公文(gōngwén)常見格式錯誤共四十三頁共四十三頁一、發文字號中的常見(chánɡjiàn)錯誤1、年號不全。

如：將“1997”省略為“97”。2、括弧不對。《國家機關公文格式(géshi)》規定發文年度用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“[]”、方頭括弧“【】”。共四十三頁3、要素(yàosù)顛倒。《黨政機關公文處理工作條例》第3章第9條第5款已明確規定：“發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號”組成。實質上等于指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別地方(dìfāng)和單位在使用“發文字號”時，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。

如：“(96)榕銀農字第85號”，這一“發文字號”，不僅年號不全、“字”“第”多余、“括號”用錯，而且年份前移，是錯誤的。規范化的用法應是“榕銀農〔1996〕85號”。共四十三頁4、亂設虛位、搭配(dāpèi)虛字。

亂設虛位。發文字號中的“發文序號”常常出現虛位，如“×政秘〔2012〕008號”，這里的“008號”應改為“8號”。《國家黨政機關公文格式(géshi)》已明確規定：“序號不編虛位（即1不編為001）”。

搭配虛字。如：“×政字〔2012〕第2號”、“×發字〔2012〕第35號”，這里的“字”“第”均是沒有什么實際意義的多余字，應刪去。規范化的用法是：“皖政〔2012〕2號”（即安徽省人民政府2012年度發的第2號文件）、“皖發〔2012〕35號”（即中共安徽省委2012年度發的第35號文件）。共四十三頁５、擺放(bǎifànɡ)有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當，不是過高、就是過低。其實，發文字號的擺放有三種不同類型：①有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的（俗稱大文頭）下行文，發文字號一般標注在發文機關標識之下、紅色反線上方(shànɡfānɡ)，居中擺放；②上行文（上報的公文）需標識簽發人姓名時，發文字號移到左邊，左空1字（上下擺放位置，如上規定在紅色反線上方4mm處），簽發人姓名居右安排，右空1字；③“只用發文機關名稱作發文機關標識的公文（信函式），發文字號一般標注在橫線（紅色反線）之下，公文標題之上的右側”共四十三頁二、簽發(qiānfā)人標注中的常見錯誤1、上行文未標注簽發人姓名2、下行文也標注了簽發人姓名

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次(yīcì)順排，還要注意“簽發人”三字用仿宋體，簽發人姓名用楷體。共四十三頁三、公文標題常見(chánɡjiàn)病例分析（一）要素不全。

完整的、規范(guīfàn)的公文標題，一般應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由、文種，以標明由誰發文、為什么發文和用什么文種發文。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。二是隨意省略發文機關。三是隨意省略文種。共四十三頁一是隨意省略(shěnglüè)事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內容、事項和基本觀點，不利于學習(xuéxí)、貫徹、領會、落實文件精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關發出的特定公文外（如中華人民共和國國務院、司法部門發出的國務院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。共四十三頁二是隨意(suíyì)省略發文機關。如：一份沒有版頭的文件標題《關于加強農村黨支部建設的報告》，待上級看完文件后，才從落款處知道文件是哪個機關發出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利于公文運轉和辦理(bànlǐ)。具有重大決策和事項的下行文不得省略發文機關；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關，但有版頭（發文機關標識）的，也可不標明發文機關。共四十三頁三是隨意(suíyì)省略文種。

