會務工作匯報秘書科會務工作匯報秘書科1一、會務基本情況內涵圍繞會議（活動）主題和目的而進行的一系列工作。特點服務性：會務服務于會議，它的一切活動都是為了會議的正常進行。事務性：會務工作具有很強的操作性。綜合性：為眾多人服務，決定了會務工作的綜合性。時效性：會議總是在特定時間召開，所有參與人員都必須具有強烈的時效意識，會務工作人員也不例外。一、會務基本情況內涵2一、會務基本情況常見會議形式座談會、會辦會、調研會、紀念會、追悼會、交流會、報告會、傳達會、演講會、慶祝會、總結會、表彰會、動員會、運動會、協商會、聯歡會、招待會、團拜會；黨代會、人代會、政協會；宴會、文藝晚會……紀念活動、慰問活動、檢查評比活動、參觀活動、會談活動、拜會活動、展覽活動、憑吊活動、采風活動……奠基、揭牌、開業、慶典……一、會務基本情況常見會議形式3一、會務基本情況程序確定主題制發通知安排會務檢查落實應急準備收尾清理一、會務基本情況程序4一、會務基本情況程序確定主題制發通知安排會務檢查落實應急準備收尾清理一、會務基本情況程序5一、會務基本情況會務工作者的素質要求基本素質善服務、識大體、守規矩專業知識主要指文字材料方面工作能力指揮能力協調能力應變能力“眼里容不得沙子”的發現問題能力（補位）一、會務基本情況會務工作者的素質要求6二、會議的確定目標、主題（必要性）未列入“兩辦”會議計劃的會議不得召開（領導特批除外），能以文件、電話安排的工作不開會。規模和方式寧簡勿繁無事無責的人不請、職務可大可小的請小。內容相同、相近的會合并召開，人員相同、相近的會套開或連續召開。該來的一個也不能少，不需要的一個也不要多二、會議的確定目標、主題（必要性）7二、會議的確定時間/時長盡量精簡內容、壓縮時間。管理學中的“精簡與效率原則”，請自行baidu。地點根據會議的目的，選取合適的地點。考慮因素包括但不限于如下內容：是交流還是宣講、是否需要合影、用餐、交通、住宿等。比如：中共第一次會議的地點前半段在上海法租界望志路一0六號，后半段在浙江嘉興的一條游船上。再比如：1990年第一次政報協作會議是在武漢至重慶的“揚子江”號郵輪上召開的。我們領導開調研會也經常在考斯特上進行。經費二、會議的確定時間/時長8三、會務人員的組成與培訓人員類別專職人員外聘專業人員臨時人員會務人員的選用原則——因需設崗、人崗匹配會務人員的培訓（籌備會）目的：增加對會議的了解、增進人員之間的交流與了解、提高實際業務水平。內容：會議程序、每人職責、每個細節的規范。三、會務人員的組成與培訓人員類別9四、會議通知何時通知如有可能，越早越好，方便參會人員提前做好準備，實在不行，可以發預備通知。關于的XXX的預備通知。一些“緊急通知”本身的內容早就在準備，但等發通知的時候就緊急的了。為什么？市府辦部分科室發通知，從來沒有提前半天的，正常是提前2-3個小時，甚至半小時。換位思考？如何通知電話、網絡、短信通知誰參會人員、會務人員、保障人員效率&證據四、會議通知何時通知效率&證據10四、會議通知通知什么主題、時間、地點、人員、任務、職責需要提前研究的會議材料通知信息的反饋地點預約反饋人員（參會人員、服務人員、保障人員）反饋設備反饋（供水、供電、餐飲、車輛等）四、會議通知通知什么11五、會議材料方案/日程表/會議須知證件/選票代表證、工作證、記者證、司機證、專用票據各類選票通行證、專用物品證時間活動安排地點陪同人員9月12日（周六）14:30迎候高速路出口王艷趙明15:00入住酒店XX國際酒店……五、會議材料方案/日程表/會議須知時間活動安排地點陪同人員912五、會議材料各類講話稿事先一定更要和發言人溝通。材料定稿要有一定的提前量。放在合適的位置，及時提醒。（印度在聯合國的發言）其它材料頒獎音樂、視頻短片、PPT、宣傳資料、新聞通稿等。五、會議材料各類講話稿13六、會議場地的布置布置原則氣氛適度——配合活動主題，比如婚宴。以人為本——重點突出“人”。方便使用——指示標志、文字說明。