資料來源于網絡整理，更多高質量文檔請聯系。采購與付款管理制度一、總則1.為了加強對單位采購、工程及其付款的內部控制，規范采購、工程及其付款行為，理順采購、工程及其他付款程序，防范采購、工程及其付款過程中的差錯和舞弊，根據《中華人民共和國會計法》和《內部會計控制規范—基本規范（試行）》等法律法規，制定本制度。2.本制度適用于本公司的所有部門，所有人員。二、崗位分工采購、工程及其他付款的操作及核算部門1、工程物資采購的執行部門為采購員，其他任何部門不得直接參與采購工作，除特殊情況下，其他部門經總經理授權可與采購員一同參與生產物資的采購。2、采購員：工程材料管理、工程材料采購及工程用固定資產采購的執行部門。3、項目部：施工管理的執行部門。4、成本部：材料量的確認部門，超欠領用材料的確定部門。5、辦公室：非生產用固定資產和辦公用品采購的執行部門。6、財務部：為付款部門，出納會計為具體付款的執行人，財務經理負責與財務相關的總體事宜。7、設計部：負責采購和工程管理過程中的質量監督。8、未經授權的機構或人員不得辦理采購、工程及其他付款業務。9、采購、工程及其他付款的基本業務流程10、本制度中涉及的采購、工程及其他付款業務流程中的審批人應當根據規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購、工程及其他付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購、工程及其他付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。11、根據具體情況對辦理采購、工程及其他付款業務的人員在具備條件的情況下，應當進行定期或不定期的崗位輪換。三、請購與審批控制工程用物資采購的請購及審批1、采購員根據“材料采購計劃”（采購計劃由采購員根據成本部提供的材料量、項目部提供的工程進度計劃進行編制）或“材料采購清單”編制“請購單”。“材料采購計劃”或“材料采購清單”的編制應符合《工程管理制度》的規定。大宗的建筑材料等有計劃的材料采購應根據“材料采購計劃”進行，零星工程材料或臨時用材料應由申請人向采購員提供“采購材料清單”。采購員要根據“采購材料計劃”，根據工程實際進度分析確定采購時點及采購的合理性，在保證材料有合理安全庫存的前提下，編制“請購單”。臨時性、特殊性的零星工程材料的采購，由使用部門經理提出“材料采購清單”，由采購員門填制“請購單”。使用者在提出申請時對需要采購的物品做出詳細描述，解釋其目的和用途。“請購單”報送總經理審批后，采購員門根據審批后的“請購單”辦理采購手續。采購員在編制“請購單”時，需考慮以下幾點：第一，采購對象的現有庫存量；第二，未來一段時間內的消耗量；第三，采購對象未來的價格走向；第四，存貨的短缺成本；第五，單位現金流轉狀況；第六，用相關成本最低的原則，確定的最佳采購批量。設計部必須同時向采購員提供每種產品的結構用量、材質等質量技術要求，并在“請購單”填寫質量標準或型號規模并簽署意見。“請購單”一式二聯，第一聯采購員留存；第二聯交設計部。“請購單”審批后三日內，由采購員送達其他部門，收取“請購單”的部門應在存根聯簽字表示簽收。非生產性物料及非生產用固定資產、生產用固定資產的請購及審批1、非生產性物料及非生產用固定資產的購置，由需用部門經理提出申請，報送辦公室，由辦公室指定人員統一做出采購計劃，填制“請購單”，報總經理審批。2、生產用固定資產的購置：需用部門的部門經理提出申請，由采購員指定人員統一做出采購計劃，填制“請購單”，報總經理審批。設計部同時向采購員提供所需固定資產的質量技術要求，并在“請購單”填寫質量標準或型號規模并簽署意見。3、“請購單”為一式二份，第一聯辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）組織招標活動并進行采購并留存，或采購員（采購生產用固定資產）組織招標活動并留存；第二聯交分管副總（非生產性物料及非生產用固定資產）或設計部（生產用固定資產）。“請購單”審批后三日內，由辦公室送達其他部門，收取“請購單”的部門應在存根聯簽字表示簽收。在請購這一環節，應注意以下幾個方面：1、凡是不需要、不急用的商品，一律不得采購或提前采購，防止不必要的資金占用和增加倉儲負擔。2、審批人根據規定的職責、權限和程序對采購申請進行審批。對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。3、超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批，再簽發“請購單”。4、工程用物資材料采購、非生產性物料及非生產用固定資產、生產用固定資產采購通過招標的的限定金額為5萬元以上；單位管理層集體決策即由董事會負責，董事長簽字，對所請購的物資經討論后做出決議。5、在進行招標或購買過程中發現請購的物資在金額、品種、名稱等與“請購單”內容有重大差異的，應重新填寫“請購單”或進行“請購單”的變更，并重新審批。四、材料采購、固定資產詢價、招投標及合同的訂立與審核1、辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）或者采購員（工程材料采購或生產用固定資產）根據審批后的“請購單”，進行采購活動，訂立采購合同，成本控制部負責合同訂立。