27五月2023時間管理與壓力管理課程內容時間管理作時間的控制者時間管理和工作安排的系統方法團隊時間管理如何避免時間浪費壓力管理認識壓力面對壓力行動計劃你的生活緊張嗎?0-25 你不是每天在處理緊急的事情26-45 危機處理是每天必做之事46+ 你生活中不能沒有危機做時間的控制者你是誰?你如何利用時間?你的一天是如何過的?From9to6時間哪里去了?活動小時數%={(小時數÷24)×100}工作（W）

睡覺（S）

家庭（F）

娛樂、興趣愛好（R）

社交（C）

其他瑣事（M）

其他（O）

總計24

你的時間浪費在那里?浪費原因你的順序小組順序省時or省事時間事情控制能力計劃能力可能結果增加/減少/不變主導配合計劃非計劃9:00~10:00你會如何安排一天的時間?

何副總經理的一天討論:15分鐘分享:3分鐘關于時間管理時間能管理嗎?你真的沒時間嗎?你有多少時間用在工作上?效率（Efficiency）V.S.

效果（Effectiveness)效率：把事情做對（Dothethingsright）效果：做對的事情（Dotherightthings）效能：把對的事情做對（Dotherightthingsright）輸入輸出一般工作者輸出輸入聰明工作者自己做別人做排入工作行程Scheduling授權Delegation如何節省時間時間管理的基本認識知道該做什么事,并把時間花在重要的事情上時間無法管理,事情/任務才是管理的對象浪費的時間遠比有效利用的時間多善用管理工具提升時間利用效率時間管理和工作安排

的系統方法確立目標（Goal）/愿景（Vision）設立短期目標（Objective）制定工作計劃（Planning）區分輕重緩急（Prioritizing）管理時間的四大任務個人管理的四步驟確定角色選擇目標安排進度逐日調整你有幾種角色討論10分鐘分享3分鐘你的角色角色應該表現重要性如何衡量成功一線經理專業高通過TMP職業經理人認證擁有國家一級TCC證書每年60個小時的專業認證培訓完成工作目標高工作目標完成率100%項目完成率100%協調團隊合作中員工滿意度85%以上無嚴重顧客抱怨規劃與改善低完成單位年度發展計劃提出重大改善建議,并獲采用制定目標時應該遵循法則成功的標準很清晰，目標的達成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現）。可衡量的(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動的。可控制的(Controllable)能夠用文字（書面）表示出來。可想象的(Conceivable)根據實際情況，是現實的、可以讓人接受的。可信的(Believable)將在一定時間內本部門優勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的。可達到的(Achievable)

I

2

危機

2

緊迫的問題

2

已到期的項目

2

會議

II

2

準備事項

2

預防措施

2

價值整合

2

計劃

2

關系建立

2

真正的休閑

2

授權

III

2

不預期的打擾─如電話

2

某些信件、某些報告

2

某些會議

2

某些觸手可及的事情

2

你喜歡做的事情

IV

2

過于簡單的事

2

垃圾信件

2

某些電話

2

一些會浪費時間的事

緊急

不緊急

重

要

不重要

時間管理矩陣

I

2

2

2

2

II

2

2

2

2

2

2

2

III

2

2

2

2

2

IV

2

2

2

2

緊急

不緊急

重

要

不重要

你的時間管理矩陣時間管理是針對那一個矩陣象限的管理?I?II?III?IV?IIIIII結果：完全不負責的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情IV時間管理矩陣I結果工作壓力大精疲力盡工作中充滿危機總是在到處救火IIIVIII時間管理矩陣IIIIII結果：注重短期效應工作中充滿危機以善變著稱不認為目標與計劃重要感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外淺薄及破碎的人際關系IV時間管理矩陣III結果：目標與方向明確平衡自制與紀律狀況在控制之下較少的危機時間管理矩陣

80%的工作是運用

20%的時間完成的

柏拉圖定律(80/20)ABC法則A級優先—必須做的事B級優先—應該做的事C級優先—可以去做的事工作日志時間工作內容工作分類實際花費時間ABC完成每日時間規劃法列出任務估計工作需要時間預留機動時間給意外事件決定優先,刪減和委派事后檢查日程計劃日程計劃-舉例你會如何安排一天的時間?