右手為上、正對門為上會標：醒目、鮮明、準確，字體規范、端正、大方標語、空飄、氣球、煙花徽銘黨徽、國徽、軍徽、團徽、……旗幟、背景板六、會議場地的布置布置原則14六、會議場地的布置人員站位引導人員：前進方向左右45°位置會務人員：會場四角，門口設備布置音頻：足夠數量的話筒、多路信號保障、錄音設備視頻：要分別考慮臺上臺下視角問題燈光：不熟悉的場地需提前“彩排”，請專業燈光、攝影人員現場檢查，確保效果空調：冬天18℃以上，夏天25℃以下，不能有異味、噪音飲用品：茶、水，毛巾六、會議場地的布置人員站位15七、吃住行——吃工作餐人員確定多少人來吃，有沒有特殊要求（民族、種族），比如：印度教不吃牛、回民不吃豬菜品菜品應符合大眾口味，兼具地方特色，不是絕對自信不要做客人的家鄉菜形式大型會議盡量使用自助餐的形式桌餐（圍餐）要注意席卡擺放。七、吃住行——吃工作餐16七、吃住行——吃圓桌餐卡原則左為上。方案一：按職務級別，由主到次。比如領導班子會后用餐方案二：按職務級別，與客人交叉而坐。比如接待市府辦領導祝酒：入鄉隨俗。一般對客人不作過多要求。上菜：按照冷菜、飲料、酒水、熱菜、湯、主食、點心、水果順序，人多時要保證上菜速度。七、吃住行——吃圓桌餐卡17七、吃住行——住住地設施要求衛生、基本生活設施、房間設備、餐飲活動場地要求（健身、游樂設施）停車場地要求住宿安排套間、單間、標間、特殊用房（醫療、臨時會議室）通訊保障涉密要求電話、網絡、無線基站一般外包，特殊情況下，需要親自檢查七、吃住行——住住地設施要求18七、吃住行——行迎送時間：絕對不能遲到地點：機場、車站、高速路出口位置：多看看《新聞聯播》，盡量站在客人下車（飛機）能直接看到的位置，列隊站好。禮儀：不認識的客人需事先取得聯系見面介紹，按照“從高到低、先主后次、避免重復”的原則握手（擁抱、致軍禮）：不可學習印度阿三出入走正門迎送職級對等七、吃住行——行迎送19七、吃住行——行迎送車輛：寧多勿缺每輛車上要有跟車聯絡人行駛路線以順暢、不走回頭路為原則，下鄉慰問、現場辦公等會議，條件允許的情況下，盡量做到提前“踩點”七、吃住行——行迎送20七、吃住行——行陪同人員確定業務對等性別對等身份對等餐飲、住宿、乘車標準與其身份一致陪同人員應知事項客人基本情況此行目的全程接待計劃七、吃住行——行陪同21八、宣傳報道宣傳報道的確定確定報道原則：通稿自由采訪：建議以記者會、新聞發布會的形式進行絕對的自由采訪會容易造成混亂，信息不受控制（2014.8.2昆山工廠爆炸事故）確定媒體數量和人數媒體類型：紙媒、網絡、電臺、電視采訪數量和人數八、宣傳報道宣傳報道的確定22八、宣傳報道配合采訪主題采訪專題采訪隨隊采訪新聞發布會新聞刊播內容審核（不可學南京）圖片審核

記者也是人，搞新聞是他的工作，是混飯吃的工具（昆山）八、宣傳報道配合采訪記者也是人，搞新聞是他的工作，是混飯23九、硬件保障及其它水、電、氣九、硬件保障及其它水、電、氣24九、硬件保障及其它醫療衛生（清遠馬拉松）舞臺設備（四川合唱地道戰）會議禮物（武漢鴨脖）2008年7月14日，一家中央單位的全國性工作會議在武漢召開，該單位駐漢辦事處作為東道主，特意選購了一批精武鴨脖作為禮品送給與會代表。但就是這一舉動，幾乎讓東道主丟盡顏面。13日，會議東道主找到位于漢口精武路上的“九九精武”食品經貿發展有限公司，定購了46盒鴨脖，共計4600元。會議結束后，大多數與會代表帶著這一武漢特產高興地回到全國各地。15日晚，幾名未來得及離漢的代表拆開鴨脖品嘗。沒想到剛一打開包裝，大家都皺起了眉頭：鴨脖子散發出一陣異味。九、硬件保障及其它醫療衛生（清遠馬拉松）25九、硬件保障及其它經費保障會議的檢查與彩排會標和標語、徽銘和旗幟、桌椅、席卡、通道、交通、燈光、音像、天氣、指示標志文字材料檢查：須知、材料、簡報、資料、主持詞、講話稿、文件、證件、票據、文具食宿檢查：場地、桌椅、菜式、衛生、客房、服務員、聯絡員、停車、調度其它：活動方案落實情況，醫療、九、硬件保障及其它經費保障26十、檢查與彩排檢查會標和標語、徽銘和旗幟、桌椅、席卡、通道、交通、燈光、音像、天氣、指示標志文字材料檢查：須知、材料、簡報、資料、主持詞、講話稿、文件、證件、票據、文具食宿檢查：場地、桌椅、菜式、衛生、客房、服務員、聯絡員、停車、調度其它：活動方案落實情況，醫療、消防、水電氣、證件、安檢十、檢查與彩排檢查27十、檢查與彩排