協同OA平臺方案keya協同辦公系統技術方案第一局部使用說明OA辦公系統功能簡介OA網絡智能辦公系統是專業的網絡辦公軟件，采用領先的B/S(瀏覽器/效勞器)操作方式，使得網絡辦公不受地域限制。集成了包括內部電子郵件、短信息、公告通知、個人考勤、日程安排、工作日志、通訊簿、工作流、消息通知管理、考勤管理、工作方案、工資管理、會議管理、車輛管理、網絡會議、討論區、聊天室、文件柜、系統日志、區號查詢、郵政編碼查詢、等多個極具價值的功能模塊。OA在安裝維護上更提供了采用獨有技術開發的傻瓜型安裝工具、配置工具和數據庫管理工具，用戶可在30秒內自行安裝完畢，無需專業人員即可自行維護。數據存取采用分布式集中控制，防止了數據泄漏的可能。完善的密碼驗證與登錄驗證機制更加強了系統平安性，并且所有頁面均進行身份驗證和權限驗證。基于工作流的公文流轉和業務管理，使得業務表單、流程步驟和權限都可以由用戶靈活定制。公文流轉支持使用Word、Excel等附件。OA富有競爭力的特性：1、獨創web效勞器、數據庫和應用程序全部自動傻瓜安裝，建立企業信息中樞只需1分鐘2、客戶機無需安裝專用軟件，使用瀏覽器即可實現全球辦公。3、無線OA新概念，結合短信實現無線辦公應用4、支持任意多級部門/成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用5、內置工作流系統，通過傲視同群的“智能表單設計〞、靈活的自定義流程，實現各項業務流程的管理，文件流轉及審批6、完善靈活的菜單自定義機制，方便掛接外部的B/S系統，具有良好的擴展性7、內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注.8、集成Internet郵件管理組件，提供web方式的遠程郵件效勞9、集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案10、集成商業管理組件，輕松的管理客戶、供給商資料和產品銷售記錄11、集成新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種途徑12、集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作方案等模塊，提供企業管理者全新的管理工具13、支持外部人員管理，OA可作為企業對外的窗口和與業務伙伴聯絡的紐帶(須將系統置于外網)14、通過系統訪問控制、系統平安設置、系統資源管理，確保系統穩定平安運行15、開放的系統平臺架構，完善的二次開發支持，無限擴展可能系統結構平臺架構OA采用基于WEB的企業計算平臺，如圖3.1所示。客戶機客戶機IEOA辦公自動化系統運行效勞器OA辦公自動化系統運行效勞器應用邏輯層數據庫數據庫客戶機客戶機IE客戶機IE客戶機IE圖3.1平臺架構采用瀏覽器方式使得易用性更強，客戶端不需安裝專用軟件，系統的管理維護十分簡單。管理層次OA采用靈活的權限管理機制，更貼近用戶的需求。管理者可以根據本單位的需要自行定義角色及其權限，并定義每個員工所屬的角色，管理層次可由管理者自行控制。OA操作說明系統登錄建議使用IE8瀏覽器在效勞器上安裝了OA系統之后，局域網(Intranet)上的其它機器〔也可以是在Internet上〕只需翻開瀏覽器〔IE6.0以上〕，輸入效勞器的網址，形如地址：端口號即可進入網絡辦公系統。輸入管理員所給的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可進入辦公系統主界面。在效勞器上安裝了OA系統之后，局域網(Intranet)上的其它機器〔也可以是在Internet上〕只需翻開瀏覽器〔IE6.0以上〕，輸入效勞器的網址，形如地址：端口號即可進入網絡辦公系統。外網計算機輸入：//外網IP地址：端口號輸入管理員所給的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可進入辦公系統主界面。