工會公文根本標準及公文處理全省工會信息與理論研究培訓班講義省總辦公室周建平2021年5月27日.課程內容公文的根本標準公文處理方法.——公文的根本標準公文的組成和格式標準公文的一般寫法與標準幾種常用公文的根本寫法與標準.一、公文的組成和格式標準結構：文頭、主體、文尾要素：發文機關、秘密等級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等

.文頭局部公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積.××××文件×××〔2021〕1號簽發人：×××

特急機密★一年00001文頭文件名稱，由發文機關全稱或標準化簡稱后加文件兩字組成。發文字號左空一格，簽發人右空一格。序號不編虛位。只有上行文中的請示才需注明簽發人?！敖^密〞、“機密〞等秘密等級公文應當標明份數序號。緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急〞、“急〞.主體局部公文的主體，是公文最主要的局部，其格式包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等內容.××××文件×××〔2005〕1號

簽發人：張三

特急機密★一年00001公文標題，紅色反線下空2行，2號小標宋體字。主送機關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格?！痢痢痢琳埵尽痢痢痢粒?/p>

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.附件，在正文下空1行左空2字標識。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件〞。附件名稱前后要一致。成文日期右空4字，中文小寫。公文如有附注，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日〔發至××級〕.

加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色?！稹甬斢≌孪禄o文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

×××××.××××××××××××二○○三年二月五日

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

.當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識"此頁無正文"的方法解決?！痢痢痢痢痢！舶l至××級〕二○○三年二月五日聯合上報的公文，由主辦機關蓋??；聯合下發的公文，發文機關都應蓋印。.〔此頁無正文〕〔發至××級〕二○○三年二月五日此頁錯誤.文尾局部〔版記〕文尾局部包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期等局部的規定。.印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。公文應標主題詞，上行文按上級機關要求標注。×××××。〔發至××級〕二○一一年五月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××?！痢痢赁k公室2021年5月6日印發抄送機關左空1字，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。－2－.會議紀要格式××××會議紀要會議紀要不加蓋印章。其他要素與公文的一般格式相同。

.印刷要求A、公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡－80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%－90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5－9.5。B、公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙。C、雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應到達色譜所標BL100%，紅色油墨應到達色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。.××××文件×××〔2005〕1號

簽發人：王二小

特急機密★一年00001××××請示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××3號仿宋體字3號黑體字3號楷體字2號小標宋體字字體字號小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mm×15mm〔高×寬〕.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢?/p>

附件：1.×××××2.××××××二○一一年四月二十日〔發至××級〕3號仿宋體字.×××××。〔發至××級〕二○一一年五月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，××××××××××××××辦公室2021年5月6日印發－2－3號黑體字，詞目為3號小標宋體字，詞目之間空1字3號仿宋體字.公文〔包括各種材料〕的正文內標題序號一般分四級第一級：一、二、三、……第二級：〔一〕〔二〕〔三〕……第三級：1、2、3、……第四級：⑴⑵⑶…….公文〔包括各種材料〕的正文內標題字體標準：第一級為黑體：一、二、三、…第二級為楷體加粗：〔一〕〔二〕〔三〕…第三級為仿宋加粗：1、2、3、…第四級為仿宋：⑴⑵⑶….二、公文的一般寫法與標準公文寫作的根本要求*寫作目的明確無誤*符合黨的路線方針政策和國家法律法規*準確反映客觀情況，符合工作實際*符合寫作規律和文章體式*語言簡明樸實，數字、標點符合標準*遵循行文規那么.標題*發文機關+主題+文種：?中共中央關于面向21世紀加強和改進黨校工作的決定?*主題+文種：?關于認真貫徹執行中央和地方稅務機構征收征管分工有關規定的請示?*發文機關+文種：?中華人民共和國公報?*文種：?通知?、?通告?.主送機關：全稱、標準化簡稱、統稱正文*開頭：根據式－“根據〞、“按照〞、“遵照〞，增強權威性目的式—“為了貫徹〞、“為落實〞，直接交待行文目的，清楚簡潔原因式—把行文原因表述清楚.主體：主題單一、內容準確、語言簡潔樸實、論證符合邏輯*按事物開展的時間順序排列－會議紀要、通報、大事記*按事件構成要素的邏輯次序排列〔時間、地點、任務、過程、原因、結果〕－通報、報告、通知*按提出問題－分析問題－解決問題的事理層次為序排列.結尾：簡練、直接*對主題再作簡要概括或強調*強調行文目的或陳訴行文要求發文機關〔印章〕*一般情況*聯合發文的情況發文日期.注意：公文中的數字，除成文日期、局部結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。.三、幾種常用公文的根本寫法與標準通知與通報請示與報告、批復函、會議紀要決定、意見其它〔命令、指示、議案、公告、公報〕.通知通知是批轉下級組織、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、發布規章、傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項，以及任免和聘用干部時使用的文種。通知大多屬下行公文。

.通知的組成：標題：發文機關〔可省略〕+事由+文種〔通知〕上款：主送機關正文：要素－時間、地點、誰、事項等要求－其它要求的事項結尾語－特此通知〔可省略〕落款：發文機關時間〔中文全稱：二○一一年五月十日〕.通報通報是黨政機關和社會團體在一定范圍內告知所屬下級需要知道的事項的公文，是用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或溝通重要情況的一種文種。通報屬下行公文。.通報的組成標題：發文機關〔可省略〕+事由+文種〔通報〕上款：主送機關正文：特此通報〔可省略〕落款：發文機關時間〔中文全稱：二○○六年十月十日〕.報告報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

