北京華源世紀汽車******零部件制造有限公司質量體系程序文件編號HY***/QP4.01頁次3/17標題文件和資料控制程序版本00PAGE141.目的確保公司各部門使用的文件有效。2.范圍適用于與質量體系有關的所有文件和資料的管理。3.術語和定義（無）4.管理職責4.1工廠管理者代表負責審核質量手冊，工廠總經理負責批準發布質量手冊。4.2工廠程序文件、支持性文件由工廠質量部負責審核，工廠管理者代表負責批準。4.3工廠質量部負責體系文件的編制和審核。4.4工廠人事行政部資料室負責質量體系有關的所有文件和資料管理。4.5工廠各部門負責其業務范圍內專用文件和資料的編制和審核及保管。步驟活動負責人主要任務備注5.1.1文件編制工廠質量部各相關部門工廠質量部負責對質量手冊、程序文件和支持性文件進行組織編寫；研發事業部負責設計文件的編寫；研發事業部負責新產品工藝文件的編寫，工廠生產部工藝組負責量產后產品工藝文件的編寫；設計、工藝文件的編寫格式及編號要求執行《技術文件管理辦法》；質量手冊、程序文件的編號及體系文件涉及的表格編號組成見附件一；其它管理文件的編寫格式及編號要求按國家、行業及企業相關規定執行；技術文件管理辦法HY/WI-HR-01電子文件資料管理辦法HY/WI-HR-025.控制要求5.1控制程序及流程圖5.1.15.1.1文件制作NONO5.1.25.1.2批準YesYes5.1.35.1.3資料室的文件管理5.1.4接收部門的5.1.4接收部門的文件管理5.1.115.1.11文件換發5.1.55.1.5使用5.1.10舊文件回收5.1.10舊文件回收5.1.65.1.6資料員清理、整理5.1.75.1.7有效性評審YesNo5.1.8報廢（按文件廢棄管理執行）YesNo5.1.8報廢（按文件廢棄管理執行）5.1.9換發通知YesYes繼續使用繼續使用步驟活動負責人主要任務備注5.1.2批準各相關部門工廠質量手冊由工廠質量部負責編制，工廠管理者代表負責審核，工廠總經理負責批準；程序文件、支持性文件由工廠質量部負責審核，審核后的程序文件、支持性文件，由工廠管理者代表批準；其他管理文件：各事業部內部文件由各事業部總經理批準執行；跨事業部使用的文件由集團分管領導批準。文件、資料(發放)申請表5.1.3資料室的文件管理5.1.3.1文件接收工廠質量部工廠人事行政部工廠物流部由研發事業部下發的技術、質量文件統一由工廠質量部QE工程師接收、整理好后轉工廠人事行政部資料管理員；由其它事業部或集團領導下發的管理類文件由人事行政部行政主管接收、整理后轉工廠人事行政部資料管理員；由銷售事業部轉發的客戶資料、通知等文件由工廠物流部統一接收、整理后轉工廠人事行政部資料管理員；5.1.3.2文件發放工廠人事行政部人事行政部資料管理員在接收工廠其它部門轉交的文件、資料時，必須要求交接人員明確文件發放范圍、份數和時間，按5.1.2相關程序批準后由資料員建立分發臺帳并進行分發；發放時要求簽收人在“文件發放、回收記錄表”簽字；對發放到外部企業的文件（如供方的加工圖樣、技術規范等）按《外包文件管理辦法》執行。文件發放、回收記錄表外包文件管理辦法HY/WI-HR-035.1.3.1文件存檔工廠人事行政部工廠資料管理員負責對匯總的文件、資料分類標識并歸檔，確保歸檔文件、資料的清晰、完整。文件、資料記錄清單5.1.3.3文件標識工廠人事行政部工廠資料管理員負責在發放前對受控文件加蓋“受控文件”章和發放日期；受控文件包含外來文件、質量體系文件及公司使用的各類技術文件資料。工廠資料員負責對文件、資料分類標識。