建筑工程公司檔案管理手冊?一、總則1.目的本手冊旨在規范建筑工程公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，為公司各項工作提供有效的信息支持和歷史憑證。2.適用范圍本手冊適用于公司總部及所屬各項目部、分公司的檔案管理工作。3.定義檔案：指公司在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖紙、圖表、照片、音像等。

二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責制定和完善公司檔案管理制度和流程。負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。組織檔案信息化建設，實現檔案的數字化管理。2.各部門職責負責本部門文件資料的形成、積累和整理工作，并按規定定期移交檔案管理部門。協助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。嚴格遵守公司檔案管理制度，正確使用和保管檔案。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍工程前期文件，包括項目立項、可行性研究、環境影響評價等文件。工程建設過程中形成的各類文件，如施工圖紙、技術交底、施工組織設計、工程變更通知等。工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、質量檢驗報告、竣工圖等。公司行政管理文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。財務文件，如會計憑證、賬簿、報表等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等資料。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整。收集的文件資料應真實、準確、清晰，符合檔案管理要求。對重要文件資料應進行備份，防止丟失。3.整理原則遵循文件資料的形成規律，保持文件之間的有機聯系。分類科學、編號統一、排列有序、便于查找。4.整理方法按照檔案的類別進行分類，如工程檔案、行政檔案、財務檔案等。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。對每份文件資料進行編目，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等。將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。

四、檔案的歸檔1.歸檔時間工程建設項目檔案應在項目竣工驗收后三個月內歸檔。行政管理文件應在次年一季度前歸檔。財務文件應按會計年度歸檔。人事檔案應及時歸檔。2.歸檔程序各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單。檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。審核通過的檔案進行上架保管，并建立檔案臺賬。

五、檔案的保管1.保管場所應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材等。2.保管要求檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。對重要檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。3.檔案數字化逐步推進檔案數字化工作，將紙質檔案轉化為電子檔案進行存儲和管理。檔案數字化應遵循相關標準和規范，確保電子檔案的質量和安全。建立電子檔案管理系統，實現電子檔案的在線查詢、借閱和利用。

六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循合法、合規、合理的原則，確保檔案的安全和保密。嚴格履行檔案查閱、借閱手續，未經批準不得擅自查閱、借閱檔案。2.利用方式檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期應辦理續借手續。檔案復制：因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續。復制檔案應注明用途，不得用于其他目的。3.利用記錄檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱和復制情況進行記錄，包括查閱人、查閱時間、查閱內容、借閱人、借閱時間、歸還時間等。利用記錄應妥善保管，保存期限不少于三年。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。鑒定工作應遵循全面、客觀、公正的原則，充分考慮檔案的歷史、現實和未來價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。參考國家有關檔案保管期限的規定，結合公司實際情況，確定檔案的保管期限。4.銷毀程序對失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司領導批準。檔案銷毀應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數量等信息。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀清冊應永久保存。

八、檔案管理的監督與考核1.監督檢查檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。對發現的問題及時提出整改意見，督促各部門限期整改。2.考核評價建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門檔案管理工作進行量化考核?？己私Y果與部門和個人的績效掛鉤，對檔案管理工作成績突出的部