公司采購流程管理制度

為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質

資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

一、材料需求計劃及其規定

1.材料需求計劃

材料需求計劃是指工程部或維保部根據工程需要確定一種或幾種物料，并按照規

定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2.材料需求計劃單的要素

3.完整的材料需求計劃單應包括以下要素：

⑴材料需求的部門；

(2)需求物品所屬項目；

⑶需求的用途；

(4)需求的物品名；

(5)需求的物品數量；

(6)需求的物品規格；

⑺需求物品的樣品、圖紙或技術資料等；(非常規材料)

⑻需求的物品的要求時間；

(9)需求如有特殊需要請備注；

⑩材料需求計劃單項目負責人，填寫人簽名；

(11)材料需求計劃部門經理簽名；

?材料需求計劃單最終審核人簽名；

(13)材料計劃每周最多申報二次，特殊情況除外；

(14)流程：

制訂出總的材料計劃

項FI部根據工程進度計劃

V

片區項目經理審核

工程部經理審核

分管領導審核J

采購部詢價采購

財務

部監

督

總經理審批

3.材料需求計劃單及其提報規定

（1）材料需求計劃單應按照要素填完整、清晰，由公司領導審核后交采購部門采購；

⑵請購部門在提報計劃單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；

⑶涉及到計劃數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文

檔也需一并提交；

（4）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得

同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。；

⑸計劃單的更改應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

4.公司物資材料需求計劃單的提報部門

（1）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二.材料計劃單的接收及分發規定

1.材料計劃的接收要點

⑴采購部在接收計劃單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清嘶，檢查請購單

是否經過公司領導審批；

⑵接收計劃單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不

全不采購，庫存足夠的物資不采購的原則；

⑶應有物資管理人員核查請購物資是否有庫存的簽核；

⑷對于不符合規定和撤銷的計劃物資應及時通知請購部門。

2.計劃單的分發規定

⑴對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理：

⑵對于緊急請購項目應優先處理；

⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

⑷重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

3.采購周期的規定

1.泵和控制柜：生產周期是45天

2.風機控制柜雙電源：生產周期10天，及控制柜電纜10天

3.氣體滅火（氣溶膠）：圖紙確認OK后10天：

長*寬*高*0.14*1.1：例：保護面積長12.78米*寬4.28米*高4.3米*O.14*L1=36KG

4.防火卷簾：現場通知量尺寸供應商最晚第三天到場，量好尺寸后生產周期是25天。

5.報警主機：25個工作日

6.防火門：安裝工量好尺寸：木質門20天，鋼質門25天

7.常規線3天，定制品牌線10天

8.元安消火栓箱子生產周期10天，南昌本地生產周期5天

9.指定防排煙設備外省供應周期是35天，本地防排煙供應周期為15天

1。屋頂水箱：基礎制作好后，生產周期10天到工地

11.訂制200以上溝槽件/鍍鋅管供應周期10天

12.常規材料時間提前1-2天

13.報警設備廠家下午及雙休日都不發貨

請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向領導說

明原因；但遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

三.詢價及其規定

I.詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應

及時的與請購部門溝通；

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

3.對于緊急請購項目應優先處理；

10）雙方的公司信息;

11）其他約定。

⑵合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密貢任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期：

