檔案管理流程具體工作收集各部門、分公司的文書檔案詳細工作流程流程圖下發通知→審核→接收→存檔→沒有按時移交的部門向上級領導匯報→上級領導督辦→移交完畢對于此流程圖的解釋檔案室每年1月份下發通知，要求各部門、分公司移交前一年的文書類資料，各部門、分公司秘書按照要求填寫移交清單，經部門領導簽字確認。檔案室秘書對移交清單進行核對，符合要求的進行接收，檔案管理員對接收的文件進行整理、立卷。如沒有按時移交的部門，檔案室進行統計上報董事局辦公室，由其再進行督辦，直到移交完畢。具體工作所有文書材料進行整理詳細工作流程流程圖收集→分類→組卷→錄入卷內目錄→編寫案卷題名→裝訂關于此流程圖的解釋收集集團及分公司所有文書材料，按要求進行分類、組卷、錄入卷內目錄、編寫案卷題名，最后裝訂成冊。具體工作文件借閱詳細工作流程借閱人填寫《文件借閱申請單》—寫清文件編號、文件名稱、原/復印件、份數、借閱用途、密級程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期—借閱部門主管領導簽字—持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱—檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號,將文件編號寫在借閱單上—文件借出后,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記—已到借閱預計歸還日期,檔案室通知其歸還或辦理續借—文件歸還時檢查是否完整無損，完好無損,檔案室在實際歸還日期中寫明歸還日期,注銷其借閱手續—檔案室將歸還文件整理歸檔具體工作資料接收詳細工作流程流程圖接收→核對→錄入→存檔關于此流程圖的解釋每月由各工程資料員將洽商資料及移交清單移交至檔案室，檔案室秘書將洽商資料逐一核對、接收，錄入電子目錄，進行存檔。具體工作結算資料接收詳細工作流程流程圖接收→核對→錄入→存檔接收合同要求：1、須有移交部門負責人、移交人及監察部門相關人員的簽字；2、應按移交部門出具的移交單進行一一核對；具體工作圖紙檔案接收、整理詳細工作流程流程圖取圖→登記→審核印章→編號→錄入→歸檔關于此流程圖的解釋由總工辦通知檔案室秘書取圖紙,檔案室秘書審核圖紙是否有總工辦和設計部對此圖紙確實認印章，審核后給圖紙進行編號，加蓋檔案室印章,錄入電子版目錄,按工程類別進行存檔。具體工作營業執照的年檢詳細工作流程流程圖下載申請表→填寫表格→網上注冊年檢→向財務部要財務報表→申請蓋章→請款→到工商局辦理年檢關于此流程圖的解釋根據工商局規定，每年3月起，從工商網下載年檢表格，按照營業執照上的內容填寫好年檢表,并在網上注冊年檢，在申請表上加蓋公司的公章、合同章、財務章,向財務請款并并要求提供集團12月份的財務報表,帶著年檢表、營業執照副本、財務報表、公司公章到相應的工商局進行年檢。具體工作辦理營業執照有效期變更詳細工作流程流程圖到工商局領取變更表→填寫表格→修改公司章程、股東會決議→申請蓋章→到工商所審核→變更完成關于此流程圖的解釋到領取營業執照的工商所領取變更表并進行填寫，準備好修改后的公司章程和股東會決議，申請變更表、公司章程、股東會決議蓋公章，到工商所進行審核，審核通過后將營業執照放在工商所進行變更。具體工作借閱圖書詳細工作流程流程圖查閱→登記→錄入→借出→歸還→歸檔關于此流程圖的解釋借閱人在檔案室進行查閱，找到需要的圖書后在借書證上登記，填寫姓名和借書時間，檔案室秘書根據借書卡內容在電腦上登記，審核無誤后將圖書借出。借閱人歸還圖書時在借書卡上寫明還書時間，檢查圖書是否完好無損，核對無誤后歸檔。具體工作刻錄光盤詳細工作流程流程圖登記(申請)→刻錄→檢查→下發關于此流程圖的解釋刻錄光盤必須在《刻錄光盤登記表》中登記，注明部門、文件內容、分數等要求，檔案管理員根據登記要求進行刻錄，完畢后檢查刻錄內容，最后下發給所需部門。申請刻錄檔案室存檔光盤必須填寫《文件借閱單》，經部門負責人簽字確認，檔案管理員進行刻錄，完畢后檢查刻錄內容，最后下發給所需部門。具體工作對各部各項專兼職資料員進行定期指導培訓詳細工作流程流程圖確定資料員名單→擬定培訓日期→擬定培訓內容→通知相關資料員→詳細講解培訓內容→作專業指導關于此流程圖的解釋對集團所屬各部及各工程公司專兼職資料員進行名單確定，不定期的培訓并擬定培訓內容，利用OA系統或進行通知，針對每個工程、資料員的特點進行培訓，培訓結束后下現場了解檔案管理的狀況并給予專業指導。