第一局部

應用文書寫作理論知識第二章應用文書的格式第二章應用文書的格式教學目的：通過精講理論知識和實訓，明確公文格式的構成情況，掌握文頭、主文和文尾局部的內容，強化對規定內容的記憶，建立對公文程式化特征的認識。了解法規文書和雜體文書的格式的特殊性。教學重點：《公文格式簡圖》公文文頭局部內容公文文尾局部內容復習與訓練第二章應用文書的格式教學難點：對公文格式特征及其作用的理解和認識對文頭、主文和文尾局部主要內容的記憶，法規文書和雜體文書的格式的特殊性復習與訓練教學時數：理論教學1.5課時實訓教學1.5課時第二章應用文書的格式應用文書大都有固定的書面格式和內在結構。書面格式，是應用文書的外在表現形式。內在結構，是應用文書內容的組織構造。在本章中，我們分別對三大類型應用文書的書面格式作概要介紹。第二章應用文書的格式第一節公文的格式第二節法規與規章和雜體文書的格式【復習與訓練】【參考答案】第一節公文的格式程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式來表現。一份完整的公文由文頭、主文和文尾三局部組成，公文格式主要是這幾局部內容的組成與寫作規定。《國家行政機關公文處理方法》規定，公文的組成局部一般有：發文機關、秘密等級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期等。第一節公文的格式圖2—1公文格式簡圖000001機密★×年□□□□文件××××〔2006〕××號關于××××工作的通知××××(主送機關)：(正文)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××份2.×××××份×××××二00六年一月一日（印章)(附注：××××××)主題詞：×××××××××

抄送：××××××

××××××(印發單位)××××年×月×日印發

(共印××份)

第一節公文的格式一、文頭局部公文的文頭，又稱版頭，包括：文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。文頭位于公文首頁上端，約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。〔一〕發文機關標識〔文件名稱〕文件名稱，由發文機關全稱或標準化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。第一節公文的格式〔二〕發文字號發文字號又稱發文號、文號、文件字號。發文字號是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。發文字號由發文機關代字、年份、序號三局部組成。第一節公文的格式發文字號中三個局部的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內發的第14號文。年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06”，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“〔〕”。第一節公文的格式

聯合行文的發文字號，只標主辦機關的發文字號。發文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。〔三〕簽發人上報的公文需在首頁標識簽發人姓名。“簽發人”是指批準發出公文的機關領導人，標明在發文字號右側空兩字位置處。第一節公文的格式〔四〕秘密等級〔密級〕秘密等級是指公文內容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密標志為★。如“機密★5年”〔五〕緊急程度〔急度〕緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。〔六〕份號份號，又稱份數序號，是指將同一文稿印制假設干份時每份公文的順序編號。第一節公文的格式二、主文局部題注發至級限發文機關印章正文成文日期簽署附件主送機關標題

主文第一節公文的格式〔一〕標題公文標題是公文內容和作用的高度概括。完整的公文標題由發文機關名稱、公文事由〔或公文主題〕、公文種類三局部組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題的三個組成局部一般要寫完整，也有局部省略的情況：單位內部使用的公文，標題可省略發文單位；省略事由，如“新大地公司通知”。第一節公文的格式〔二〕題注題注即注釋、說明標題的文字。一般用來注明法規性文件或經過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標識。第一節公文的格式〔三〕主送機關主送機關，是指公文的主要受理機關，又叫“抬頭”、“受文機關”或“上款”。主送機關不止一個時的標點用法：同類型、相并列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：各省、自治區、直轄市人事〔人事勞動〕廳〔局〕，教委〔教育廳〕，語委〔語言文字工作機構〕，國務院各部委、各直屬機構人事〔干部〕部門，新疆生產建設兵團人事局：第一節公文的格式普發性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一局部通知，那么不寫主送機關。第一節公文的格式〔四〕正文正文內容一般分開頭〔又稱原由或引據〕、事項、結尾三局部。正文表述公文的具體內容，是公文的核心局部。〔五〕發至級限發至級限指文件發至層次。發至級限要用圓括號括上。第一節公文的格式〔六〕附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。附件是正文的補充說明或參考材料。附件主要有隨文發送的文件、報表、材料等。不是所有公文都需附件，根據需要而定。第一節公文的格式