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

8）違約責任一定要詳細、具體；

9）比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作：

10）合同簽訂審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

11）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

七.付款及合同執行

I.付款規定

⑴按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；

⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫付款申請單，經審批后

提交財務部付款；

⑶財務部門在接到付款審批單后應按合同規定付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇

特殊情況延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

2.合同執行

（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采

購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；

⑵已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤

并督促其保質保量，按時履約；

⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合

同。

八項目采購流程：

項目部根據工程的整體計

劃制訂出總的材料計劃

/（可根據總工辦優化意見）

公司采購管理程序

一、目的

為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對

優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本

制度。

二、范圍

適用于本公司所有采購的物料及耗材品

三、定義

3.1物料：指本公司所經營所需之直接與間接物料

3.2采購人員：采購部執行采購業務人員

3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員

四、采購作業流程

4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據市場及門店需求確定一種或

幾種物料，并按照規定的格式填寫物料申請給部門經理審核后提交采

購部。

4.2采購作業是從接受物料需求一選擇適當的廠商，并確定物料之名稱，規

格質理交貨期等要求，和訂單發出，確認及物料接收并按時請款之過程

4.3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現有的供貨商無法達成，

就在網上或朋友介紹開發新的供應商，則由采購部對其供貨商進行選擇

及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業。如需采購的產品中有被客

戶批準或指定的供應商，則采購部在采購產品時，必須從客戶批準和指

定的供應商名單上采購有關產品，如采購部要從其他供貨商處采購時，

必須將此供貨商提供給客戶批準，并經客戶批準被列與客戶指定的供應

商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批準的供應商名單

或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此

客戶批準的供應商名單進行更新

4.4對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及

供應商價格，數量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在

系統里生產采購訂單并打印，經采購部主管經理簽核后傳真給供應商，

如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，

進行記錄。然后才能執行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤

及監控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據送貨單，

入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單位是

否調料，或采取緊急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂

貨，但要征求采購部門主管及經理的同意.

4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經部門經理批準并寫申請

單號后交采購人員進行采購作業。采購人員對申請單進行審核以及交期

確認。如采購的產品之質量對提交給客戶的產品質量基本上無任何影響

的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據其實際工作

需要報經采購經理審批，由采購員直接進行采購作業。

4.6采購產品的質量要求應在采購單上說明，如所采購的產品質量無法描述

清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的采購產品的質量標準，要

求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。

五、供應商選擇及評估流程

5.1新供應商的選擇

客戶指定之供應商由客戶依據其本身規定進行評估，須注明針對某客

戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商

5.2供應商的評估和考核

根據采購部的預選供應商名單及供應商評估調查表，采購部負責組織

SQA部門和采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估和

考核，并將評估和考核的結果記錄與供應商評估調查中，評估小組根據

質量體系和特定的質量保證要求和供應商調查表中的項目及內容對供應

商提供的相關資料和樣品以及供應商的生產現場和生產能力等進行評估

和考核

5.3合格供應商核準

SQA部將供應商評估和考核的結果及資料進行整理后呈報公司領導核

準，經公司領導批準后的供應商被列為合格供應商，由SQA部將其登記

合格供應商清冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供應商名單包采購

部。如供應商符合或具備以下條件，只需對其建立供應商評估調查表，

即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經公司領導特準后，可將

其列為合格供應商。

5.4采購過程中產品質量監控

依公司對采購產品之質量耍求，檢驗員應對供應商所提供的采購產品

之質量進行統計，并將統計的結果和狀況記錄于供應商績效監控統計

表中，對連續3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商，由SQA部按

《糾正和預防措施程序》填寫“糾正預防措施表”通知供應商整改，

并在供應商限期改善的時間內對其執行糾正和預防措施做效果確認

5.5供應商定期評估、考核

供應商定期評分為月評估和年度考核，供應商月評估：采購部每月應對

供應商的質量、交期、配合度或服務進行評估（統計時段為上月結日一

本月月結日）于次月10日前實施供應商月評估經采購經理核準后提交

SQA部，對于月交貨少的供應商可以按季度進行評估。

3.請購單及其提報規定

（1）請購單應按照要求填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部

門；

（2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提

報；

（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填

寫提報；

（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資興購審批單）的格式填

寫提報；

（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；

（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清

單的電子文檔也需一并提交；

（7）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

4.公司物資請購單的提報部門

（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門

提報；

（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦

公室提報；

（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二、采購部接收請購單作業流程

1、請購的接收要點

（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、

清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，

圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

（4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

（2）對于緊急請購項目應優先處理；

（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

3、采購周期的規定

（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下

采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；

（2）單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應超過

15天;

