第十二講商務(wù)會務(wù)禮儀

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第1頁

會議，又稱集會或聚會。在當(dāng)代社會里，它是人們從事各類有組織活動一個主要方式。簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或一些議題進(jìn)行討論或處理，就是會議。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第2頁

第一節(jié)會議類型和作用

一、會議類型：其一，行政型會議。它是商界各個單位所召開工作性、執(zhí)行性會議。比如，行政會、董事會，等等。其二，業(yè)務(wù)型會議。它是商界相關(guān)單位所召開專業(yè)性、技術(shù)性會議。比如，展覽會、供貨會，等等。其三，群體型會議。它是商界各單位內(nèi)部群眾團(tuán)體或群眾組織所召開非行政性、非業(yè)務(wù)性會議，意在爭取群體權(quán)利，反應(yīng)群體意愿。比如，職代會、團(tuán)代會，等等。其四，社交型會議。它是商界各單位以擴(kuò)大本單位交際面為目標(biāo)而舉行會議。比如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第3頁聯(lián)席會議

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第4頁學(xué)術(shù)會議

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第5頁

匯報會

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第6頁

二.會議作用

在商務(wù)交往中，商務(wù)會議通常發(fā)揮著種種極其主要作用：它是實(shí)現(xiàn)決議民主化、科學(xué)化必要伎倆；它是實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營主要工具；它是落實(shí)決議、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動有效方法；它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友基本路徑。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第7頁

第二節(jié)會務(wù)組織禮儀一、會議時間選擇要適當(dāng)。會議時間選擇應(yīng)避開企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙期或重大節(jié)假日。過冷或過熱天氣，風(fēng)雨交加天氣也不適合舉行會務(wù)活動。尤其是室外會議活動。即使室內(nèi)舉行會務(wù)活動，天氣太冷太熱太悶也都不利于會議順利召開。二、會議場所選擇要恰當(dāng)交通要便利。大小要適中。設(shè)施要齊全。要符合主題。如洽談會、公布會等，應(yīng)盡可能避開鬧市區(qū)，確保會場不受外界干擾。要方便停車。費(fèi)用要合理。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第8頁

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第9頁說說以下會議應(yīng)該放在哪開比較適當(dāng)國際婦女代表大會亞洲各國首腦會議世界博覽會議全國汽車工業(yè)會議全國棉花種植會議全國鋼鐵生產(chǎn)壽山石雕藝術(shù)研討會議會議管理和常見的會務(wù)禮儀第10頁

三、確定嘉賓名單要慎重

與會嘉賓身份高低，往往決定了會議活動規(guī)格高低。確定與會嘉賓名單要周全考慮、仔細(xì)斟酌，切不可掉以輕心、隨意確定。普通而言，商務(wù)會議嘉賓應(yīng)包含以下人員：上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、新聞記者、同行業(yè)代表、廣告企業(yè)、主要客戶和項(xiàng)目工作相關(guān)本單位負(fù)人、技術(shù)人員。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第11頁四、適時發(fā)出會議通知。擬發(fā)會議通知應(yīng)包含以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨介紹。三是會期，應(yīng)明確會議起止時間。四是報到時間與地點(diǎn)，對交通路線，尤其要交待清楚。五是會議出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定詳細(xì)條件。六是會議要求，它指是與會者材料準(zhǔn)備與生活用具準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報銷和其它費(fèi)用問題。普通應(yīng)提前1-2周發(fā)出通知。對尤其邀請嘉賓請柬，應(yīng)派專員登門呈送，以表示誠懇和尊重。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第12頁五、依禮排定席位次序。“以前為尊”、“中間高于兩側(cè)”、“以右為尊”我國當(dāng)前通例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬主要會議，在主席臺上每位就座者身前桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名桌簽。排列聽眾席座次，當(dāng)前主要有兩種方法。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第13頁六、布置會務(wù)活動環(huán)境1、會場布置要素主席臺、會標(biāo)、橫幅、色調(diào)、會場周圍口號、口號、臺口花卉擺放、美術(shù)裝飾、會場形狀、音響效果、照明設(shè)備、座次排列等。2、會場氣氛布置鐵樹、棕櫚——代表莊重；萬年青、君子蘭——情誼長存、萬事如意菊花——高潔；月季、玫瑰——喜慶；牡丹——富貴會議管理和常見的會務(wù)禮儀第14頁3、會場主題性布置

