公司公文管理制度?一、總則1.目的為了規范公司公文管理，提高公文處理效率和質量，確保公司政令暢通，促進公司各項工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構在公文處理過程中涉及的公文起草、審核、簽發、印發、歸檔、保管、利用等工作。3.基本原則-準確規范：公文的格式、內容、語言表達等應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關規定，確保準確無誤、規范統一。-及時高效：公文處理應遵循時效性原則，及時傳遞、辦理，避免積壓延誤，提高工作效率。-安全保密：嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的安全保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改。-精簡實用：公文應內容簡潔、重點突出、務實管用，避免冗長繁瑣，切實提高公文質量和工作效能。

二、公文種類1.決議適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。3.命令（令）適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。4.公報適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。6.通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。7.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。9.通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。11.請示適用于向上級機關請求指示、批準。12.批復適用于答復下級機關請示事項。13.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。14.函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。

三、公文格式1.一般要求公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。2.格式要素說明-份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。-密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注"絕密""機密""秘密"和保密期限。-緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注"特急""加急"，電報應當分別標注"特提""特急""加急""平急"。-發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。-發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。-簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。-由發文機關名稱、事由和文種組成。-主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。-正文：公文的主體，用來表述公文的內容。-附件說明：公文附件的順序號和名稱。-發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。-成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。-印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。-附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。-附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。-抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。-印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。-頁碼：公文頁數順序號。

四、公文起草1.基本要求-內容要求：公文起草應符合黨的路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現公司意圖，全面客觀反映實際情況，提出的政策、措施和辦法切實可行。-語言要求：公文語言應準確、簡潔、規范、平實，避免使用生僻字、模糊不清的詞語和過于口語化的表述。-格式要求：公文起草應嚴格按照本制度規定的格式進行，確保格式規范、統一。2.起草流程-明確主題：起草公文前，應明確公文的主題、目的、要求和受眾，確定公文的核心內容和重點事項。-收集資料：圍繞公文主題，收集相關的政策法規、文件資料、工作數據等，為公文起草提供充分的依據。-擬定提綱：根據公文的主題和內容要求，擬定公文的提綱，明確公文的結構框架和各部分的主要內容。-撰寫初稿：按照提綱要求，撰寫公文的初稿。初稿應盡量做到內容完整、邏輯清晰、語言通順。-審核修改：初稿完成后，起草人員應認真進行自我審核，檢查公文的內容、格式、語言等是否符合要求。對于重要公文，還應組織相關人員進行討論修改，廣泛征求意見。

五、公文審核1.審核原則-全面審核：對公文的內容、格式、語言表達、邏輯結構等進行全面審核，確保公文質量。-重點審核：重點審核公文的政策依據、事實依據、措施可行性、語言準確性等關鍵內容。-分級審核：根據公文的重要程度和涉及范圍，實行分級審核制度，確保審核責任落實到位。2.審核內容-內容審核：審核公文內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規，是否完整準確體現公司意圖，是否與公司其他相關文件精神一致，提出的政策、措施和辦法是否切實可行。-格式審核：審核公文格式是否符合本制度規定，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等要素是否齊全、規范。-語言審核：審核公文語言是否準確、簡潔、規范、平實，是否存在錯別字、語病、歧義等問題，標點符號使用是否正確。-邏輯審核：審核公文邏輯結構是否清晰，層次是否分明，前后是否連貫，是否存在邏輯矛盾。3.審核流程-初審：公文起草完成后，先由起草部門負責人進行初審。初審主要對公文的內容、格式、語言等進行初步審核，提出修改意見。-復審：初審通過后，將公文送公司綜合管理部門進行復審。復審由綜合管理部門負責人組織相關人員進行，重點對公文的政策依據、格式規范、語言表達等進行審核，提出復審意見。-終審：復審通過后，將公文送公司領導進行終審。終審由公司主要領導或分管領導進行，對公文的內容、格式、語言等進行全面審核，作出終審決定。對于重要公文，終審前還應提交公司辦公會議或專題會議審議。

六、公文簽發1.簽發權限-以公司名義制發的公文：由公司主要領導簽發；涉及公司重要事項、重大決策等的公文，由公司主要領導審核后，提交公司辦公會議或專題會議審議通過后，再由公司主要領導簽發。-以公司部門名義制發的公文：由部門負責人簽發；涉及公司多個部門或重要業務的公文，由部門負責人審核后，報公司分管領導簽發。-聯合行文：聯合行文的公文，由主辦機關負責人簽發；聯合行文涉及公司重要事項、重大決策等的，由公司主要領導簽發。2.簽發程序公文起草、審核完成后，由公文起草部門將公文送簽批人簽批。簽批人應認真閱讀公文內容，對公文的準確性、規范性、可行性等進行全面審查，簽署明確的意見和姓名，并注明簽批日期。對于不符合要求的公文，簽批人應退回起草部門重新修改完善后再行簽批。