.請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。請示必須要有附注。.批復批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文。一個請示一個批復，不涉及請示以外的事項或問題。批復具有權威性、針對性和指示性等特點。1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。2、針對性。但凡批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在說明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的本卷須知。.函

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬機關之間行文，其中包括上級或下級機關。在適用的內容方面，除用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。.函分為公函、便函。公函用于機關單位正式的公務活動往來，屬于法定正式公文；便函那么用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。公函的寫作要求：1、要一函一事，切忌一函數事。2、要表達平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。.公函的寫作格式標題

一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為?關于**〔事由〕的函?；復函為?關于**〔答復事項〕的復函?。正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復〞，敬請大力支持為盼〞等。特定結尾語還有“特此函詢〞、“請即復函〞、“特此函告〞、“特此函復〞等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致〞、“敬禮〞。

.會議紀要會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議根本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知〞形式發出。.決定決定是各級黨政機關普遍使用的一種下行公文。它適用于對重要事項和重大行動做出安排。重要事項是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對社會產生巨大影響的行動。重要事項和重大行動是相對而言的，各級黨政機關、企事業單位經常使用決定，比方一些表彰、處分、機構編制、人事安排等事項都可用決定行文。

.意見意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。意見正文常見的格式同各類公文大體相同，包括開頭、主體和結尾三個局部。1．開頭局部一般簡要說明提出意見的目的、根據及背景；2．主體局部分條列項寫明工作意見，從總體目標和要求到具體措施和步驟，從各個角度、各個方面對有關工作如何進行提出指示性或建議性意見；3．結尾局部通常要就意見的實施作出說明。.調查報告

調查報告對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。調查報告的特點：*寫實性。在占有大量現實和歷史資料的根底上，用表達性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的根底。*針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。*邏輯性。調查報告不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物開展變化的原因，預測事物開展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。.調查報告的種類*情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位根本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。*典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。*問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。.

用語名稱作用常用特定用語1開端用語主要用于文章開頭，表示發語、引據為、為了、為著、查、接、頃接、根據、據、遵照、依照、按照、按、鑒于、關于、茲、茲定于、今、隨著、由于。2稱謂用語用于表示人稱或對單位的稱謂第一人稱：我、我單位、本人、本公司、我們、敝單位。第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。第三人稱：他、該公司、該項目。3遞送用語用于表示文、物遞送方向上行：報、呈。平行：送。下行：發、頒發、頒布、發布、印發、下達。4引敘用語用于復文引據悉、接、頃接、據、收悉。5擬辦用語用于審批、擬辦擬辦、責成、交辦、試辦、辦理、執行。6經辦用語用于表明進程經、業經、已經、茲經。公文常用特定用語簡表1.

用語名稱作用常用特定用語7過渡用語用于承上啟下鑒于、為此、對此、為使、對于、關于、如下。8期請用語用于表示期望請求上行：請、懇請、擬請、特請、報請。平行：請、擬請、特請、務請、如蒙、即請、切盼。下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。9結尾用語用于結尾表示收束上行：當否，請批示；可否，請指示；如無不當，請批轉；如無不妥，請批準；特此報告；以上報告，請批轉；以上報告，請審核。平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達；特此證明；尚望函復。下行：為要；為宜；為妥；希遵照執行；特此通知；此復；為……而努力；……現予公布。10謙敬用語用于表示謙敬承蒙惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批轉用語用于上級對下級來文的批轉處理批轉、轉發。12征詢用語用于征請、詢問對有關事項的意見、態度當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當、如無不妥、如果可行等。公文常用特定用語簡表2...選擇文種1、某機場就開展國際業務問題向上級行文2、某市公安局關于掃黃工作情況的匯報3、全國人大公布有關領導職務選舉結果4、某公司要求市煤氣公司安裝宿舍生活煤氣管道5、某校辦工廠要求工商局減免營業稅6、某單位向上級行文，要求增加專業技術人員1、請示2、報告3、公報4、函5、請示6、請示.錯誤分析1、全國人民代表大會常務委員會教師節的決定少關聯詞“關于〞2、關于對張××進行欺騙偽造病假條錯誤的通報內容重復啰嗦：關于張××偽造病假條錯誤的通報3、××市公安局關于表揚×××的通知文種使用錯誤，應用?關于表彰……的通報?.4、××縣政府辦公室關于批轉××市長在××會議上講話的通知不可用批轉，只能用印發〔上級才可用批轉〕5、×××公司關于招收退休退職職工子女就業，進行合理安排，確保社會穩定的通知啰嗦不簡潔：×××公司關于招收退休退職職工子女就業的通知6、×××總工會關于學習貫徹××會議精神情況的匯報帶文號的公文沒有匯報的文種，應改為報告.錯誤分析1、我們的請示已送去一個多月，你們為什么遲遲不予批復？口氣驕橫。改為：我單位請示已于×月×日報送你單位，至今尚未得到批復。

2、貴校府高庭闊，物實人濟，且具寬大為懷，救人之危的美德。以上區區小事，諒貴校不難解決。過于酸腐，不是現代書面用語。改為：貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。

.3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。過于口語化。改為：此款由你單位自行解決。4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室時間、地點要素模糊，使用不適當的修辭。改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室5、這項工作經過咱們大家的共同努力……過于口語化。改為：在全體同志的共同努力下…….