溫州市統計局檔案管理方法第一章總則第一條為實現我局檔案管理制度化、規范化、原則化，提高檔案當代化管理水平和服務水平，以適應統計改革和發展的需要。根據《檔案法》、《統計法》和國家、省、市檔案局有關機關檔案業務建設規范的規定，結合我局的實際，制訂本制度。第二條局機關的檔案，是指局、隊過去和現在的從事統計管理、調查、分析和研究，及對本級和全市實施行政、業務管理等活動直接形成的對黨和政府、社會各界和局、隊有保存價值的多個文字、圖表、聲像等不同形式的歷史統計。第三條檔案是國家的貴重財富，各部門每個工作人員都有提供、保護我局檔案的職責和義務，應維護檔案的完整和安全，自覺恪守本制度。檔案屬國家財產，任何人不得據為已有。人事檔案管理方法另行制訂。第四條各部門應加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作列入本部門的年度工作計劃，并貫徹到人，督促有關人員做好檔案收集、整頓工作。第五條我局機關檔案工作由局重要領導分管，辦公室主任具體負責，設綜合檔案室并配備專人管理。第六條我局的全部材料（干部檔案除外）均由綜合檔案室集中統一管理，任何處室和個人不得私自保存應當歸檔的文獻材料。第七條綜合檔案室任務（一）統一管理本單位多個門類和載體的檔案資料，確保檔案完整與安全。（二）對本單位各處室形成的文書（含收文、發文薄）、統計和會計等文獻材料的收集、整頓、立卷和歸檔工作進行指導和監督。檔案員還應及時收集：重要的群眾來信及回復，人大、政協會議的提案、建議及回復，在報刊上以統計局名義公布的公報、公示、布告，以及榮譽材料、統計年鑒、資料匯編、聲像材料、大型普查資料匯編等。（三）制訂本單位檔案工作計劃、檔案管理各項制度以及檔案人員崗位責任制，并按規定對失去保存價值的檔案進行鑒定、銷毀。（四）編制多個檢索工具，編寫檔案編研材料，做好日常查檔接待工作，不停提高檔案運用價值，充足發揮檔案作用。（五）認真做好檔案登記、統計工作，及時、精確向檔案行政管理部門報送檔案統計資料。（六）加強檔案庫房管理，采用多個保管方法，做好“八防三無”工作。（七）按規定定時向市檔案館移交檔案。第二章立卷第八條本單位文書解決部門和業務部門對上年度辦理完畢的含有保存價值的文獻材料，應及時收集、整頓、組卷并向綜合檔案室推行歸檔手續，任何部門、個人不得據為已有。第九條立卷要遵照文獻材料的形成規律和特點，保持文獻之間的有機聯系，分辨不同價值，便于保管和運用。第十條立卷的文獻材料要按照規范化規定，做到書寫工整、筆跡清晰、格式統一、圖象清晰，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不耐久筆跡材料。第十一條立卷的文獻材料應齊全完整，能精確、真實地反映本單位工作活動。第三章檔案分類、整頓和保管第十二條凡反映我局機關重要工作活動中含有查考運用價值的多個文字、圖表、聲像等載體的歷史統計，編輯出版的資料刊物等都應按不同保管期限分門別類地進行歸檔。第十三條我局檔案分文書檔案、統計檔案、會計檔案、科技檔案和特種載體檔案五大門類。（一）文書檔案按《國家檔案法》和《國家行政機關公文解決方法》，立卷整頓歸檔。按年度、問題、保管期限分類。（二）統計檔案準時間、保管期限、問題分處室立卷。統計檔案分二大類九屬類。大類為：統計報表類、統計資料匯編類。九屬類按統計專業處室劃為：（1）綜合平衡；（2）農村；（3）工業和交通郵電業；（4）物資（能源）；（5）固定資產投資和建筑業；（6）貿易（商業）；（7）勞開工資；（8）科技；（9）社會（三）會計檔案由會計室人員負責，按會計檔案歸檔規定整頓立卷、裝訂，當年的會計檔案由會計部門保管。歸檔范疇涉及：各類會計報表、各類帳薄、各類憑證等。（四）科技檔案涉及基建檔案和設備檔案。基建檔案涉及我局有關基建工程的申請、有關部門的批復，基建任務計劃書、合同書、勘察設計基礎材料、設計圖、竣工圖、驗收證明及工程造價預決算等。設備檔案指價值面額在5000元以上的固定資產檔案，它是指辦公設備或工具的使用闡明書、產品合格證和保修單等。科技檔案在材料形成一種月內交于綜合檔案室。（五）特種載體檔案涉及照片、錄音、錄像、軟盤、光盤和獎杯、獎狀、錦旗等榮譽材料。