會議項目服務(wù)與管理第九章會議項目服務(wù)與管理案例導(dǎo)入分析博鰲亞洲論壇2010年會會議、現(xiàn)場報到和證件領(lǐng)務(wù)信息十→、會議酒店、交通安排十二、酒店上網(wǎng)三、年會接待服務(wù)中心十三、機票服務(wù)四、年會秘書處十四、電話五、新聞中心十五、啟程前往機場時間六、聯(lián)想網(wǎng)吧十六、氣候七、星巴克咖啡吧十七、貨幣八、餐飲安排十八、電壓九、會議語言十、著裝(1)博鰲論壇的成功要素有哪些?(2)在會務(wù)服務(wù)中我們應(yīng)如何推進(jìn)服務(wù)的精細(xì)化?【分析】博鰲,海南瓊海市海濱一個曾經(jīng)十分普通的漁村。十多年前,當(dāng)拉莫斯、霍克和細(xì)川護(hù)熙三位外國前政要一起來到博鰲,共同提出要在這里籌建亞洲論壇的時候,許多瓊海人還沒有意識到,這個質(zhì)樸寧靜的小鎮(zhèn)從此將發(fā)生翻天覆地的變化。自博鰲亞洲論壇2001年正式成立至今,論壇每目錄會議前期組織管理會議期間服務(wù)流程會展危機管理一、會議前期組織管理會議前期準(zhǔn)備階段會議前期組織流程會議現(xiàn)場進(jìn)行階段會議后期服務(wù)階段一、會議前期組織管理1.會議立項會議立項是會議組織者的基本工作之一。通常政府型會議立項主要圍繞政府工作需求而展開;商業(yè)型會議立項主要以分析會議產(chǎn)品銷售的可行性為立項之本。會議項目通常時效性較強,首先根據(jù)市場需求確定某一主題,還須考慮此主題是否違背國家的政策法令,然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡(luò)檢索等方式對主題進(jìn)行論證。目的是要全面掌握法令然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡(luò)檢索等方式對主題進(jìn)行論證。目的是要全面掌握這個主題所在行業(yè)現(xiàn)狀以及學(xué)術(shù)發(fā)展情況,以及競爭對手的情況。對主題的論證最終要以“可行性研究報告”的形式體現(xiàn)在進(jìn)行會議可行性分析后,則根據(jù)項目需求設(shè)會議組織機構(gòu)。一、會議前期組織管理2.組織設(shè)定會議組織機構(gòu)通常設(shè)為會議組織委員會與會議執(zhí)行委員會,學(xué)術(shù)性會議則單獨設(shè)立學(xué)術(shù)監(jiān)督委員會。商業(yè)型會議執(zhí)行委員會通常設(shè)置:會議主任財務(wù)經(jīng)理、人事經(jīng)理、銷售經(jīng)理、宣傳經(jīng)理、會務(wù)經(jīng)理、會議秘書、會務(wù)干事等會議組織設(shè)定多種多樣,會議的組織設(shè)計也不盡相同,可繁可簡,可實可虛,依據(jù)會議的規(guī)模、重要程序和會議內(nèi)容而定。一、會議前期組織管理e。3.會議審批會議項目可行性分析報告、申辦單位相關(guān)證明材料提交對應(yīng)的國家主管部門進(jìn)行審批或備案。部分地區(qū)還需要到大型活動管理辦公室進(jìn)行備案。為了簡化審批手續(xù),目前國內(nèi)眾多會議組織機構(gòu)均采用與主管部門聯(lián)合辦會的方式,一方面降低了組會的風(fēng)險,另一方面也化解了申報的相關(guān)程序。主管機構(gòu)也可以在會議組織中承擔(dān)“主辦單位”的角色。4.會議策劃會議有多種類型,不同的會議目標(biāo)不相同。政府型會議通常策劃主要圍繞政府宏觀調(diào)控與決定需求進(jìn)行策劃設(shè)計,另一方面主要集中在會議地點選擇、會議題設(shè)定、會議現(xiàn)場控制方面:商業(yè)會該通常策劃首要考慮的問題是會議項目的出資者是誰,會議產(chǎn)品要銷售給誰一、會議前期組織管理●5.會議宜傳會議宜傳是會議成功銷售的重要環(huán)節(jié),是指如何憑借媒介傳播會議相關(guān)內(nèi)容使會議成功召開。會議組織者需要聯(lián)絡(luò)相關(guān)媒體(電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、平面等),確定各種合作方式與宜傳具體表達(dá)形式。制定媒介宣傳計劃,并監(jiān)督媒體進(jìn)行廣告發(fā)布的實際情況。6.會議營銷會議營銷包括了銷售內(nèi)容設(shè)計、銷售戰(zhàn)略制度、銷售方法實施、會議席位銷售、會議廣告銷售等相關(guān)內(nèi)容。商業(yè)型會議在營銷中所使用的時間與消耗的成本較大。會議營銷是否成功直接決定了會議能召開一、會議前期組織管理●:7.會議現(xiàn)場會議現(xiàn)場是從參會者開始注冊報到截止到參會人員返回出發(fā)地。此階段稱為會議現(xiàn)場工作期。會議現(xiàn)場工作流程因項目的大小而不同。大型會議現(xiàn)場操作流程相對復(fù)雜,尤其是在注冊接待時工作任務(wù)繁雜,需要科學(xué)的設(shè)計。目前國內(nèi)部分大型會議已開始使用科技產(chǎn)品提高參會群體注冊接待工作效率,對為會議現(xiàn)場操作產(chǎn)生了非凡的效果。小型會議現(xiàn)場操作流程相對較簡單。8.會后服務(wù)會后服務(wù)又稱為會議維護(hù)服務(wù),主要包括:會議評估、參會人員會后旅游考察服務(wù)、會場清理會議資料整理歸類、會議通訊錄與會議相關(guān)開支公告等66、節(jié)制使快樂增加并使享受加強。——德謨克利特

67、今天應(yīng)做的事沒有做，明天再早也是耽誤了。——裴