使用Word編寫論文的技巧

現(xiàn)在正是大學畢業(yè)生完成畢業(yè)設計、撰寫畢業(yè)論文的時候,大家往往要苦熬一個多月才能完成自己的畢業(yè)論文。現(xiàn)在大家主要都是用MicrosoftWord來編輯論文(不論各位用哪個版本,基本功能都是一致的,以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能,大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結一下,以求拋磚引玉。

一篇論文應該包括兩個層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),內(nèi)容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結構等,表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關系不言自明。

筆者認為,論文“表現(xiàn)”的編輯,是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前,做了各方面的準備,并按照一定的規(guī)律來編寫和排列,會起到事半功倍的效果;否則,會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗,向各位提供如下建議,供大家參考。

1、用好樣式

編寫論文,一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式,這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word自動生成各種目錄和索引。

一般情況下,不論撰寫學術論文或者學位論文,相應的雜志社或學位授予機構都會根據(jù)其具體要求,給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如,要求宋體、小四,行間距17磅等等。這樣,論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設定,這樣就會很方便的編寫論文了。

如筆者用MicrosoftOfficeWordXX進行樣式設計如下圖:

2、使用交叉引用設置編號

一定不要自己敲編號,推薦使用交叉引用,否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現(xiàn),表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等7、使用分節(jié)符

如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節(jié)符,并給每一節(jié)設置不同的格式。

上述七點都是關于排版的建議,還是要強調(diào)一遍,作者關心的重點是文章的內(nèi)容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關的繁瑣的排版工作,一定要停下來學一下Word的幫助,因為Word早已提供了足夠強大的功能。

8、使用子文檔

學位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里,打開、保存、關閉都需要很長的時間,且不保險。

建議論文的每一章保存到一個子文檔,而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

9、及時保存、多做備份

設置自動保存,還有一有空就Ctrl+S。

不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件里,并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了,而且一個文件損壞后所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧。另外提醒一下,插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。

10、大綱視圖與文檔結構圖

使用大綱視圖寫文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便。

使用文檔結構圖讓你方便地定位章節(jié)。

有人說,碩士寫畢業(yè)論文就像干一個月苦力搬運工一樣,累死累活,寫不了多少東西;博士寫畢業(yè)論文就