人力資源信息化管理制度第一章總則第一條目的和依據為了規范企業的人力資源信息化管理，提高管理效率和服務質量，確保企業人力資源信息的安全性和可靠性，本制度訂立。本制度依據《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國企業職工薪酬管理條例》等相關法律法規，結合本企業實際情況訂立。第二條適用范圍本制度適用于本企業全部員工、管理人員和人力資源部門。第三條基本原則公正性原則：人力資源信息管理工作應公正、公平、公開，遵從法律法規和本企業的規定。保密性原則：對于個人隱私和敏感信息應嚴格保密，在合法授權情況下才可使用。共享性原則：人力資源信息應依據不同部門、崗位的需要，供應給相關人員使用，共同完成工作任務。安全性原則：確保人力資源信息的安全性和可用性，采取安全措施防止信息泄露、修改和丟失。第二章信息分類和歸檔第四條信息分類人力資源信息分為員工基本信息、員工合同信息、員工薪酬信息、員工績效信息、員工培訓信息、員工福利信息等六大類。每類信息有明確的內容和格式要求。第五條信息歸檔人力資源信息依據不同時間范圍和緊要程度劃分為長期保管和短期保管兩種歸檔方式：長期保管信息包含員工基本信息、員工合同信息、員工薪酬信息、員工離職信息，應至少保管5年以上。短期保管信息包含員工績效信息、員工培訓信息等，應至少保管2年以上。第六條信息存儲和備份人力資源信息應妥當存儲在特地的人力資源信息管理系統中，嚴禁將信息存儲在個人電腦或移動存儲設備上。人力資源信息應定期進行備份，確保備份數據的安全。備份數據應存儲在不同的地方，以防止數據災難。第七條信息訪問權限依據崗位和職責不同，設定不同的信息訪問權限，確保只有經過授權的人員可以訪問相應的人力資源信息。臨時訪問權限應依據需要設定，并在使用后及時撤銷。對于涉及個人隱私和敏感信息的訪問權限，應嚴格審批，并記錄審批過程和結果。第三章信息手記和更新第八條信息手記人力資源部門應在員工入職時，將員工基本信息、身份證復印件、學歷證書等必需信息進行手記，并錄入人力資源信息管理系統。員工合同信息、薪酬信息、績效信息、培訓信息等應及時手記，確保信息準確、完整。第九條信息更新員工個人信息、合同信息等發生更改時，應及時進行更新，并及時通知相關部門和人員。薪酬、績效、培訓等信息應依照相應流程進行更新，確保數據的及時性和準確性。第十條信息核實人力資源部門應定期對人力資源信息進行核實，確保信息的準確性和完整性。核實結果應及時通知相關部門和人員，以便及時進行增補或更正。第四章信息使用和查詢第十一條信息使用在合法授權的情況下，人力資源部門和相關部門可以使用人力資源信息，但不得超出授權范圍。使用人力資源信息應遵守相關規定，嚴禁濫用、泄露或竄改信息。第十二條信息查詢員工個人可以查詢和修改本身的人力資源信息，但應遵守相關規定和流程。相關部門在工作需要時可向人力資源部門查詢特定員工的相關信息，但應保密并僅限工作需要。第五章信息安全和保密第十三條信息安全掌控人力資源信息應訂立相應的安全掌控措施，包含但不限于網絡訪問掌控、數據加密、備份管理等。系統管理員應負責對人力資源信息管理系統進行安全管理和監控，及時發現安全問題并進行處理。第十四條信息保密對于個人隱私和敏感信息應嚴格保密，僅在合法授權情況下方可使用，且需要簽訂保密協議。人力資源部門應對員工進行保密教育和培訓，提高員工保密意識和本領。第六章信息違規處理第十五條違規情況及處理措施未經授權擅自訪問、使用或修改他人人力資源信息的，將視情況予以警告、記過、降級等處理。泄露、竄改或有意損壞人力資源信息的，將依法追究法律責任，并予以相應的紀律處分。第十六條投訴和舉報處理對于人力資源信息管理方面的投訴和舉報，應及時受理、處理，并保護投訴人的合法權益。各級管理者應建立健全投訴和舉報嘉獎制度，鼓舞員工樂觀參加。第七章附則第十七條本制度的解釋權本制度的解釋權歸本企業最高管理層全部，未盡事宜依照相關法律法規和企業制度執行。第十八條本制度的修訂和生效本制度的修訂由人力資源部門負責，并報公司領導審批后生效。修訂后的制度將及時通知全體員工，并存檔備查。第十九條本制度的發布和宣傳人力資源部門應負責將本制度及時發布到公司內部平臺，并開展相應的宣傳和培訓工作，確保員工理解和遵守本制度。第二十條本制度的監督和評估