企業文件與檔管一體化解決方案統一云存儲·安全高效CONTENTS目錄總體解決方案基于企業對電子文件與實體檔案管理的需求，提供完成的一體解決方案1檔案管理方案針對實體檔案管理的解決方案2文件管理方案文檔云帶你開啟高效、安全的電子文件管理之路3總體解決方案基于企業對電子文件與實體檔案管理的需求，提供完成的一體解決方案1當前企業文檔管理的主要現狀4電子文件管理--文件共享服務器方式實體檔案管理--結果性資料的歸檔電子文件共享與協作--IT統一管控使用FTP服務器來進行企業電子文檔的存儲與管理內部有多個文件存儲與管理服務器主要由IT管理員統一管理主要使用郵件、QQ、微信等方式進行文件的分享與業務協作使用IM工具支持內部與外部的文件對業務結果性的文件進行歸檔主要以人工的方式進行資料的收集與管理部分資料沒有進行電子化處理，只有實體部分當前文檔管理中存在的主要問題5企業會將相關項目、業務資料在總公司進行統一的歸檔，但沒有使用專業管理工具，還是以手工方式為主，導致對檔案的歸檔不是很規范。目前企業沒建議一個統一的電子文檔存儲與管理平臺，也沒有形成統一的文檔管理與使用規范，導致存在很大的數據安全隱患，比如：離職后的文件流失、數據誤刪、信息的泄露等。主要使用郵件、QQ、微信等方式進行文件的共享與協作，經常出現信息部對稱的情況；而對數字化后的電子檔案分共享也很困難，無法在公司外部直接訪問。由于沒有專業管理工具，導致公司對歸檔檔案的使用效率非常低效(部分資料沒有數字化，分公司的人要借閱檔案資料的話，需要跑到常州總部來)業務資料歸檔管理不規范缺乏統一管理規范，存在安全隱患業務檔案的分發與借閱效率低電子文件的共享與協作低效對文件管理相關系統的主要需求6文檔管理核心需求規范業務檔案歸檔管理引入專業管理工具，支持檔案錄入、交接、入庫與借閱等應用設置公司統一的檔案歸檔管理規范與制度實現實體檔案與電子文檔的匹配管理建立統一的云平臺構建全公司的統一云資源平臺，可以對企業中的各類非結構化數據資源進行集中、高效與安全的管理與應用支持移動化的辦公應用提高文件使用效率支持各類辦公與專業文件的在線查閱提高檔案的電子文檔分發與借閱效率提高員工日常文件的使用效率與應用體驗增強文檔資源的管控實現對公司各類文檔資源的聚集增強對文檔在使用與流轉過程中的權限控制對用戶使用文件的行為與軌跡進行詳盡的日志記錄，可以對用戶的行為進行完整追溯檔案管理系統檔案錄入檔案交接檔案配置檔案入庫檔案借閱文件上傳文檔云網盤應用外部協作在線互動文件分享在線編輯內部協作在線預覽構建統一文檔存儲平臺，注入檔案歸檔與文件管理整體應用7文檔云文件存儲與應用PASS平臺文件存儲文件預覽文件檢索文件保護文件查毒API&SDK合同…行政資料財務資料項目圖紙文件存儲文件管理文件存儲管理應用借閱電子文檔文件分享鏈接調用分享接口項目資料歸檔空間財務資料歸檔空間行政資料歸檔空間項目文件協作空間產品設計協作空間日常工作協作空間產品…統計報表項目圖片設計方案檔案管理方案針對實體檔案管理的解決方案2實體檔案管理·總體方案概述檔案管理分類檔案管理全程標識管理檔案暫管機制唯一檔號管理，每份檔案都編有唯一的標識使用條碼（檔號）管理，方便檔案查找和管理使用標準檔案盒或檔案袋保存檔案設置檔案暫管員，負責檔案在進入檔案部門之前的相關處理和管理按業務類型或部門設置檔案暫管員檔案暫管員負責收集、保管、整理以及移交檔案實現企業各檔案的分類管理按照基本檔案分類規范結合企業情況建立檔案分類規則以業務類型或組織結構為檔案分類標準緯度數字化管理對實體檔案進行專門的數字化處理錄入檔案時，可以將檔案對應的電子文件上傳到系統中進行存儲實現檔案的網絡化查閱和利用檔案對應的電子文件將統一存儲在云盤平臺上9實體檔案管理·檔案歸檔與庫房管理流程移交綜合部檔案管理人員檔案管理人員整理好紙質檔案2電子檔案與裝訂成冊的實物憑證匹配，系統建立索引4核對電子檔案與紙質原始檔案，按月份、類型等將檔案按照順號整理1匹配3分冊裝訂入盒上架放到檔案架電子檔案14檔案來源檔案整理檔案上架和庫房管理原始檔案紙質檔案2檔案管理員整理檔案，按月份、類型等排序并裝訂成冊，標注每冊序號、公司、月份等信息；3檔案系統自動索引關聯檔案系統

