檔案管理制度為規范公司檔案管理工作并確保檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制訂本制度。1檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、技術檔案、混氣車間運行檔案、維修站巡檢及檢修統計檔案外、開發配套組檔案、顧客服務部檔案、財務檔案，根據公司的需要規定不同的檔案歸屬不同部門保管，為使公司檔案管理規范化、科學化、系統化，特制訂本制度。2檔案的管理規定檔案管理人員應定時檢查檔案保管狀況，做好統計，發現破損和筆跡含糊應及時修補復制；對各類檔案的移出、銷毀應分別建立登記，編制目錄，及時統計。3檔案管理分工3.1行政檔案：由公司經理辦公室歸口管理。行政檔案的歸檔范疇：3.1.1公司經營管理活動中所涉及的合同、章程、合同、意向書、備忘錄、驗資報告、資產評定報告等規范性文獻；3.1.2公司重要的人事任命、委派文獻；3.1.3股東會、董事會文獻；3.1.4公司在經營活動中所產生的重要性文獻，涉及：重要的來往公文、工作計劃、狀況報告等；3.1.5成立公司所產生的可研報告、項目建議書、營業執照、資質證書、稅務證、許可證等；3.1.6對可研報告的批復，對合同、章程及修改狀況的批復；3.1.7政府頒發的有關燃氣價格方面的文獻（價風格節、制訂等）；3.1.8有關燃氣購置及銷售方面的合同、合同文獻；3.1.9在經營中產生的貸款、抵押、擔保合同等文獻資料；3.1.10管理制度、燃氣安全規范、服務條例及規范等文獻；3.1.11公司在經營活動中涉及的財產、責任等各類保險單及招標書；3.1.12公司經營所需的房屋產權證、土地全部證、租賃合同等；3.1.13公司申請的有關知識產權方面的文獻資料；3.1.14公司股權變更所涉及的決策、批復、合同（合同）及新的執3.1.15公司在生產管理經營活動中獲得的重大榮譽等；3.1.16其它需歸檔的文獻資料。3.2人事檔案：由經理辦公室歸口保管。人事檔案的歸檔范疇：3.2.13.2.2自傳和屬于自傳性質的材料。3.2.3考察、考核職工工作中形成的有關材料：民主評議的綜合材料、組織審定的考察材料、定時考核材料、年度考核記錄表、鑒定材料等材料。3.2.4國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生（學員）記錄表、考生記錄表、學習成績表、畢業生記錄表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績記錄表、學習鑒定、學員思想小結（結業）、博士后研究人員工作期滿記錄表等材料。3.2.5評審（考試）專業技術職稱（資格）和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料：專業技術職務任職資格評審表、專業技術資格考試成績合格記錄表、評審高級專業技術職務人員狀況簡表、業務自傳、評審專業技術職務任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表、套改和晉升專業技術職務審批表等材料。3.2.6發明發明、科研成果鑒定材料、多個著作、譯著和在重要刊物上發表的獲獎論文或有重大影響的論文等目錄。3.2.7更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料：個人申請、組織審查報告及所根據的證明材料、上級批復等材料。3.2.8黨、團組織建設工作中形成的有關材料。3.2.9表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模范、先進工作者、有突出奉獻優秀專家、國家科技獎（含國家發明獎、自然科學獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批（呈報）表、先進事跡材料、先進事跡記錄表、立功、受勛、嘉獎、通報表彰等以及在其它工作中形成的表彰材料。3.2.10紀律檢查、監察、法院和行政管理部門工作中形成的有關材料：處分決定、免予處分的意見、上級批復、核算（調查）報告、本人檢查、交待、對處分決定的意見、撤銷處分的有關材料、通報批評材料、法院判決書、復查甄別報告、決定（結論）、上級批復、離婚材料等。3.2.11干部任免、調動、軍隊干部專業安置等工作中形成的有關材料：干部任免審批表（涉及所附的考察、體現狀況材料）、干部調動鑒定、組織審定的體現狀況材料、考察材料、公務員過渡記錄表、軍隊轉業干部審批表、授予（晉升）軍（警）銜審批表、轉業鑒定、定級定工資材料、退（離）休審批表等材料。3.2.12健康檢查和解決工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表、工傷致殘診療書、擬定致殘等級的有關材料、新錄用干部體檢表和畢業生分派工作體檢表等材料。3.2.13辦理喪事形成的有關材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告、非正常死亡的調查報告及遺書。3.2.14其它有參考價值的材料。3.3財務檔案：由公司財務部歸口管理。財務檔案的歸檔范疇：3.3.1公司申請銀行開戶的董事會同意文獻；3.3.2財務會計報告；3.3.3會計政策變更批復文獻；3.3.4向金融機構借款的合同合同及資金拆借合同；3.3.5重大資產處置時訂立的合同及董事會決策；3.3.6本地稅務機關稅收優惠政策的批文；3.3.7其它需要歸檔的材料。3.4技術檔案：由公司工程部歸口管理。技術檔案的歸檔范疇：3.4.1廠區基礎設施圖紙；3.4.2廠區生產性設備檢查報告；3.4.3竣工工程圖紙、資料；3.4.4竣工驗收資料；3.4.5各項工程審批手續；3.4.6生產設備的使用闡明書及有關合格證明；3.4.7管網施工預算、設計闡明；3.4.8勘察報告、可行性報告。技術檔案按年限，每年年度終了與經理辦公室辦理移交手續。3.5開發配套檔案：由公司經理辦公室歸口管理。開發配套檔案歸檔范疇：3.5.1公司與顧客訂立的管道用氣合同；3.5.3在管道開發過程中形成的文獻資料。3.6混氣車間工作表單：由公司混氣車間歸口管理。混氣運行檔案歸檔范疇：3.6.1混氣設備運行統計；3.6.2罐區巡檢統計；3.6.3鍋爐房巡視統計；3.6.4購氣檢斤統計；3.6.5天然氣使用氣量統計；3.6.6混氣車間交接班統計。