隨意省略(shěnglüè)文種使受文者不得要領，失去公文的嚴肅性。如《××鄉人民政府關于召開春耕生產會議的有關事宜》。

決不能省略文種

共四十三頁（二）亂用文種(wénzhǒnɡ)。1、自制文種。

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然(yǎnrán)以正式公文行文。

常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。共四十三頁2、誤用(wùyònɡ)文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用(shǐyòng)的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點》。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市人民政府關于印發市政府2014年工作要點的通知”。共四十三頁３．混用文種(wénzhǒnɡ)。如《全國人大常委會黨組關于縣鄉換屆選舉問題的請示報告》（見1990年2月2日《安徽日報》），這里把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，從該“請示報告”的內容看，應使用批轉式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種：一種是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；另一種是提出建議、要求“批準轉發”的“批轉式報告”，這類報告，多是立足本部門的職能(zhínéng)，主動向上級提出一些具有全局性、建設性的意見、建議，本部門又無職權直接行文，只有報告上級，經研究、同意、批轉方可實施。共四十三頁４．錯用文種(wénzhǒnɡ)有的該用“請示”的，卻用了“報告”，而該用“報告”的反而用的是“請示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》所確定的公文文種共有14種，即：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發”、“頒發(bānfā)”式“通知”的“附件”行文。共四十三頁①請示”和“報告”的適用(shìyòng)與區別。“請示”是辦件，需要回復(huífù)，適用于向上級機關請求批示、批準，上級機關不批準，你就不能辦。“報告”是閱件，一般不需回復，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。文件中只要有請求事項的，就不能用“報告”來處理，否則很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般可采用兩種辦法來解決:

一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；

二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。共四十三頁②“決定”和“意見(yìjiàn)”的適用與區別。“決定”、“意見”都屬于決策性文件，用于安排部署重要工作。其區別是：“決定”一般用于重要決策的出臺和重大活動的部署，帶有較強的政策性和嚴肅性，“決定”既出，必須嚴格執行。如《中共中央關于經濟體制改革的決定》。“決定”是就較長時期的工作進行部署，比如管一年、兩年甚至更長時間，短時期的工作一般不宜用“決定”。“意見”同樣用于安排部署重要工作，但所決策的事項沒有“決定”那么重大，語氣沒有“決定”那么嚴肅，進效可長可短。如《安徽省人民政府關于改善農村人居環境的意見》。需要指出的是，“意見”的剛性雖不如“決定”強，但并不意味著不重要、可執行可不執行。事實上，各級黨政機關部署工作用得較多的還是“意見”而不是“決定”。這就像使用(shǐyòng)武器一樣，常規武器經常要用，而尖端武器是不可隨便用的。