（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購

周期不應超過40天；

（4）請購部門應按照以上（1）-（3）條中規定的時間提前提寫請購單采

購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；

（5）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；

三、詢價及其規定

1.詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技

術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

3.對于緊急請購項目應優先處理；

4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代

理或各種中介機構詢價就最好的；

5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替

代品；

6.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價

前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報

價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發放訂單；

7.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價：

8.除固定資產外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金

額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招

標采購，比價或招標項目應至少邀請三家以上單位參與；曲次采購金額預算價格

在1萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金

額預算價格在5萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；

9.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供

或完成我公司所需物資和項目的能力；

10.比價采購或招標采購應按照附表（材料或設備詢價表）的格式或擬定完

整的招標文件格式進行詢價；

11.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示,

三、比價、議價

1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，

所報價格的綜合條件更加突出；

3.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議

價目標或理想中標價格；

4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審

查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

5.參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的

進一步談判。

四、比價、議價結果匯總

1.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；

2.比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報

價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順

序逐一審核；

3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規定。

1.合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的

合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目

前我們的采購工作主要涉及五金產品買賣合同。

（1）合同正文應包含的要素

一、合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

二、采購物品/項目的名稱/、規格、數量/清單、技術文件與確認圖紙是

合同不可分割的部分；

三、包裝要求；

四、合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

五、付款方式；

六、質量保證期；

七、質量要求及規范；

A、違約責任和解決糾紛的辦法：

九、雙方的公司信息；

十、其他約定。

（2）合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同訂單增加或增加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報

價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來

場協助清點；

5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預

付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款

條件等

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽

審查；

12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

六、付款及合同執行

1.付款規定

（1）所有己簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷

流程VI.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的

相關規定執行；

（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款：

（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八

（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部

付款；

（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行

和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。

2.合同執行

（1）己簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監

督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公

司領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任

的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商

并簽訂補充合同；

七、報驗與入庫

1.報驗

（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗

收；

（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規

定執行；

（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質

檢、驗收；

（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明

書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責

任；

（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

2.入庫

（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的

檢驗或驗收；

（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及

時安排卸貨與搬運；

（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作

為暫存物資接受；

（4）質檢部門己經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；

（5）外協加工件應按照原材料入庫；

（6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

附表

固定資產購置申請表

企業名稱：編號：

申請部門申請時間

購置資產名稱購置數量

預算單價預算金額

購置原因：

購置后效益分析：

部門負責人分管領導

分管財務副總總經理

年月日

附表二

采購申請表

申請部門：填報日期：年月日

采購類別：口材料口工程□服務口其他

購置原因：

序規格型號數量估價（總交貨期

名稱備注

號/工程概況/工程量價）/工期

1

2

3

4

5

6

7

8

備注：

編制人：部門經理：分管副總：

采購副總：財務副總：總經理：

附表三

物資采購審批

部門名稱年月日

序號項目名稱規格單位數量單價金額審批備注

總經理：

財務副總

分管副總：

財務審核：

合計金額大寫：￥:

經辦人:部門負責人:復核人:

附表四

擬報價/招標單位名單

單位名稱；填1WU期：年_月_曰

序

投標單住名稱青盾情況業縉情況及樂人電話/傳具手機電子懷痛各注

號

1

2

3

4

5

經辦人：采購部：技術副總:采購副總：財務副總：總經理:

附表五

材料（設備）詢價表

日期：年月日需求單位：

序號材料名稱規格型號單位數量單價小計備注

1

2

3

4

5

6

7

合計：

報價單位（蓋章）：

供貨

供

方周期付款方式

息

信

聯系人電話傳真

郵箱公司網址

辦公地址：

公司名稱：

商務：

聯系人電話傳真

需方

技術：

信息

郵箱公司網址

辦公地址：郵編：

備注：1.本報價含17%的增值稅，含運費;

