跨校區(qū)多館分配模式的研究

近年來，隨著國家對高等教育的日益重視，大學的數(shù)量不斷增加。為滿足教學科研的需求,很多高校在原來校區(qū)之外另建新校區(qū),或者通過合并形成新的更具實力的學校,從而導致多分校現(xiàn)象大量出現(xiàn),并且校區(qū)之間的距離往往較遠。作為高等教育重要輔助機構(gòu)的圖書館自然也會相應出現(xiàn)多分館的現(xiàn)象,這種現(xiàn)象給圖書館文獻資源的典藏分配帶來了很大的挑戰(zhàn)。由于文獻資源采購經(jīng)費總量有限,對文獻采購總量及復本數(shù)必須有所控制,而各分館的物理存儲空間也是有限的,再加上各分校專業(yè)設置的不同,等等,面對這些制約因素,如何形成合理的典藏分配機制,使資源得到最大化利用,已成為圖書館工作中不容忽視的問題。1合理分配文獻資源藏與用是圖書館歷來面對的矛盾,二者既統(tǒng)一又對立。在多分館的情況下,圖書館館藏地點增多,并且不同分館下設不同部門,如閱覽室、借閱處、樣本庫、密集庫等,文獻資源典藏分配變得更加復雜化。圖書館的典藏分配工作不僅要使文獻資源分配到各個校區(qū)的分館,而且要具體分配到各個分館的下設部門。毋庸置疑,圖書館對文獻資源的分配方式是否合理將會對文獻利用率產(chǎn)生很大的影響。以內(nèi)蒙古師范大學圖書館為例,該館通過對閱覽室的重新規(guī)劃、文獻的重新調(diào)配,使文獻的使用率從原來的40%提高到50-60%。合理的典藏分配是提高文獻利用率的重要保證,在強調(diào)以用為主的時代,圖書館應致力于提高館藏文獻的利用率,重視典藏與利用的關(guān)系,并且需要不斷地在實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓,合理典藏文獻資源,充分發(fā)揮文獻的利用價值。典藏工作做不好,文獻資源就不能聚合在最能方便用戶利用的地方,導致需要使用的人找不到所需要的文獻資源,造成很多有價值的高質(zhì)量書籍只是擺放在無人問津的地方,長時間占據(jù)空間卻不能發(fā)揮應有的作用,圖書館花費大量人力物力購買的文獻資源成為低利用率和零利用率文獻。因此,科學合理的典藏分配模式對提高文獻資源利用率起著重要作用。2高校跨校區(qū)的布局特點由于我國跨校區(qū)高校的布局形式多樣,因此多分館典藏分配的模式也是種類繁多,就目前情況來看,高校跨校區(qū)的布局常見的主要情況如表1所示。在此基礎(chǔ)上,出現(xiàn)了不同的跨校區(qū)多分館典藏分配模式。不同的典藏分配模式適合不同的多分館組織形式,并且存在各自的優(yōu)缺點。2.1以學科為劃分的文獻資源藏書根據(jù)不同學科而設立的分校區(qū),文獻資源的典藏分配基本上是按照文獻所屬學科類別來分配的,以上海大學圖書館為例,其3個校區(qū):延長、嘉定和寶山校區(qū)分別設有不同的專業(yè),比如計算機通信技術(shù)、新聞影視傳媒及工業(yè)技術(shù)等專業(yè)主要設在延長校區(qū),其它大多數(shù)專業(yè)設在寶山校區(qū)。3個校區(qū)分別有本科生、研究生和教師。資源典藏主要根據(jù)學科類型來劃分,因此計算機、通信、影視傳媒等類文獻主要分配到延長校區(qū)圖書館。并且,3個校區(qū)的用戶通過一卡通在各校區(qū)之間可以實現(xiàn)通借通還。