入駐單位會議室管理制度第一章總則

為確保會議的順利進行，提高會議效率，規范會議室管理，制定本制度。以下為入駐單位會議室管理制度總則內容：

一、本制度適用于入駐單位內部所有會議室的使用與管理。

二、會議室使用遵循“先申請、后使用”的原則，申請使用會議室的單位或個人應遵守本制度相關規定。

三、會議室的管理職責劃分為：

1.會議室管理部門負責會議室的日常管理、維護及設備保管工作；

2.申請使用單位或個人負責會議室使用期間的設施保護和環境衛生；

3.會議室管理部門與申請使用單位或個人共同負責會議的布置和會后清理工作。

四、會議室使用應遵循以下原則：

1.合理安排，避免沖突；

2.確保會議內容的保密性；

3.節約資源，提高效率；

4.保障會議設備設施的正常運行。

五、本制度中所涉及的會議類型包括：

1.單位內部會議；

2.與外部單位合作的會議；

3.培訓、講座等活動。

六、會議室管理部門應定期對會議室設施進行檢查和維護，確保會議的順利進行。

七、違反本制度規定的單位或個人，將依法追究責任。

八、本制度的解釋權歸入駐單位所有。

九、本制度自發布之日起實施，如有修訂，將另行通知。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關重要。以下是入駐單位會議室管理制度中會議流程的相關規定：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確參會人員范圍，制定會議議程；

2.提前至少一周向會議室管理部門提交會議申請，申請內容包括：會議名稱、時間、地點、參會人數、所需設備等；

3.會議籌備組負責通知參會人員，確保會議通知的及時性和準確性；

4.會議籌備組根據會議議程準備相關資料，并于會前至少兩天將資料發放給參會人員。

二、會議召開

1.會議主持人應在會議開始前至少10分鐘到場，檢查會議設備是否正常運行，確保會議環境舒適；

2.會議開始時，主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀律；

3.會議期間，主持人應控制會議節奏，確保會議內容緊扣主題，避免跑題；

4.與會人員應積極參與討論，遵守會議紀律，不隨意打斷他人發言；

5.會議記錄人應詳細記錄會議內容，特別是重要決策、結論和待辦事項。

三、會議決策

1.會議決策應遵循民主集中制原則，充分聽取與會人員的意見和建議；

2.會議主持人應根據討論情況，適時提出決策建議，并組織表決；

3.表決通過的事項，應明確責任人和完成時限，形成會議紀要；

4.對于未表決通過的事項，應記錄在案，以便下次會議繼續討論。

四、會議總結

1.會議結束時，主持人應對會議成果進行總結，明確下一步工作計劃和任務分工；

2.會議記錄人整理會議紀要，并于會議結束后24小時內將會議紀要發送給參會人員；

3.會議籌備組負責跟進會議決策的落實情況，及時向主持人匯報。

五、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議籌備組應將會議紀要、表決材料等相關資料整理歸檔；

2.歸檔資料應包括紙質版和電子版，以便日后查詢。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，確保會議紀要的跟蹤落實，對于提高會議效率和執行力具有重要意義。以下是入駐單位會議室管理制度中關于會議紀要跟蹤落實的相關規定：

一、會議紀要的制作與分發

1.會議記錄人應根據會議內容，詳細記錄會議討論的要點、決策結果、任務分工及完成時限等；

2.會議紀要應簡潔明了，突出重點，便于理解和執行；

3.會議紀要應在會議結束后24小時內完成，經主持人審核通過后，及時發送給參會人員和相關責任人；

4.會議紀要的分發應確保覆蓋所有相關人員，以便于跟蹤落實。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中明確的責任人和完成時限，各責任人應嚴格按照要求執行；

2.會議籌備組負責對會議決策的執行情況進行定期跟蹤，了解進度，發現問題及時匯報；

3.責任人應主動向會議籌備組報告任務完成情況，確保任務按時按質完成；

4.如遇特殊情況，責任人應及時向主持人匯報，并協商解決。

三、會議紀要的跟進與反饋

1.會議籌備組應建立會議紀要跟進制度，定期對會議紀要的執行情況進行檢查；

2.對于未按期完成的任務，應查明原因，督促責任人采取措施，盡快完成；

3.會議籌備組應將會議紀要的執行情況及時反饋給主持人，為下一步工作提供決策依據；

4.主持人可根據會議紀要的執行情況，調整工作計劃，優化資源配置。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要的紙質版和電子版應分別歸檔，便于日后查詢；

2.會議籌備組應建立健全會議紀要檔案管理制度，確保資料的安全、完整和有序；

3.相關人員可根據需要查閱會議紀要，了解會議決策內容和執行情況。

五、會議紀要的考核與應用

1.會議紀要的執行情況將作為相關人員工作考核的依據；

2.對于會議決策執行不力的責任人，將根據實際情況給予相應的批評或處罰；

3.會議紀要的有效執行，將為單位的工作總結、經驗積累和決策提供重要參考。

第四章會議室管理規定

會議室是單位內部重要的溝通與決策場所，為保障會議室的高效使用和良好環境，特制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.使用單位或個人需提前向會議室管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數和所需設備等；

2.會議室管理部門根據預訂情況統籌安排，避免沖突；

3.預訂成功后，使用單位或個人應遵守預定時間，不得隨意變更或提前占用會議室；

4.如有特殊情況需變更或取消預訂，應提前通知會議室管理部門。

二、會議室使用

1.使用單位或個人應愛護會議室設施，確保設備完好，如有損壞，需照價賠償；

2.會議室內禁止吸煙、進食，保持環境衛生；

3.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，不大聲喧嘩，不隨意走動；

4.會議結束后，使用單位或個人負責將會議室恢復原狀，清理垃圾，關閉電源。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查會議設備，確保設備正常運行；

2.使用單位或個人如需使用特殊設備，應提前通知會議室管理部門，并協助完成設備調試；

3.會議室內禁止私拉亂接電源線、網線等，防止安全事故發生；

4.如發現設備故障，應及時報告會議室管理部門，不得擅自拆卸或維修。

四、會議室安全管理

1.會議室內應配置必要的消防設施，并定期檢查；

2.會議室管理部門負責制定會議室安全疏散預案，確保緊急情況下人員安全疏散；

3.使用單位或個人應遵守會議室安全規定，不得攜帶易燃、易爆等危險物品進入；

4.會議期間，如遇緊急情況，應立即啟動應急預案，確保人員安全。

五、會議室衛生與環保

1.會議室管理部門負責定期對會議室進行清潔和消毒；

2.使用單位或個人應保持會議室環境衛生，不亂丟垃圾；

3.會議室內應節約使用一次性用品，減少廢棄物產生，提倡綠色環保。

六、違規處理

1.對于違反會議室管理規定的單位或個人，會議室管理部門有權進行制止；

2.嚴重違反規定的，將依法追究責任，并視情節給予相應處罰；

3.會議室管理部門應定期對會議室使用情況進行