主流程工程注解責任人4、人事副檔建立的權限3、人事副檔建立的時限〔1.3〕2、建立人事副檔〔1.2〕1、人事副檔的含義(1.1)4、人事副檔建立的權限3、人事副檔建立的時限〔1.3〕2、建立人事副檔〔1.2〕1、人事副檔的含義(1.1)人事副檔的含義：人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的，記載和反映員工個人經歷、根本情況、資歷證明及在公司中工作業績、工作表現、工作變動等文件材料，以個人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他形式的歷史記錄。人事檔案應真實全面地反映個人全貌，人力資源部門要經常通過相關部門，收集全公司員工的崗位調配、職務任免、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的，反映個人德、能、勤、績等方面的文件材料，充實檔案內容。人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的，記載和反映員工個人經歷、根本情況、資歷證明及在公司中工作業績、工作表現、工作變動等文件材料，以個人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他形式的歷史記錄。人事檔案應真實全面地反映個人全貌，人力資源部門要經常通過相關部門，收集全公司員工的崗位調配、職務任免、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的，反映個人德、能、勤、績等方面的文件材料，充實檔案內容。〔1.2〕建立人事副檔：新員工入職按照員工入職年、月進行編號、排序建檔。新員工入職按照員工入職年、月進行編號、排序建檔。人員調配〔分部與分部、分部與大區、分部與總部〕將原有的人事副檔按照分部的編號重新建立并存檔。對于新入職員工的招聘資料和入職資料，人力資源部門應在員工入職之日起七個工作日內，將與員工個人有關的材料，整理、編號、裝訂，進行建檔。其它建檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的七個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事副檔。以發文形式生成的資料，應在發文日期后的十個工作日內存入人事副檔。新入職的經理級〔含部門第一負責人〕及以上人員的副檔，應在該員工入職之日起十五個工作日內，將該員工副檔送至總部人力資源中心，人力資源部門留存復印件以備查考。對于新入職員工的招聘資料和入職資料，人力資源部門應在員工入職之日起七個工作日內，將與員工個人有關的材料，整理、編號、裝訂，進行建檔。其它建檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的七個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事副檔。以發文形式生成的資料，應在發文日期后的十個工作日內存入人事副檔。新入職的經理級〔含部門第一負責人〕及以上人員的副檔，應在該員工入職之日起十五個工作日內，將該員工副檔送至總部人力資源中心，人力資源部門留存復印件以備查考。對于異發動工，在員工異動交接手續完成之日起，由原部門或門店將異發動工資料交至人力資源部．人力資源部檔案管理員在三個工作日內將異動資料存入副檔。離職人員在做好離職審批、離職交接和離職審計工作并清理個人欠款后，將所形成的文件送至人力資源部，進行歸檔。檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理流程檔案管理流程主流程工程注解責任人5.2招聘資料〔5.2.1〕5.1卷內目錄〔5.1.1〕4、人事副檔建立的權限〔1.4〕5.2招聘資料〔5.2.1〕5.1卷內目錄〔5.1.1〕4、人事副檔建立的權限〔1.4〕不同職級，檔案存放處不同：分部總監級以上〔含總監〕的副檔由總部人力資源中心統一保管。分部經理級、分部副經理級及分部副經理級以下人員人事副檔存放在分部人力資源部。門店店長、門店副店長及門店副店長及一下人員人事副檔存放在分部人力資源部。不同職級，檔案存放處不同：分部總監級以上〔含總監〕的副檔由總部人力資源中心統一保管。分部經理級、分部副經理級及分部副經理級以下人員人事副檔存放在分部人力資源部。門店店長、門店副店長及門店副店長及一下人員人事副檔存放在分部人力資源部。