重要檔案資料的，還應報單位主管領導批準。檔案查閱人員應遵守檔案查閱規定，在指定地點查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、轉借檔案資料。如需摘抄、復制檔案資料的，應經檔案管理部門負責人同意，并注明出處。檔案管理部門應做好檔案查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容、歸還時間等信息。查閱記錄應妥善保管，以備查考。八、監督與考核1.監督檢查檔案管理部門應定期對建設工程檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理質量、檔案保管保護狀況、檔案利用情況等。對發現的問題應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。整改完成后，責任單位應將整改情況書面報告檔案管理部門。項目建設單位應加強對各參建單位檔案工作的日常監督檢查，確保檔案管理工作與工程建設同步進行