共四十三頁③請示(qǐngshì)”和“函”的適用與區別“函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”和“請示”容易混淆(hùnxiáo)的主要在“請求批準和答復審批事項”這一適用規定上。“請示”的主送機關必須是直接的上級機關，而“函”的主送機關則是不相隸屬的機關，可以是上級機關，也可以是平級單位，還可以是下級單位。某一部門或單位向同級有權單位或上級不相隸屬機關請求批準和答復審批事項，只能用“函”，而不能用“請示”。共四十三頁④批復”和“函”的適用(shìyòng)與區別“批復”適用于答復下級機關的請示事項。如下級政府或部門向上級政府或部門報送請求事項，上級政府或部門應用“批復”給予答復，而經政府部門同意后，其辦公廳(室)則應用“函”來答復。對不相隸屬機關(jīguān)來函商洽工作、詢問問題、請求批準事項的，受文機關(jīguān)也應用“函”來答復。共四十三頁⑤“公告”和“通告”的適用(shìyòng)與區別一是發布機關不同。公告一般只由國家高級領導機關及其有關職能部門發布，基層機關和企事業單位無權發布公告。通告的制發機關則非常廣泛，各級國家機關(guójiājīguān)、人民團體和企事業單位均可制發通告。二是內容特點不同。公告的內容大都是已經發生或確定的，是事后告知，因而具有很強的告知性特點。通告則多用于事前制定某些規定或提出某些要求，讓有關方面和廣大公眾遵照執行，因而具有很強的強制性特點。三是使用范圍不同。公告公布的范圍是面向國內外的，且必須通過媒體公開發布；而通告公布的范圍則限制在一定范圍內，且可通過張貼的方式發布，因而公告的知曉范圍比較廣泛，通告的知曉范圍則相對窄小。“公告”、“通告”混淆，主要是將“通告”錯用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府關于加強濱江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局關于對ＸＸ路實行交通管制的公告》等，都不屬于向國內外宣布重要事項或法定事項，應把“公告”改為“通告”。共四十三頁⑥“命令(mìnglìng)”和“通知”的適用與區別。“命令”和“通知”的錯用，主要錯在制定(zhìdìng)公布規章和轉發規范性文件上。用“命令”制定公布規章，這規定適用于有制定公布規章權的行政機關，即國務院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府以及國務院批準的較大市政府（有立法權）。其他地級市政府沒有規章制定公布權，因此也就不適用以“命令”制定公布規章。在實際操作中，沒有規章制定公布權的市發布規范性文件可以用“通知”進行轉發或印發。共四十三頁５．生造(shēngzào)文種。如《關于調整工資的補充說明》、《關于機構改革中有關問題的解釋》等，這里的“補充說明”、“解釋”均不應(bùyīnɡ)作為文種使用，以上兩個標題可修定為《××（發文機關）關于印發調整工資補充說明的通知》、《××（發文機關）關于印發機構改革中有關問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。共四十三頁６．隸屬(lìshǔ)不清不該用“批轉”的，用了“批轉”；該用“批轉”的卻用了“印發”、“轉發”，分不清三者之間的隸屬關系和詞性。如《××縣政府辦公室關于批轉××市長(shìchánɡ)在××會議上講話的通知》，這里的“批轉”使用不當，應該使用“印發”。因為“批轉”具有“批準轉發”之意，是上級對下級報告的認同并轉發下去貫徹落實的。下級對上級機關的文件和上級領導同志的講話、批示等不可使用“批轉”，否則將混淆了上下級的隸屬關系。共四十三頁7.提煉(tíliàn)不精主要表現在標題冗長上。如《×××（發文機關）關于招收退休退職職工子女就業，進行合理安排，確保社會(shèhuì)穩定的通知》，可修改擬為《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業的通知》或《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業有關問題的通知》

