編制部門編制審核批準品保部日期日期日期編制/修訂履歷NO.版本日期變更描述擬制審核同意備注1A-10-10新版發(fā)行劉玲文獻會簽及發(fā)行闡明會簽部門會簽部門會簽部門□電芯事業(yè)部-生產(chǎn)部：□PACK事業(yè)部：□電芯事業(yè)部-設備部：□人力資源管理中心：□電芯事業(yè)部-工藝部：□財務管理中心：□電芯事業(yè)部-研發(fā)部：□供應管理中心：□電芯事業(yè)部-品質(zhì)部：□電動汽車系統(tǒng)事業(yè)部：□綜合管理中心-行政部：□綜合管理中心-PMC：□綜合管理中心-倉儲部：1、目的為了適應企業(yè)發(fā)展，對于管理體系有關的文獻和資料進行有效控制，保證文獻公布前進行審批及保證對文獻的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)做出標識，各有關場所及時得到并使用文獻的現(xiàn)行有效版本，防止作廢文獻的非預期使用并建立《文件目錄清單》保證文獻的有效控制。2、合用范圍本程序合用于我司所有受控文獻及外來文獻的管控。定義3.1、一級文獻：管理手冊。3.2、二級文獻：程序文獻（是手冊的支持性文獻，規(guī)定某項工作的一般過程）。3.3、三級文獻：管理文獻、技術文獻。3.3.1、管理文獻：指根據(jù)部門職責建立的屬于本部門或本部門職責內(nèi)的，具有規(guī)范性及可操性的文獻。3.3.2、技術文獻：指與企業(yè)的產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、檢查等有關的原則、作業(yè)指導書、工藝文獻、圖紙等統(tǒng)稱為技術文件，用來描述詳細的操作措施及原則的文獻。3.4、四級文獻:表單記錄。3.5、臨時文獻：指臨時工藝文獻、臨時BOM等技術性的臨時文獻。3.6、外來文獻:外來文獻包括國際和國標、客戶技術原則、產(chǎn)品規(guī)格書（含供應廠商）、工程規(guī)格、構造圖等資料。3.7、受控文獻：受控文獻指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)或獨立存檔管控，并能保證收回的文獻。3.8、作廢文獻：指文獻舊版或因不合用、失效、過期等申請作廢的文獻。4、職責4.1、各部門：負責本部門文獻、登記表單的制定及負責本部門合用文獻的簽收和實行。4.2、文控：負責給出文獻編號并對文獻的格式、內(nèi)容等進行審核，負責各類體系文獻的發(fā)放、回收、銷毀和歸檔管理。4.3、各部門文獻編寫權責：序號文獻類別文獻名稱編寫部門審核核準文獻格式01一階文獻手冊品質(zhì)部管理者代表總經(jīng)理《文獻格式一》02二階文獻程序文獻見《文獻清單》部門經(jīng)理管理者代表《文獻格式一》03三階文獻管理規(guī)定責任部門部門經(jīng)理總經(jīng)理或管理者代表《文獻格式一》04三階文獻企業(yè)原則研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》05三階文獻物料檢查原則/措施研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》06三階文獻產(chǎn)品規(guī)格書研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式三》07三階文獻生產(chǎn)作業(yè)指導書工藝部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式二》08三階文獻設備、治具作業(yè)指導設備部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》09三階文獻計量檢查規(guī)范/原則品質(zhì)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》10三階文獻計量作業(yè)指導書責任部門部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》11三階文獻來料\制程\出貨檢查指導書品質(zhì)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》12三階文獻產(chǎn)品方面的圖紙研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式四》13三階文獻設備方面的圖紙設備部