庫房管理檔案系統庫房上架10實體檔案管理·首先，建立企業檔案分類管理體系實現檔案分類管理方式檔案類型可自定義配置針對每種檔案類型，可自定義配置其索引樹狀管理和展示方式11實體檔案管理·設置不同類型檔案的唯一檔號生成規則唯一檔案標記管理并支持規范、靈活的檔號規則設置檔案唯一標識（檔案號或卷號）條碼管理支持靈活檔號生成規則，檔號規則設置實例見右保管期限設置：永久、30年、10年、5年、2年12實體檔案管理·錄入檔案相關信息，快速創建歸檔檔案檔案著錄就是錄入會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等相關檔案歸檔管理信息。通過這些信息的錄入，在系統中建立檔案，并基于相關信息有效的對檔案進行管理與查詢13實體檔案管理·上傳檔案對應的電子文件支持各種類型文檔的上傳支持本地、網絡企業或外設中文件的上傳14實體檔案管理·支持全過程的歸檔交接管理-檔案移交15實體檔案管理·支持全過程的歸檔交接管理-檔案接收16實體檔案管理·根據相關規則，對檔案進行分類立卷17實體檔案管理·立卷后，支持規范的檔案封面等資料打印在完成資料整理和加工后，還需要打印檔案的相關目錄系統中可打印檔案的卷封面、備考表、卷目錄、案卷目錄等相關目錄的打印格式可根據用戶的實際需要進行設置和調整檔案封面上打印對應檔案歸檔號的條碼信息18實體檔案管理·檔案裝訂，對檔案進行包裝處理在資料歸檔處理的最后，還需要對檔案進行裝訂裝盒處理，使其滿足放入到專業的檔案庫房中進行保管的條件可以選擇檔案盒、檔案袋（透明）或檔案夾等材料來存放檔案將打印的檔案封面粘貼在檔案盒/袋的上面也可以在系統中生成盒號并打印條碼，將盒號條碼粘貼在檔案盒上（封面裝入檔案盒中）如果是使用透明檔案袋則可以將其放在檔案資料的首頁19實體檔案管理·檔案上架入庫20實體檔案管理·對庫位進行編碼管理，將條碼貼在庫位上