文件、資料記錄清單5.1.3資料室的文件管理5.1.3.4文件借閱工廠各相關部門相關部門文件需借閱時，資料員應在“文件借閱登記表”上記錄文件名、頁數及借閱日期等,并交由借閱人簽字；歸還時由資料員負責在“文件借閱記錄表”上寫歸還日期銷帳；技術、工藝、質量、生產和其它管理人員及領導允許借出文件在工作區內使用，周期不得超過7天；外檢人員允許借出設計文件在工作區內使用，檢驗完工后應及時歸還，其余人員只允許在資料室內閱讀；公司內原始文件、資料、秘密文件原則上不能借出資料室，如有特殊情況須借出資料室在工作區內使用，必須寫出借閱申請經部門領導同意，分管領導批準后才能借出，借閱時間不得超過3天；協作單位借閱文件、資料時，由對口業務部門寫出借閱申請，經部門領導同意、工廠總經理批準后,方可辦理借閱手續。文件借閱登記表文件、資料（借閱）申請單5.1.4接收部門的文件管理5.1.4.1文件接收人事行政部文件的各接收部門文件的接收部門應對所有收到的文件按資料的分類進行登記，并填寫“文件、資料記錄清單”，確保文件的清淅、完整。文件、資料記錄清單5.1.4.2文件更換文件使用部門文件需更換時，由文件的使用部門填寫“文件、資料(更換)申請表”經部門領導同意，分管領導批準后，依據更換要求對所需更換的全部文件進行回收，并交由資料員進行更換；在回收文件的同時應在“文件發放回收記錄表”登記回收日期及接收人。文件、資料(更換)申請表文件發放回收記錄表5.1.4接收部門的文件管理5.1.4.3增補申請文件使用部門當文件需增補發放時，由文件的使用部門填寫“文件、資料(增補)申請表”；經部門領導同意，分管領導批準后提交給資料管理員；文件、資料(增補)申請表5.1.4.4文件復制人事行政部增補申請文件需復印時由資料員負責按“文件、資料(增補)申請表”的要求進行復制。5.1.4.5分發人事行政部復制后的文件由資料員登記分發；復制的文件原件用完后應交回資料室，5.1.5使用各相關部門各部門負責文件在使用過程中有效性、唯一性及完整性和清晰易于識別，并確保文件不被隨意更改或復制如使用部門對使用的文件有質疑時，應及時通知文件制作部門進行確認。5.1.6資料員清理、整理工廠人事行政部資料員對歸檔的文件資料進行整理和清理，確保文件、資料的清晰完整，有效。5.1.7有效性評審文件制作的負責人文件制作的原部門負責組織對文件的有效性進行評審，對評審有效的文件繼續發放使用。5.1.8報廢工廠人事行政部對于評審后無效的文件進行回收報廢處理，具體按文件的廢棄條款執行。5.1.9換發通知文件制作的原始部門負責人當文件評審有效但需更改時，由文件制作的原部門發出更改通知，并按5.1.2相關程序批準后，資料員對接收的換發通知單進行登記。文件、資料(換發)申請表5.1.10舊文件回收工廠人事行政部將所需更改的文件按“文件分發、回收記錄表”上的記錄進行全部回收銷帳；換發文件時由資料員將舊文件收回；無論是換發或更換的文件,都必須堅持先收回舊文件再發放新文件。文件分發、回收記錄表5.1.11文件換發各相關部門文件需換發時，必須對所有加蓋“受控”印章的文件進行換發，包括在供應商處的“受控”文件；質量手冊、程序文件、支持性文件及表格的換發必須由該文件的原審批部門負責審批。如原部門不存在時，可由該文件規定的業務范圍所在的職能部門負責進行；質量手冊、程序文件、支持性文件的更改，需由質量部進行更改。質量體系文件的更改：質量手冊、程序文件、支持性文件的更改情況記錄在“修訂狀態記錄頁”；當文件整體修訂需要更換版本時，版本順序用00、01、02……表示；被換下的舊頁和舊版本文件一律交由資料員負責銷毀，資料員保留銷毀清單;表格文件的更改：重新設計新表樣并更換版本，版本順序用00、01、02……表示；其他管理文件按公司的相應規定執行；技術文件的更改按《技術文件管理辦法》5.1.11文件換發各相關部門和《電子文件管理辦法》執行。