行政統籌管理的六項修練國際注冊管理咨詢師國家注冊高級管理參謀美國國際訓練協會銀章導師劉大海主講一、行政管理的業務特性1、企業行政生存的三度空間時機化生存—大膽果斷速度化生存——快速學習模式化階段——挑戰創新3年21年123企業行政的三度生存空間行政管理工作并不是千篇一律的，在不同生存模式的企業中從事行政管理工作自然就有很大差異。23%8%69%7年重新定義自己！2、統籌管理的六大難點希望有條不紊希望人盡其責希望令行禁止希望達成目標希望精兵強將希望配合默契６項職能６個愿望常常應接不暇常常推諉扯皮常常有令不行常常半途而廢常常殘兵敗將常常缺少理解６個現實3、從常規管理到教練式管理實施計劃檢查改善Plan-Do-Check-Action——以管理者為中心——從方案開始一般管理〞PDCA〞解析呈現選擇行動教練式管理工具“4D圈〞Depict–Detect-Design-Do——以管理對象為中心——從問題開始

我他4、成就優秀行政管理人員情商智商類型優秀5良好4一般3一般3領導公關作業研發沒有完美個人可塑完美團隊領導公關研發作業操作力思辨力感召力專注力績效=價值資源管理200%規劃400%執行100%5、行政管理問題綜合分析模型贏利模式流程制度市場定位團隊規劃運行管理業務方案營銷組織團隊建設崗位目標質量效率能力素質客戶滿意3.財務2.運營4.客戶1.員工規劃管理執行6、完成角色轉換經營范圍崗位——組織業績標準個人——團隊核心能力專業——用人工作方式努力——借力從業務精英到行政主管荀子：“君子生非異也，善假于物也〞職位能量能力能量802050502080一般優秀卓越2：裂變式：學習，實踐，反思……能力能量獲得模式1：累加式：學習，學習，學習……能量來源7、現代管理科學學習技巧不要用評判自然科學的方法來解讀社會科學的結論。知道我們不能控制什么比知道我們能控制什么更加重要。管理學領域傳統是用來尊重、挖掘、總結和創新的，不是用來“惡搞的〞，更沒有什么“橫空出世〞的創造。123術與道的平衡保持頂級優勢斷掉自己退路擺脫人際陷阱功績自動折舊企業也有性格8、職場必知的5條潛規星星還是那個星星，月亮還是那個月亮。為什么有人說明，有人說暗？廖總：這個張國恒，業務精通，踏實肯干、堪當重任。結論——很好馮總：這個張國恒，只會傻干，不會帶兵、難治重任。結論——很差。職場雙重規那么顯規那么潛規那么物盡其用--到位不越位人盡其力--用權不專權二、行政領導的管理要領辦公成本控制會議管理自身建設員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內容基于以上標準，行政管理工作質量七項監測指標：1、2、3、4、5、6、7、1、行政效勞的核心內容與特點2、行政管理工作系統圖解效勞包效勞包效勞包效勞包效勞包效勞包效勞包效勞包效勞包企業-部門讓渡價值部門-員工關系價值法務事務財務政務業務P46-353、行政工作滿意度之環隱性價值顯性價值滿意可接受可接受1、“夢與痛〞的挖掘2、建立領導滿意度模型3、過程中的非正式溝通4、給領導多個選擇滿意度=重合度隱性本錢顯性本錢超值滿意起動點如何讓工作做到事半功倍難點盲點突破點熱點薄弱點轉折點P46-444、“案例法〞沉淀成功經驗根據管理目的，導向性的提供相關事例，組織員工討論，得出多種啟示，提升解決實際問題能力的經驗管理方法。最終沉淀為企業的案例集。多解性具體性范例法案例法參與性示范性問題-成功經驗-討論-啟示問題-討論-員工的心得-啟示5、鼓勵創新行為、沉淀組織資源儲藏法量淘法流動法組合法平臺法當資源沒有被整合時，其價值并不比垃圾更高。——赫爾曼