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式四》14三階文獻材料清單研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式五》15三階文獻DFMEA研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式六》16三階文獻PFMEA工藝部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式六》17三階文獻控制計劃品質(zhì)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式三》18三階文獻ECN/ECR研發(fā)/工藝部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式七》19三階文獻臨時文獻責任部門部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式八》20三階文獻設計規(guī)范研發(fā)部部門經(jīng)理部門最高負責人《文獻格式一》4.3.1、管理規(guī)定各部門根據(jù)其部門職責進行編寫，程序文獻編寫見《文獻清單》。4.3.2、當審核和核準人員請假時，由指定的代理人簽訂文獻（指定的代理人一般指直屬領導，或在《請假單》上指定代理人）。4.3.3、企業(yè)級別的管理類規(guī)定由企業(yè)總經(jīng)理進行核準，其他的部門管理類文獻由管理者代表進行核準。4.4、外來文獻分類及跟進部門：序號文獻類別跟進部門01與供應商有關的資料（MSDS、企業(yè)資歷、證書等）采購部02與客戶有關的資料（包括協(xié)議、協(xié)議等）市場部03產(chǎn)品檢測匯報品質(zhì)部04獲證產(chǎn)品證書品質(zhì)部05客訴品質(zhì)部06客戶工程規(guī)范（圖紙、技術原則等）研發(fā)部07產(chǎn)品原則（國標)研發(fā)部08物料的承認書或規(guī)格書研發(fā)部09企業(yè)檢測匯報（指環(huán)境等）行政部10危廢品協(xié)議和記錄行政部11設備、計量儀器闡明書采購部5.1、文獻控制流程圖各部門體系部表單否否6.1文獻編寫申請6.2/6.3文獻編寫6.5文控受控發(fā)行6.6文獻運行6.8\6.9\6.10\6.11\6.12文獻管理6.4評審/同意NGNG6.7作廢是6.6文獻文獻定期評審6.7與否修訂否否6.1文獻編寫申請6.2/6.3文獻編寫6.5文控受控發(fā)行6.6文獻運行6.8\6.9\6.10\6.11\6.12文獻管理6.4評審/同意NGNG6.7作廢是6.6文獻文獻定期評審6.7與否修訂《文獻發(fā)放申請表》《文獻作廢申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻目錄清單》《文獻銷毀登記表》《文獻借閱登記表》《《文獻發(fā)放申請表》《文獻作廢申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻目錄清單》《文獻銷毀登記表》《文獻借閱登記表》《文獻評審表》《文獻收發(fā)臺賬》《文獻發(fā)放申請表》5、文獻控制流程圖5.2、外來文獻控制流程圖各部門體系部表單6.10有效性評審6.10提交文控并申請發(fā)放6.10文獻建檔6.5文獻簽收6.10確認6.10《外來文獻》接受NGNG6.7作廢6.10更新6.10有效性評審6.10提交文控并申請發(fā)放6.10文獻建檔6.5文獻簽收6.10確認6.10《外來文獻》接受NGNG6.7作廢6.10更新6.10原件存檔管理6.10提交文獻評審清單6.5文獻受控發(fā)行6.5文控接受6.10原件存檔管理6.10提交文獻評審清單6.5文獻受控發(fā)行6.5文控接受《文獻目錄清單》《文獻銷毀登記表》《文獻評審表》《文獻作廢申請表》《文獻目錄清單》《文獻銷毀登記表》《文獻評審表》《文獻作廢申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》5.3、臨時文獻控制流程圖各部門體系部表單6.11到期申請作廢6.6文獻運行NG6.4同意6.2/6.3文獻編寫6.1文獻編寫申請6.11到期申請作廢6.6文獻運行NG6.4同意6.2/6.3文獻編寫6.1文獻編寫申請6.11文獻檢查6.7作廢文獻回收6.11文獻管理6.5受控發(fā)行6.11文獻檢查6.7作廢文獻回收