登陸之前的瀏覽器設置：360瀏覽器設置：IE瀏覽器設置：進入系統后，點擊全部菜單，系統會自動加載所有的菜單顯示于左側。便于分類管理。系統默認的主菜單主要由9大局部組成，分別是個人事務、工作流程、公共事務、信息交流、人力資源、CRM管理、實用工具、檔案管理，系統管理。不同角色的用戶進入系統后可使用的功能是不同的，用戶的角色權限均由系統管理員登錄系統后設置，具體詳見后面說明，用戶授權。系統工作臺：系統工作臺可隨用戶日常工作需要，隨時進行添加刪除，并且支持工作臺模塊圖形化拖拽功能快捷方式設置：快捷方式模塊中，用戶點擊設置按鈕，即可增加或者修改快捷方式。個人事務(個人辦公桌)“個人事務〞是把菜單中幾項比擬常用的功能，醒目地列在主操作區上，方便用戶操作。用戶登錄進來之后，主操作區上默認顯示“個人事務〞。具體操作說明詳見相應的模塊說明。公司組織架構公司組織架構位于“個人事務〞主菜單下，點擊按鈕后，右邊窗口顯示公司組織架構圖，點擊人員列表的詳細信息查看按鈕，可查看公司員工信息。1.3.2.2統計簡報主要顯示個人工作的數目，郵件數目和公告數目。1.3.2.3公告欄目公告欄瀏覽公告欄瀏覽是公司內部直接下發通知、信息的一個窗口，例如‘召開部門會議’，‘部門通知’等事情可以由處查看，如果系統設置了彈出提示，那么在登錄系統時候就可以接收到信息，或是在工作臺處查看到信息公告欄管理顧名思義，這局部就是發布部門通知消息的窗口，有權限的用戶，可以在此對信息進行增、刪、改的操作。個人考勤個人考勤位于“個人事務〞下，是一個重要的模塊，此模塊下分5個子模塊，分別是“〞上下班登記，“出差登記〞，“加班登記〞，“病假登記〞和“事假登記〞。此功能實現了個人5種情況下的相應管理，在需要的時候，可以直接通過此方式將信息傳達給相應的權限用戶進行審批，信息的傳播方式是以短信和工作臺兩種方式進行通知相應人進行審批。或是直接在“人力資源〞模塊下的“考勤批示〞下進行審批。上下班登記注：個人上下班考勤為自己管理。個人上下班考勤是實現的三班制考勤時間填寫模式，相關人員可通過此時間來進行相應的設置。(如下圖)出差登記個人遞交上去審批的出差登記實現了統一的管理，需要出差的個人通過此登記可以迅速的將待辦事情上報進行審批，簡化了審批流程，減少了中間待辦時間。在此模塊下，相應用戶可以查看到自己遞交的待辦事情的審批結果，例如：已通過審批的事情，未通過審批的事情，并可以進行查找、修改、添加新出差待辦事情等等。包括審批后的出差天數都有相應的顯示查看。(相應模塊如圖)加班登記、病假登記、事假登記相關操作同上，審批流程同出差審批相同，同樣可以在工作臺與內部短信息通知獲得。加班登記如圖：病假登記如圖：事假登記如圖：日程安排日程安排分為日歷模式和列表模式，日歷模式可以直接點擊相應的月日進行提前安排事情提醒，在日期下填寫需要提醒的事件后，相應日期改變顏色，說明此日期下有已經填寫的日程安排事件。或是使用列表模式，查詢相應的日期有何安排事件。操作如圖：或者點擊增加：進入編輯事件：〔如圖〕點擊確定，就可以看到效果，相應的日期下變為紅色。當日期到了相應事件，將會有提示信息告知記錄人。工作日志填寫個人工作日志，主要作用起到一個備忘的作用，給自己安排好一天的工作方案，方便查詢。可以增加、查詢、刪除、修改。〔如圖〕通訊錄目錄通訊錄下分四個子模塊，分為：“公司通訊錄〞“個人通訊錄〞“公共通訊錄〞“通訊錄類別〞公司通訊錄公司通訊錄內部是公司內部所有人員的通訊錄，可以在此查看、增加、刪除、修改。便于查詢相關聯系方式。個人通訊錄單用戶通訊錄設置，可以放置自己好友或是經常聯系的客戶通訊地址，只有自己可以查看。保密性較好。公共通訊錄此模塊下的通訊信息，是在個人通訊錄中第一個選項進行設置，如果在個人通訊錄中的第一項設置為公開(如圖)，那么在公共通訊錄中就可以進行信息共享。方便其他人查詢，此主要應用于部門客戶通訊信息。通訊錄類別此處主要設置為通訊錄的類別,例如：朋友、客戶、家人等等。主要用于個人通訊錄中的分類，讓個人通訊錄中可以將相應的通訊信息分類存放，便于查找。個人文件柜將自己的文件，分門別類的存入系統中，方便自己可以在任何地區登錄系統進行查詢，實現了文件即時存放，即時下載查詢功能。