公司LOGO內/外部信息交流管理程序編號EnP-001版次A發行部門體系管理部生效日期20XX-05-08修訂履歷：版本修訂內容制訂審核批準批準日期A版新版發行20XX-05-08文件分發：會簽分發部門名稱份數會簽人會簽分發部門名稱份數會簽人□■生產部□■品質部□■PMC部□■行政部□■儲運部□■財務部□■業務部□■體系管理部□■采購部□■設計部編寫審核批準ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的：為了及時、準確的收集、傳遞及反饋有關能源的信息，作好信息的管理，特制定本程序。2.0適用范圍:適用于能源管理體系內部和外部信息的管理。3.0職責:3.1各部門負責對應相關方信息的收集3.2各部門負責工作范圍內信息的傳遞與溝通。3.3體系管理部負責統籌公司對內、對外相關信息的傳遞與處理；保存和管理相關的信息。3.4體系管理部負責緊急信息的處理4.0工作程序：4.1信息的分類4.1.1外部信息包括：a）能源局、發改委及認證機構等監測或檢查的結果及反饋的信息；b）標準類信息，如能源法律、法規、行業標準等；c）相關方（顧客、供方、計量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等；d）其它外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關改善能源使用等方面的信息。4.1.2內部信息包括：a）正常信息，如能源管理方針、管理目標、指標及完成情況、監視和測量記錄，內部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等；b）（潛在）不符合信息，如體系內審的不合格報告，糾正和預防措施處理單等；c）緊急信息，如出現重大能源事故等情況下的信息與記錄；d）其它內部信息（如員工的建議等）。4.2信息的收集、處理與溝通工具體系管理部每三個月做一次信息情況分類匯總，并上報管理者代表。信息可采用書面資料、記錄、公告欄、內部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊、互聯網等溝通的工具或方式予以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理1）品質部負責質量有關部門檢查結果信息收集，生產部負責能源部門監測、檢查結果及反饋信息的收集，并以《信息聯絡處理單》反饋到體系管理部。當監測、檢查結果出現不符合情況時，按照《糾正和預防措施控制程序》的要求進行處理。2）政策法規標準類的資料信息由體系管理部等部門負責收集、更新、整理，統一保存，詳見《文件控制程序》。體系管理部每年對公司執行的法律法規進行查新一次，確認現行有效，有變化時及時傳達到相關部門及相關方。3）采購部負責與供方等服務方進行信息溝通，對其提供的產品和服務質量施加影響；業務部負責與顧客的信息溝通，以滿足顧客和相關方各方面要求；體系管理部負責與公司上級主管部門、媒體等的溝通，了解相關的信息。對來自上述相關方投訴的處理詳見《糾正和預防措施控制程序》。當對方有要求時，應在一周內給予解決或答復；上述相關方反饋的其它信息，可由對應部門以《信息聯絡處理單》的形式傳遞給體系管理部組織處理。4）各部門直接從外部獲取的其它信息，在一周內以《信息聯絡處理單》反饋到體系管理部，由其負責分類、整理，根據需要傳遞到相關部門。4.2.2內部信息的收集與處理1）正常信息的處理：各部門依據相應文件的規定直接收集并傳遞日常正常信息；體系管理部按照相應程序文件的規定向有關部門傳遞能源管理方針、目標、指標及其完成情況、內部審核結果、更新的法律法規等信息。2）（潛在）不符合信息的處理詳見《糾正和預防措施控制程序》。3）緊急信息（如出現重大質量、環保事故時）由發現部門迅速傳遞給生產計劃部和體系管理部組織處理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。4）其它內部信息，提供者可以《信息聯絡處理單》反饋給體系管理部進行處理。4.3信息庫的建立和應用4.3.1體系管理部負責建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應適宜的環境分別存放，統一保存，并參照圖書分類的方式，進行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。4.3.2體系管理部根據合同評審、設計、采購、生產、檢驗等不同過程的需要，提供各部門所需信息相應的拷貝，各部門也可根據索引，在體系管理部調閱所需的信息，體系管理部負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析、尋找體系持續改進的機會。4.