會計檔案管理會計檔案定義會計核算材料的歸檔會計檔案的整理會計電算化系統檔案管理會計檔案的鑒定與銷毀第一頁，共50頁。第一頁，共50頁。價值屬性專業領域形成主體一、會計檔案的定義

會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。（符合檔案構成的三個要件）原始屬性第二頁，共50頁。第二頁，共50頁。通過定義明確：1、會計檔案屬于專門檔案，具有專業性特點；它的范圍包含：會計憑證、會計賬簿、財務報告等專業核算材料（歸檔范圍）。2、在財務會計各項管理活動中形成的其他文件材料，如：政策法規、計劃總結、請示批復等均屬文書檔案歸檔范疇。第三頁，共50頁。第三頁，共50頁。會計檔案的特點（1）形成的范圍廣泛

（2）檔案類別穩定（3）外在形式多樣

第四頁，共50頁。第四頁，共50頁。二、會計核算材料的歸檔歸檔范圍歸檔時間歸檔要求和歸檔手續第五頁，共50頁。第五頁，共50頁。

《會計檔案管理辦法》規定會計檔案的歸檔范圍包括：會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他會計核算材料歸檔范圍第六頁，共50頁。第六頁，共50頁。不是會計檔案歸檔范圍工資年報，職工工資、獎金及各種福利審批名冊，養老保險繳納名冊，調整、新增審批表，職工聘用、轉正等審批表、協議書，事業統計報表，清產核資材料，財務制度，上級指標文件等均屬文書檔案。第七頁，共50頁。第七頁，共50頁。歸檔時間和責任人歸檔時間：年終立卷，可暫時保管一年，移交本檔案機構統一保管。（企業可根據自己情況在會計機構專柜保管）責任人：會計人員、檔案員（檔案室存放）出納人員不得兼管會計檔案

第八頁，共50頁。第八頁，共50頁。歸檔要求和手續要求：真實準確(密封處理、加經手章）齊全完整、保持卷冊的封裝手續：移交清冊第九頁，共50頁。第九頁，共50頁。三、會計檔案的整理會計檔案的分類會計檔案的組卷會計檔案的編目第十頁，共50頁。第十頁，共50頁。會計檔案分類方案類別－年度會計憑證類會計賬簿類

財務報告類其它類第十一頁，共50頁。第十一頁，共50頁。①把全部會計檔案按四類分開：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其它類。②每一種類的下面，按會計年度排列，一年內的會計檔案可根據保管期限的長短依次排列。③四類會計檔案分別編制獨立的案卷號，單獨流水，形成四本案卷目錄。第十二頁，共50頁。第十二頁，共50頁。

現金１永久125年2000年2000年銀行２ 總帳３定期215年明細４

財務報告帳簿2001年325年52001年15年2002年2002年

第十三頁，共50頁。第十三頁，共50頁。會計核算材料的組卷會計憑證的組卷方法會計賬簿的組卷方法財務報告的組卷方法其它核算材料組卷方法第十四頁，共50頁。第十四頁，共50頁。會計憑證

會計憑證是用來記錄經濟業務，明確經濟責任、作為記帳依據的書面證明。第十五頁，共50頁。第十五頁，共50頁。會計憑證的組卷要求按月組卷按會計憑證的形成的時間順序排列剔除憑證內的金屬物裝訂（一般不超過2cm)(以上操作原則上符合財政局和審計局的要求就可以了)加蓋騎縫章(以上應為會計操做)“標案卷號”裝盒——填寫封面抄寫會計檔案案卷目錄第十六頁，共50頁。第十六頁，共50頁。第十七頁，共50頁。第十七頁，共50頁。第十八頁，共50頁。第十八頁，共50頁。第十九頁，共50頁。第十九頁，共50頁。第二十頁，共50頁。第二十頁，共50頁。會計檔案案卷題名

密云縣檔案局2005年7月記賬憑證

單位名稱會計年度或時間會計核算材料名稱第二十一頁，共50頁。第二十一頁，共50頁。第二十二頁，共50頁。第二十二頁，共50頁。會計賬簿

會計賬簿是以會計憑證為依據，連續、系統、全面地記錄經濟業務的簿籍，是編制財務報告的依據。會計賬簿種類及劃分活頁賬、死頁賬總賬、明細賬、銀行存款賬、現金日記賬第二十三頁，共50頁。第二十三頁，共50頁。會計賬簿的組卷