結合你的各種角色討論:15分鐘分享:3分鐘

時間日志定時將您使用時間的方式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理的最佳方式時間工作安排工作優先度備注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00

1.

按照自己的需求修改每日時間日志

為了讓時間日志能正確的反應出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。

2.

填寫時間日志

隨身帶著每日時間日志，以每15分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15分鐘所做的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天…等。

如何填寫每日時間日志如何填寫每日時間日志如何控制時間的使用1明確責任、確立優先級和目標2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規劃時間使用計劃盡可能授權留出處理意外事件的處理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期

計劃時間運用的指導方針總是把你的計劃寫下來。保持集中力在你將預定完成的目標上。總是將你的日程表放在你的面前以確保工作進度。先將主要的事項及活動計劃好。多花心思在計劃每天的一開始。盡可能將有關之事項及活動給歸納在一起。多留一些時間給重要的工作。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。

計劃時間運用的指導方針建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時間給自己。考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。學習如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請你的秘書來協助你安排行程。將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學會如何更實際及有效地安排你的時間。時間管理專注是提高個人工作效能的關鍵.高效的經理人堅持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克團隊時間管理自己做?

還是團隊一起做?彗星撞地球關系型直接/快間接/慢ABCD4321人際導向/外向社交型思考型指導型工作導向/內向行為風格特征概述Exercise風格測試指導型 社交型?獲得立即的成果 ?與人接觸?有目的行為 ?留下好印象?接受挑戰 ?表達清晰?決策迅速 ?創造激發人心的環境?詢問現況 ?熱情?采用權威 ?自娛娛人?主導狀況 ?樂觀?解決問題 ?參與團體行動

不同風格的行為偏好關系型思考型?態度和靄 ?關注任務及標準?耐心 ?注意細節?彈性 ?分析及權衡事情?協助他人 ?系統的?傾聽 ?邏輯的?使人感到快樂 ?精確的?創造穩定而和諧的環境 ?規劃的?團隊協作 ?決策緩慢 不同風格的行為偏好不同風格的基本需求社交型基本需求:被肯定指導型基本需求:成就(表現成果)關系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正確的信息)各種人際風格的溝通策略關系型?誠懇的?耐心的引導出目標?保留彈性?給予支持?關注人際關系?澄清事實思考型?事先準備?分析利弊得失?關注任務?系統的方式?對事不對人?一致性的?有耐性的社交型?親切，友好?關注團體而非個人?重視整體而非細節?提供社交的活動?提供支持?提供發表意見的機會

指導型?直接，簡短，重點式的答覆?關注業務及成果?強調利益?提供挑戰，自由及機會?問“什么？”而非“如何？”描述要獲得的結果—要完成什么任務評估現狀,分析外部的機會與威脅、內部的強弱項界定目標制定行動計劃和具體步驟(列表、排序、設定期限)計算預算費用,包括金錢、人力、時間制定時間表執行計劃跟蹤計劃的執行情況期望現狀步驟預算目標時間表執行跟蹤制定工作計劃的八個步驟工作計劃WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?準備演示綱要 ?給上司的成本分析報告 ?清理預算分析資料 ?估計制作文宣費用?訂立商展規劃會議議程 ?顧客意見反饋分析?評估地點 ?項目進度時程安排?新產品上市 ?擴大市場占有率華東區商展列表項目 排序新產品上市提案 1/1準備演示綱要華東區商展演示 1/2給上司的成本分析報告促銷預算 3/1清理預算分析資料