群商——團隊的智商。6、行政團隊六步教練法3.培訓4.評校5.習慣6.創新領導教練約束激勵替代幫助控制前景領導就是教練,不善于教導，就不能領導.2.預熱1.測選薪資福利情感愉悅能力增值勞動成本情感成本員工滿意度=收益×感知度付出×感知度7、非物質鼓勵激活內在動力無形激勵有形化20304050601.認同法3.階梯法外動力成長激勵薪酬激勵內動力內動力2.反推法8、提升行政工作執行力三法事先：承諾法當責任被承諾時，執行力將會倍增莫拉蒂海灘實驗玩具商的策略具體承諾公開承諾雙向承諾事中：反響法事后：5C法當行為得到獎罰時，就會形成或改變習慣5C：分析construe輔導coach培訓conditioning鼓勵cheeron處分comedownupon45%——95%當結果被反響時，改善就會發生負面反響-10-20中性反響40-50正面反響50-809、競賽創造超常成績潛能定律:生命體都存在巨大的潛力，通過競賽，可以激發更快，更強，更高的欲望，持續不斷地刷新紀錄。——卡內基爐對爐人對人的競爭；可妒的第三者。競賽模式A.崗位競賽B.團隊競賽C.單項比賽D.全能競賽競賽原那么★倡導公平競爭★及時反響效果★追求多贏效果三、行政管理的統籌協調技能1、管理溝通成功圖解現實目標行為認同認知協調行為協調行為校正管理對象管理者差距所在管理溝通溝通九大癥結情況不明目標模糊責任錯位對象錯位拒絕溝通曲解誤解形式不當缺少反響不良干擾2、職場關系的四項準那么無論是哪一種溝通，都要遵循Kiss原那么：即言簡意賅。工作溝通要訣：

