業務洽談會會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保業務洽談會（以下簡稱“會議”）的順利進行，提高會議效率，明確會議參與各方職責，制定本會議管理制度。本制度遵循高效、規范、有序的原則，適用于公司所有業務洽談會議的召開與管理。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各子公司及關聯企業召開的業務洽談會議，包括但不限于產品推介、項目研討、合同談判等。

三、會議類型

1.定期會議：按照公司規定的時間、周期及議程召開的業務洽談會議。

2.臨時會議：因業務需要臨時召開的業務洽談會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織：會議應由主持人負責組織，明確會議主題、議程、參會人員等。

2.會議的管理：會議管理員負責會議的籌備、通知、簽到、會場布置等工作。

五、參會人員

1.與會人員應準時參加業務洽談會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.會議主持人有權根據會議需要邀請相關人員列席會議。

六、會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，如有緊急情況需離開會場，應向會議主持人說明情況。

2.會議內容應保密，與會人員不得擅自泄露會議相關信息。

3.會議期間，與會人員應遵守會場秩序，尊重他人發言，不隨意打斷他人講話。

七、本制度的解釋與修訂

1.本制度的解釋權歸公司管理層。

2.本制度根據公司業務發展需要，適時進行修訂。

第二章會議流程

1.會議籌備

2.會議通知

3.會議簽到

4.會議議程

5.會議記錄

6.會議總結

第三章會議紀要的跟蹤落實

1.會議紀要的編寫與分發

2.跟蹤事項的分解與責任落實

3.跟蹤結果的反饋與評估

第四章會議室管理規定

1.會議室預約與使用

2.會議室設備管理

3.會議室衛生與安全

第五章附則

1.本制度的實施時間

2.與其他相關制度的銜接

3.違反本制度的處理措施

4.其他未盡事宜的處理方法

5.本制度的廢止與替代

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據業務需求，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確每個議題的時間安排。

3.確定參會人員：根據會議主題和議程，邀請相關部門和人員參會。

4.會議資料準備：收集與會議主題相關的資料，提前發送給與會人員，以便他們做好準備。

二、會議通知

1.發布會議通知：通過郵件、電話或企業內部通訊工具，向與會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

2.提醒參會人員：在會議開始前，再次提醒與會人員參加會議，確保與會人員準時參會。

三、會議簽到

1.設置簽到表：會議管理員負責制作簽到表，并在會議開始前置于會場入口處。

2.簽到：與會人員到達會場后，需在簽到表上簽名，以確認參會。

四、會議議程

1.會議主持人按照議程順序，組織與會人員討論各個議題。

2.每個議題結束后，會議主持人進行總結，確保與會人員對議題的理解和意見一致。

五、會議記錄

1.指定專人負責記錄會議內容，包括與會人員的發言、討論結果等。

2.會議記錄應詳細、準確，便于會后形成會議紀要。

六、會議總結

1.會議結束時，會議主持人對本次會議的成果進行總結，明確下一步工作計劃和責任分工。

2.鼓勵與會人員提出意見和建議，以提高會議效果。

七、會議紀要的編寫與分發

1.會議結束后，會議記錄人員根據會議內容編寫會議紀要。

2.會議紀要應包括會議主題、議程、討論結果、責任分工等內容。

3.會議紀要發送給與會人員，以便跟蹤事項的落實。

八、跟蹤事項的分解與責任落實

1.根據會議紀要，將需跟蹤的事項分解，明確責任人和完成時間。

2.會議管理員負責跟進各項任務的執行情況，確保會議成果的落實。

九、跟蹤結果的反饋與評估

1.責任人完成跟蹤事項后，需向會議管理員反饋結果。

2.會議管理員對跟蹤結果進行評估，如有問題，及時協調解決。

3.定期對會議紀要的落實情況進行匯總，并向公司管理層報告。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編寫與審核