同時只有個人查詢，其于人員無法得到、查詢您的文件信息。如果在增加文件柜時選擇共享，那么就可以將此文件柜共享與他人。1.3.2.8領導信箱領導信箱位于“個人事務〞主菜單下，包括兩個菜單項選擇項：“領導信箱瀏覽〞，“領導信箱管理〞領導信箱瀏覽領導信箱瀏覽是方便公司領導及時查看企業報表，從而為領導的重要決策起到重要作用。領導添加領導信箱后，在右邊的信息展示區顯示各部門上傳的信息報表。領導信箱管理主要用于各部門領導上傳部門報表用，有權限的用戶，可以在此對信息進行增、刪、改的操作。個人設置此模塊主要用于個人模塊的設置，例如：短信的通知時間、郵件的相關參數設置、用戶密碼修改等等。用戶提醒設置設置短信提示間隔時間或是否需要提醒，如果“否〞，那么登錄系統后，將不彈出窗口進行提示。密碼修改修改當前登錄的用戶密碼，修改時必須填寫原來的舊密碼，否那么不允許修改，保證非此用戶修改密碼的平安性。郵件參數設置主要是設置外部郵件收發功能參數，設置外部郵件收發，需安裝JMail插件和設置的郵箱是否支持外部郵件介入。常用審批批注用于設置審批時候的批注文字。常用模板設置用于統一文件的一種格式，無其他意義，可共享給其他人，統一按照一種模板樣式進行文件格式的統一管理。印章使用記此頁面為使用印章的記錄，并可以查看使用著的IP地址。和使用人是哪些用戶。工作流程2.1.1印章管理增加個人印章，修改印章(只能修改密碼)，印章使用記錄。我的印章此功能是上傳個人印章之用，將印章圖片通過此處保存至數據庫，可以設置個人印章使用密碼。防止被其他人使用。如果印章需要修改的話，在此頁面是不能進行印章圖片修改，只能刪除原印章后重新上傳印章等待管理員的審批通過才可以使用。本頁面只可以修改印章使用密碼。表單定義表單設計自定義設計各種文件表單、紅頭文件樣式，不需要寫任何代碼，不需要任何專業知識，可以自由的設計各式各樣的表單供公司使用。可支持對表單數據字段的各種公式計算〔公式計算中個各字段必須為數字型〕在設計框內利用附帶的各種制表符、文字控制等插件設計出各種表單，下面是具體操作說明：點擊新增出現如下列圖所示：從左側拖入標準控件插入編輯框內：宏控件是自動加載當前用戶信息，參照控件是用戶進行選擇的。表單類別定義表單是用在什么地方，統一管理表單文件類別。做到表單模板一次成型屢次使用管理。流程設計對工作流程做一個全面的布局，可以通過列表模式一項一項的查看，也可以通過流程圖有一個全面的了解，在工作流中的表單對應的是表單設計中設計好的表單，在圖形化的流程圖中，可以自定義流程圖的模式，不用打字，直接完成流程圖的設計。(如下圖)新建步驟：節點修改：右鍵點擊此節點可修改此節點的屬性流程圖顯示界面：列表視圖顯示界面：可支持流程步驟條件的復雜多樣性組合：在某個步驟上點擊鼠標右鍵，彈出菜單中選擇條件設置。設置流程條件！在節點點擊右鍵，出現選項，選擇條件設置！新建工作在已經設計過的表單模板上，建立自己的工作審批。待辦工作通過新建工作遞交上來的工作，可以在這里進行辦理或委托或是導出工作信息，在步驟與流程圖下可以查看工作步驟，圖形化界面，非常直觀。工作查詢已經提交的工作信息，在這里可以選擇是否進行回復、結束、查看、催辦等操作。歸檔工作將工作信息存檔，可以自建子分類，在子分類下進行工作信息保存。在新建流程是有一個結束后歸不歸單的選項！知會工作知會工作的查詢自由協同文件內部傳閱，如果此文件發布時，允許被相應人看到，將在接收公文處可以看到此文件，點擊閱讀，可以閱讀此文件信息。并給出相應的意見與建議。新建協同支持公文的在線編輯，并可添加相應的附件，完成公文的編輯和附件上傳后可以添加此公文的接收人，只有被指定為接收人后才能閱讀此公文。接收協同需要接收的公文列表點擊閱讀閱讀此協同。協同中的草稿箱可以在新建協同的時候，點擊保存，把協同保存，下一次可以再繼續用!新建工作的草稿保存3.1公共事務3.辦公用品管理每個公司都有自己的辦公用品，此功能實現辦公用品的統一管理，統一領用審批，做到統籌化管理，使原本復雜的工作變的簡單明朗化。