（六）但凡反映我局重要統計活動的、有運用價值的聲像檔案應歸檔。聲像檔案歸檔必須加注文字闡明，規定文字簡潔、通順。錄音、錄像的文字闡明按內容、時間、地點、重要人物、拍攝者等要素。普通以錄音、錄像帶和自然盒為單位編寫。照片的文字闡明涉及事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，普通以照片的自然張為單位編寫，底片和照片的影像必須相符，也應歸檔。（七）榮譽檔案是指我局在工作中直接形成的，有保存價值的獎狀、獎牌、獎章、獎杯、獎旗、證書等特殊載體的統計，歸檔的榮譽材料必須是原件。歸檔的范疇：市委、市委辦公室、市政府、市政府辦公室、國家統計局、省統計局頒發的，以及統計科研、經濟研究等方面榮獲市級以上獎勵材料。（八）電子檔案是指各專業上報省統計局年報、季報、月報，各縣（市區）及有關部門上報我局的年度匯總電子數據，以及多個普查、專項調查、抽樣調查中形成的電子數據和文書檔案解決中形成的電子檔案。電子檔案由各科室按電子檔案的歸檔管理規定移交。（電子檔案歸檔管理規定另行制訂）。第十四條檔案的保管期限分為永久、長久、短期三種。長久為十六年至五十年，短期為十五年下列。但凡反映本機關重要職能活動，對本機關、地方建設和歷史研究有長久使用價值的檔案列為永久保管。但凡反映本機關普通工作活動，在較長時間內對本機關有查考使用價值的列為長久保管。但凡較短時間內對本機關有參考價值的列為短期保管。第十五條根據我局、省、市檔案局有關規定，我局統計會計檔案實施部門立卷，在規定時間內向局檔案室移交，實施集中管理。第十六條重要文獻實施兩套制。在歸檔的文獻材料中，應將每份文獻的正件和附件、印件與定稿，請示與批復，轉發文獻與原件，分別放在一起，不得分開。卷內文獻按內容、時間排列；密不可分的文獻材料應依序排列，即批復在前請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十七條卷內文獻材料，按照文獻材料的內容和作用及形成的規律、特點，保持文獻之間的有機聯系，區別不同價值精確地劃定保管期。第十八條卷內文獻材料應按排列次序，依次編頁號。頁號應當統一編在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角；圖表和聲像材料等也應在裝具上逐件編號。第十九條每卷案卷必須逐件打印卷內文獻目錄，對的填寫，卷內目錄必須按統一格式文書檔案以件為單位填寫歸檔文獻目的。第二十條有關卷內文獻的狀況闡明，都應填寫在備考表內，若無狀況闡明每卷也應填寫立卷人、檢查人的姓名和時間以示負責。第二十一條案卷封皮應逐項按規定填寫清晰，案卷題名要簡要、確切地反映卷內文獻材料內容，普通涉及責任者、內容、文種等，并用毛筆或鋼筆（黑墨水）書寫，筆跡工整，清晰。文書檔案按歸檔文獻目錄封面內容填寫：涉及全宗名稱、年度、保管期限機構（問題）等。第二十二條檔案以卷、冊、盒三種形式為保管單位，文書、統計檔案分別按年代、問題（表種）保管期限次序排列。第二十三條辦公室要定時檢查、研究檔案工作，及時添置必要的檔案設備，不停改善檔案寄存條件。檔案庫房內嚴禁煙火，做好“八防三無”，即防水、防盜、防塵、防蟲、防火、防潮、防鼠、防強光；無蟲蛀、無霉變、無差錯。第二十四條庫房內箱柜做到排架整潔、不堆放與檔案無關的物品，并保持好庫房內整潔、衛生。第二十五條非檔案室人員，未經檔案人員允許，不得私自進入檔案庫房。第二十六條庫內檔案箱應按不同保管期限分別排放有序，做到整潔美觀，查找方便，調閱后的案卷要及時放回原處。第四章檔案的移交、鑒定和銷毀第二十七條檔案工作人員因事長時間外出或調離工作崗位，須經領導同意，并貫徹好接替人員，辦好移交手續。同時妥善保管好檔案室鎖匙。第二十八條檔案實施定時移交。局檔案室向市檔案館移交檔案，普通以二十年左右移交一次。第二十九條各處室向局檔案室移交統計檔案、會計檔案，應在第二年六月底前按歸檔要規定整頓立卷，保管期限是長久的統計檔案、會計檔案在業務處室保存一年，一年后移交本單位綜合檔案室。榮譽檔案在第二年與統計文書一起移交。第三十條特種載體檔案。在活動結束后一周內，由負責攝、錄的人員將照片、底片、音帶、膠帶、實物及文字闡明整頓移交綜合檔案室。第三十一條移交的檔案必須是收集齊全、組卷對的。