①死頁賬（直接標案卷號）注：會計跨年度帳放在用完年的年度(即截止年)②活頁賬要求：按年度組卷，結合保管期限第二十四頁，共50頁。第二十四頁，共50頁?；铐撡~A、抽出空白頁——編頁號B、加裝封皮，擬寫案卷題名，填寫案卷封面C、裝訂、裝盒（不能混期限），填寫盒面內容D、編寫案卷目錄第二十五頁，共50頁。第二十五頁，共50頁。第二十六頁，共50頁。第二十六頁，共50頁。第二十七頁，共50頁。第二十七頁，共50頁。第二十八頁，共50頁。第二十八頁，共50頁。財務報告財務報告是根據日常會計核算定期編制的，綜合地反映一定時期的資產、負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流動情況的書面文件。財務報告按時間劃分：會計年報（包括內容：資產負債、利潤分配、經費情況、資金活動、財務分析及說明、附注等）、月報、季報。第二十九頁，共50頁。第二十九頁，共50頁。財務報告組卷要求

按會計年度組卷，結合保管期限。會計報表、報表備注、財務情況說明書不要分開，一并組卷；同時對于不同年度、不同保管期限的要單獨組卷第三十頁，共50頁。第三十頁，共50頁。財務報告整理步驟步驟：同活頁帳組卷——編頁號——填寫卷內目錄——填寫封面——裝訂(左側)——裝盒編寫案卷目錄保管期限：資產負債表、利潤分配表、經費情況表、資金活動表、含財務說明、分析、輔助等永久，其它——5年、3年

第三十一頁，共50頁。第三十一頁，共50頁。順序號題名日期頁號文號責任者第三十二頁，共50頁。第三十二頁，共50頁。卷內文件目錄第三十三頁，共50頁。第三十三頁，共50頁。注意的問題1、加蓋騎縫章(憑證、賬簿、報表）2、案卷號必須一卷一號（特別注意憑證）3、案卷題名三要素（企業名稱、時間、核算材料名稱）4、不管用何種檔案盒，一定要填寫必填項：案卷題名、案卷號、起止日期、頁數、保管期限第三十四頁，共50頁。第三十四頁，共50頁。其它類會計核算材料其它類會計核算材料的組卷方法：(一般的文件材料不多，銀行存款余額調節表，銀行對帳單等屬歸檔之列)會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊也屬歸檔范圍)要求：與財務報告的組卷方法相同。銀行余額調節表、銀行對賬單——5年銷毀清冊、保管清冊—————永久移交清冊——————————15年第三十五頁，共50頁。第三十五頁，共50頁。編制會計檔案案卷目錄檢索工具要求：按照會計檔案的分類方法和案卷的排列順序編制會計檔案案卷目錄(四本或三本目錄)。案卷目錄的抄寫與案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的內容。一般為兩套(可復印)，檔案室和會計部門各存一套）第三十六頁，共50頁。第三十六頁，共50頁。第三十七頁，共50頁。第三十七頁，共50頁。案卷號類別題名頁數起止年月日期限簽字簽字第三十八頁，共50頁。第三十八頁，共50頁。案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○六年憑證號1憑證類2006年1月份記帳憑證2006.11-2015年2憑證類2006年2月份記帳憑證2006.21-3415年3-5憑證類2006年3月份記帳憑證2006.31-341-351-2015年案卷號：會計憑證可按盒抄寫，但案卷號是實際案卷號，而不是盒號,例:一盒內有3本憑證，案卷號是3-5，在案卷號這欄填寫3-5。會計檔案案卷目錄第三十九頁，共50頁。第三十九頁，共50頁。會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○五年15賬簿類亨通斯博有限公司2005年銀行存款、現金日記帳2005.1-1210525年16賬簿類亨通斯博有限公司2005年1-12月份總帳、明細帳2005.1-128015年第四十頁，共50頁。第四十頁，共50頁。會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○五年21報表類亨通斯博有限公司2005年決算報表2005.1-1238永久22報表類亨通斯博有限公司2005年經濟分析年報表2005.1-1290永久第四十一頁，共50頁。第四十一頁，共50頁。會計檔案案卷目錄

會計案卷目錄照抄實錄四(三)本目錄制作兩套(可復印)第四十二頁，共50頁。第四十二頁，共50頁。檔案排架第四十三頁，共50頁。第四十三頁，共50頁。第四十四頁，共50頁。第四十四頁，共50頁。第四十五頁，共50頁。第四十五頁，共50頁。第四十六頁，共50頁。第四十六頁，共50頁。會計電算化系統檔案管理

打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按紙質會計檔案管理。（必須有會計主管的簽章才能存檔保存）第四十七頁，共50頁。第四十七頁，共50頁。第四十八頁，共50頁。第四十八頁，共50頁