辦公用品的管理：可以設置庫警(庫存警戒線)參數，隨時查看物品的庫存量。做到及時保障。入庫登記：顧名思義，購入物品存入庫中的數量有一個登記。領用登記：使用人員領用物品，將在此登記，領走多少，將從相應的庫存中減去多少。借用登記：對于公共的、可屢次使用的物品，相應部門借去使用，將做一個登記。歸還登記：物品使用完畢，歸還倉庫，將在此做登記。報廢登記：屢次可利用物品，使用時間過長，將做報廢處理，在此處登記。辦公用品登記審批分為：入庫登記審批、領用登記審批、借用登記審批、歸還登記審批、報廢登記審批，5個審批頁，此5工程對應以上辦公用品登記5項的審批工作，只有在此審批過的項，才可以去相應部門領用物品。3.1.2圖書信息圖書信息查詢圖書類別維護圖書信息管理會議管理在個人事務中的“我的會議〞模塊中已介紹。本模塊重要是對本地會員地點，會議室有個統一的管理，包括會議的申請、管理、會議室設置、會議室的管理員設置、會議紀要、網絡會議。個人事務中的網絡會議，將有此處進行會議設置，包括會議的IP地址、出席人員、開始結束時間等等。會議的設置只有相應的管理員可以設置。車輛管理包括車輛使用申請、使用查詢、使用管理、維護管理、信息管理、人員管理和車輛的類型管理，對單位內的車輛進行統一化管理，解決公司、企業車輛管理上的缺陷。固定資產管理每個公司、企業，都有自己的固定資產，往往有的企業忽略了企業固定資產的損耗，此功能將有助于管理者對企業固定資產的管理有一定的概念。同時可以查看固定資產的折舊記錄。做到心中有數。固定資產類別折舊類別中可以設置物品的折舊率和折舊周期。3.1.6規章制度公司規章制度的瀏覽和管理3.1.7工作方案個人工作方案的設置我的方案方案管理信息交流內部郵件針對獨立用戶，可將信息存放與收件箱。并可查看所有的內部郵件信息或已經發送過的信息。用戶點擊已發送郵件，可以通過已查看按鈕來查看郵件被哪些人查看過或者哪些人未查看過某封郵件外部郵件可以接收、發送本網外郵件，可以將自己的郵件地址綁定到內部OA系統中，實現外部郵件的發送與接收，方便管理者即時查看外部郵件箱內的郵件信息，做到信息及時化。注：如使用外部郵件，需要在系統的插件中下載JMAIL插件，方可使用外部郵件系統。另外還需要在個人事務中的個人設置模塊中設置郵件參數。內部討論區相當于論壇BBS系統，一個內置的小型BBS討論模塊，針對某一個問題進行討論。可以發布主題貼，可以進行回復討論。用戶點擊發言按鈕，即可新增主題帖，點擊某條主題帖可對此主題進行回復討論區類別內部互動聊天類似于網絡上的Chat聊天室，即時在線交流，增加公司員工之間的工作默契。新增聊天室：投票管理發布投票信息，可以用在公司人員投票、工程投票等。權限用戶可以發布信息，刪除、修改投票的的主題。新增投票主題：人力資源人事檔案針對公司所有人員登記注冊，統一管理，使管理者對自己的員工有充分的了解，方便管理，同時可以保存相應員工的資料信息與人事合同。人事檔案：人事合同：考勤批示/統計對個人事務中個人考勤的四種審批批示，只有相關權限人員在此審批同意后，個人考勤中才會通過，并進行相應的出差、加班、請假等，否那么事情不通過。解決了現在企業中的繁瑣申請制度。無紙化申請、批示及審核。并針對個人/全公司考勤有一定的統計。薪資管理對于員工的薪資錄入、管理、審批、工種的的名稱，計算方式統一管理，各種工種的工資待遇，計件工資的支付等。方便人員薪資管理，從個人薪資的錄入到工種計件工資的支付，都直接在系統中反響出來，減少了相關人員的工作量，減少了錯誤幾率。培訓/獎懲管理任何一個公司在新招聘或新進入的員工都需要有針對性的培訓，此模塊就是對培訓的人員、培訓的工程進行統一管理。同時也為以后的員工培訓留下了第一手的材料。根底設置分為考勤中人員的上下班時間設置和薪資的帳套設置。上下班設置分幾個權限，例如：老總、科長、員工等。帳套設置主要是針對員工薪資的賬號分配。人事統計公司部門中的人事統計CRM管理〔銷售管理〕客戶管理/客戶忠誠度管理OA系統中集成的客戶管理系統，將CRM客戶關系系統中重要局部集成至辦公自動化系統中來，囊括了CRM中的客戶根本信息、客戶交往記錄、客戶效勞、客戶轉移、客戶關心、客戶回訪、客戶投訴和客戶滿意度調查等管理模塊，大大減少了企業在客戶信息度上的投入精力。