2、采購價格的確定：確定采購價格必須經過詢價、比價、議價和定價等程序，定價分別可以通過議定、公開市場確定、招標定價等方法實現。3、招標過程的規定：對于需要進行招標的（見招投標管理制度），由辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）或成本控制部（工程材料采購或生產用固定資產）組織招標，對外發布招標信息，出具招標書；對于不需要進行招標的采購由辦公室或采購員的指定人員根據“請購單”的要求，對三家以上供應商進行詢價。可以通過函寄詢價單或親自到相關供應商或在相關產品市場上了解相關產品報價的方式詢問。4、單位小額零星物品或勞務采購可以采用口頭申請、直接購買、事后審批的方式；5、評標小組進行議標（評標小組的組建按《招投標管理制度》執行），出具“中標確認書”，參加評標的人共同簽署意見后，報送總經理（或董事會）決定后，由辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）或者采購員（工程材料采購或生產用固定資產）根據規定程序全部簽字授權后的“中標確認書”進行采購，與供應商簽訂合同。招標過程按《招投標管理制度》執行。6、“中標確認書”一式三份，辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）或者成本控制部（工程材料采購或生產用固定資產）留存一份，送交財務部門一份，分管副總（非生產性物料及非生產用固定資產）一份或采購員（工程材料采購或生產用固定資產）一份。“中標確認書”審批后三日內，由辦公室（非生產性物料及非生產用固定資產）或者成本控制部（工程材料采購或生產用固定資產）送達其他部門，收取“中標確認書”的部門應在內部文件聯絡單上簽字表示簽收。內部文件聯絡單由成本控制部與“中標確認書”一同存檔。7、合同樣本的規定在合同樣本出具之前，所有的新合同的簽訂應由成本控制部牽頭，相關各部門人員應積極配合，并填制內部文件聯絡單后，才能進行合同的簽訂。（合同的簽訂參照《合同規章制度》執行）8、所有合同一式四份，原件由合同簽訂部門留存一份，客戶一份，財務一份、存檔一份。交付時，收取合同的部門應在內部文件聯絡單中簽字表示簽收。五、驗收控制與采購入庫工程材料的驗收控制與采購入庫、出庫1、工程材料到貨后，保管員開具“入庫單”。保管人員對數量、質量有問題的貨物有權拒絕收貨及簽字。2、采購的物資質檢合格后才能使用。3、“入庫單”一式六聯。第一聯為存根聯，由保管員記完賬后裝訂成冊交檔案室留存；第二聯交付財務部用于暫估入庫；第三聯交財務部做正式入賬單據；第四聯交項目部用于制作質檢報告；第五聯由交采購員用于核對采購入庫情況并與供應商對賬；第六聯由保管員交供應商做為開具發票的依據；4、公司要盡量做到零庫存。“入庫單”由保管送達各部門，收取“入庫單”的部門應在存根聯簽字表示簽收。5、“領料單”由采購員門開具。一式四聯，第一聯采購員留存用于與領料部門進行核對，第二聯交財務部，第三聯交保管登記保管賬，第四聯交領用單位。6、工程材料盡量直接送到建筑單位庫里，應由保管人員、采購員、項目部人員及監理隨行到現場進行交接驗收；保管員填制“入庫單”，采購員門同時填制“領料單”。領料單經建筑商進行質量驗收并簽字后，加蓋建筑方公章或在本公司備案的收料專章。建筑方公章及收料專章應在本公司采購員、財務部進行備案；項目部人員、監理、接收方相關人員現場進行驗收。7、所有工程材料必須由采購員會同領用單位核對會簽后轉交成本部；成本部以此作為結算依據。8、固定資產、非生產性材料的驗收控制與采購入庫9、固定資產、非生產性材料到貨后，生產用固定資產由設計部負責檢查貨物的品種、規格、數量、質量和其他相關內容與合同進行核實是否達到要求，非生產用固定資產及非生產性材料由分管副總檢驗是否合格。10、固定資產由使用部門開具“固定資產增加單”，經檢驗合格后，檢驗人在“固定資產增加單”簽署意見。固定資產增加單一式兩份，由固定資產使用部門留存一份，另外一份送交財務部門。固定資產可正式啟用。財務部門根據“固定資產增加單”和供貨商提供的發票、采購合同付款。質檢程序及相關規定1、采購物資或生產用固定資產到貨后，項目部負責檢查貨物的品種、規格、數量、質量和其他相關內容，具體操作按《質量要求》進行，最終出具“質檢報告”，質檢報告除按《質量要求》填寫外，還要填寫采購物資的“入庫單”編號及“固定資產增加單”的編號以及合同號。2、非生產用固定資產的質檢由分管經理負責，質檢合格信息直接在“固定資產增加單”上填寫并簽字。3、“質檢報告”一式三份，第一份由項目部保管存檔；第二份交由采購員用以與供應商對賬；第三份交由財務部用于結算采購款項。4、“質檢報告”應于簽發后三日內，由項目部送達各部門，收取“質檢報告”的部門應在內部文件聯絡單上簽字表示簽收。內部文件聯絡單由項目部存檔。六、付款審批與付款執行工程物資采購付款及固定資產采購付款的程序：供應商將供貨發票交付采購員（如非固定資產付款，應交付辦公室），由采購員審查后填制“付款申請單”，并依次由以下人員在發票上和“付款申請單”中簽署意見。1、經辦人簽字：經辦人為采購人員，簽字后表明該采購過程由簽字人員負責。2、采購員經理簽字：經辦人簽字后的發票應由確定采購業務的采購員經理復簽，審簽時，主要應檢查是否按計劃采購、采購的價格是否合理、所附入庫單是否有相關人員簽字(即制單人、質檢人員、采購員、庫管員)、供貨方是否為合格供應方。如有問題，可直接追究經辦人責任。3、財務部經