以學科進行文獻資源典藏分配模式的主要優(yōu)點:專業(yè)性文獻資源收藏集中,能就近滿足用戶的專業(yè)性需求,為用戶的專業(yè)學習營造良好的條件。但是如果嚴格按照學科來劃分,也存在下列矛盾:如計算機類、英語類書籍的典藏工作就是一個比較復雜的過程,這類書籍有普及類和專深程度之分,普及類包括的基礎(chǔ)知識、四六級考試等書籍不應僅限于計算機和英語專業(yè)的讀者使用,因為其他專業(yè)的讀者相對而言對這些書籍的需求更多一些,而真正計算機和英語專業(yè)的讀者對基本讀物的利用率反而沒有非此類專業(yè)的讀者使用率高,他們需要的是更專深些的專業(yè)書籍。文學類文獻也是這樣,從專業(yè)分類上講,他們是屬于中文專業(yè)的,但是理工科類的學生對文學類作品的需求也很高,隨著高校對人文素質(zhì)教育的重視以及專業(yè)交叉現(xiàn)象的普遍性,很多書籍是無法嚴格按照專業(yè)來典藏的。2.2文獻復本量和元量區(qū)的選擇和管理有些專業(yè)性較強的高校圖書館因為所屬專業(yè)性質(zhì)的原因,采取各館平均分配資源的模式,比如安徽中醫(yī)學院圖書館,屬于專業(yè)性圖書館,有東西兩個校區(qū),總體上東校區(qū)偏重于醫(yī)學,西校區(qū)偏重于藥學。由于學校專業(yè)之間關(guān)聯(lián)性比較強,專業(yè)交叉現(xiàn)象比較普遍,購買的書籍等很難具體分到某個專業(yè),因此基本上采用了平均分配模式,購買的文獻復本數(shù)量基本上是考慮平均分配的要求,很少從服務用戶數(shù)量以及部門設置情況對復本量提出要求。一般在主校區(qū)的樣本書庫保留一本,其他各校區(qū)一本閱覽一本流通。在復本量不夠的情況下,保證樣本庫以及主校區(qū)的完整性,然后再考慮其它分館。這種分配模式的優(yōu)點:均衡分配有利于各個校區(qū)用戶就近獲得文獻,不受跨校區(qū)的限制,減少了跨校區(qū)之間的文獻互借程序,節(jié)省了運費和用戶的時間。但是該模式對復本量要求較高,因為每個校區(qū)都有流通部和閱覽部,會造成一定的資源浪費,一般只適合小型的僅有兩個校區(qū)的專業(yè)性高校圖書館,不適合擁有多個分館的綜合性大學圖書館。2.3確保文獻的完整性和滿足文獻需求的全面性一全多專的分配模式主要在總分館分布格局的條件下產(chǎn)生。總館設在主校區(qū),它針對用戶相對集中、專業(yè)覆蓋面寬的特點,收錄所有種類的館藏,以保證館藏文獻的完整性和滿足用戶文獻需求的全面性。各分館則根據(jù)各分校專業(yè)特點,保存那些和分校專業(yè)貼近以及用戶需求緊密的文獻。這種分配模式的優(yōu)點:在一個中心館中聚集全部的文獻,能滿足主校區(qū)多數(shù)用戶的就近需求。任何分館用戶通過館藏目錄查找到的所需文獻,如果分館沒能找到都可以在中心館找到。分館用戶對文獻的大部分需求在分館一般都可以就近滿足,從而避免了跨館借閱造成的時間浪費。但是分館用戶的非專業(yè)性需求往往不能夠就近照顧到,需要跨校借閱和瀏覽。3節(jié)省樣品模型的優(yōu)化3.1各因子分析管理部門合理分配文獻資源。根據(jù)學校發(fā)展政策,將文獻分配到各館跨校區(qū)多分館的典藏分配需要平衡多方面的因素來提高文獻的利用率。