客戶信息管理：這里主要增加為聯系人。中包括了共享客戶、公開客戶的信息查詢，可以增、刪、改、查客戶資料，統一管理客戶信息。管理人員可以根據以上信息編輯客戶的詳細資料，如果將設置為共享或是公開，那么在共享和公開模式下只能查看客戶信息。注意：在修改或添加客戶改為共享模式時，請將共享人填入，不填，那么無人可以查看。客戶交往記錄：客戶名稱無須在此處填寫，直接點選后面的搜索圖標，客戶名稱是在客戶信息管理中事先添加好的。聯系人同樣是在聯系人管理中事先添加過的。交往時間與結束時間，主要是把握客戶信息狀態。并且包括和客戶交往的內容。客戶效勞：針對客戶的效勞管理，包括客戶的意見、滿意度等信息的管理，可以更進一步的了解公司在客戶效勞上哪些方面的缺乏。從而更好的把握客戶信息狀態。客戶關心：類似于客戶效勞，主要是對客戶的反響意見整體把握，提醒公司對自己的客戶做到關心。讓企業不至于忽略了自己的客戶。客戶回訪：相當于售后效勞，對自己的客戶做回訪調查，記錄客戶的回訪內容和客戶的意見建議等信息。客戶投訴：客戶對自己公司的產品、人員或其他事情的投訴，將記錄在此模塊中，便于管理者查找更改自己公司的缺乏之處。客戶滿意度調查：針對客戶反響信息度調查，保存客戶對公司的滿意度意見。產品信息管理此模塊中分為常規產品和效勞性產品兩種類型，分別對兩種類型進行信息的存儲、查詢工作。產品的常規信息分類中的產品類型會在數據字典中進行相應的設置。銷售信息管理此模塊下分為銷售合同與常規產品，效勞產品。銷售合同主要是針對客戶的合同進行統一存儲、統一管理。方便查找。對合同中的主要信息段進行存儲，例如：合同的編號，合同的類型以及合同中涉及的金額等信息。銷售記錄主要針對產品類別進行相應的存儲，不至于將所有信息都會聚到一起，增加查找的難度。供給商信息錄入供給商的詳細信息，聯系人、產品等相關信息，權限用戶可以進行增、刪、改、查等操作。信息統計分析對客戶信息管理的各種分析數據保存，使企業管理者對自身企業客戶的總體把握，提高了客戶信息資料的收集，整理，便于客戶信息的維護。6.1.6客戶屬性統計通過客戶的區域，行業，來源，重要程度，銷售方式，企業性質等進行分類統計，以方便查詢。根底數據設置針對此大類模塊下的各種根底數據設置，例如：客戶的來源、企業性質、效勞方式、銷售方式、區域、行業、產品管理、合同管理、產品的銷售記錄等模塊的信息設置。6.1.8自定義字段如客戶管理字段，我在增加客戶信息的時候，只有根本信息、客戶類型、企業概況、財務信息、備注信息五個字段，但是我還想增加一些其他的信息，如客戶的家庭地址等！那就需要在自定義字段的客戶管理里面正價一個客戶家庭地址的字段!增加自定義字段提交后實用工具實用工具模塊下涵蓋四個子模塊，天氣預報、萬年歷、世界時間、常用網址瀏覽、區號。通過實用工具子模塊可以很方便的查找當前的日期，世界各地時間對照表，常用網址中可以將您經常瀏覽的網頁地址保存于系統中，下次如果想訪問可以直接翻開此模塊進行瀏覽網頁。如果您對中國各地的區號或不清楚，不要急，系統中已經集成了此局部功能，可以通過區號，很方便的查找中國各地的郵政編碼和區號，節省了您辦公的時間。天氣預報：萬年歷：世界時間：網址保存：區號：檔案管理卷庫管理卷庫根本信息維護，可進行增加、修改、刪除操作。案卷管理案卷根本信息維護，可進行增加、修改、刪除、收回文件、拆卷或封卷操作。文件管理文件根本信息維護，可進行增加、修改、刪除、借閱記錄、收回、銷毀操作。案卷借閱在檔案管理操作中，案卷中的文件如果要查看，需要先發出借閱申請，在審批通過后才可進行查看。1、借閱：點擊借閱按鈕，即可申請文件借閱。2、借閱審批：點擊審批按鈕即可對要借閱的文件進行審批，只有通過審批的文件，借閱者才可進行文件查看。檔案統計用于統計文件的借閱情況和案卷中的文件統計。檔案銷毀用于銷毀某個檔案。檔案的字段的設置：包括案卷密級、憑證類別、密集設置、緊急等級、文件分類、公文級別。系統管理主要是設置會議室名稱、可容