麥格勞—希爾公司Copyright

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2013

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reserved.商務管理溝通第17章建議書與進展報告的撰寫建議書概述課堂調研建議書行動計劃建議銷售的建議商業計劃和資金的建議進度報告建議書@

給出必須做什么以及由誰來做的主張@推薦搜集信息的方法，評估新事物，解決問題，或實施某種變革@針對那些較例行公事時間持續更長或耗資更多的項目@

強調所有相關受眾的利益建議書@

兩個目標?

使項目得到認可?

使你的組織得到認可去負責這項工作@

競爭性建議書—爭奪有限的資源@

非競爭性建議書—不存在競爭建議書針對的問題@

你要解決什么問題或者希望利用什么機會?@為什么需要現在解決問題或者為什么需要立即利用機會?@

你打算怎么解決問題?@

你能做好這個工作嗎?建議書針對的問題，繼續…@

為什么由你做這個工作?@

你什么時候能完成工作?@

應收取多少費用?@

你能為受眾提供什么?建議書風格@

使閱讀清晰易懂@

對讀者的提問有所預期并加以回答@

用數據支持推論@

整篇要強調利益好處@

采用預期的格式@

重視開頭和結尾建議書風格，繼續…@

認真仔細地編輯@做最后的檢查以確保已包含所有建議征詢函要求的項目@

確保外觀給受眾留下好印象@在規定截止日期之前，留出足夠的時間供建議書的打印、復印和行政審批課堂調研項目建議書引言段落問題/機會可行性讀者調研主題課堂調研項目建議書，繼續…方法/程序資格/設施/資源工作日程付諸實施課堂調研建議書：引言段落@

沒有標題@

總結報告的主題和目的—一兩句話課堂調研建議書：問題/機會@

組織存在哪些問題或機會?@

為什么它需要解決或利用?@

有什么相關的背景或歷史嗎?課堂調研建議書：可行性@是否能在有限的時間內找到解決方案?@

你如何證明?課堂調研建議書：讀者@

組織中誰有權力實施你的建議?@

可能有哪些次要讀者來評估建議?@

哪些讀者將會受到建議的影響?@

在組織中是否有人會像看門人那樣服務?@

哪些監督型受眾可能會讀到你的報告?@

還有哪些讀者?課堂調研建議書：調研主題@

列出報告中將回答的主要問題和次要問題@

說明你對問題的每個方面討論的深度@解釋你為什么選擇討論問題的這些方面，而不是其他方面課堂調研建議書：方法@你將如何獲取調研問題的答案?@

你將采訪或調查誰?@你將使用哪些公開發表的資料??

提供詳細的參考書目課堂調研建議書：資格@你是否具備進行這項研究工作所需要的知識和技能?@你是否具有獲取進行這項研究工作所需要的信息/設備的途徑?@

你將在哪里尋求幫助，如果你需要資料?課堂調研建議書：工作日程@

搜集資料

@

分析資料

@

整理資料@

編制進展報告@

撰寫初稿@

準備視覺材料@

修訂草案@

編輯初稿@

校對報告對于每個活動列表：總時間完成日期課堂調研建議書：付諸實施@

邀請導師提出建議以改進報告@要請求導師批準你的項目，這樣你可以開始實施你的報告建議行動建議書@

為解決問題推薦新的程序或者方法@

需要大量的調研@

從組織外部搜集資料@

包括受眾的利益銷售建議書@

用于銷售產品或服務@

確保你了解消費者的優先順序@

闡述你的產品以解決你的受眾的問題@

描述產品每一特征的受眾利益@

使用適合受眾的語言銷售建議書@吸引讀者的注意力，至少總結出你能提供的三個主要的利益@

按序討論列表上各項利益

@

處理讀者的異議或問題

@

簡要提及其他利益@促使讀者贊成你的建議，給出盡快實施的理由商業計劃和其他籌資建議書@

強調你的項目所要滿足的要求@說明項目將如何幫助實現擬籌資組織的目標@說明你已經有的資金和你打算如何使用這筆資金商業計劃和其他籌資建議書，繼續…@

回答這些問題?

你的產品或服務是什么??

所開發的產品好壞如何??

目標市場是誰?市場規模如何?為何這個市場需要你的產品或服務??

你將如何促銷你的產品或服務??

你的競爭對手有哪些?你將怎樣發展的更好??

還有誰為你的商業提供支持??

誰將和你一起工作?你需要多少員工?支付員工的工資如何?進展報告@讓資助機構或者雇主放心—工作取得了進展@允許你自己和資助機構或雇主隨時解決出現的問題@使用關于語氣積極、重點突出和換位思考方面的手段@

不需要把每個細節敘述的同等重要@

至少在某一方面有一定程度的超越預期時序型進展報告@

根據目標和原定計劃，總結進展情況@在“已完成工作”標題下,描述你已做的工作@在“待要完成工作”標題下,描述待完成工作@

表達能在到期日完成任務的決心任務型