機關會議室管理制度第一章總則

為確保機關會議室使用的有序、高效，提高會議質量，根據有關法律法規，結合我單位實際情況，特制定本會議室管理制度。

一、制度目的

本制度旨在規范會議室的使用、管理和維護，保障會議的順利進行，提高工作效率，促進單位內部溝通與合作。

二、適用范圍

本制度適用于我單位所有會議室的使用、管理和維護工作。

三、會議室分類

根據會議性質和規模，會議室分為以下三類：

1.大會議室：用于召開全體人員大會、重要座談會等；

2.中會議室：用于召開部門會議、業務研討會等；

3.小會議室：用于召開小組討論、接待客人等。

四、會議室使用原則

1.公平、公正、公開原則：會議室使用遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門合理使用會議室資源；

2.預約原則：會議室使用需提前預約，按照預約順序安排使用；

3.效率原則：會議室使用以提高工作效率為目標，合理配置資源，避免浪費；

4.環保原則：會議室使用應注重節能減排，降低會議成本。

五、會議室管理部門

單位辦公室負責會議室的日常管理、維護和監督工作，確保會議室的正常使用。

六、制度執行與監督

1.各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議室的正常秩序；

2.單位辦公室應加強對會議室使用情況的監督，定期檢查，發現問題及時整改；

3.對于違反本制度的行為，將按照單位相關規定進行處理。

七、制度修訂

本制度根據單位實際情況適時修訂，修訂后的制度經單位領導審批后發布實施。

八、附則

本制度的解釋權歸單位辦公室所有。如有未盡事宜，由單位辦公室負責解釋。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，本章對會議的籌備、召開、總結等環節進行詳細規定。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議召開前，由會議發起人明確會議主題、目標和預期成果，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：根據會議主題和目標，擬定會議議程，包括會議時間、地點、參會人員、議題、發言順序等。

3.會議通知：辦公室負責在會議召開前至少3個工作日向參會人員發送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等。

4.預約會議室：根據會議規模和需求，提前向辦公室預約合適的會議室。

5.準備會議材料：會議發起人負責準備會議所需的材料，包括會議議程、相關文件、報告等，并在會議前至少1個工作日送達參會人員。

6.設備檢查：辦公室負責在會議前檢查會議室設備，確保投影儀、音響、話筒等設備正常使用。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前15分鐘到達會議室，進行簽到。

2.會議主持人：會議主持人負責宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.議題討論：按照議程安排，各議題負責人進行匯報、發言和討論。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括議題討論、結論和下一步行動計劃等。

5.會議控制：會議主持人負責控制會議節奏，確保會議按時完成各項議程。

6.會議決策：會議達成共識后，形成決策，明確責任人和完成時限。

三、會議總結

1.會議紀要：會議結束后，會議記錄人應在2個工作日內完成會議紀要的整理，包括會議議程、參會人員、主要討論內容、決策和下一步行動計劃等。

2.會議紀要審批：會議紀要經會議主持人審批后，發送給參會人員。

3.跟蹤落實：辦公室負責對會議決策的執行情況進行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

4.反饋與評估：會議結束后，辦公室收集參會人員的意見和建議，對會議效果進行評估，為今后會議的改進提供參考。

5.歸檔管理：會議紀要和相關材料應及時歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，對會議決策的執行具有指導作用。為確保會議成果得到有效落實，本章對會議紀要的跟蹤落實進行規定。

