版本編制日期編制記要備注A/0/10新版編制批準審核編制形成具有可行性和合適性的質量體系文獻形成具有可行性和合適性的質量體系文獻易于識別和檢索的文獻管理系統體系文獻管理需求外來文獻管理需求使用文獻審批率100%文獻更改時受控文獻100%更改到位文獻控制管理程序技術文獻管理程序記錄控制管理程序計算機系統打印機復印機企業網絡辦公軟件文獻管理控制過程文獻編制人員文獻保管員文獻管理控制過程烏龜圖1.目的：通過職責劃分、明確工作程序及規定，保證企業管理體系有關的文獻編寫、修改、發行、廢除和管制等得到有效控制。2.范圍：本程序合用于與管理體系有關的所有文獻的控制。3.職責：3.1文獻編制（修訂）、審核、同意權限文獻類型編制（修訂）審核批準系統文獻授權人員管理代表總經理程序文獻授權人員管理代表總經理作業原則/措施授權人員單位行政一把手管理代表表單記錄授權人員單位行政一把手管理代表QC工程圖授權人員單位行政一把手管理代表3.2質量部是管理體系文獻控制的歸口管理部門，負責同意后的文獻分發、收回、銷毀及管制，負責檢查監督各單位管理體系文獻的管理實行狀況。其他管理性文獻由各有關職能部門歸口管理。3.3企業總經理負責制定頒布企業質量方針和質量目的，同意【質量手冊】和第二層次程序文獻的公布。3.4管理代表負責企業內使用的各線第三層次文獻的同意公布。3.5管理代表負責組織有關人員對既有文獻進行評審。3.6管理代表負責組織編制、修改、并審核質量手冊和第二層次程序文獻。3.7各單位單位行政一把手負責本部門內的文獻、作業原則的審核。3.8技術部負責技術性文獻的歸口管理，負責檢查監督各單位技術性文獻的管理實行狀況，適時安排文獻修改的評審。3.9各單位負責建立本單位使用的與管理性有關的體系文獻清單，并進行管制。4.有關術語和定義：4.1技術性文獻：特指顧客工程原則/規范及其更改、產品圖樣及設計文獻、工藝文獻、檢查作業指導書、技術原則、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.2管理體系文獻：除技術性文獻以外的與管理有關的體系文獻，如多種工作程序、工作規范等。4.3系統文獻：【質量手冊】將管理體系中各作業要項以書面文獻形式作系統的規定。4.4程序文獻：將管理體系中各管理程序以書面文獻論述的文獻。4.5指導文獻：管理體系中各作業原則、措施、圖面、闡明其作業措施的文獻。4.6表單記錄：將程序文獻或工作作業原則所規定的執行事項﹐以數字、文字、圖表或其他可明確體現內容的文獻展現執行的成果。凡具有下列條件者稱為正式表單：a．有效期及保留期超過三個月以上。b．正式附屬于質量手冊、程序文獻、作業原則內并賦予編號列管。4.7外來文獻:國際原則、國標、行業原則、客戶提供之文獻數據等非我司內部所發行的文獻數據均屬之。5.文獻控制工作流程及工作流程闡明：5.1工作流程(見圖表一)圖表一：文獻管理作業流程文獻管理作業流程作業流程權責單位/領導表單文獻需求文獻需求文獻起草/修改文獻起草/修改NO評審NO評審YESNOYESNO批準批準外來文獻接受YES外來文獻接受YES文獻歸檔管理文獻發行文獻歸檔管理文獻發行 文獻宣貫執行文獻宣貫執行搜集各使用單位意見搜集各使用單位意見NOYES意見評審NOYES意見評審NONOAAAA文獻廢止審批文獻廢止審批廢止文獻處理廢止文獻處理各單位編寫小組/有關部門管理代表/授權人員/單位行政一把手總經理/管理代表職能部門質量部/編制單位/使用單位職能單位文獻編制單位/使用單位編制單位管理代表流程轉接下一頁流程轉接上一頁總經理/管理代表有關單位/質量部【文獻修廢申請單】【企業有效文獻目錄清單】【管理體系文獻審批收發登記表】【文獻修廢申請單】【管理體系文獻審批收發登記表】衡量指標：1、公布使用的文獻100%經審批2、文獻更改時受控文獻100%更改到位5.2文獻控制工作流程原則序號流程塊工作內容或原則一文獻需求各單位根據質量管理和體系原則規定，確定所需的文獻清單。二文獻編寫/修訂文獻編寫1、質量手冊——由管理代表組織編寫。2、程序文獻——根據質量管理體系規定籌劃，由管理者代表組織編制【程序文獻】；3、三階文獻——由各單位一把手組織編制各作業原則／作業措施文獻、表單、QC工程圖。4、文獻編寫格式，按附件1～附件6格式規定規定編寫。文獻修訂1.文獻運行中，發現文獻需要修訂時，由原文獻編寫單位提出，并填寫【文獻修廢申請單】，對其作出對應修訂；2、文獻經多次更改（修改狀態從0到9時）或文獻需進行大幅度修改時應進行換版，原版次文獻作廢，換成新版和新版次，新版次從0次開始。