6.11文獻管理6.5受控發(fā)行《文獻收發(fā)臺賬》《文獻作廢申請表》《文獻銷毀登記表》《文獻目錄清單》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》《文獻收發(fā)臺賬》《文獻作廢申請表》《文獻銷毀登記表》《文獻目錄清單》《文獻發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放申請表》6、作業(yè)內(nèi)容控制要點原則6.1文獻編寫申請6.1.1、根據(jù)企業(yè)體系運行規(guī)定，如需新增或修訂流程時，文獻編寫部門應填寫《文獻發(fā)放申請表》，經(jīng)體系工程師審核，管理者代表同意后方可進行文獻編寫或修訂。6.1.2、《文獻發(fā)放申請表》同意后，文獻編寫部門必須于一周內(nèi)完畢新增或修訂的文獻草稿。6.1.3、原則上文獻編制數(shù)量盡量少，能合并的盡量合并在同一份文獻上。6.1.4、文獻編號統(tǒng)一由申請部門提出申請，文控提供編號。6.2文獻編號/版本原則6.2.1、一級文獻（手冊）編號規(guī)定SNE—QM—XX\X代表“版本”代表“流水號”(01-…)代表“手冊”代表“企業(yè)英文簡稱”6.2.2、二級文獻（程序文獻）編號規(guī)定QP—XX—XX\X代表“版本”代表“流水號”(01-…)代表“部門簡稱”代表“程序文獻”6.2.3、三級文獻（有關文獻）編號規(guī)定XX—XX—XX\X代表“版本”代表“流水號”(01-…)代表“部門簡稱”代表“文獻類別”6.2.4、四級文獻（表單）編號規(guī)定QR—XXXX—XX\X代表“版本”代表“流水號(01-…)”代表“文獻編碼”代表“表格代碼”6.2文獻編號/版本原則6.2.5、臨時文獻編號規(guī)定XX—XX—XX代表“流水號”(01-…)代表“部門簡稱”代表“臨時文獻”序號文獻類別代碼序號文獻類別代碼1手冊QM9生產(chǎn)作業(yè)指導書SOP2程序文獻QP10設備、儀器作業(yè)指導WI3管理規(guī)定GA11檢查指導書SIP4表單QR12工程圖面EF5企業(yè)原則QB13材料清單BOM6物料檢查原則MS14FMEAFM7原則\規(guī)范\規(guī)程PR15控制計劃QC8產(chǎn)品規(guī)格書CG臨時文獻TP6.2.6、文獻類別及代碼闡明6.2.7、部門代碼闡明序號部門代碼序號部門代碼01電芯事業(yè)部-生產(chǎn)部DP08綜合管理中心-倉儲部ZC02電芯事業(yè)部-設備部DE09PACK事業(yè)部PA03電芯事業(yè)部-工藝部DG10電動汽車系統(tǒng)事業(yè)部DX04電芯事業(yè)部-研發(fā)部DR11供應管理中心GY05電芯事業(yè)部-品質(zhì)部DQ12財務管理中心CW06綜合管理中心-行政部ZX13人力資源管理中心HR07綜合管理中心-PMCZP14市場部SC6.2.8、有關流水號，每種類型的文獻以01開始，每增長一份文獻流水號往后移一位，即01，02，03……。6.2.9、“文獻版本”代號以英文大寫字母表達,初版：“A”,文獻內(nèi)小范圍修訂（如修訂某頁文獻）為A01，A02……，B01……，整份文獻大調(diào)整修訂時直接換版升級為B，C、D…，以此類推。6.2.10、文獻發(fā)行時需同步發(fā)行換版頁及封面，并在封面上闡明更改履歷（“編制/修訂履歷內(nèi)容”描述規(guī)定寫明詳細的修訂條款及內(nèi)容簡述）。6.3文獻內(nèi)容規(guī)定6.3.1、文獻內(nèi)容及版面按《文獻格式一》到《文獻格式八》等規(guī)定進行，詳細參照4.3及附件。6.3.2、數(shù)字:原則上用阿拉伯數(shù)字（例：1，1.1，1.1.1等）；6.3.3、字體:文獻昂首部分“深圳市森派新能源科技有限企業(yè)”及“文獻名稱”均使用宋體三號字體并加粗處理,正文宋體五號字，無需加粗。6.3.4、流程圖：流程圖的活動框內(nèi)采用宋體字體,字體大小可根據(jù)實際規(guī)定進行調(diào)整。5.3.4.1、流程圖常用符號、橢圓形表達始/終端，它表達一種文獻的開始或者結束。離頁連接符號，當一種持續(xù)的流程圖不能在同一頁中顯示而必須分頁繪制,以此符號表示相連接。活動框，每一種活動用一種活動框,將活動內(nèi)容填寫在活動框內(nèi),按照活動發(fā)生的時間順序來進行活動排列。表達判斷框，它表達過程中的一種鑒定,一般在活動框內(nèi)以問題的形式進行描述,將鑒定的成果寫在菱形活動框的引出線上.