2.本單只做詢價用，非正式訂單。

附表六

比價/招標匯總表

企業名稱；制衣時間；年月日

包

物料單衣付款選定

標

規格巾公司名稱1次報價二次報價工期聯系人

名稱位方式廠家

采購部意見：

徑辦人：采購部：技術副總；分管副總；財務副總；總件理h

缶注:

附表七

合同審查批準單

合同編號：

合同名稱：

合同標的物:

產品（承攬）單價/合同總額：

￥：元（人民幣：元整）。

招（評）標情況：

詳見報價及合同。

合同洽談人:

公司律師意見:

技術副總意見:

分管副總意見:

分管財務副總意見:

公司總經理意見:

附表八

資金支出審批單

部門名稱年月日

序號項目名稱支付依據合同金額已付金額申請金審批備注

額

總經理：

財務副總

分管副總：

財務審核：

合計金額大寫：￥：

經辦人：部門負責人：復核人:

付款申請審批單

合同編號：

合同名稱：

付款依據:

合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額:

合同金額：￥元；

已付款額：￥元；

申請付款金額：￥元；質保金：

本次申請付款大寫：

合同洽談人:

分管副總意見:

財務副總意見:

總經理意見:

公司采購流程管理制度

為了提高公司采購效率、明確采購內容及崗位職責、有效降低采

購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，

加強與各部門間的配合，特制訂本制度。

一、目的

保證公司所需的產品，提高采購工作的品質管理，特制定本管

理規程。

二、范圍

北京時代感恩勵志教育文化傳播中心（簡稱“時代感恩”）網

絡商城配套的影音教材及益智玩具等和各部門工作所需的其他產

品。

三、職責

1.熱愛本職工作，勤于創新，學習新技術，了解新產品，注意市

場信息的積累。

2.廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道

德。

3.負責時代感恩商城所需的產品材料的采購工作。

4.負責供應商的開發、管理及維護工作。

5.堅決執行各項采購工作制度及公司各項規章制度。

6.大額項目必須做招標工作，其他產品（非唯一性）詢價必須三

家以上的供應商或合作伙伴參與。

7.積極了解產品的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處

理。

8.及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商或合

作伙伴進行付款。

9.做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。

10.完成領導交辦的其他工作。

四、人員配置及崗位分工

L人員配置：采購經理或采購總監1名，采購主管1名，采購

若干

2.分工

采購經理或采購總監：

1.主持采購部的全面工作

2.主要負責本部門的規章制度及操作制度的文件制定，確保采購

部所有人員能夠嚴格順利進行工作，并遵守各項制度

3?同時負責整個公司戰略物資的計劃、安排、統籌，并做好與其

他各部門的協調工作

4.負責對采購部所有人員進行管理培訓及工作安排，按部門的工

作職能做好工作

5.提升采購部門的整體凝聚力與業務能力，并對員工的采購過程

進行監管，對下屬存在的問題進行及時糾正和引導

6.監控項目物流的狀況，控制不合理的物資采購和消費

7.進行采購收據的規范指導和審批工作，協助財會進行工程的審

核及成本的控制

采購主管：

L執行采購部經理安排的各項任務，做好上報下達

2.配合采購部經理對部門文件進行編制，并報由采購經理審批

3.做好采購人員的管理，確保采購人員的凝聚力與業務能力

4.在對于重要的產品采購事，采購主管實時跟進，并隨時上報下

達

5.新產品，新材料供應商的尋找，資料收集及開發工作，對新供

應商品質體系狀況的評估及認證，以保證供應商的優良性

采購：

1.主要產品的估價和詢價及細節落實

2.供應商產品的品質初步確認

3.材料樣板的初期制作與更改

4.替代產品和供方的搜尋及落實

5.采購部門有關技術、品質文件的擬制

6.與技術、需求部門有關技術、品質問題的溝通與協調

7.與供應商有關技術、品質問題的溝通與協調

五、程序

采購部在公司經營中擔負著不可推卸的重要責任，采購工作

的好壞，直接影響公司產品的品質、交期、成本、風險等。建立高

效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本和風險

最有效的方法。在整個采購過程中，采購部需要運營、營銷、技

術、控制、財務、驗收（通常稱為驗收）等各個部門的大力支持才

能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯系需要一個標準來規

劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發展做出各自

的貢獻。

（-）請購及其規定

1.《請購單》要填寫完整，具體應包括以下要素：

二、請購的部門；

三、請購產品所屬項目；

四、請購的用途；

五、請購的產品名；

六、請購的產品數量；

七、請購的產品細節參數或規格；

八、請購產品的樣品、圖片或詳細參數資料（技術標準及使用要

求）等；

九、請購的產品的需求時間（使用時間）；

請購如有特殊需要請備注說明

2.提報規定

（1）采購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準

后報采購部；

（2）固定資產申購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫

提報；

（3）請購部門在提報采購單時，應要求采購部簽字接收人，請購

部門備份;