按照庫房管理與庫位結構設置生成庫位信息對庫位采用編號進行管理，確保每個庫位（編碼）的唯一性可設置庫位編號的生成規則生成庫位編碼后再打印庫位條碼，并粘帖到實際物理庫位上21實體檔案管理·檔案借閱管理22實體檔案管理·檔案借閱管理-電子文檔借閱處理邏輯檔案管理系統檔案錄入檔案交接檔案配置檔案入庫檔案借閱文件上傳文檔云外部協作在線互動文件分享在線編輯內部協作在線預覽調用文件鏈接分享接口傳入借閱文件的ID等參數返回文件分享鏈接檔案系統中的所有電子文檔全部存放到文檔云平臺中歸檔的目錄結構由檔案系統根據歸檔規則自行定義在檔案系統中借閱電子文檔時，調用文檔云的文件分享接口，利用文檔云文件分享能力實現對電子檔案的借閱文檔云返回對應的文件分享鏈接給到檔案系統借閱人員通過文件分享鏈接查閱檔案的電子檔案23實體檔案管理·檔案借閱登記與歸還24文件管理方案文檔云帶你開啟高效、安全的電子文件管理之路326文件應用協作搭建系統平臺構建協作體系日常企業管理文檔云帶你開啟企業文件管理之路27搭建平臺1.選擇合適的系統部署架構，搭建云盤平臺公有云部署架構混合云部署架構本地無需進行部署工作，開通即用計算與存儲資源全在云端，文件存儲在云端無需硬件投入實施周期很快對客戶公網出口帶寬要求更高（直接決定文件操作效率）系統部署在公有云上，后續會支持京東云需要在客戶本地機房部署系統服務文件存儲在本地、應用在云端需要有硬件投入實施難度相對會大一點，周期略長一些對客戶公網出口帶寬要求相對低一些內部文件操作效率更高28部署架構.混合云架構下，支持多數據中心公有云用戶數據中心2(加密)storage用戶數據中心1(加密)storage公有云OSS(加密)storage公有云國內加速節點公有云海外加速節點文檔云計算服務自建存儲公有云存儲Upload/downloadUpload/download國內用戶海外用戶預覽全文檢索分享文件協作評論在線編輯多版本分類InternetInternetUpload/downloadUpload/download說明：1、混合云部署可以自建數據中心，也可以是騰訊，阿云，華為云等云端服務器2、在后臺可以按部門/單位指向存儲節點部署架構·混合云部署架構云端計算與應用，本地化文件存儲，統一的系統管控部署架構·混合云本地部署--中小型架構30保障文件數據存儲的安全性兼顧系統性能、穩定性與設備投資適合中小型企業應用部署架構·混合云本地部署--中小型架構設備清單31用途IP最低配置要求數量（臺）操作系統建議分區/掛載(文件系統)應用部署說明登錄堡壘機內網

外網CPU:IntelXeonE5-2630v31Centos7.264bit

系統語言:English

時區:ShanghaiAsia

模式:BasicServer/boot200MEXT4

/100GEXT4

swap8GSWAPNGINX用于身份驗證登錄跳轉DISK:SATA250G/10000rpmMEMORY:1*8G/DDR4上傳/下載服務器內網

外網CPU:IntelXeonE5-2630v32Centos7.264bit

系統語言:English

時區:ShanghaiAsia

模式:BasicServer/boot200MEXT4

/300GEXT4

swap16GSWAPJDK-JETTY上傳/下載服務器（1~5MB大小、每秒同時約20個文件吞吐能力），可根據實際需求擴容服務器數量DISK:SATA250G/10000rpmMEMORY:2*8G/DDR4

云查毒服務器（可選）內網

外網CPU:IntelXeonE5-2630v3

1

Centos7.265bit

系統語言:English

時區:ShanghaiAsia

模式:BasicServer/boot200MEXT4

/100GEXT4

swap8GSWAP云查毒用于上傳時對數據進行查毒，保護數據以及服務的安全。DISK:SATA250G/10000rpmMEMORY:1*8G/DDR4存儲節點內網CPU:IntelXeonE5-2630v33Centos7.264bit