一、會議紀要的整理與發布

1.會議結束后，會議記錄人應盡快整理會議紀要，確保內容完整、準確；

2.會議紀要應包括會議基本信息、主要討論內容、決策事項、責任人和完成時限等；

3.會議紀要經會議主持人審批后，于會議結束后2個工作日內發送給參會人員及相關責任人；

4.會議紀要的發布形式可以是紙質文件、電子郵件或單位內部通訊系統等。

二、會議決策的執行與監督

1.各責任部門應按照會議紀要中的決策事項和完成時限，制定具體實施方案，確保按時完成任務；

2.辦公室負責對會議決策的執行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協調解決問題；

3.對于執行過程中出現的問題，辦公室應及時向單位領導匯報，尋求支持和指導；

4.辦公室應定期向單位領導匯報會議決策的執行情況，確保領導層對工作進展有全面了解。

三、會議紀要的反饋與評估

1.會議紀要執行過程中，各責任部門應定期向辦公室反饋工作進展和存在的問題；

2.辦公室根據反饋情況，對會議紀要的執行效果進行評估，分析原因，提出改進措施；

3.對于未按期完成的決策事項，辦公室應及時與責任部門溝通，了解原因，督促整改；

4.每半年進行一次全面的會議紀要執行情況評估，總結經驗教訓，為今后會議管理提供借鑒。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要和相關材料應及時歸檔，按照單位檔案管理規定進行保存；

2.辦公室負責建立會議紀要查閱制度，確保參會人員和相關責任人能方便地查閱到會議紀要；

3.對于涉及單位內部重要決策和敏感信息的會議紀要，應嚴格按照保密規定進行管理；

4.辦公室應定期對歸檔的會議紀要進行整理、更新，確保信息的準確性和時效性。

五、會議紀要的持續改進

1.辦公室根據會議紀要的執行情況，不斷優化會議管理流程，提高會議效率；

2.積極采納參會人員的意見和建議，完善會議紀要的格式和內容；

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，形成長效機制，促進單位管理水平不斷提升。

第四章會議室管理規定

為保障會議室的正常使用，提高會議室使用效率，本章對會議室的管理規定進行詳細闡述。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向辦公室提交會議室預訂申請；

2.預訂申請應包括會議時間、地點、參會人數、會議主題等內容；

3.辦公室根據預訂申請的先后順序和會議室使用情況，合理安排會議室；

4.如遇特殊情況需臨時調整會議室，各部門應及時與辦公室溝通，盡量減少對會議的影響。

二、會議室使用

1.各部門應按照預訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改；

2.會議開始前，相關人員應檢查會議室設備是否齊全、功能正常，發現問題及時報修；

3.會議期間，參會人員應保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟雜物；

4.會議結束后，各部門應負責清理會議室，確保會議室恢復原狀。

三、會議室設備管理

1.辦公室負責對會議室設備進行定期檢查、維護，確保設備正常運行；

2.各部門在使用會議室設備時，應遵循操作規程，發現異常情況及時報告；

3.會議室設備借用需經辦公室批準，借用部門應妥善保管，使用完畢后及時歸還；

4.對于故意損壞會議室設備的行為，將按照單位相關規定追究責任。

四、會議室環境衛生

1.辦公室負責安排會議室的清潔工作，確保會議室環境衛生；

2.各部門在使用會議室期間，應保持地面、桌面整潔，不亂丟垃圾；

3.會議室應定期進行消毒、通風，預防疾病傳播；

4.辦公室應定期檢查會議室衛生狀況，對不符合衛生要求的部門進行通報批評。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，各部門應確保消防通道暢通，消防設施正常；

2.會議室內禁止存放易燃、易爆物品，嚴禁私拉亂接電源線；

3.辦公室應定期進行會議室安全檢查，發現問題及時整改；

4.各部門應加強參會人員的安全意識教育，共同維護會議室安全。

六、會議室使用情況的公示與反饋

1.辦公室應定期公示會議室使用情況，提高會議室使用透明度；

2.各部門如有關于會議室使用的意見和建議，可向辦公室反饋；

3.辦公室根據反饋意見，及時調整會議室管理規定，優化會議室使用體驗。

本章旨在規范會議室的管理和使用，提高會議室使用效率，為各類會議的順利召開提供有力保障。

第五章附則

為確保本會議室管理制度的實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸單位辦公室所有。

二、本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，由