(4)涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提

高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

(5)遇公司急需的產品時，公司領導不在的情況，可以電話或其

他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在采購單上寫上說明。

(6)如果是單一來源采購或指定采購公司及品牌的產品，請購部

門必須作出說明。

(7)采購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購

部。

(8)其中涉及到明確的文化屬性產品，如音像、讀物資料必須填

寫清楚音像的基礎要求，出版方、出品方、文化屬性、時間長度、

內容清晰度或分辨率以及各式要求確保產品的唯一性。

(-)《請購單》的接收及分發規定

1、請購的接收要點

(1)采購部在接收采購單時應檢查采購單的填寫是否按照規定填寫

完整、清晰，檢查采購單是否經過公司領導審批；

(2)接收采購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不

采購，圖片或詳細參數資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不

采購的原則；

(3)對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、采購單的分發規定

(1)對于采購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

（2）對于緊急請購項目應優先處理；

（3）無法在請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

3、采購周期的規定

（1）常規商品采購周期在7天時間；

（2）遇到緊急采購，應匯報公司領導采取快速優先采購的策略，緊

急采購商品周期在3天時間內；

（三）詢價及其規定

1.詢價應認真審閱采購單的品名、產品屬性、規格、參數，了

解產品及其技術要求的各項信息，遇到問題應及時的與請購部門領

導（需求部門）溝通；

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購

3.對于緊急請購項目應優先處理；

4.所有采購項目必須向供方源或服務商直接詢價，原則不能通

過中間商詢價；

5.對于請購部門需求的產品如有成本較低的替代品可以推薦采

購替代品；

6.遇到重要的產品或預估單次采購金額大于5萬的采購情

況，詢價前應先向公司相關領導匯報，并說明基本情況；

7.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

8.單次采購總金額在5000元以下且單項不高于500元的項目

可以由采購部自行采購；單次采購總金額預算在5000元以上的所

有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價（單項單價低于500

元除外）；單次采購總金額預算價格在20萬元以上的項目應由采

購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購總金額預算價格

在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招

標；

9.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實

力，具有提供或完成我公司所需產品和項目的能力；

10.在詢價時遇到特殊情況應及時報請公司領導批示。

4.比價、議價

1.對供應商的供應能力和產品質量，交貨時間及服務品質進行確

認；

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他公司的價

格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

3.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行

驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

4.參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談

判；

5.在比價或跟供方談判之前，了解采購的產品市場行情和預采購

方的優點和缺點，以便在談判議價的過程中掌握主動權

（五）合同的簽訂及其規定

1.合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協

議。依法成立的合同，受法律保護。

12）合同正文應包含的要素：合同品名、編號、簽訂時間、

簽訂地點；采購產品、參數規格、數量、單價、總價及合同總額，

清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；音像資料必須

填寫清楚音像的基礎要求，文化屬性，時間長度，內容清晰度或分

辨率包裝要求；合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應

注明；付款方式；交貨日期；品質保證期；品質要求及規范；

違約責任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。

13）合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同數量追加或追加無依據，采購時要求供貨方提供報

價清單；

4）質保期或合作期限及使用時間一定要明確從什么時候開始到什

么時間結束，產品類并應盡量要求廠商延長產品質保期；

5）詳細約定發票的提供時間及要求；

6）針對不同的合同約定不同的付款方式，如產品類的合同一般應

分按照預付款、驗收款、品質保證金的順序明確付款額度、付款時

間和付款條件等；

7）與初次合作的單位合作時\應少付預付款或不付預付款；

8）違約責任一定要詳細、具體；

9）合同簽定應按照統一的格式進行《合同審批單》流程；

11）《合同審批單》流程通過后應由公司負責人簽字，加蓋公司

合同章方可生效；

12）如本合同的商品系乙方根據甲方的設計等智力成果加工制作

而成，則乙方保證不向任何第三人透露，否則造成甲方損失的由乙

方賠償。

13）合同雙方未經對方同意，均不得將合同內容及相關各自商業

秘密向任何第三人透露，否則賠償給對方造成的一切損失。

14）簽訂的所有合同應及時報送財務部門并歸檔；

（六）付款及合同執行

1.付款規定

（1）所有己簽訂合同付款時應按照合同規定的付款；

（2）按照進度付款的采購產品必須確保驗收合格方可付款；

（3）按照公司規定和合同約定達到付款條件時，該《付款審批

單》巡簽完畢后提交財務部付款；

（4）財務部門在接到付款審批單后根據簽署的合同和《付款審批

單》付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付

款的應及時的通知采購部。

2.合同執行

（1）已簽訂合同由采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責

人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并

及時通知請購部門領導及公司領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握產品情況，跟蹤并督

促其保質保量，按時履約;