包含設(shè)置會標(biāo)、會徽、臺幕、口號、主席臺、與會人員坐席擺放及桌簽等。（1）會標(biāo)制作公式：會標(biāo)每個字規(guī)格=（臺口寬度—間隔）÷（字?jǐn)?shù)+2）計(jì)算：主席臺臺口寬度12M，會議名稱10個字，字間距0.1M，求每個字寬度。(2)桌簽制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份，多用于座談會、茶話會。形式：一個是用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明桌號；另一個是標(biāo)明就坐人身份，如記者席、演員席等。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第15頁(3)坐簽制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份標(biāo)簽。主要用于較高級別領(lǐng)導(dǎo)人及各種宴會、招待會。形式：三棱柱體；卡片紙。(4)會徽：會徽普通掛設(shè)在臺幕上。(5)臺幕：主席臺臺幕普通用紫紅色或深藍(lán)色面料做成，以單色為主，紅色熱烈喜慶，適合用于重大集會；藍(lán)色柔和寧靜，適合用于各類工作會議。（6）主席臺：布置規(guī)則：一是對稱；二要簡化；三是臺口和臺深設(shè)計(jì)要適當(dāng)。臺深：主席臺前沿到底幕距離。臺口是制作會標(biāo)和安排主席臺坐席依據(jù)。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第16頁會議管理和常見的會務(wù)禮儀第17頁會議管理和常見的會務(wù)禮儀第18頁會議成本預(yù)算

“顯性成本”，即會議顯著花費(fèi)，如會場租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會者交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動費(fèi)以及服務(wù)人員工資等。

“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失勞動價值，普通不大為人們所注意成本。

會議成本=X十2JXNXT

其中，X表示顯性成本總和；J代表與會人員每小時平均工資3倍；N表示人數(shù)；T代表時間（小時）。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第19頁七、會議文件準(zhǔn)備會議所用各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。其中主要材料，還應(yīng)做到與會者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備會議文件材料，最主要當(dāng)數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題匯報。要安排好與會者招待工作。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第20頁。

1．開幕詞：包含三方面：①對賓客和與會人員表示歡迎；②對會議內(nèi)容、任務(wù)、目標(biāo)作簡明介紹；③預(yù)祝會議成功。

2．工作匯報：會議討論中心議題。

3．講話稿：不要面面俱到，而是有所側(cè)重

4.其它會議文書：如：會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。

5.會議文件準(zhǔn)備程序：領(lǐng)導(dǎo)授意一秘書起草一領(lǐng)導(dǎo)審閱一秘書修改一領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一打印制作會議管理和常見的會務(wù)禮儀第21頁第三節(jié)幾個常見商務(wù)會務(wù)禮儀一、洽談會會務(wù)禮儀

洽談。在社會交往中，存在著某種關(guān)系相關(guān)各方，為了保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、進(jìn)行合作、達(dá)成交易、確定協(xié)議、簽署協(xié)議、要求索賠，或是為了處理爭端、消除分岐，而坐在一起進(jìn)行面對面討論與協(xié)商，以求達(dá)成某種程度上妥協(xié)。（一）商務(wù)洽談基本程序：迎接—入坐—寒暄—會談—送客

（二）禮儀要求：1、儀表莊重：符合著裝禮儀。恪守時間，以提前5-10分鐘到為適宜。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第22頁3、按通例排座舉行雙邊洽談時，應(yīng)使用長桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門一方為上，應(yīng)屬于客方；背對正門一方為下，應(yīng)屬于主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。在進(jìn)行洽談時，各方主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵照右高左低標(biāo)準(zhǔn)，依照職位高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時，為了防止失禮，按照國際通例，普通均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。洽談第一點(diǎn)方針，是要禮敬對手。即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。“保持”“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第23頁洽談會會議管理和常見的會務(wù)禮儀第24頁4、恪守基本標(biāo)準(zhǔn)：要依法辦事。提倡法律至尊，假若要在洽談中搞“人情公關(guān)”，即對對方吹吹打打，與對方稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』荩瑒t是非常錯誤。任何有經(jīng)驗(yàn)談判人士，都是不會在洽談會上讓情感戰(zhàn)勝理智。要平等協(xié)商。相關(guān)各方在合理、正當(dāng)情況下，進(jìn)行討價還價。要求同存異。在任何一次正常洽談中，都沒有絕正確勝利者和絕正確失敗者。在洽談會上，妥協(xié)是經(jīng)過相關(guān)各方相互讓步來實(shí)現(xiàn)。要互利互惠。要人事分開。商界人士在洽談會上，應(yīng)該了解洽談對手處境，不要對對方提出不切實(shí)際要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第25頁