表達延續(xù)，在圓圈內(nèi)填寫流程文獻名稱,表達該過程要轉(zhuǎn)入下一道流程的名稱。6.4文獻評審、同意6.4.1、文獻編寫/修訂部門完畢文獻草稿后，三天內(nèi)召集有關部門進行文獻評審。各部門對文獻的合適性、可操作性和充足性進行評審，及時對與實際運作流程不符合的內(nèi)容進行更改，評審無誤后，有關部門負責人在文獻封面上會簽。6.4.2、文獻評審完畢后，當日申請文獻同意，最遲第二天交文控受控發(fā)行。6.5文獻受控發(fā)行6.5.1、文獻編寫部門填寫《文獻發(fā)放申請表》經(jīng)部門經(jīng)理審核后連同已評審OK的文獻一并交給文控，文控確認文獻與否符合受控規(guī)定并經(jīng)體系工程師同意后發(fā)行，發(fā)現(xiàn)不符合的文獻退回。6.5.2、文控根據(jù)發(fā)放份數(shù)復印、加蓋“受控文獻章”進行發(fā)放。6.5.3、文控接受到需下發(fā)的文獻后，一般當日下午4點前提交的文獻當日下發(fā)，緊急狀況例外。6.5.4、各文獻接受部門需指定文獻接受人。文獻接受人在接受文獻時，經(jīng)確認無誤后方在《文獻發(fā)放申請表》上簽收；假如文獻為修訂發(fā)行，文控則當日必須回收舊版文獻并將受控文獻的分發(fā)或回收統(tǒng)一登記在《文獻收發(fā)臺賬》中。6.6文獻運行6.6.1、各部門收到文獻后，在5個工作日內(nèi)組織對本部門員工對進行內(nèi)部培訓，一般需在文獻生效后7個工作日完畢培訓，并按文獻流程及規(guī)定執(zhí)行。6.6.2、文獻執(zhí)行過程或?qū)徍诉^程發(fā)現(xiàn)文獻有異議需修改時，則由文獻編寫部門提出申請并進行文獻修訂，重新評審、發(fā)行、培訓。6.6.3、需每年對體系文獻（技術部文獻除外）評審一次。由體系工程師提前10個工作日將需要重新評審的文獻提報并組織責任部門對文獻進行評審，將評審成果記錄在《文獻評審表》上。6.7文獻修訂、回收、作廢6.7.1、文獻需要修訂時，由文獻編寫部門填寫《文獻發(fā)放申請表》，按原文獻審批程序同意后進行更改，并將更改或作廢后的正稿的對應文獻交至文控，由文控進行文獻發(fā)行及舊版回收。6.7.2、文獻作廢由文獻編制部門填寫《文獻作廢申請表》經(jīng)部門負責人審批、體系工程師確認后由文控進行回收。為便于追溯，文控保留作廢文獻原件一年，并在原文獻上加蓋“作廢文獻”蓋以便識別，一年后進行銷毀并記錄在《文獻銷毀登記表》上。6.8文獻借閱6.8.1、各部門有關工作人員因工作需要借閱文控室文獻時需填寫《文獻借閱登記表》，經(jīng)體系工程師確認后方可借閱（保密文獻須獲得總經(jīng)理同意），不容許在文獻上勾劃、涂改等。6.9文獻補發(fā)、外發(fā)申請6.9.1、文獻因破損嚴重影響使用時，使用部門應填寫《文獻發(fā)放申請表》連同破損的文獻一并提交到文控處辦理更換手續(xù)。6.9.2、文獻接受部門文獻丟失或文獻發(fā)放份數(shù)不夠時，由需求部門填寫《文獻發(fā)放申請表》,經(jīng)部門負責人審核,體系工程師同意后，文控進行補發(fā)。6.9.3、如客戶或供應商提出需要我司提供有關技術原則時，申請人應填寫《文獻發(fā)放申請表》經(jīng)管理者代表同意后，文獻方可外發(fā)，必要時將文獻轉(zhuǎn)換成PDF或只讀文檔，外發(fā)文獻不蓋“受控蓋”，發(fā)出后不再受控。6.10外來文獻管理6.10.1、所有外來文獻（包括電子檔）文控需做好接受記錄，登錄在《文獻目錄清單》中。6.10.2、為便于區(qū)別外來文獻，所有紙質(zhì)檔的外來文獻需加蓋“外來文獻章”，如需受控發(fā)行的則加蓋“外來文獻章”的同步需加蓋“受控文獻”章，并按照5.5發(fā)行。6.10.3、研發(fā)部門接受到客戶工程規(guī)范規(guī)定期，研發(fā)部門需對工程規(guī)范進行評審，評審時間不應超過兩個工作周，必要時將文獻規(guī)定轉(zhuǎn)換成內(nèi)部原則，并受控下發(fā)。6.10.4、品質(zhì)部需建立并保持獲證產(chǎn)品的檔案，檔案內(nèi)容至少包括證書、試驗匯報、工廠檢查匯報、獲證產(chǎn)品變更的申請和同意資料等。6.10.5、各部門接受到的外來文獻原則上統(tǒng)一交由文控中心管理（特殊或機密性文獻可提出由本部門自行建立《文獻目錄清單》進行管理）。6.10.6、外來文獻至少每隔一年由歸口部門對文獻的有效性進行審核并確認與否需更新或作廢。