（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜

應及時協商并簽訂補充合同；

（七）驗收與入庫

1.報驗

12）供應商已經履行完畢的合同，產品進公司時采購部應及時的通

知接收人員（商品類一般為保管員或庫管，信息資料類則有所需部

門或技術部門）進行確認驗收；

13）對材料驗收標準參照合同或公司技術部門的相關要求執行；

14）達到驗收和報驗條件的產品應在第一時間報請驗收部門進行驗

收；

15）驗收部門（需求部門）在接到報驗通知后應及時報驗，對于驗

收不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況驗收部門應負主要責

任；

2.入庫

（1）公司所有的采購產品在入庫前均應通過驗收部門的驗收；

（2）產品在運達公司后采購部應及時通知驗收部門（需求部

門），由保管員及時安排卸貨與搬運；

（3）驗收部門（需求部門）未及時驗收的產品，倉庫在收到送貨

清單后應將其作為暫存物資接受；

（4）驗收部門（需求部門）已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，

并及時出具入庫清單；

（九）爭議或退貨

在商品或信息資料類采購過程中供方產品出現差異，則緊急告

知需求部門及采購部領導，采購部和需求部進行商討解決，確定是

否退貨，若務必退貨的情況下，原則上由采購部發起退貨并以書面

的形式提交，詳見《退（更換）貨單》；同時必須保證公司的利益

不受損害。

六、采購文件編制要求

采購部流程管理制度及其他所屬文件和表單由采購部編制、修

訂過程中要最化符合公司發展需要。對于相關文件由人力資源部進

行效驗和后續歸檔，總經辦批準；后續內容如有更改，必須報備總

經辦，同意之后由采購部進行修訂，修訂的次數既為版本的次。

公司采購內控管理制度

十、目的

為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續

供應，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公

司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制

度。

十一、適用范圍

適用于本公司生產用設備、原材料、輔助材料、生產用耗材等公司生產性物資采購過

程，包括出口物資的采購。

十二、職責

3.1總經理負責采購管理制度的審批。

3.2采購部負責合格供方的開發和管理，合格供方物資供應能力應涵蓋公司所有生產性物

資需求；對供方在制過程和生產進度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協調與溝

通。

3.2工程部和銷售部負責提供詳細的物資的圖紙或參數、材質、規格、工藝等屬性。必要

時由工程部出圖，并由銷售部門經客戶確認后以請購單的形式提報給采購部。

3.3銷售部負責對物資樣品發出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。

3.4財務部負責對采購物資預付款和貨款的結算和給付。

十三、采購崗位職責

4.1尋找物料供應來源，并分析相關市場。

4.2與供貨商洽談，并安排工廠參觀、建立供貨商之數據。

4.3要求報價與進行議價并做出比價分析。

4.4獲取所需之物料。

4.5查證購進物料之數量與質量。

4.6建立采購業務進行順遂所需要之數據和合格供應商名錄。

4.7了解市場趨勢，搜集市場供給與需求價格等適時數據加以成本分析。

4.8呆料與廢料之預防與處理。

十四、物資采購工作程序

5.1采購工作流程圖

5.銷售部工程部采購部財務部

選擇供應商

填寫《請購審核請購單

出圖紙參數

銷售與客戶溝

登錄

涌施U圉即

《合格供應商名錄》

注：工程部門提報的請購單，則由工程部

直接提交采購部進入采購流程。

詢價比價

發出訂單

不合格

制程跟蹤與反饋

________合及________________1Vj'________________

報關出貨<=］產品質量檢驗k=|供應商交貨?庫存的核對與處理

審核應付貨款??>1結算貨最

5.2新供應商開發評定工作流程圖

如請購的項目在《合格供應商名錄》中沒有找到合適的供方，需開發新供應商。新供應

商開發評定工作流程如下圖：

7.

8.銷售部工程部采購部財務部

9.

5.3樣品管制流程圖

10.銷售部工程部采購部財務部

6、請購及其規定

6.1請購的定義

請購是指某人或者某部門根據業務需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份

要求獲得這些物料的單子的整個過程。

6.2《請購單》的要素

完整的請購單應包括一下要素：

(1)請購的部門；

(2)請購物品所屬項目；

(3)請購的用途；

(4)請購的物品名；

(5)請購的物品數量；

(6)請購的物品規格;

(7)請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；

(8)請購的物品的需求時間；

(9)請購如有特殊需要請備注；

(10)請購單填寫人；

(12)采購負責人;