案例：他們?yōu)楹尉芙^畢先生

智明企業(yè)要與某企業(yè)談合作事宜，委派年輕能干畢先生先行商談，畢先生去了很快，對方就打電話過來，要求換人，不然將不再合作。智明企業(yè)責(zé)任人很詫異，懇請對方解釋原因。對方說，畢先生來后，和他們談話時，翹著二郎腿，仰靠沙發(fā)；當(dāng)他們談自己想法時，畢先生不是玩自己筆，就是東張西望。對方說“即使事情不大，不過我們不愿意和這種人合作。”會議管理和常見的會務(wù)禮儀第26頁二、新聞公布會會務(wù)禮儀

新聞公布會，簡稱公布會，有時亦稱記者招待會。它是一個主動傳輸各類相關(guān)信息，尋求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進(jìn)行客觀而公正報道有效溝通方式。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第27頁

新聞公布會

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第28頁新聞公布會會議管理和常見的會務(wù)禮儀第29頁新聞公布會

1、主要內(nèi)容。公布會禮儀最少應(yīng)該包含會議籌備、媒體邀請、現(xiàn)場應(yīng)酬、善后事宜等四個主要方面內(nèi)容。籌備新聞公布會，要做好主題確實(shí)定、時空選擇、人員安排、材料準(zhǔn)備等項(xiàng)詳細(xì)工作。2、主持人與講話人注意事項(xiàng)。新聞公布會主持人大都應(yīng)該由主辦單位公關(guān)部部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。他基本條件是：儀表堂堂，年富力強(qiáng)，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默幽默，善于把握大局，長于引導(dǎo)提問，而且含有豐富主持會議經(jīng)驗(yàn)。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第30頁國臺辦講話人范麗青外交部講話人劉建超會議管理和常見的會務(wù)禮儀第31頁新聞公布會3、材料準(zhǔn)備：其一，講話提要。其二，問答提要。其三，宣傳提要。其四，輔助材料。比如，圖表、照片、實(shí)物、模型、沙盤、錄音、錄像、影片、幻燈、光碟等等。4、善后事宜：其一，要了解新聞界反應(yīng)。其二，要整理保留會議資料。其三，要酌情采取補(bǔ)救辦法。在聽取了與會者意見、提議，對于失誤、過失或誤導(dǎo)，都要主動采取一些必要對策。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第32頁三、贊助會會務(wù)禮儀

以贊助為主題會議，即為贊助會，在當(dāng)前情況下，商界通常所主動贊助項(xiàng)目，大致上共有以下十類；一是公益事業(yè)。二是慈善事業(yè)。三是教育事業(yè)。四是科研活動。五是專著出版。六是醫(yī)療衛(wèi)生。七是文化活動。八是展覽畫廊。九是體育運(yùn)動。十是娛樂休閑。另一類則是依據(jù)贊助物所劃分贊助類型：其一，是現(xiàn)金。其二，是實(shí)物。其三，是義賣。其四，是義工。舉行贊助會會議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)該亮度適宜。在主席臺正上方，還需懸掛一條大紅橫幅，在其上面，應(yīng)以金色或黑色楷書書寫著“某某單位贊助某某項(xiàng)目大會”，或者“某某贊助儀式”字樣。前一個寫法是突出贊助單位；后一個寫法，則主要是為了強(qiáng)調(diào)接收贊助詳細(xì)項(xiàng)目。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第33頁

四、茶話會會務(wù)禮儀

適合舉行茶話會場地主要有：主辦單位會議廳；賓館多功能廳；主辦單位負(fù)責(zé)人私家客廳；主辦單位負(fù)責(zé)人私家庭院或露天花園；包場高檔營業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉行茶話會。

茶點(diǎn)準(zhǔn)備

茶話會不上主食，不安排品酒，只提供茶點(diǎn)。茶話會是重“說”不重“吃”，沒必要在吃方面過多下功夫。

對于用來待客茶葉、茶具，務(wù)必要精心準(zhǔn)備。應(yīng)盡可能挑選上品，不要濫竽充數(shù)。還要注意照顧與會者不一樣口味。最好選用陶瓷茶具，而且考究茶杯、茶碗、茶壺成套。