1.編寫會議紀要：會議記錄人員應在會議結束后24小時內完成會議紀要的編寫，確保內容詳實、準確。

2.會議紀要審核：會議紀要編寫完成后，需提交給會議主持人或相關負責人進行審核，確保紀要內容的準確性和可執行性。

二、會議紀要的分發與傳達

1.分發會議紀要：審核通過的會議紀要應以電子郵件或企業內部通訊工具的形式，發送給所有與會人員及相關部門。

2.傳達會議內容：會議主持人或指定人員需向未參會人員傳達會議紀要內容，確保相關人員了解會議成果。

三、跟蹤事項的責任分配

1.明確責任人和完成時間：根據會議紀要，將需要跟蹤的事項分解，明確責任人和完成時間，確保任務清晰、責任到人。

2.跟蹤事項通知：會議管理員將跟蹤事項以通知形式發送給責任人，提醒其按時完成。

四、跟蹤事項的執行與監督

1.責任人根據跟蹤事項的要求，制定具體實施方案，并按計劃執行。

2.會議管理員對跟蹤事項的執行過程進行監督，了解進展情況，及時發現問題并協調解決。

五、跟蹤結果的反饋與評估

1.責任人完成跟蹤事項后，需向會議管理員反饋執行結果。

2.會議管理員對反饋結果進行評估，確保會議紀要的落實效果。

六、會議紀要落實情況的匯報

1.定期匯報：會議管理員需定期向公司管理層匯報會議紀要的落實情況，包括已完成事項、未完成事項及原因分析等。

2.異常情況處理：對于未按計劃完成的跟蹤事項，需分析原因，制定改進措施，并在匯報中說明。

七、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應進行歸檔管理，便于日后查閱。

2.公司內部應設立查閱渠道，確保相關人員能夠方便地查閱會議紀要。

第四章會議室管理規定

一、會議室預約與使用

1.預約流程：會議室使用需提前通過公司指定的預約系統進行預約，填寫相關信息，包括會議時間、參會人數等。

2.使用原則：會議室使用應遵循先預約先使用的原則，已預約的會議室在其他預約沖突時享有優先使用權。

3.臨時使用：如遇緊急會議，可臨時征用未預約的會議室，但需事后補錄預約信息。

二、會議室設備管理

1.設備檢查：會議管理員應在會議開始前檢查會議室內的設備，包括投影儀、音響、白板等，確保設備正常運行。

2.設備使用：與會人員應按照設備操作規范使用會議室設備，如有損壞，需及時報告并承擔相應責任。

3.設備維護：定期對會議室設備進行維護保養，確保設備性能穩定。

三、會議室衛生與安全

1.衛生要求：會議室應保持干凈整潔，會議管理員負責安排定期清潔工作。

2.安全檢查：會議管理員需定期進行安全檢查，包括消防設施、電路安全等，確保會議室使用安全。

3.緊急疏散：會議管理員應制定緊急疏散預案，并在會議開始時提醒與會人員疏散路線和注意事項。

四、會議室環境布置

1.會場布置：根據會議類型和需求，合理布置會議室，包括座位安排、資料擺放等。

2.環境優化：保持會議室良好的室內環境，如溫度、濕度、光照等，提升會議體驗。

五、會議室使用規范

1.合理使用：會議室主要用于公司內部會議、業務洽談等，不得用于私人聚會或其他非公司活動。

2.遵守紀律：與會人員應遵守會議室紀律，不在會議室內吸煙、進食，保持安靜，不隨意移動設備。

3.節約資源：合理使用會議室資源，避免長時間占用會議室，提高會議室利用率。

六、會議室管理責任

1.會議管理員負責會議室的日常管理和維護工作，確保會議室的正常使用。

2.對于違反會議室管理規定的行為，會議管理員有權進行制止，并視情況給予相應處罰。

第五章附則

一、本制度的實施時間

本制度自發布之日起實施，如有修訂，以最新版本為準。

二、與其他相關制度的銜接

本制度與公司其他相關管理制度并行實施，如有沖突，以公司管理層最新決策為準。

三、違反本制