系統語言:English

時區:ShanghaiAsia

模式:BasicServer/boot200MXFS

/300GXFS

swap16GSWAP

/srv剩余XFSSWIFT數據存儲節點，需物理機，不可虛擬化

/srv目錄根據實際存儲空間規劃，默認10TB

擴展磁盤陣列不建議RAID0或1，其他模式均可DISK:SATA500G+15TB/10000rpmRAID5MEMORY:2*8G/DDR4預覽服務器

(可選)內網CPU:IntelXeonE5-2630v31Centos7.264bit

系統語言:English

時區:ShanghaiAsia

模式:BasicServer/boot200MEXT4

/300GEXT4

swap16GSWAPJDK-JETTY用于在線預覽功，可根據實際需求擴容服務器數量DISK:SATA250G/10000rpmMEMORY:2*8G/DDR4部署架構·混合云本地部署--融合架構及設備清單32本地系統部署拓撲服務器最低配置要求（要求：物理機）33搭建平臺2.對接到用戶基礎IT架構，統一帳號與認證體系賬戶密碼JWTTOKEN轉換/認證服務JWTTOKEN用戶統一管理/身份認證系統部門信息表人員信息表部門人員關系表人員信息組織架構人員部門關系文檔云支持與AD、LDAP的集成對接，實現組織架構與用戶的同步文檔云支持CAS、SAML協議的統一身份認證系統，可實現云盤的SSO對接過正方、東軟、派拉、金智、聯奕等多種統一身份認證系統文檔云提供成熟、可靠安全的賬號同步與統一身份認證方案，可以將組織架構與用戶信息實時同步到文檔云方案，用戶無需在文檔云中維護用戶與密碼信息。客戶無需開發工作，即可實現云盤與企業IT基礎應用與管理框架的對接。34搭建平臺3.實現PC與移動端的云盤單點登錄應用支持WEB端的SSO，支持用戶的云盤單點登錄應用提供H5，可以實現與企業微信等移動應用的集成，實現移動端的單點登錄應用搭建平臺4·從企業的視角，構設統一的文件管理(目錄)框架35企業文件管理框架業務團隊知識管理產品研發設計管理生產造價成本管理品牌建設營銷管理人事行政財務管理站在整個企業的視角，基于業務特征與管理需要，去梳理、設計文件管理的整體框架、創建文件(目錄)的統一規則以及文件使用的權限體系搭建平臺5·設計、制定統一、規范的文件存管相關規則36設計文件管理目錄的創建規則設計對應的文件夾與文件的歸檔命名規則搭建平臺6·設置分級管理員，實現去中心化精準文件管控37可將相應部門文件的授權管理工作下放給部門管理者：系統管理員可以將不同部門的文件分配給部門管理員，由部門領導或所有者來對本部門的文件進行授權和管理按組織架構實現樹狀分級文件管理模式增加管理效率,減少IT部門工作文件管理和授權更加準確、細致附·文檔云將協助企業梳理整個文件管理的框架體系與規則3839文件應用協作日常企業管理文檔云帶你開啟企業文件管理之路搭建系統平臺構建協作體系構建協作1·按業務或項目管理需要，創建協作空間(目錄)40構建協作2·根據業務與管理協作需要，邀請對應協作人員

