協(xié)會檔案管理制度?一、總則1.目的為加強本協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于協(xié)會各部門及全體會員在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實準確、完整安全、方便利用的原則，對檔案進行科學(xué)分類、整理、保管和統(tǒng)計。

二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門協(xié)會設(shè)立綜合辦公室作為檔案管理部門，負責(zé)協(xié)會檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全與完整。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制必要的檢索工具，為檔案利用提供便利。嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進行登記。負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行處理。積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為協(xié)會工作提供決策依據(jù)。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍協(xié)會章程、會員代表大會文件、理事會會議記錄、常務(wù)理事會會議記錄、秘書長辦公會會議記錄等各類會議文件資料。協(xié)會年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)決算等工作文件。協(xié)會組織的各類活動方案、通知、議程、簽到表、講話稿、照片、視頻等活動資料。會員入會申請表、會員證、會員變更記錄、會員獎懲情況等會員管理資料。協(xié)會與其他單位的合作協(xié)議、往來信函、交流活動資料等對外聯(lián)絡(luò)文件。協(xié)會內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、人員任免、崗位變動等人事檔案資料。協(xié)會獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等榮譽檔案。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門及相關(guān)人員應(yīng)及時將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性和完整性。移交的檔案資料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況應(yīng)及時修復(fù)或補充。3.整理方法按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動類、會員管理類、財務(wù)資產(chǎn)類、聲像檔案類等。每一類檔案再根據(jù)具體情況進一步細分二級類目，如行政管理類可分為文件材料、會議記錄、工作計劃總結(jié)等。對每份檔案進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案的有序排列和便于查找。

四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房內(nèi)環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。對重要檔案和電子檔案應(yīng)進行備份，異地存放，防止檔案丟失或損壞。嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度保持在14℃24℃，濕度保持在45%60%。

五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合協(xié)會實際情況，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。3.鑒定方法對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其是否具有保存價值。參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿且失去保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀清冊。4.銷毀程序檔案鑒定銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案鑒定銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。

六、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員因工作需要查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)協(xié)會秘書長批準后，方可查閱。2.查閱要求查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，限期歸還。查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記簿上簽字。3.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為協(xié)會工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相關(guān)檔案資料。鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究、經(jīng)驗總結(jié)等提供參考依據(jù)。

七、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理協(xié)會在工作中形成的電子文件，如文檔、表格、圖片、視頻等，應(yīng)按照檔案管理要求進行收集、整理。電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。對電子文件進行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。2.電子檔案的保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進行備份，異地存放。建立電子檔案的訪問控制機制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進行檢查、維護，確保其數(shù)據(jù)的完整性和準確性。3.電子檔案的利用查閱電子檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用軟件和設(shè)備，確保電子檔案的安全。電子檔案的利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會的規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案。

八、附則1.本制度自發(fā)布之日起施行。2.本制