附件必須寫所附內容的標題或名稱。附件假設不止一件，那么應標序號。序號使用阿拉伯數碼〔如“附件：⒈××××”〕。附件名稱后不加標點符號。“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。對于被批轉、轉發的文件來說，不必再標之為“附件”，因為作為按語的正文已寫清附上這些文件、材料的名稱。第一節公文的格式〔七〕發文機關發文機關，是公文的作者或發出單位。發文機關要寫全稱或標準化簡稱。假設是聯合行文，主辦機關排列在前。〔八〕簽署簽署是簽發文件的領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章。第一節公文的格式〔九〕成文時間一般文件，以領導人簽發的日期為準；聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準；成文時間要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數字書寫。第一節公文的格式〔十〕印章公文，除會議紀要和以電報形式發出的以外，都應加蓋印章。印章要蓋得端正、符合標準。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。第一節公文的格式三、文尾局部文尾部分主題詞抄送機關印發機關印發日期附注頁碼第一節公文的格式〔一〕主題詞主題詞，是指標識公文主題、文件類別的并經過標準化處理的名詞或名詞性詞組。標引主題詞要注意三點：要掌握選詞原那么。要使用主題詞表。堅持“誰辦文，誰標引”的原那么。第一節公文的格式1.要掌握選詞原那么。要選用最能反映公文主題內容的詞語。一份文件的主題詞，一般不超過5個。其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不寫標點符號。如:《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞“水利”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上文種名稱“通知”。第一節公文的格式一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。如：會議紀要《聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況的匯報》，先標反映第一個主題內容的類別詞“財政”，再標類屬詞“稅務”；然后標反映第二個主題內容的類別詞“公安”，再標類屬詞“緝私”，最后標“會議紀要”。第一節公文的格式2.要使用主題詞表。國務院辦公廳秘書局印發的《國務院公文主題詞表》(1997年12月修訂),由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大局部。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞，詞表分為三個層次:第一層是對主題詞區域的分類，如“綜合經濟”、“財政”、“金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞。第二層和第三層統稱為主題詞，用于文件的標引。第一節公文的格式〔二〕抄送單位〔抄送機關〕指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。應當使用全稱或標準化簡稱、統稱。公文如需抄送，那么在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關之間用逗號隔開。〔三〕印發機關、印發日期和印數印發機關，即印發公文的機關，要寫全稱。印發日期，以公文付印的日期為準。印數，是指公文的實際印制份數。第一節公文的格式〔四〕附注附注用于說明其他工程不便說明的事項。如說明有關引文的出處；解釋有關名詞術語。發至級限，有時也以附注的形式來說明。“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和。〔五〕頁碼頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。第一節公文的格式四、公文格式以外的其他規定(一)公文用紙規格規定公文用紙一般采用國際標準A4型紙。規定從2000年開始，圖書期刊一律采用國際標準A4型紙，取消常用的16開紙型。國際標準A4型紙，寬210mm，長297mm。國際標準化組織在1975年制定書寫紙的規格標準為A4型。A4型紙公文用紙版心尺寸為156mm×225mm。第一節公文的格式(二)排印公文排印，一律從左而右橫排、橫寫。少數民族按其習慣書寫和排印。字距、行距自定，眉邊空留要恰當，一般是上空白寬于下空白，左空白寬于右空白。橫排的公文在左側裝訂。(三)字號公文中印刷字號也有相應的規定，一般按發文機關名稱、大標題、小標題、正文及附件工程順序，依次從大到小選用。第二節

