第9章會計檔案（時間：2—4學時）學習目標

了解會計檔案的相關內容熟悉會計檔案的歸檔、保管和銷毀程序教學內容

會計檔案的內容及其歸檔會計檔案的管理9.1會計檔案的內容及其歸檔本節結構會計檔案的內容會計檔案的歸檔9.1.1會計檔案的內容會計檔案，指的就是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是國家經濟檔案的重要組成部分，是企業單位日常發生的各項經濟活動的歷史記錄，是總結經營管理經驗、進行決策所需的主要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據。企業單位的會計檔案的具體內容會計憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計憑證。會計賬簿類包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。財務報告類包括月度、季度、年度財務報告，還包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。其他類包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。9.1.2會計檔案的歸檔根據《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙制會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人共同拆封整理，以分清責任。各單位對會計檔案應當科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。9.2會計檔案的管理本節結構會計檔案的保管期限會計檔案的查閱和交接會計檔案的銷毀9.2.1會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，其中，定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年，時間是從會計年度終了后第一天算起。該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為以下方面。（1）需要永久保存的會計檔案。（2）保管期限為25年的會計檔案。（3）保管期限為15年的會計檔案。（4）保管期限為10年的會計檔案。（5）保管期限為5年的會計檔案。（6）保管期限為3年的會計檔案。9.2.1會計檔案的保管期限需要永久保存的會計檔案。會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業單位決算、稅收年報（決算）。保管期限為25年的會計檔案?，F金和銀行存款日記賬、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。保管期限為15年的會計檔案。會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款）；會計移交清冊；行政單位和事業單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農牧業稅結算憑證。

9.2.1會計檔案的保管期限保管期限為10年的會計檔案。國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。保管期限為5年的會計檔案。固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年；銀行余額調節表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業單位會計月、季度報表。保管期限為3年的會計檔案。月、季度財務報告；財政總預算會計旬報。9.2.1會計檔案的保管期限9.2.2會計檔案的查閱和交接會計檔案的查閱和復制各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。9.2.2會計檔案的查閱和交接會計檔案的交接單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業（簡稱境外企業）的會計檔案，應當按照《會計檔案管理辦法》和國家有關規定進行管理。9.2.3會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀。（1）由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。（2）單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。（4）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。9.2.3會計檔案的銷毀會計檔案銷毀清冊的編制會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應包括：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。未結清憑證的處理對于保管期滿但未結清的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。本章小結會計檔案是機關團體和企、事業單位在會計核算中形成的并按照規定保存備查的會計信息載體，以及其他有關財務會計工作應予集中保管的財務成本計劃、重要的經濟合同等文件資料。會計檔案是記錄和反映經濟業務事項的重要史料和證據。具體包括：會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類。會