三審核1.質量手冊和程序文獻由管理代表審核.2.各部門內作業原則/措施﹑表單由各單位一把手審核。3.【管理體系文獻審批收發登記表】的審核與對應的文獻審核程序相似。四批準1.編制單位將質量手冊、程序文獻及其【管理體系文獻審批收發登記表】送總經理同意。2.各部門內作業原則/措施﹑表單，由編制單位將文獻原稿及審批發放表一起報管理代表同意。3.【管理體系文獻審批收發登記表】的同意與對應的文獻同意程序相似。五外來文獻接受1.對于一般的外來文獻，如國家、國際原則等統一由職能部門接受、登記、編號、轉發，發放時加蓋“外來文獻”印章。2.對于顧客提供的技術資料，按【技術文獻管理程序】的有關規定進行管理。六文獻歸檔管理1、文獻編號：程序文獻的編號由質量部在編制【程序文獻匯編】時按編號措施一編寫。其他三階文獻的編號由編制單位按編號措施二編寫。（技術資料的編號格式不包括在內）。編制人員應保證文獻編號和發放號其唯一性。表單記錄的編號措施由編制單位按編號措施三編寫。編號措施一：質量手冊、質量管理體系程序文獻的編號措施為：QG/PJ□□□該類別文獻的流水號文獻類別號配司企業管理文獻代號質量手冊類別號為1，質量管理程序文獻類別號為2.編號措施二：三階管理性文獻編號措施為：QG/PJ□□□—□文獻編制單位代號編制單位內部的該類別文獻的流水號文獻類別號為3。配件制造有限企業企業管理文獻代號文獻編制單位代號為：單位代號單位代號單位代號單位代號質量部A物資部W鑄一車間Q冷一車間Y管理部B財務部D鑄二車間T冷二車間E技術部Z企業文化部I準備車間S轉向泵車間H生產部J銷售部X沖焊車間C編號措施三：①質量表單記錄編號措施為：TSJL/PJ□□—□編制單位代號編制單位內部的質量記錄流水號TS質量記錄的代號②質量記錄編號（NO：的編號）規則如下：□□□□□□□□□□年份月份流水號單位代號2.編制單位將審批后的系統文獻、程序文獻、三階文獻及各式表單的原稿、【管理體系文獻審批收發登記表】及電子版一起報質量部，由質量部系統列帳管理。同步要及時在企業OA體系文獻系統上維護，保證紙版文獻與電子版文獻的統一性。3.編制單位應對本單位編制的文獻底稿進行臺帳系統管理。4.各使用單位主管或授權人員，應建立本單位【有效文獻目錄清單】和有關記錄，負責文獻的歸檔管理。5.各類質量數據、記錄及表單的保留期限根據【記錄控制管理程序】的有關作業內容進行管理。6.任何人均不得于正式文獻上加以標識、書寫或涂改任何文字、符號，否則視為無效文獻。7.有關部門設有專人管理，文獻的管理納入內部審核項目中，以保證數據的對的使用。七文獻發行1.職能部門將審批后的文獻，按【管理體系文獻審批收發登記表】中由編制單位確定好的印制份數和發放范圍，印發到有關人員及單位。2.經發行的文獻，由質量部以【企業管理體系有效文獻目錄清單】列冊管理，印合適份數，在紙質文獻封面上加蓋受控章后發行，并請收文單位于【管理體系文獻審批收發登記表】上簽收(表單除外)。電子版本的文獻，設定審批及簽收人員的權限，自行打印的無受控章的文獻為非受控文獻。3.各單位若有發現文獻份數局限性需求、缺頁、破損、字跡模糊，應填寫【文獻復制申請單】，向職能部門申請補發。4.當文獻、資料已經丟失，持有人應填寫【文獻復制申請單】，向職能部門、文獻編制單位（或外來文獻的職能管理部門）申請補發。經核算無誤，職能部門則重新印制、發放并記錄。八文獻宣貫執行1、文獻編制單位負責組織本文獻的培訓，同步做好有關學習或培訓記錄。2、各單位組織本單位員工學習有關的文獻，并作好有關學習或培訓記錄。3、各單位按文獻規定指導、執行工作。九搜集各使用單位意見編制單位負責搜集各單位的反饋意見。十意見評審文獻編制單位負責組織有關單位及領導參與文獻意見的評審第一：應當修改，則接第二款“文獻修訂”第二：若不需修改則接第八款“文獻宣貫執行”。第三：應當廢止，則接“文獻廢止審批”。十一文獻廢止審批1.質量手冊和程序文獻的廢止由管理代表審核.總經理同意。2.各部門內作業原則/措施的廢止由各單位一把手審核。管理代表同意。3.外來文獻的廢止由管理代表審核.總經理同意。十二廢止文獻處理1、通過同意廢止的文獻,應由質量部根據【質量管理體系文獻審批收發登記表】發放范圍,收回舊版文獻,并作好記錄。2、質量部回收的舊版文獻可于文獻上畫“【×】作費”標識供回收用紙，或進行銷毀。若因需要保留作廢文獻時，保留單位應對這些文獻進行標識，防止導致錯用或誤用。6.有關文獻/數據序號文獻編號文獻名引用處1QG/PJ100【質量手冊】2QG/PJ2