〔1.5〕建立人事副檔所需資料：卷內目錄招聘資料入職資料在職資料調職調薪資料職務任命文件異動文件考核、評定工作中形成的有關材料獎懲材料離職資料其他應歸檔的資料〔5.1.1〕卷內目錄：見附件1：《員工人事副檔明細》面試評審表、應聘登記表、簡歷、學歷證明、身份證、資格證書及其他經歷及資歷證明等資料復印件。〔〕招聘資料：面試評審表、應聘登記表、簡歷、學歷證明、身份證、資格證書及其他經歷及資歷證明等資料復印件。檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理流程主流程工程注解責任人5.5調職調薪資料〔5.5.1〕5.4在職資料〔5.4.1〕5.3入職資料〔5.3.1〕5.5調職調薪資料〔5.5.1〕5.4在職資料〔5.4.1〕5.3入職資料〔5.3.1〕《員工登記表》；一寸免冠照片4張〔其中一張粘貼在《員工登記表》相應位置上〕；《查詢函》或離職證明或個人聲明；《員工登記表》；一寸免冠照片4張〔其中一張粘貼在《員工登記表》相應位置上〕；《查詢函》或離職證明或個人聲明；擔保證明文件〔需要提供此證明的相關崗位〕；背景調查〔經理級及以上人員〕；經員工本人簽字確認的《員工手冊確認書》；《錄用通知書》；《崗位薪資確認單》；保險通知函；健康檢查材料；要求：各種表格內容應填寫完整、字跡清晰，其中家庭地址、聯系方式等重要資料必須詳細完備。入職培訓后進行的考試和《規章制度學習確認單》。員工本人簽字確認后的勞動合同文本；員工轉正、結束代理期審批表及相關材料；〔5.4.1〕在職資料：員工本人簽字確認后的勞動合同文本；員工轉正、結束代理期審批表及相關材料；工資變動審批表及通知書；提職晉級審批及考核、批復等材料。獎勵工資審批表、批復等材料。工資變動審批表及通知書；提職晉級審批及考核、批復等材料。獎勵工資審批表、批復等材料。各種待遇審批表、批復等材料。檔案管理流程主流程工程注解責任人5.10離職材料〔5.9.1〕5.9獎懲材料5.8考核、評定工作中形成的有關材料〔5.7.1〕5.6異動文件〔5.6.1〕5.7異動文件〔5.6.1〕5.6職務任命文件〔5.5.1〕5.10離職材料〔5.9.1〕5.9獎懲材料5.8考核、評定工作中形成的有關材料〔5.7.1〕5.6異動文件〔5.6.1〕5.7異動文件〔5.6.1〕5.6職務任命文件〔5.5.1〕《員工離職審批表》；《員工離職面談表》；《解雇申請單》；《離職通知書》/《解雇通知書》；離職/解雇交接單；〔有資產清冊的要將資產清冊后附一并歸檔〕任命審批文件；任命考核文件；任命通知文件；《員工離職審批表》；《員工離職面談表》；《解雇申請單》；《離職通知書》/《解雇通知書》；離職/解雇交接單；〔有資產清冊的要將資產清冊后附一并歸檔〕任命審批文件；任命考核文件；任命通知文件；〔5.7.1〕異動文件：申請文件〔公司或個人〕、異動審批、異動交接單〔含高管人員詳細的申請文件〔公司或個人〕、異動審批、異動交接單〔含高管人員詳細的“工作交接單”〕。試用期考核、評定；代理期考核、評定；晉升考核、評定；試用期考核、評定；代理期考核、評定；晉升考核、評定；年度評優考核、評定；〔5.10.1〕離職材料：特別說明：第5.10項：離職資料必須是所有相關授權領導簽批完成的的完整資料方可歸檔。離職/解雇交接單如有資產，需附“資產交接明細”并歸檔。檔案管理流程主流程工程注解責任人8、借閱人事副檔手續〔8.1〕7、歸檔流程結束6、人事副檔歸檔要求〔6.1〕5.11其它應歸檔的資料〔5.9.1〕8、借閱人事副檔手續〔8.1〕7、歸檔流程結束6、人事副檔歸檔要求〔6.1〕5.11其它應歸檔的資料〔5.9.1〕〔5.11.1〕其它應歸檔的資料：績效、薪酬檔案；人力資源部相關制度及流程存檔；檔案管理員應詳細審核人事副檔資料是否完整齊全，手續是否完備，歸檔材料應做到完整齊全、真實、文字清楚、對象明確。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應詳細審核人事副檔資料是否完整齊全，手續是否完備，歸檔材料應做到完整齊全、真實、文字清楚、對象明確。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事副檔的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的副檔，發現所缺材料，及時登記、補充。紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其粘貼在A4紙上；原件如為熱敏紙質