第第頁辦公室商務禮儀手冊

訪客來臨以前，公司應做好充分的接待預備。接待活動需要仔細籌備和細心策劃，詳細可參詳以下幾點：

一、確定接待規格：貴賓會由哪些人迎接、伴同和接待。

二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動的安排。

三、了解來訪狀況：包括來賓的目的要求、會見和參觀的意愿、參觀路徑和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

四、做好接待預備：包括迎送貴賓、會議場所布置、預備參觀的項目、解說人員的安排、食宿和交通工具等。

在公務接待當中，接待的規格要求也極其重要，假如沒有事前了解往往會有很嚴峻的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵假設驚，否那么就是非常的不自若。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種：

高規格接待：主要伴同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解狀況和傳達看法的時候，就需要高規格接待。

低規格接待：就是指主要伴同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規格的接待。

對等接待：就是主要伴同人員與客人的職位同等地位的接待。

來者是客，以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯系，都應當以禮待之。從客人來到公司的前臺開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規范，讓來訪者賓至如歸。

電話禮貌

電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一，很多洽公的客戶往往由于一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌需要作為全體員工的基礎訓練項目，全力推動，貫徹執行，使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺特別滿足。這種培訓要靠長期熬煉，不是一朝一夕可以促成的。

微笑的臉才會產生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練，完全憑借本能的`自然音調來說話，這是極大的錯誤。透過電話的聲音，是需要營造的。我們可以面對鏡子認真觀測自己說話的樣子，并錄下聽自己說話的聲音，找出自己說話時嚴峻的缺點，加以改正。

由于電話里面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡約的KISS理論來說話〔Keepitsimpleandshort〕。運用簡約扼要的字句，避開運用過于專業的名詞或者是行話，這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避開的時候，也請運用比較通俗的名詞，并加以淺顯的說明，這樣可以節約彼此珍貴的時間，避開誤會。

預備記錄工具：假如大家沒有預備好記錄工具，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓來賓在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要預備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

辦公室商務禮儀須知

辦公室禮儀

真誠相待同等與相互尊敬；

禮字當先文明禮貌；

協作精神成為大家的一份子；

多與同事溝通；

援助四周的人；

好的肚量；

不傳閑談。

辦公日常禮儀考前須知

辦公時間不大聲笑談，溝通問題應起身走近，聲音以不影響其他人員為宜；

在公司或客戶那里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨；

隨時保持良好儀態，給人精神飽滿、朝氣蓬勃的印象；

走路時，應抬頭挺胸，目視前方，腳步放松輕快，不得在上班時間奔跑、追逐、玩耍；

當他人輸入密碼時自覺將視線移開；

不翻看不屬于自己負責范圍內的材料及保密信息；

在征得許可前不隨意運用、取走他人的物品；

對客戶提出的詢問和要求要耐煩的解答，解答不了的問題，應實時請示匯報；

工作時間不得把私人心