6.3《請購單》及其提報規定

14)請購單應按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領導審核批準后提報工程部；

(2)請購人應及時與客戶溝通確認圖紙參數等要素盡可能詳細地提供給工程和采購部門；

(3)工程部進行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和《請購單》一起返給請

購人；

(4)請購部門確認無誤后把請購單與確認后的圖紙一起提報給采購部門；

(5)請購人在提報請購單后是應要求采購部請購單接收人簽字回執.；

(6)涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔

也需一并提交；

(7)遇公司業務急需的物資，部門領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意

后提報采購部門，簽字確認手續后補。

(8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

(9)請購單的更改和補充應以書面形式由部門領導簽字后報采購部。

6.4公司物資請購單的提報部門

(1)公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由工程部門提報；

(2)公司銷售業務物資或樣品由銷售部門提報。

6.5請購單的接收及分發規定

6.5.1《請購單》的接收要點

(1)采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查

請購單是否經過部門領導審批，圖紙是否經過確認，有無確認簽字；

(2)接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資

料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

(3)聯系供應商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認庫存數量；

(4)對于不符合規定和已經撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

6.5.2《請購單》的分發規定

(1)對于《請購單》采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理：

(2)對于緊急請購項目應優先處理；

(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門，溝通變更供貨日期；

(4)重要的項目采購前應征求公司相關領導的意見。

6.6采購周期的規定

(1)單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的

物資及產品的采購周期不應超過5天；

(2)單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天

(3)按訂單生產的公司業務性物資銷售部門應在充分考慮供應商生產能力的前提下請購部

門與采購部門共同制貨日期；

(4)新產品研發及樣品采購部門應特別注意溝通跟進確保生產進度和交期。

(5)請購部門應按照上述條款中規定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購

任務時應向公司領導說明原因；

(6)遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；

7供方開發和選擇的規定

7.1采購部開發新供應商要通過各種渠道對其進行調查摸底，通過情況匯總認為可?以進行

合作，將供應商的情況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進行供應商資格評定。

7.2工程部應對選出的重點供方進行培訓和溝通，讓對方理解我公司的產品結構、工藝和

理念。

7.3工程部對評定合格的供應商要在《合格供方登記表》上簽字確認，由采購部錄入《合

格供應商名錄》與《合格供方登記表》一起存檔。

8樣品管制的規定

8.1采購部門要及時跟蹤供應商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應給銷售和工程部

門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產錯誤。

8.2采購部門對供應商生產產品質量、數量和工期負有跟蹤和管制的責任。

8.3取得樣品后采購部門要進行自檢并在《樣品評測表》簽字確認，再與樣品實物一起提

交給工程評測確認簽字，最后交由銷售和客戶進行確認，由采購對本單進行存檔備查。

9詢價及其規定

9.1詢價比價原則

除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1

萬元以上的所有項目都應要求至少對三家以上的供應商進行詢價；由三家以上供應商提供

報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合

評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

9.2低價搜索原則：

采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最低價

格，實現最優化采購。所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過

其代理或各種中介機構詢價；

9.3詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，對請

購產品的規格型號、產品工藝、及表面處理等各種信息進行了解，迅速由外行變為內行。

遇到問題應及時的與請購部門溝通；