首先,典藏分配人員需要對各分校的學科專業(yè)設置、學科建設的差異、分校用戶數(shù)量、用戶層次等進行深入了解,同時結(jié)合學校發(fā)展政策,將文獻分配到各個分館。其次,各分館下設閱覽部、流通部以及其它部門,典藏人員要根據(jù)文獻復本量、用戶使用量等將文獻合理地分配到各個分館下設部門。下面我們通過核心元素射線圖(圖1)來展現(xiàn)多分館文獻典藏分配的權(quán)衡因素:科學的典藏分配必須要綜合考慮各方面的因素,并且對這些因素要設立權(quán)重,進行優(yōu)先級別的區(qū)分,權(quán)重大小需要根據(jù)學校具體的發(fā)展目標以及文獻基礎(chǔ)等多方面因素來確定。3.2動態(tài)藏書機制不同的典藏分配模式適用于不同的校區(qū)分布組織形式,但是任何分配模式都不應該是靜止的狀態(tài)。以用為主的時代,優(yōu)化的典藏分配模式應該是密切聯(lián)系用戶,從用戶的需求出發(fā),對文獻資源進行動態(tài)典藏分配。雖然按學科、專業(yè)進行典藏的確大致反映出了用戶的需求,但是用戶的真正需求并不僅僅局限于專業(yè)范圍,因為需求是一個復雜的概念,包括顯性和隱性需求,因此很難客觀地界定用戶的需求,而且不同用戶的需求差異性很大。故而,跨校區(qū)多分館的文獻典藏分配應該確立大流通理念,即館藏外借圖書的館藏地點不固定,隨著讀者借閱情況的變化做相應自動的改變。文獻分配根據(jù)各學院專業(yè)設置和讀者閱讀需求傾向的原則確定典藏初始狀態(tài),利用文獻的自然流動,逐步使典藏結(jié)構(gòu)趨于合理,實現(xiàn)典藏與用戶需求的動態(tài)平衡,即在通借通還的基礎(chǔ)上形成一種動態(tài)典藏機制。所謂動態(tài)典藏機制,是指圖書館在進行文獻整合完畢、各校區(qū)分館館藏與用戶群相對穩(wěn)定的條件下,對于仍發(fā)生在各館間跨館流通的異地圖書實行在還書地就近上架,而不再實行人為的回歸原館的藏書機制。動態(tài)典藏是建立在目錄索引數(shù)字化基礎(chǔ)上的一種新的典藏模式,由于有機讀目錄的引導,文獻典藏位置的改變可以隨時提供給用戶知道,因而不會影響到用戶對已經(jīng)閱覽過的文獻的借閱。通過動態(tài)典藏,能實現(xiàn)更合理的文獻配置,從而可以最大限度地滿足用戶的需求。動態(tài)典藏機制能夠很好地解決多校區(qū)圖書館文獻典藏工作中初次典藏造成的不科學現(xiàn)象,使典藏文獻在各校區(qū)圖書館達到最優(yōu)化的配置。動態(tài)典藏利用了文獻的自然流向,可以使典藏文獻隨著用戶需要在各校區(qū)分館流動,逐步使典藏結(jié)構(gòu)趨于合理。經(jīng)過一個時期的自動調(diào)整,從而最終達到動態(tài)平衡。動態(tài)典藏機制中需要注意的是,并不是任何流動的文獻都應該盲目地隨著流動就近上架,必須要對其進行具體的分析,判斷其是否是偶然的個別需求現(xiàn)象,要針對該文獻在原館藏地的利用情況來具體分析。如果在原藏地利用率高,而且僅屬偶然的跨館借閱的圖書,還是有必要將其回歸原館藏地的。筆者通過簡單的流程圖(圖2)將動態(tài)典藏模型表示如下:跨校區(qū)多分館的典藏分配是一項艱巨而復雜的工作,做好這項工作需要典藏人員具有強烈的責任心,不斷總結(jié)典藏工作經(jīng)驗,把握學科發(fā)展的新動向,