傳統的企業內部與外部協作往往通過QQ、微信以及郵件的方式實現，導致離線數據不可控，文件版本管理混亂

傳統的企業內部跨部門協作往往通過NAS、文件服務器等方式實現，導致權限配置復雜，且不穩定，協作不靈活構建協作3·邀請內部人員，實現跨部門內部高效業務協作42構建協作3·邀請合作者，實現與外部組織的高效業務協同外部協作：邀請供應商參與外部協作文件夾，信息及時共享權限設置：通過權限管控，嚴格設置供應商權限評論：資料新增或更新，一鍵@相關人員，消息即時提醒43構建協作4·根據業務協作分工，設置協作人員權限角色文檔云實現了對文件精細的權限管控，包括：上傳、預覽、下載、編輯、分享、評論、審閱、管理等采用文件協作邀請機制，由文件所有者邀請內部/外部人員進行協作針對不同的協作成員可分配不同的協作角色，設定不同的訪問權限，確保文件的權限安全44構建協作5·基于日常業務需要，調整文件協作人員與權限45文檔云采用默認繼承的權限處理機制，即下級目錄會自動繼承上級目錄的權限設置，進而大大減少管理人員的權限設置工作同時文檔云又支持針對特定目錄進行個性化的權限設置，以支持企業多種不同的應用與管理場景采用這種機制既可大大減少管理人員的工作量，又可以保持權限設置與管控的靈活性支持上大下小、上小下大等多種不同的企業文件管控與應用場景可以靈活的滿足企業的絕大部分的文件管控與應用需求46文件應用協作構建協作體系日常企業管理文檔云帶你開啟企業文件管理之路搭建系統平臺構建協作體系支持PC/筆記本/手機/Pad等設備、Windows/Mac/Android/iOS系統，客戶端程序、WEB、APP、H5等方式訪問，滿足用戶隨時隨地的檔案資料訪問/查看/應用，提高工作效率應用登錄·全終端平臺入口，多設備&平臺&應用支持47H5H5文件訪問·添加常用文件(夾)，快速訪問日常工作文件48可添加常用文件、文件夾可定義常用標簽，可快速訪問相應的標簽文件系統記錄了用戶最近使用的文件記錄，用戶可以直接查看文件為用戶提供了多種方式快速訪問所需要的文件創建文件·通過多種方式在云端創建或上傳文件(夾)49在線創建文件上傳自動同步可以支持創建文件夾可以直接創建文件（僅限制Word、Execl、Ppt與一起寫文件）拖拽文件（夾）上傳（僅PC客戶端支持）上傳按鈕支持上傳基于本地文件操作，不改變用戶使用習慣同步文件目錄的資料會自動備份到云端任一端修改后，本地和云端資料都會更新文件傳輸·極速大小文件傳輸，保證文件使用效率文件去重：根據文件特征值（SHA1），實現文件去重或者秒傳。斷點續傳：網絡斷點或者意外斷網，文件仍可續傳。增量上傳：每次修改文件后上傳時，只上傳修改的部門，大大提高了文件上傳的效率效率優化：文檔云會對批量小文件、大文件的上傳、下載進行相應的優化，提高操效率50標簽管理·自定義創建文件(夾)標簽，分類管理文件支持自定義編輯文件以及文件夾的標簽每個文件（夾）最多可以添加50個標簽添加、編輯標簽需要有文件的編輯權限添加標簽后可以基于標簽進行文件的檢索可基于標簽定義自己的常用文件文件預覽·支持多種格式文件在線預覽，隨時隨地查看文件52無須安裝專業軟件用戶可以隨時隨地查看文件自動壓縮文件提供最佳預覽體驗不僅支持word、ppt、excel、pdf等常用文件，還支持cad、psd等100+格式文件預覽還支持rvt/rfa/dwg/skp/stl/ifc/3ds/dwf/sat/dgn/igs/stp/nwd/nwc這些專業行業格式資料的預覽文件編輯·在線編輯無障礙，鎖定機制免沖突，歷史版本可追溯資料無需下載，在線即可編輯修改支持自動/手動編輯鎖定，避免多人協同編輯出現沖突53文件檢索·全文檢索，快速定位文件，提高資料查找效率全局提供搜索入口，隨時可以搜索，且搜索可在文件、消息、回收站中選擇提供搜索歷史，可在之前搜索過的詞語中選擇快速再次搜索（可清除記錄）不論是文件(夾)名名稱、文件內容、標簽、說明、類型、時間都可以被檢索54文件分享·快速分享、下發文件，支持內部與外鏈分享

通過文檔云平臺，建立組織文件目錄

使用文檔云的文件分享，可將企業的多種文件資料進行下發，包括業務資料、行政通知、Bi文件等資料。

選擇下發的對象時，可選擇單人或者多人分享

下發完畢，可在“我的分享”中查詢分享信息55在線互動·在線評論，實現高效、實時的文件協作溝通基于文件形成有效溝通信息永久保留，可追溯，減少溝通成本溝通更聚焦、更有效、更清晰56文件收集·高效、主動收集業務文件，快速推進業務進展57協同編輯·多人同時編輯文件，協同編寫業務資料58支持多人實時在線編輯同一文件支持Word、