5.2文件、資料保存 控制程序及流程圖5.2.15.2.1文件、資料接收5.2.25.2.2整理登記5.2.35.2.3資料存檔步驟活動負責人主要任務備注5.2.1文件、資料接收工廠人事行政部工廠人事行政部應對所有收到的文件、資料須交資料員，由資料員統一管理；5.2.2整理登記工廠人事行政部資料員對外來文件及企業內部文件建立接收登記清單，并對文件進行分類整理。確保文件的清晰、完整。文件、資料記錄清單5.2.3資料存檔工廠人事行政部資料員應保證文件、資料的分類明確、且文件、資料的完整、清晰和有效；文件、資料的借閱執行文件控制中的借閱規定；記錄的控制應滿足法律法規的要求；若顧客有特殊要求，則應滿足顧客要求；文件、資料保存期限，見附件二。對保存到期的文件，通過相關部門的審核，根據各部門審核結果決定文件是否延長期限保存或銷毀。5.3外來文件（非我公司）資料管理顧客特殊要求5.3.1外來文件接收5.3.1外來文件接收5.3.2登記整理5.3.2登記整理5.3.35.3.3顧客特殊要求No5.3.4No5.3.4傳閱5.3.6作廢（按顧客要求）5.3.6作廢（按顧客要求）YesYesNoNo5.3.5文件有效性評審5.3.5文件有效性評審5.3.7設計、開發要求5.3.7設計、開發要求Yes5.3.85.3.8資料存檔5.3.125.3.12更換文件5.3.95.3.9顧客工程規范變更通知/記錄NoYesNoYes5.3.11反饋顧客5.3.11反饋顧客5.3.10評審步驟活動負責人主要任務備注5.3.1外來文件接收工廠人事行政部工廠各部門接收的顧客技術文件、圖紙、規范及技術更改，須交資料員，由資料員統一組織管理；5.3.2整理登記工廠人事行政部資料員應對外來文件建立接收登記清單，并對文件進行分類整理；文件、資料記錄清單5.3.3顧客特殊要求研發事業部接收顧客的特殊要求外文資料，資料員登記后，將外文資料傳遞給語言翻譯人員對其進行翻譯轉化。轉換后的外來文件，資料員再對其進行分類整理。5.3.4傳閱各相關部門對于各類外來資料，由分管領導批示傳閱部門范圍，組織傳閱簽署，或經分管領導批準后直接使用。文件分發、回收記錄表5.3.5文件有效性評審各事業部相關部門工廠人事行政部外來資料在保管期間應進行整理、清理，監督資料不被更改和復制，以確保資料的完整、清淅和有效；評審有效的資料，繼續使用；研發部負責監督所執行的各類標準等外來文件是否現行有效。各事業部有關部門負責監督所執行的有關國家及地方等法律法規性文件的有效性。5.3.6作廢（按顧客要求）工廠人事行政部無效的資料則執行顧客要求或文件的廢棄要求；5.3.7顧客產品過程設計開發要求研發事業部對顧客提供的3D數模圖，研發事業部進行2D圖紙轉換，并提交顧客確認。對顧客提供的標準和技術要求，研發事業部將其轉化為本企業的標準、規范。5.3.8資料存檔工廠人事行政部工廠資料員應保證外來資料的分類明確、且資料的完整、完全、清晰和有效并存檔。5.3.9顧客工程規范變更通知/記錄銷售事業部與顧客接口的各相關部門銷售事業部接到顧客的工程標準/規范及其他變更通知單后，作好記錄工作。并提供給研發事業部。更改執行記錄5.3.10評審研發事業部研發事業部對顧客的工程/標準規范要求組織進行評審，時間必須不能超過一個工作周。如果有異議及時向銷售事業部提出。5.3.11反饋顧客銷售事業部如評審否定工程規范的更改，銷售事業部負責將結果轉告對方，與對方進行溝通,銷售事業部將溝通結果及時傳達相關部門。