精心整理會計檔案歸檔與整理（2009年2月）一.會計檔案的概念什么是會計檔案？會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計核算是對會計對象進行連續、系統、完整的記錄和計算。一個年度會計核算工作結束，它所產生的材料一憑證、賬簿和財務報告即是會計檔案。需要注意的是：會計部門形成的材料很多，只有會計專業核算材料才是會計檔案。財會部門經辦的有關財會工作的方針、政策、制度、預算、預算指標、計劃、工作總結、報告以及來往文書都不屬于會計檔案的歸檔范圍，應按照文書檔案管理辦法執行。二.會計檔案的收集范11、會計憑證：用來記錄經濟業務，明確經濟責任，作為經濟依據的書面證明文書。包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2、會計賬簿：由固定格式賬頁所組成，以會計憑證為依據，全面系統科學地記錄和反映各項經濟業務的會計簿籍。包括：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿。3、財務會計報告：用統一的貨幣計量單位，以賬簿記錄為主要依據，按規定的表格形式，定期總括地反映核算單位在一定時期經濟活動和財務狀況的報告文件。包括：月度、季度、年度財務報告，包括會計報告、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清精心整理冊。三、會計檔案的整理：會計檔案的整理工作，就是將零散的和需要進一步條理化的會計文件，通過科學的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個有序的過程。依照會計工作的基本環節，進行科學的分類整理。同一全宗的會計檔案應按年度分開整理，不應跨年度，對跨年度的決算報表等，可放入針對內容年度里。歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對打印輸出的會計檔案，財務主管要簽字、蓋章。（一）會計檔案的分類行政事業單位的會計檔案一般分為會計憑證、會計賬簿、會計報表及其它類。（二）會計檔案的整理.編號（以歷下區檔案局為例）1、會計憑證的整理■編號①首先將散裝憑證按月份或會計科目裝訂成冊，并加封角、封面填寫齊全。②一冊憑證作為一個保管單位，按時間順序排列，用4位阿拉伯數字編制大流水冊號，將編號用卷簽（雙格口取紙一半）貼在每冊憑證脊背底邊處，并在每冊憑證封面右上角加蓋數碼章。③保管期限為短期④檔號編制：以每冊為單位編制，全宗號-目錄號-冊號，如：0020-005-0048。0020為全宗號，005為目錄號，0048為冊號。（檔號為目錄檢索使用）精心整理⑤裝盒：按時間順序裝盒。⑥憑證盒封面填寫要求：名稱濟南市歷下區檔案局時間200801-200805冊數5保管期限短期編號0048-0052（名稱部分蓋單位名稱章，時間、冊數、保管期限、編號全部蓋章，編號為盒內起止冊號。）⑦以盒為單位編制大流水盒號，在盒脊下方貼蘭色三格口取紙。第一行：全宗號?目錄號；第二行：冊號（起止號）；第三行：盒號（四位數），填寫居中：⑧建立檢索工具：按冊編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。.會計賬簿的整理.編號①賬簿的整理：會計賬簿原則上保持原有基礎，一本賬作為一個保管單位。賬簿在啟用時，要在第一頁前面填寫〃經管人員一覽表〃和〃賬戶目錄〃。賬簿分固定式和活頁式歸檔整理。固定式賬簿保留空白頁，但空白頁不編頁碼；活頁式賬簿拆去空白頁，編寫頁碼，加備考表，裝訂成冊。②編寫頁數：以每冊為單位，用鉛筆對有效的頁面編寫；正面編在右上角，反面編在左上角。③賬簿保管期限為長期。精心整理④賬簿排列、編號：按賬簿的自然形成規律，依時間順序排列，用4位阿拉伯數字編制大流水冊號，將編號用卷簽（口取紙一半）貼在每冊正面右上角。⑤檔號編制：以每冊為單位編制，全宗號-目錄號-案卷號（冊號）（例如：0020-004-0072）⑥裝盒：時間順序裝盒并編寫卷內目錄、備考表。⑦以盒為單位編制大流水盒號，并將盒號用數碼章蓋在盒脊的最下方。⑧會計檔案盒的盒面蓋單位名稱章；盒脊填寫：年度：2008全宗號：0020目錄號：004案卷號：0072-0078保管期限：長期0012（盒號）（填寫內容全部蓋章，案卷號為盒內賬簿起止冊號。）⑨編制檢索工具：按冊編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。.財務會計報告的組卷.編號①會計報表分類組卷：以案卷為保管單位，年報為永久、四季度報表在沒有年報的情況下為永久（有單獨年報時，為短期），其他季、月報表為短期。年報要單獨整理立卷，季報和月報可根據張數的多少，立成一卷或數卷。精心整理②編制頁號：以卷為單位，用鉛筆對有效頁面編寫，正面編在右上角，反面編在左上角。③編寫卷內目錄、備考表。④案卷的裝訂：裝訂前拆除金屬物，對破損的材料進行修補；沒有裝訂線的歸檔材料加邊條；裝訂時材料底邊要齊，用雙股蠟線，三孔一線裝訂。⑤編制案卷號：按時間順序排列，采用四位數阿拉伯數字編大流水卷號。⑥檔號編制：全宗號+目錄號+案卷號。⑦案卷皮的填寫。案卷封面填寫：除案卷題名，其它欄目均為蓋章。濟南市歷下區檔案局（全宗名稱）會計（二級類目）濟南市歷下區檔案局關于2007年度部門決算報表（案卷題名：責任者+問題或內容+文種或名稱）自2007年12月至2007年12月保管期限永久本卷共7件50頁歸檔號（不填）全宗號目錄號案卷號0020 003 0024卷脊填寫：全宗號、目錄號、年度、卷號，全部項目蓋章或碳素墨水填寫。精心整理⑧編制檢索工具：按卷編制案卷目錄，并編制全引目錄，輸入檔案管理軟件。⑨卷內文件材料的折疊：需要折疊的文件，應整體折疊，以不損傷文件原件為宜，并盡量齊整、美觀。4、其他類：會計檔案移交清冊保管期限為長期；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。■會計檔案的管理:1■歸檔：各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交時間按照《會計檔案歸檔制度》的規定執行，即三月底前向檔案部門移交前一個年度的檔案（例如：2009年應移交2007年度的檔案）。各單位應按照規定，由檔案部門對會計檔案實行集中統一管理，妥善保管。2、交接：會計部門整理的會計檔案，經檔案部門檢查驗收合格后，雙方辦理交接手續：會計檔案案卷目錄一式兩份、全引目錄一份，經交接雙方清點核實；交接文據一式兩份，交接雙方簽字蓋章，各執一份（后附：交接文據格式）。3■排架：按會計檔案形式一時間順序排列：即全部會計檔案，按報表、賬簿、憑證、其他四大類分別以時間順序進行排列。4、利用：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽頁。檔案部門以及檔案管精心整理理人員應按照有關規定，嚴格履行自己的職責。五、會計檔案的銷毀：會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。《會計檔案管理辦法》規定，保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：一、由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。二、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。三、銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。四、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。檔案交接文據移出單位名稱乂乂局乂乂處接收單位名稱乂乂局檔案室交接性質移交檔案所屬年度2007年檔案類別數量（卷本）檢索參考工具種類數量永久長期短期長