上行：理解為主下行：說服為先橫向：協調為上斜向：借權為用3、工作匯報的技巧234回憶領導意圖說明道理與方法給出數據或事例依據

分析回報與付出

14、如何做好橫向協調利害誘導式意念滲透式情境示范式緩沖說服式間接通道式快速細節式反轉說服式5、優化與上司關系8要訣1、勇于承認錯誤：特里法則2、成為上司與下屬之間的橋梁3、上司犯了錯誤時，不要做救世主4、出現了難以解決的矛盾時，來一次建設性的沖突5、主動開放自己的資源：互惠定律6、尊重資淺上司的權威7、清除點燃不信任之火的因素8、原諒上司的錯誤9、爭取下屬的信任與擁護6、優化與下屬關系8要訣1、勇于承認現實2、主動開啟自己的心扉：知己效應3、下級犯了錯誤時，要出面解難4、保持必要的距離5、尊重資深員工的經驗6、始終保持謙遜的態度7、不要把職場變成情場8、寬恕下屬的冒犯9、爭取上司的全力支持現實仗義溝通距離謙遜尊重職業借力肚量四、行政主管的業務技能1、辦公室管理的原那么舒適美觀和諧便利實用、方便環保健康氣派個性良好辦公環境五大標準安全環境顏色環境綠化環境設備環境光線環境空氣環境聲音環境辦公室布置的環境要求2、文檔管理與處理文檔的歸檔原那么：一、是在本企業活動中直接形成的；二、是在當前或一定時期內具有依據憑證作用的；三、是對企業具有長遠的歷史查考價值的。文檔的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區組卷5、按收發文機關組卷6、按作者組卷7、按結構組卷8、按工作階段組卷9、按專業組卷歸檔案卷內的根本排列方法：一、上級機關文件在前，本企業和下屬單位形成的文件后；二、來文和復文，復文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結論性文件在前，原始性、過程性文件在后。案例：開會還是不開會？＿1.如果你的團隊還沒有準備充分?＿2.為了處分團隊中某一個或某幾個成員?＿3.為了表揚團隊中某一個或某幾個成員?＿4.如果你并不需要從小組成員那里獲得信息?＿5.當你需要發布例行公告的時候?＿6.當你需要發布一個很重要的公告的時候?＿7.當你產生了一時沖動(并非是緊急情況)的時候?＿8.你知道存在問題,但是并不清楚是什么、誰可以解決的時候?＿9.當你想要大家獻計獻策的時候?＿10.如果會議的主題只和團隊中局部成員有關?＿11.如果要參與會議的主要成員不能夠出席?＿12.只是因為你經常開會?＿13.當你想要團隊成員接受一個新的觀點或者想法的時候?＿14.你想要促進團隊成員之間的了解和熟悉?＿15.你想讓大家覺得我們是在做事情?3、典型指揮方式：會議低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能會議價值＝會議收益會議本錢人力本錢物料本錢時機本錢情感收益認識收益任務收益應當開什么樣會議？如何提升會議價值？4、會議弊端與防治參加人員過多會議目的不明確簡單問題復雜化議題討論失控會議問題控制會議規模簡化會議程序縮短會議時間提升會議水準會議控制會議的蘇格拉底法5、食堂外包招標流程共收到31人的報名資料第一階段:招標與資質審查第二階段:擬訂合同與雙方協商第三階段:現場答辯與費用投標對31名報名者資料審查第一次篩選對7名入選者進行咨詢答辯調查,第三次篩選擬訂文件資料向入選者公布資料.對各食堂綜合狀況進行現場介紹,雙方協商修訂相關文件現場答辯評分費用投標與議標第四階段:簽訂承包合約發布招標廣告接受報名對15名入選者進行社會調查和經營場所觀察,第二次篩選從中選取15人包括:合同草案.監管條例草案和人員安置政策用一星期讓入選者了解各食堂狀況和文件內容,然后進行下一階段投標工作由評審小組分別就入選者的資歷管理構想.人員安置.衛生措施.采購渠道.服務設想等多方面進行提問選取了資質最好的7人參加投標入選者分別對各食堂套餐單價進行投標,評審小組綜合答辯得分與投標得分議標,確定中標者.6、辦公室搬家管理搬家公司選定各部門時間安排部門負責人與行政部負責人總協調人紙箱，膠帶，白板筆封箱記錄與物件標明紙箱運抵安排電話跳線搬家車輛清點甲地啟運通知，乙地人員就位7、與寫字樓的物業關系租金的及時給付水，暖，氣，電費用的審核投訴效勞時的分寸空調的額外使用裝修改造時的流程業主方的刁難施工時現狀的改變各類線路，管道的改變原樓宇的圖紙借用業主推薦的施工隊修復原狀原那么8、員工的緊急避難演習與政府的消防局聯系公司緊急疏散圖員工的日常教育地震演習訓練化學品泄漏演習訓練火災演習訓練滅火器材置放滅火器材定期檢查制度工廠鋼梁的放火涂層檢查火警預警系統的檢查制度各個緊急疏散口管理五、行政接待與對外關系1、行政突發事件的處理80%預防20%救急快速反響不要拖延杜絕借口全力補救一點投訴全線改進中國企業行政精英網調查：員工投訴的首要原因不是效勞水平低而是態度冷漠。及時法則80/20法則補償法則遷善法則不滿=關注2、三種關系與三項原那么一、處理好效勞與監督的關系二、處理好保證工作與厲行節約、需要與可能的關系三、處理好企業與員工之間的關系一、合理原那么：行政經費管理要合理安排資金、及時供給、保證部門需要。二、節約原那么：減少純消耗性支出，以降低行政管理本錢。三、監督原那么：對經費活動的合法性、合理性和有效性進行監督。3、運用“觸點原理〞控制行政本錢542316后臺管理前臺服務客戶A客戶B非常滿意非常不滿依流程確定必要的觸點將“白金〞置于觸點盡量縮短觸點讓觸點成為亮點工作觸點：客戶與管理系統的任何一點接觸并形成工作印象的時段。北歐航空總裁簡·卡爾森：1000萬個乘客每一位接觸到5位員工，每一次僅為15秒。北歐形象源于每年5000萬次的接觸。〞4、職業形象塑造物態形象服飾舉止工具表情拒絕庸俗職業風范切勿夸張排除干擾六、行政管理者的職業規劃成功是這樣煉成的：31歲，經商失敗32歲，競選議員失敗35歲，經歷戀人死亡打擊36歲，神經受損傷43歲，競選議員失敗48歲，競選議員失敗55歲，競選參議員失敗56歲，競選副總統失敗58歲，競選參議員失敗60歲，…………1、選擇慎重，追求執著

成長是一個連續過程，放棄意味著前功盡棄競賽者崇尚力量與速度，成功者將時間作為改變的酵母成長快樂穩定薪酬2、為明天時刻準備著心態歸零適量儲備安全驗證集成優勢學習四要領世上沒有垃圾，只有無序的知識知識集合=力量3、刷新昨天的記錄在一個不斷進步的組織里，業績的折舊遠比固定資產要快。恐