整頓有序、裝訂結實、書寫規范的檔案。移交時應隨附清冊一式兩份，交接雙方留存。第三十二條定時對到期檔案進行鑒定，經鑒定確無運用價值的檔案，作銷毀解決。成立局檔案鑒定小組，負責全局檔案鑒定和銷毀，編制鑒定報告及銷毀清冊。第三十三條需銷毀的檔案，由檔案室提出建議，編寫銷毀清冊，由鑒定小組審查同意后，指派兩人以上負責監銷。監銷人員在銷毀檔案前，應認真核對銷毀清冊的內容與需銷毀的檔案與否一致。銷毀后，在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊由局綜合檔案室歸全宗卷。第五章檔案的查閱與開發運用第三十四條我局各部門、單位工作人員查閱（復印）與其業務有關的沒有密級的檔案可向檔案室直接借閱（復印），辦理借閱手續，用后及時償還；查閱（復印）有密級的檔案，須由辦公室主任同意，辦理登記手續，并只能在檔案室查閱，復印檔案要注明復印份數、使用范疇。第三十五條查閱黨組會議統計須經局黨組書記同意，并只能在檔案室查閱。查閱會計檔案必須經局領導或辦公室主任同意，方可查閱。外單位人員借閱檔案，應憑介紹信，經辦公室主任同意，辦理登記手續后查閱，一律不外借。第三十六條借閱人員要愛惜檔案，注意安全和保存，不得在案卷上劃圈劃線條、做記號、不得抽拆、損壞和轉借給無關人員翻閱，不得將檔案帶離我局辦公場合。第三十七條檔案室工作人員要嚴格按規定借閱檔案，熱情耐心，搞好服務。要及時催收外借檔案。要做好檔案運用狀況的登記、統計工作。第三十八條綜合檔案室通過多個方式和途徑，科學地編制多個檢索工具和編研資料，主動主動地開展檔案運用工作，為本單位各項工作提供服務，并加強運用效果反饋意見的收集、登記和宣傳工作。第六章檔案的保密和責任第三十九條有下列行為之一的，對直接負責人員和有關人員予以通報批評或依法予以行政處分；構成犯罪的，由有關部門依法追究刑事責任；（一）損毀、丟失檔案的；（二）私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家全部的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈予給外國人的；（五）故意不按規定歸檔或者不按期移交檔案的；（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采用方法，造成檔案損失的；（七）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；（八）在檔案使用、保管過程中泄密的。第四十條各部門、單位的會計檔案，各調查隊的文書檔案，每年上六個月由局辦公室牽頭，組織有關對各部門、單位自行管理的會計、文書檔案進行檢查，檢查狀況進行通報。各部門、單位保管的與檔案內容相似的資料保管、使用，根據我局資料管理的保管、使用。第四十一條本方法從發文之日起施行，由辦公室負責詳釋。溫州市統計局文獻材料立卷歸檔制度為了把我局在工作中形成的含有運用、保存價值的文獻材料較好地保存下來，便于保管、保密和運用，根據《檔案法》、《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》等有關規定，結合我局的實際狀況，對我局文獻材料的立卷歸檔特作以下規定：一、歸檔范疇：1、凡我局在政治、經濟、科學、技術等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的多個文獻資料、圖表、聲像、盤片材料等（簡稱文獻材料）。均屬于立卷歸檔的范疇。2、各類歸檔文獻范疇①上級機關的文獻。重要指上級機關發來的需要貫徹執行的文獻。涉及上級領導針對本機關的講話批示；上級機關轉發本機關的文獻。②我局文獻。反映本機關重要活動和基本歷史面貌，有運用價值的文獻。涉及：本機關制訂的統計法規文獻，解決重要問題形成的文獻材料；我局召開全區性會議的文獻；各類請示、報告，工作計劃和總結；機構設立變動干部任免，人事解決，表彰的市級以上先進單位及個人，統計報表制度，調查方案等。③同級機關和非附屬單位的文獻。非本機關業務，但需要執行的法規性文獻，有關業務機關檢查本單位工作形成的文獻及機關間互相聯系，協商工作形成的重要往來文獻。