混氣車間工作表單應于每月2日前將上月工作表單進行整頓、裝訂成冊，交由經理辦公室存檔。3.7維修站工作表單：由公司維修站歸口管理。巡檢及檢修檔案歸檔范疇：3.7.1維修站（服務）工作單；3.7.2開栓點火業務記錄表；3.7.3巡線員工作日報；3.7.4客戶服務熱線紀錄。維修站工作表單，應于每月2日前將上月表單進行整頓，裝訂成冊交由經理辦公室存檔。4立卷歸檔規定4.1公司各部門檔案管理人員應即時做好檔案歸檔分類保管工作.4.2各部門應及時向經理辦公室移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各部門必須嚴格恪守歸檔制度，不得無端延期或不交應歸檔的文獻材料。4.3各部門向經理辦公室移交檔案時，要嚴格推行移交手續，按文獻材料分類造冊，隨移交檔案提供兩聯清單，注明移交人、監交人，各留存一聯清單備查。4.4歸檔案卷的總規定是：遵照文獻材料的形成規律和特點，保持文獻之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和運用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文獻材料種類、份數以及每份文獻的頁數均應齊全完整。（2）在歸檔的文獻材料中，應將每份文獻的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文獻與原件、多個文字形成的同一文獻立在一起，不得分開；文獻應全在一立卷。（3）卷內文獻材料應區別不同狀況進行排列，密不可分的文獻材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文獻材料應按排列次序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文獻材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文獻目錄，對文獻材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文獻材料要考證清晰，填入有關項內；卷內文獻目錄放在卷目。（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。5檔案保管期限5.1文書檔案的保管期限定為永久、長久和短期三種。長久為十六至五十年左右，短期為十五年下列，三年以上。5.2擬定公司檔案保管期限的原則（1）但凡反映公司重要職能活動和基本歷史面貌的，對我司有久遠運用價值的檔案，列為永久保管。（2）但凡反映公司普通活動，在較長久時間內對公司工作有查考運用價值的文獻材料，列為長久保管。（3）但凡在較短時間內對公司有參考價值的文獻材料，列為短期保管。6檔案保密級別6.1檔案分普通檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人建議，經理辦公室負責人核定密級。6.2有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任及主管領導同意。6.3有密級檔案只限歸檔人使用，其別人員使用需經辦公室主任及主管領導同意。6.4對已到保密期限的檔案要請有關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作普通檔案管理，及時提供運用。7檔案的借閱7.1各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導同意，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。7.2公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任同意。7.3借閱檔案必須嚴格推行登記手續，償還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。7.4借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊狀況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任同意。7.5有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任及主管領導同意。7.6借閱的檔案用完后，應及時償還，借用時間普通不得超出十天。7.7借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。7.8凡借閱的檔案、文獻一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。8電腦檔案的管理8.1全部員工使用的電腦必須指定專門的區域寄存公司有關的文獻、資料，在指定寄存區域里設定工作人員專用文獻夾，使用電腦工作人員將各類文獻、資料在該文獻夾中設定子文獻夾分類寄存。8.2各部門負責人即為電腦檔案管理負責人。9檔案的鑒定與銷毀9.1經理辦公室定時對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。9.2檔案鑒定工作由經理辦公室主任主持，有關部門參加，構成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。9.3檔案材料鑒定小組審定，并經總經理同意后，方可銷毀。9.4銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。10罰則10.1凡違反本制度，無端延期或不交應歸檔的文獻材料的，一經發現，限期上交，經催交仍遲延不交的，予以公司內部通報批評并處以50—100元罰款。10.2公司員工違反本制度第7.4款，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任同意轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體狀況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視狀況嚴重程度追究其法律責任。10.3公司員工凡違反本制度7.6款，不按借閱期限償還的，限期償還并責令其當事人寫出書面檢查。10.4公司員工凡違反本制度7.7款，