9.4屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類如果采購周期相差不多應集中打包采

購；對于緊急請購項目應優先處理；

9.5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須

與請購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；

9.6詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

9.7比價采購所詢問的單位均應具備一定資質和實力，并能提供三證合一的資質證明具有

提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

9.8比價采購應按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內容與請購人進行

溝通，并存檔備查；

9.9在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

10比價、議價

10.1對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

10.2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜

合條件更加突出；

10.3收到供應單位第一次報價后應向請購部門領導匯報情況，設定議價目標價格；

10.4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行

實地考察了解供應商的各方面的實力等：

10.5參考目標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。

10.6廉潔原則：

（1）自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。

（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。

（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。

（4）加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

11比價、議價結果匯總

11.1比價、議價結果匯總應按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報價、工期、付款

方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

11.2如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

11.3供應商選擇：

（1）具有合法經營主體者。

（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

（3）信譽良好者。

（4）客戶認可的供應商。

12合同的簽訂及其規定。

12.1合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受

法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作

主要涉及工礦產品買賣合同。

12.1.1合同正文應包含的要素

（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

（2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術

文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；

（3）包裝要求；

（4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

（5）付款方式;

（6）工期；

（7）質量保證期；

（8）質量要求及規范；

（9）違約責任和解決糾紛的辦法；

（10）雙方的公司信息；

（11）其他約定。

12.1.2合同簽訂及其規定

供應商經送樣審查合格后，經總經理批準，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。

交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。具體要求如下：

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低：

3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同?般應分按照預付款、驗收款,

調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應按照《合同范不》的格式對合同初稿進行巡簽審查；

12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門.并將合同原件及掃描件分別進行存檔。

付款及合同執行

13.1付款規定

1）所有已簽訂合同付款時應參照公司財務中的相關規定執行；

2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；

3）按照公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫（資金支出審批單）或

（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；

4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇

特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。

13.2合同執行

13.2.1