二、不歸檔范疇：1、上級機關普發供參閱的文獻，征求意見未定稿的文獻。2、我局文獻，重復的無查考運用價值的，臨時性文獻，普通文獻的歷次修改稿，未生效的文獻。3、與我局業務無關的文獻，不需辦理的文獻和狀況反映等。三、歸檔規定：1、立卷歸檔要堅持“少而全”、“全而精”的原則，從收集齊全的文獻材料中剔除不需立卷的文獻材料，應歸檔的文獻材料種類（如請示與批復等）、份數以及每份文獻的頁數均應收集齊全。2、歸檔的文獻材料應遵照文獻材料的形成規律和特點，保持文獻之間的親密聯系，分辨不同價值，便于保管、查找、運用、鑒定。3、歸檔文獻應齊全完整，已破損的文獻應予修整，筆跡含糊或易退變的文獻應予復制。整頓歸檔文獻所使用的書寫材料，紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。4、立好卷的案卷，應按不同門類、載體和不同保管期限分別進行排列，案卷排列為前后要保持一致，不要任意改動；按案卷排列次序編制案卷號，以固定案卷位置。5、有關卷內文獻材料的狀況闡明，應逐項填寫在備考表內，備考表各欄均要按規定填寫清晰，備考表應置卷尾。6、立卷歸檔工作由我局綜合檔案室負責，各處室應擬定一位同志負責文獻材料的收集、保管，協助做好立卷工作。三、歸檔時間：我局的文獻材料必須一年歸檔一次，不得有積存另散文獻材料。在第二年一、二月份前將上年需歸檔的文獻材料收集齊全，三月份開始整頓、立卷，六月底前將立好卷的全部檔案移交我局檔案室，移交時要辦理好交接手續。具體規定以下：文獻在第二年6月前歸檔；會議文獻、重大活動結束后1個月內歸檔；統計檔案第二年上六個月內可歸檔；會計檔案在財務室保存一年后歸檔；設備檔案開箱后1個月內歸檔；基建檔案在項目竣工之后起3個月內歸檔；特種載體檔案隨時形成隨時歸檔；凡合同、合同含有法律效用的文獻生效之日起能夠歸檔；凡涉及重大機密、特殊意義的文獻材料隨時形成、隨時歸檔。四、立卷環節：1、按歸檔范疇把應歸檔的文獻材料收集齊全。2、取出重份和不需要歸檔的文獻材料，分辨保管期限。3、歸檔文獻能夠采用年度—問題—保管期限進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。4、進行卷內文獻材料整頓，去除金屬物，對破損的文獻材料進行裱糊，筆跡不符規定的應復制，并與原件一并立卷。5、歸檔文獻目錄應裝訂成冊并編制時間。歸檔文獻目錄封面能夠視需要設立全宗目錄、年度、保管期限、機構（問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時使用全稱或規范化簡稱。五、歸檔質量規定1、歸檔材料規定完整、齊全、成套。底稿（定稿）與正本、請示與批復（批復在前、請示在后）成套歸檔、一項工作、一次會議、一種課題、一種項目成套歸檔。2、凡有錄音、錄象、照片的文字材料要與各載體的檔案一并歸檔。計算機軟盤根據有關規定要復制一份文字材料一并歸檔。3、歸檔材料內容真實、可靠、保持原始性。紙張質量和規格符合規范規定，筆跡材料含有耐久性，杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色筆和純墨水筆書寫的材料歸檔。4、歸檔文獻材料必須通過系統整頓、遵照文獻材料形成的規律和特點，保持文獻材料之間的有機聯系，通過鑒定，劃分保管期限，便于保管和運用。檔案管理工作制度第一條根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》的規定，為加強我局機關檔案的科學管理，更加好地為機關工作服務，特制訂本制度。第二條我局機關檔案工作，是局機關工作的構成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護我局機關和我市統計事業歷史真實面貌的一項重要工作。我局各處室都要重視檔案工作。第三條我局機關在工作活動中形成的文書、統計、會計等全部檔案，均由局綜合檔案室集中統一管理。第四條局綜合檔案室的基本任務是：（一）對我局機關各處室形成的文書（含收文、發文薄）、統計和會計等文獻材料的收集：重要的群眾來信及回復，人大政協會議的提案、建議及回復，在報刊上以統計局名義公布的公示、布告等，榮譽材料、統計年鑒、資料匯編、聲像材料、大型普查資料匯編等。