共四十三頁８.題不達義一是事由偏跑。如《×××關于草原滅鼠的請示》，應改寫為《×××關于要求解決草原滅鼠經費的請示》。二是題大義小。如《關于企業技術、人才開發的若干規定》，而文件內容中就如何進行技術、人才兩項開發，卻未作具體規定，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關于做好爭取人民滿意基層站所活動籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細介紹了“爭創活動”的意義、內容、方法，還談到了組織領導、活動步驟、管理制度等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文，此標題可改寫為《×××關于開展爭創人民滿意的基層站所活動的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關于糧食問題的通知》，其中就缺少“價格”、“收購(shōugòu)”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統，不能準確反映表達公文的主要內容。又如《××縣工商局關于擺攤設點的決定》，此"決定"對擺攤設點究竟是"禁止"還是"準許"等不明確、不具體，根據該文的內容，應改為《××縣工商局關于禁止在城區繁華地帶隨意擺攤設點的決定》。共四十三頁９.多層轉發(zhuǎnfā)，用詞重疊在轉發、印發式公文方面,多層轉發，語意難解。例1“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人(lìnɡrén)不知所云。共四十三頁例2如《××大學關于認真貫徹中央紀委檢查委員會關于不準干擾大學畢業生分配工作的通報精神，做好我校應屆畢業生分配工作的幾點意見》，這個標題長達57個字，并重疊使用兩個“關于”，顯得很不簡要。應當改作(ɡǎizuò)《××大學關于認真貫徹中紀委×號通報精神，搞好應屆畢業生分配工作的意見》或《××大學關于認真做好應屆畢業生分配工作的意見》。共四十三頁例3如某縣級機關轉發市級機關已經轉發的《山西省民政廳關于加強民政工作的通知》，其標題擬為《××縣民政局關于轉發××市民政局關于轉發山西省民政廳關于加強民政工作的通知的通知》，一個標題中出現(chūxiàn)多個“關于”和多個“通知”，使讀者不知所云，可通過省略一個通知字樣的方式來“消腫”，改為《××縣民政局轉發山西省民政廳關于加強民政工作的通知》。共四十三頁１０.濫用(lànyòng)符號如“××縣人民政府辦公室關于印發《××同志在××會議上講話》的通知”、“轉發《××省公安廳關于實施(shíshī)社區警務戰略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應該使用，應改為：“××縣人民政府辦公室關于印發××同志在××會議上講話的通知”、“轉發××省公安廳關于實施社區警務戰略意見的通知”。原《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”共四十三頁11.越權使用(shǐyòng)文種如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度；在行政機關公文中，“條例”只能應用于特定國家機關制定的法規中，即全國人大常委會制定的法規，國務院制定的行政法規，地方人大及其常委會制定或通過（批準）的地方性法規。如：《中華人民共和國城市道路管理條例》。基層單位制定有關規章制度時可用“規定”或者用“細則”、“辦法”等應用文種，并用(bìnɡyònɡ)轉發或印發通知的形式發布。共四十三頁12.回行題式不規范(guīfàn)公文標題(biāotí)“回行時，要做到詞意完整”。而在實際排印時，卻往往做不到這一點。如：中共××縣委××縣人民政府關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見此題回行時，將“經濟發展環境”一個完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應改為：中共××縣委××縣人民政府關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見共四十三頁四、主送機關(jīguān)主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。普遍存在的問題：一是主送機關“一逗”或“一頓”到底。主送機關較多，同性質或同級別的機關之間用頓號，不同性質或不同級別的機關之間用逗號(dòuhào)。比如國務院對下行文，其主送機關的排列形式是：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”。共四十三頁二是位置(wèizhi)選擇不對。主送機關一般在標題下空1行、左側頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。意見、決定的主送機關標注在版記中的主題詞之下、抄送之上。其余類別的公文，如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關請示只寫一個主送機關；向下級部分機關發送的公文，如果發送機關少，可將發送機關名稱全部寫上，發送機關多，可采用“各有關部門(bùmén)和單位”等辦法概寫。共四十三頁三是黨政不分。如：黨委行文對政府系統，黨政聯合行文對黨委。中共中央行文主送單位可為“各省、自治區、直轄市黨委，中央各部委，國家機關各部委黨組（黨委），軍委總政治部，各人民團體(rénmíntuántǐ)黨組”；國務院行文可為“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”；中共中央、國務院聯合行文可為“各省、自治區、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機關各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團體”。共四十三頁五、正文(zhèngwén)正文用3號仿宋體字，每自然段左空2字；數字(shùzì)、年份不能回行。普遍存在的問題：

一是引用公文文號格式不對。

應當先引標題，后引發文字號。如，“據×辦〔2013〕12號文《關于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為：據《關于××××××通知》（×辦〔2013〕12號）。共四十三頁二是文件(wénjiàn)層次結構不對用數字表示多層次結構序數，其標識方法為：第一層用“一、”“二、”“三、”……第二層用“（一）”“（二）”“（三）”……第三層用“1.”“2.”“3.”……

第四層用“（1）”“（2）”“（3）”……目前一些公文序數數詞(shùcí)仍然存在使用不規則的情況，要注意序數數詞(shùcí)的寫法，"一、"下面是頓號，"1."下面是圓號，而"（一）"和"（1）"括號外面是不帶頓和點號。意見等公文為了便于查閱引用，第一層用“一、”“二、”“三、”……第二層用“1.”“2.”“3.”一條龍排隊。共四十三頁六、附件(fùjiàn)公文如有附件，應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應在公文成文日期之后，另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標識“附件”，有序號時還要標識序號，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的問題是：在一些轉發、印發的文件中，將附件置于版記（公文主題詞以下）之后，這是錯誤的。因為轉發性的文件和被轉的文件在形式上是正件是附件的關系，實質上都是正件，因主要(zhǔyào)政策規定在