5.3.12更換文件工廠人事行政部研發事業部根據顧客反饋的信息及時更改設計及工藝文件或其他相關文件資料；更改后的文件由研發事業部組織相關人員簽署并提交給資料管理員；資料員將變更后的設計和工藝文件在1個工作日內需對相應的文件進行更換（包括在供應商處的文件）并重新歸檔；更換的舊文件按文件的廢棄管理辦法執行。5.4文件廢棄管理控制程序及流程圖5.4.1回收文件5.4.1回收文件5.4.25.4.2接收登記5.4.35.4.3會簽YesYes5.4.4文件銷毀5.4.4文件銷毀5.4.5保留記錄并蓋“參考”章5.4.6隔離存放5.4.6隔離存放步驟活動負責人主要任務備注5.4.1回收文件工廠人事行政部由資料員負責按文件換發通知收回所有舊文件。5.4.2接收登記工廠人事行政部將所有回收的文件進行登記，填寫“文件作廢申請單”；文件、資料(作廢)申請單5.4.3會簽各事業部各相關部門將填寫好的“文件、資料(作廢)申請單”交由文件制作的原始部門進行審批，必要時由文件制作的原始部門交由分管領導審批；5.4.4文件銷毀工廠人事行政部對于保存期已到期的作廢文件,由資料員負責申請,文件制作的原部門負責審核,由文件制作的原部門交由分管領導審批后,才可由文件制作的原部門及資料員共同進行監銷；文件、資料作廢清單5.4.5保留記錄并蓋“參考”章工廠人事行政部作廢文件如需保留時，應經資料員加蓋“參考”印章；對作廢的參考文件同樣填寫“文件、資料作廢清單”進行登記；5.4.6隔離存放工廠人事行政部技術圖紙、顧客標準必須在資料室隔離保存一份，保存期限為作廢日期上加五個日歷年；需“參考”的文件必須與有效文件隔離存放；附件一：質量體系文件的分類和編號質量手冊編號：程序文件編號：HY/QM–01HY/QP4.01序號序號手冊代號體系要素號本公司編號程序代號本公司編號三層文件編號：體系文件表格編號：HY/WI—HR-01HY/QR--HR--P—01——00000000序號序號序列號出自文件類型代號（P程序文件、I三級文件）部門代碼出自文件類型代號（P程序文件、I三級文件）三層代號部門代碼本公司編號質量記錄代號本公司編號注:體系文件表格的編號需置于表格名稱的左上角處。 6.相關/支持性文件ISO／TS16949：20094.2.34.2.3.17.1.3 技術文件管理辦法HY/WI-HR-01 電子文件管理辦法HY/WI-HR-02外包文件管理辦法HY/WI-HR-037.質量記錄（圖表附在附加說明之后） 文件、資料作廢清單HY/QR-HR-P-01文件、資料分發回收記錄表HY/QR-HR-P-02文件、資料借閱登記表HY/QR-HR-P-03文件、資料記錄清單HY/QR-HR-P-04文件、資料()申請單HY/QR-HR-P-05文件、資料更改執行記錄HY/QR-HR-P-06附加說明： 本文件由人事行政部負責起草并解釋。本文件主要起草人：王麗琴文件最小保存期限序號項目保存期限保存部門1涉及安全及法規要求的文件在文件產生的當年起保留15年人事行政部2體系文件停用期再加一個日歷年人事行政部3產品開發過程文件資料（APQP、PPAP）人事行政部4行業標準長期人事行政部5企業標準人事行政部6公司內部產品圖紙、檢驗指導書、工作流程、產品明細人事行政部注：以上文件當顧客或法規有其它要求時，按相應要求執行。附件一：文件、資料作廢清單HY/QR-HR-P-01歸口管理部門：序號文件編號文件名稱版本確認人作廢日期經辦人是否回收備注附件二： 文件與資料分發/回收記錄表HY/QR-HR-P-02類別：□一階文件□二階文件□三階文件□四階文件□外來文件序號文件名稱文件編號版本/頁次發放/回收日期發放部門份數□發放簽收

□回收者回收狀況備注備注：文件回收欄內由文控中心打“√”或“×