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物業(yè)公司外部交流管理制度一、背景為了提高公司的形象和信譽，增強公司與外部業(yè)主、部門、政府等的良好關系，減少不必要的紛爭和矛盾，特制定物業(yè)公司外部交流管理制度。二、管理原則堅持公平公正原則，不以任何個人或團體的意志為轉移。堅持依法、規(guī)范、誠信的原則，做到守法經(jīng)營。堅持有效溝通、有效解決問題的原則，保證工作高效。三、管理流程1.活動計劃1.1、行程安排：對于任何與業(yè)主、業(yè)委會、政府部門等進一步協(xié)商和溝通的活動，組織部門在活動前應對其進行周密的規(guī)劃和準備。1.2、申請報告：組織部門在與外部單位聯(lián)系協(xié)商時，必須在事前填寫《關于與XXX單位商談合作事宜的報告》，報送領導審批，并在不影響日常工作的前提下進行協(xié)商。1.3、洽談準備：在活動前，組織部門根據(jù)實際情況，對相關人員的資料、會面的議題和相關材料進行了解和準備，以便在活動中更好地溝通協(xié)商。2.溝通協(xié)商2.1、準備工作：會議開始前，組織部門必須提前到達現(xiàn)場，準備要使用的文件和資料，做到會前準備工作得當。2.2、會議主持：在與外部單位協(xié)商的會議期間，由組織部門的主管或主持人員在會場上就相關問題進行介紹和講解，并做好記錄，以備后續(xù)處理。2.3、問題解決：在溝通協(xié)商的過程中，如出現(xiàn)問題應實事求是地解決。在問題解決后，應及時將處理情況匯報給公司相關負責人。3.形象展示3.1、儀表整潔：在與外部單位溝通協(xié)商期間，組織部門的員工必須要儀表整潔、言辭得體、態(tài)度誠懇，保持良好的形象。3.2、言行一致：組織部門的員工必須言行一致，言出必行，做到誠實守信，增強公司信譽。四、工作責任組織部門是外部交流的主體，負責外部交流的協(xié)調、督導和管理工作。公司負責人是外部交流的直接責任人，對外部交流的工作質量和效果負有最終責任。其他部門負責人是外部交流的配合責任人，負責自己所管轄范圍內(nèi)的外部交流工作。五、工作評估外部交流工作應按照公司的年度工作計劃進行，組織部門領導應對外部交流工作進行一些必要的考核和評估。考核指標包括：外部交流工作的質量、效率和效果等方面。根據(jù)考核結果，對外部交流工作進行定量評比、績效考核等。六、總結外部交流是物業(yè)公司與業(yè)主及外部單位溝通協(xié)商的重要途徑，要合理利用好這一工

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