法規與規章和雜體文書的格式

法規與規章文書和公文的格式明顯不同。法規與規章文書沒有文頭、文尾兩局部，內容大致包括：標題、題注、正文。正文表現形式那么為章斷條連式或條文并列式結構。第二節

法規與規章和雜體文書的格式

雜體文書也沒有公文那種文頭、文尾局部。雜體文書文種類型多，內容和形式表現不一。除經濟文書、訴訟文書講求一定的格式性外，其余雜體文書的內容結構，皆呈現較強的靈活性、多樣性。書面的表現形式，有表格式、文章式、書信式，也有條文式。這兩大類應用文書的格式將在以后的具體章節中作專門介紹，這里不贅述。【復習與訓練】一、名詞解釋發文字號主送機關發文機關抄送機關附件簽署主題詞參考答案【復習與訓練】二、填空題一份格式完整的公文，由、、三局部組成。文頭局部由文件名稱、發文字號、、和緊急程度等工程組成。發文字號由、、三局部組成。秘密等級分為絕密、機密、秘密三級，密級的位置在。公文的緊急程度分、兩種，位置在。簽發人指。完整的公文標題由、、三要素組成。標題中除、名稱加書名號外，一般不加標點符號。公文附件的標注位置，在正文之下。公文用紙一般采用國際標準A4紙。A4型紙尺寸為。標注主題詞應以和為依據。參考答案【復習與訓練】三、簡答題根據《國家行政機關公文處理方法》規定，公文一般由哪些局部組成?關于附件有哪些規定?參考答案參考答案【復習與訓練】3.受雙重領導的機關上報公文，可能出現以下三種情況：〔1〕寫明兩個主送機關；〔2〕只寫一個主送機關；〔3〕既寫主送機關，又寫抄送機關。問：哪種選擇對?為什么?哪種選擇錯?又為什么?參考答案【復習與訓練】4.公文的成文時間應如何確定?5.主題詞的標引步驟是怎樣的?6.主文與正文有何區別?參考答案參考答案參考答案【復習與訓練】四、病例析改1.試析以下標題(發文機關略)的毛病，并予以改正：〔1〕關于禁止賭博的處分通知〔2〕自然科學獎勵條例〔3〕關于撤銷鮮花縣設立鮮花市的請示〔4〕關于進一步管好、用好留成外匯的決定〔5〕關于水災恢復工作的報告〔6〕機構調整問題的請示參考答案【復習與訓練】2.試指出以下各發文字號的毛病，并予以改正。〔1〕×府辦字［2006］十四號〔2〕×府辦字(2006)14號〔3〕×府辦字［06］14號〔4〕×府辦字［二00六］14號〔5〕［2006］×府辦字14號〔6〕×府辦字［2006］143.試指出以下成文時間寫法的毛病，并予以改正。(1)2006年10月13日(2)2006年十月十三日(3)二零零六年拾月13日4.試指出以下公文格式和文字的毛病。參考答案【復習與訓練】參考答案機密(緊急)××市府公文(06)××市府發24號××市人民政府嚴厲打擊非法出版活動的通知當前，我市一些地方非法出版活動十分猖獗，傳播有害書刊和音像制品。這類出版物內容腐朽，大量宣傳兇殺、色情和迷信，對群眾特別是青少年的身心健康危害極大，嚴重地影響了社會主義精神文明的建設，破壞了社會安定，已成為社會一大公害。對此，各級政府應采取有力措施，嚴厲打擊非法出版活動。現將有關事項通知如下。(以下略)附件：如文××市人民政府主題詞：出版，通知2005年×月×日報：(單位略)送：(單位略)二○○五年×月×日×市人民政府辦公廳印(共印500份)【復習與訓練】五、閱讀題閱讀本章課文。閱讀報刊上的一些公文，注意其格式特征，并將所學的公文格式知識與其作對照。【參考答案】一、名詞解釋答案：〔略〕返回習題【參考答案】二、填空題答案：文頭；主文；文尾答案：秘密等級；文件份號；簽發人答案：機關代字；年份；序號答案：首頁右上角第一行答案：特級；急件；首頁右上角〔秘密等級之下〕答案：批準發出公文的機關單位領導人答案：發文機關；公文事由〔或主題〕；文種答案：法規；規章答案：一行，左空兩字答案：長297mm寬210mm答案：選詞原那么；主題詞表返回習題【參考答案】三、簡答題答案：一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三局部組成。答案：附件是公文的組成局部，指隨文發送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。附件必須寫所附內容的標題或名稱，附件假設不止一件，那么應標序號。序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1××××”)。附件名稱后不加標點符號。“附件”寫在正文下一行，左空兩字，“附件”后加冒號。當被批轉、轉發的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準、發布的作用，且正文文本已寫清這些文件、材料的名稱時，不必再寫“附件”。附件應與公文正文在一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)等。返回習題【參考答案】3.答案：第三種是正確的，因為按照新《方法》第二十一條的規定，一般只能主送給一個上級機關，可將另一上級機關列為“抄送”。這樣便于上級及時做出審批，防止上級意見不統一等問題的發生。4.答案：成文時間又稱署時，以領導人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出時間為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準。返回習題返回習題【參考答案】5.答案：一份文件的主題詞，一般不超過5個。其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不寫標點符號。6.答案：正文是公文的核心局部，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容一般分開頭(又稱原由或引據)、事項、結尾三局部。公文的主文，是公文最主要的局部，其格式包括標題、題注、主送機關、正文、發至級限、附件、發文機關、簽署、印章和成文年月日等內容的規定。正文屬于是主文的一部份。返回習題【參考答案】四、病例析改1.試析以下標題(發文機關略)的毛病，并