除主要供給茶水外，在茶話會上還可認(rèn)為與會者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意是，在茶話會上向與會者所供給點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數(shù)量要充分，并要方便拿，同時還要配上擦手巾。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第34頁普通來講，贊助會會場不宜布置得美輪美奐，過分豪華張揚(yáng)。不然，極有可能會使贊助單位產(chǎn)生不滿，因?yàn)樗纱丝赡墚a(chǎn)生受贊助單位不務(wù)正業(yè)華而不實(shí)感覺。贊助會整體格調(diào)是莊重而神圣，所以任何與會者都不能與之唱反調(diào)。依照常規(guī)，一次贊助會全部時間，不應(yīng)該長于一個小時。所以贊助會詳細(xì)會議議程，必須既周密，又緊湊。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第35頁贊助會詳細(xì)會議議程，大致上共有以下六項(xiàng)：第一項(xiàng)，宣告贊助會正式開始。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，贊助單位正式實(shí)施贊助。第四項(xiàng)，贊助單位代表講話。第五項(xiàng)，受贊助單位代表講話。第六項(xiàng)，來賓代表講話。在贊助會正式結(jié)束后，贊助單位、受贊助單位雙方主要代表以及會議主要來賓，通常應(yīng)該全景留念。今后，賓主雙方可稍事晤談，然以后賓即應(yīng)一一告辭。在一般情況下，在贊助會結(jié)束后，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕不宜設(shè)宴待客。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第36頁

座次安排

安排茶話會與會者詳細(xì)座次時候，能夠采取下面方法：

一是圍繞式。就是不設(shè)置主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場四面，不明確座次詳細(xì)尊卑，而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次方式，與茶話會主題最相符，也最流行。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行茶話會。它座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者依據(jù)個人要求而隨意安置。這么就容易創(chuàng)造出一個寬松、愜意社交環(huán)境。

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第37頁

座談會

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第38頁

三是圓桌式。圓桌式排位，指是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少，僅在會場中央安放一張大型橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。

四是主席式。在茶話會上，這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，而且按照常規(guī)就座。

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第39頁

1、主持人宣告茶話會開始。宣告開始后，主持人可對主要與會者略加介紹。

2、主辦單位主要責(zé)任人講話。講話應(yīng)以說明這次茶話會主題為中心內(nèi)容，還能夠代表主辦單位，對全體與會者表示歡迎和感激。

3、與會者講話。這些講話在任何情況下都是茶話會重心。為了確保與會者在講話中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先不對講話者進(jìn)行指定和排序，也不限制講話詳細(xì)時間，而是提倡與會者自由地進(jìn)行即興式講話。一個人還能夠?qū)掖沃v話，來不停補(bǔ)充、完善自己看法、主張。

會議管理和常見的會務(wù)禮儀第40頁4、主持人總結(jié)。主持人略作總結(jié)后，可宣告茶話會結(jié)束。

現(xiàn)場講話在茶話會上舉足輕重。茶話會假如沒有些人踴躍講話，或者是與會者講話嚴(yán)重脫題，都會造成茶話會最終失敗。

茶話會上，主持人更主要作用是在現(xiàn)場上審時度勢，因勢利導(dǎo)地引導(dǎo)與會者講話，而且控制會議全局。大家爭相講話時，主持人決定先后。沒有些人講話時，主持人引出新話題；或者懇請某位人士講話。會場發(fā)生爭吵時，主持人要出面勸阻。在每位與會者講話前，主持人能夠?qū)χv話者略作介紹。講話前后，主持人要帶頭鼓掌致意。

茶話會與會者講話以及表現(xiàn)必須得體。在要求講話時，能夠舉手示意，但也要注意謙讓，不要爭搶。不論自己有什么高見，都不要打斷他人講話。必定成績時，要力戒阿諛奉承。提出批評時，不能諷刺諷刺。切忌當(dāng)場表示不滿，甚至私下里進(jìn)行人身攻擊。會議管理和常見的會務(wù)禮儀第41頁五、展覽會會務(wù)禮儀展覽。集中陳列實(shí)物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解形式，所組織宣傳性聚會。依據(jù)通例，展覽會組織者需要重點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)工作，主要包含參展單位確實(shí)定、展覽內(nèi)容宣傳、展示位置分配、安全保衛(wèi)事項(xiàng)、輔助服務(wù)項(xiàng)目，等等。參展單位在正式參加展覽會時，必須要求自己全部派出人