（二）負責管理我局機關的文書、統計和會計等全部檔案，主動提供運用，為機關各項工作服務。（三）按規定定時向市檔案館移交檔案第五條我局綜合檔案室在局長的直接領導下，由辦公室指定人員兼職管理。檔案業務工作受市檔案局和省統計局檔案業務管理部門的指導、監督和檢查。第六條我局機關各處室形成的文獻材料、統計資料、財務資料應根據我局文獻立卷歸檔制度規定的規定，做好收集、整頓和立卷工作，定時向局綜合檔案室移交。即文書檔案在辦公室保存一年后移交，專業檔案在各專業處保存二年后移交。但專業檔案中的定時統計報表的匯總表和基層表、普通的一次性調查基層表，由各專業處自行作短期保管；人事檔案由有關人員自行歸檔，永久保管，工作變動時做好移交。另外，黨組會議統計本和局長辦公會議、局務會議統計本，亦應交檔案室統一保管。第七條我局綜合檔案室制訂檔案運用制度。既要主動主動地開展檔案的運用工作，提高得用效果，又要根據檔案的機密程度，規定不同的審批手續。第八條我局機關各處室必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛規定，建立檔案保密安全制度，確保檔案和檔案機密的安全。第九條局綜合檔案室要對檔案的收進、移出、保管、運用等狀況進行登記統計。暫由有關處室保管的檔案，也應對運用狀況進行統計，定時由綜合檔案室匯總，按規定向市檔案局報送檔案工作基本狀況統計表。第十條局機關對檔案的管理、運用成績明顯的部門或個人，應予以表彰和獎勵。檔案鑒定、銷毀制度一、成立局檔案鑒定小組，負責全局檔案鑒定領導和組織實施工作，任何部門和個人不得私自對檔案進行鑒定。二、檔案的鑒定根據《檔案法》、檔案行政管理部門前關規定及本單位《檔案保管期限表》，逐卷或逐件進行。三、鑒定辦法：以鑒定人員對每卷檔案進行實步審視，寫出鑒定意見，然后送鑒定小組復審鑒定。四、需銷毀的檔案，由檔案室提出建議，編寫銷毀清冊，由檔案鑒定小組寫出書面報告后，經分管領導同意并報主管單位備案后方可執行。五、監銷人員在銷毀檔案前，認真核對銷毀清冊的內容與需銷毀的檔案與否一致。銷毀后，在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊由局綜合檔案室歸全宗卷。六、如違反以上規定，將視情節輕重，予以經濟或行政處分。檔案借閱制度為充足發揮檔案的作用，確保檔案現有效的提供運用，又使檔案不損壞、不丟失，特制訂本制度。一、檔案材料普通只準在閱覽室內借閱，未經同意不得外借。二、凡借閱檔案，須填寫“檔案借閱登記單”。復印檔案須有關領導同意。三、外單位借閱檔案要持介紹信，登記借閱人員狀況，借閱目的、范疇，經有關領導同意后，方可借閱。四、借閱者要愛惜檔案，不準私自摘錄、復印，更不得拆開、調換、涂改或在檔案上圈點、抽頁等。五、會計檔案原則上不外借，如有特殊需要，須經本單位分管領導同意，方可借閱。六、償還檔案時，檔案管理員必須具體檢查，且雙方交接清晰，并在借閱登記上進行注銷。檔案開發利用制度一、檔案室要主動開發檢索工具，使其滿足運用者需要，要建立總目錄、分類目錄、聲像檔案目錄，運用計算機開發專項目的、重要文獻目錄、文號目錄等。二、檔案人員要熟悉所管范疇檔案及有關業務，要主動提供運用服務，檔案員調卷要快速、精確，服務態度優良，爭取查全率、查準率達98%以上。三、檔案人員要能夠及時理解運用者需要，主動提供檔案信息服務，要采用多個形式主動服務。四、要主動開發檔案信息資源，進行深層次加工。要有通用性編研成果，如組織沿革、大事記、全宗介紹等。五、檔案人員要認真做好運用效果反饋統計。檔案統計制度一、建立健全科學的檔案統計制度，精確反映本單位檔案工作的真實狀況，不停提高檔案工作水平，充足發揮檔案在統計工作中的作用。二、本單位檔案工作由綜合檔案室負責。三、檔案統計工作必須堅持精確、及時、全方面、科學的原則，如實反映，使檔案統計工作科學化。四、認真做好基礎統計工作，對檔案的收進、移出、整頓、鑒定、保管數量和檔案運用狀況都必須登記，并對檔案統計資料進行科學分析，為提高檔案管理水平和運用效率提供根據。檔案庫房管理制度一、檔案庫房必須采用必要的方法，維護檔案的完整、安全、盡量延長檔案的壽命。二、庫房設立要符