3/2估計制作文宣費用

2/1訂立商展規劃會議議程

2/2顧客意見反饋分析表排定順序任務名稱:日期:工作項目重要性開始結束負責人成果評價制作工作計劃

38125678711合計26316641

A*BCD*EF*G*人數周總計987654321時間

（周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E計劃甘特圖012345678910時間（周）12345678人數計劃人員需求情況圖制作一個項目計劃表你負責改善一個單位的重要問題,你的主管希望你提出一個有效的工作計劃.成本降低/客戶服務改善/提高績效進度安排質量,成本,影響因素關鍵路線(CPM),線條圖(GANT),里程碑(Milestone)進度控制人員職責分派工作結構分解控制會議干擾因素分析進度報告差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議計劃推展管理者的時間計劃善用時間排程,學會善用大段時間與零散時間預留可彈性運用的時間以應對突發狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時間運用于改善組織,改善工作方法,創新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作誰偷了你的時間?討論10分鐘分享3分鐘缺乏輕重緩急之分缺少計劃隨意授權無效的會議缺乏組織個人間的沖突對時間估計的不足試圖根據記憶來做事沒有能力說“不”拖延時間浪費的陷阱未事先約定的訪客電話給自己一段安靜的時間SayNo!拒絕與重要目標無關的事情打交道，才能創造時間的最大效益避免干擾避免干擾電話盡量減少代接與授權電話留言避免無關話題簡潔回答必要時禮貌的結束對話訪客限制區域與人數在別人的工作區域討論工作座位遠離門或走道站立談話避免干擾郵件分類安排時間閱讀過濾垃圾郵件限制對象會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息準時開始,準時結束轉接電話結束前清楚說明會議結論與要求你是新來的工程師,當你正投入公司財務系統的編程設計工作時，負責電子商務的項目經理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務的未來應用及發展方向，他很希望你代表技術支持部門談談各項新技術的應用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經沒有其他時間來進行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準備要學習JAVA技術標準。請問你會如何面對這次的會議邀請。你會怎么辦?處理困難情境(7A)階段一：處理人的情緒吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething階段二：處理特定問題詢問Ask增加Add建議Advise一起的行動計劃

Actionplantogether1、計劃欠妥7、欠缺自律13、用人不當2、貪求過多8、無力拒絕14、社交閑談3、不速之客9、做事絕延15、權貴混淆4、條理不清10、無效會議16、溝通不良5、事必躬親11、文件繁雜17、進度失控6、電話干擾12、工作擱置18、應付危機跳脫時間陷阱經理人應經常問的問題我的工作如何對公司的策略產生貢獻？我的主要角色與職責是什么？我對于組織的其它事業領域可以提供哪些協助？如何提供更好的服務給內部及外部的客戶？有哪些關于工作或人員的的問題需加以特別的關注？有哪些是公司期望未來去做的事？時間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同,時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。高效經理人是從時間開始,而不是從任務開始。他們首先去了解:他們的時間到哪去了。PeterF.Drucker如何進行時間管理確立自己的角色選擇重要的事,排定優先順序了解自己的時間到哪去了設立目標計劃和安排日程避免干擾井然有序,逃離時間的陷阱Q&A

花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去思考,這是進步的開始花點時間,去閱讀,這是智慧的開始花點時間,去運動,這是健康的開始花點時間,去旅行,這是增長見聞的開始花點時間,去關懷社會,這是服務的開始壓力管理內容提要認識壓力面對壓力行動計劃你曾經有壓力很大的經驗嗎?你學習到的寶貴經驗是什么?48-168分低需采取防范措施169-312分中需制定計劃來克服這些有問題的方面313-432分高必須立即采取有效措施找出壓力冰山壓力來源外部內部壓力無法控制的事能力無法達到的事沒有興趣的事事先沒有預料到的/突發事件控制能力情緒精神個性你的壓力來源順序壓力來源可能原因壓力來源Socialisolation 缺乏人際支持Thinkunrealistically 想法不切實際Rigidbody 身體緊張Emotionalrepressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激過度壓力與績效表現的關系最佳績效表現最合適壓力低度壓力厭倦高度壓力不安不快樂績效表現壓力程度面對壓力對外:事件控制對內:自我調整面對壓力事件控制突發事件不得不做的事情突發事件處理方法：問自己:“是否我該處理？”“是”—接受并面對它,努力尋找資源“不是”—請說no!否則，不要一邊埋怨，一邊做。突發事件處理步驟：冷靜判斷、分析(5W2H)尋求解決方法緊急措施預防再發生讓自己放松一下

呼吸練習不得不做的事情心理準備正面思考給自己一點壓力預演看見好處練習:面對不得不做的事你正在趕一份后天要交出去的報告,你的老板非常重視這份報告,因為他必須拿這份報告的資料,向董事會匯報投資的分析與建議.你的一位下屬急匆匆的跑進你的辦公室,向你報告有客戶抱怨你們的產品造成他們的生產線失