七、公文印發1.印發流程-登記：公文簽發后，由公司綜合管理部門對公文進行登記，記錄公文的發文字號、標題、主送機關、發文機關署名、成文日期、印發份數、印發日期等信息。-排版：根據公文格式要求，對公文進行排版，確保公文格式規范、美觀。-校對：排版完成后，對公文進行校對，重點檢查公文內容、格式、語言等是否存在錯誤。校對工作一般應進行兩次，一次由排版人員校對，一次由綜合管理部門專人校對。-印制：校對無誤后，按照登記的印發份數進行印制。印制應保證公文質量，字跡清晰、墨色均勻、裝訂牢固。-分發：公文印制完成后，由公司綜合管理部門按照主送機關、抄送機關的順序進行分發。分發應及時、準確，確保公文送達相關單位和人員手中。2.印發要求-格式統一：印發的公文應嚴格按照本制度規定的格式進行，確保格式規范、統一。-內容準確：印發的公文應內容準確無誤，不得擅自修改公文內容。如發現公文存在錯誤，應及時與起草部門或簽批人聯系，進行修改后再行印發。-保密安全：印發涉密公文時，應嚴格按照國家保密法律法規和公司保密制度的要求進行，確保公文安全保密。

八、公文歸檔1.歸檔范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的公文，包括收文、發文、內部文件、會議文件等，均應進行歸檔。2.歸檔要求-齊全完整：歸檔的公文應齊全完整，包括公文的正本、副本、附件、定稿等。-分類準確：按照公文的種類、年度、保管期限等進行分類，確保歸檔文件分類準確、便于查找。-裝訂規范：歸檔的公文應進行規范裝訂，確保公文整齊、牢固。-編目清晰：編制歸檔文件目錄，詳細記錄歸檔文件的編號、文號、標題、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。3.歸檔流程-收集整理：公文辦理完畢后，由承辦部門或承辦人員及時將公文收集整理，按照歸檔要求進行分類、裝訂、編目等工作。-移交歸檔：承辦部門或承辦人員將整理好的歸檔文件移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對移交的歸檔文件進行檢查驗收，符合要求的予以接收，并辦理移交手續。-上架存儲：檔案管理部門將接收的歸檔文件按照檔案管理要求進行上架存儲，建立檔案檢索系統，便于查詢和利用。

九、公文保管1.保管期限公文的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。-永久保管：具有重要憑證價值和歷史查考價值的公文，如公司的重要決議、決定、規章制度、年度總結等，應永久保管。-30年保管：反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的公文，如一般性的通知、通報、報告等，應保管30年。-10年保管：在較短時間內對公司工作有查考利用價值的公文，如臨時性的通知、便函等，應保管10年。2.保管要求-安全保密：檔案管理部門應采取必要的安全保密措施，確保公文的安全保管，防止公文泄露、丟失或被篡改。-環境適宜：檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度適宜，防止公文受潮、發霉、蟲蛀等。-定期檢查：檔案管理部門應定期對保管的公文進行檢查，發現問題及時處理。對于超過保管期限的公文，應按照規定進行鑒定和銷毀。

十、公文利用1.利用原則-合法合規：公文利用應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保利用行為合法合規。-服務工作：公文利用應緊密圍繞公司工作需要，為公司各項工作提供有力支持和服務。-保密安全：在公文利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保公文安全保密，防止公文泄露。2.利用方式-查閱：公司內部人員因工作需要查閱公文時，應填寫《公文查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱涉密公文時，應按照公司保密制度的規定辦理相關手續。-借閱：因工作需要借閱公文時，應填寫《公文借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱涉密公文時，應按照公司保密制度的規定辦理相關手續。-復制：因工作需要復制公文時，應填寫《公文復制申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續。復制涉密公文時，應按照公司保密制度的規定辦理相關手續。3.利用記錄檔案管理部門應建立公文利用記錄臺賬，詳細記錄公文利用的時間、利用人、利用方式、利用內容等信息，以便對公文利用情況進行跟蹤和管理。

十一、公文保密1.保密措施-制度建設：建立健全公文保密制度，明確公文保密工作的職責、流程和要求，確保公文保密工作有章可循。-人員管理：加強對公文處理人員的保密教育和培訓，提高保密意識和技能。對涉及公文處理的人員進行背景審查，簽訂保密協議，明確保密責任。-載體管理：對公文載體（包括紙質公文、電子公文等）進行嚴格管理，確保載體的制作、傳遞、存儲、使用、銷毀等環節安全保密。涉密公文應在符合保密要求的場所制作、處理和存儲，不得在非保密場所隨意放置。-網絡安全：加強公文處理信息化系統的安全防護，采取防火墻、加密技術、訪問控制等措施，防止公文信息在網絡傳輸過程中被竊取或篡改。2.保密責任-起草人員責任：公文起草人員應嚴格遵守保密制度，對公文內容的保密性負責。在起草過程中，應采取必要的保密措施，防止公文內容泄露。-審核人員責任：公文審核人員在審核過程中，應嚴格遵守保密制度，對公文的保密性進行把關。如發現公文存在保密問題，應及時提出修改意見，確保公文安全保密。-簽發人員責任：公文簽發人員應嚴格遵守保密制度，對公文的保密性負責。在簽發公文時，應認真審查公文的保密情況，確保公文符合保密要求。-處理人員責任：公文處理人員在公文處理過程中，應嚴格遵守保密制度，對公文的傳遞、存儲、使用、銷毀等環節的保密性負責。如發現公文存在保密問題，應及時采取措施進行處理，防止公文泄露。

十二、監督與考核1.監督檢查公司綜合管理部門負責對公司公文管理工作進行監督檢查，定期或不定期對公文處理情況進行抽查，檢查內容包括公文起草、審核、簽發、印發、歸檔、保管、利用等環節的工作質量和效率，以及公文保密制度的執行情況等。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。2.考核評價建立公文管理工作考核評價機制，將公文管理