文件編制與執行管理規程

文件名：編號：共6頁

文件編制與執行管理規程WJ/SMP/000201

制定人：制定日期：版次：01

修訂人：修訂日期：印數：7

審核人：審核日期：頒發部門：質量部

批準人：批準日期：生效日期：

分發至：生產部、物流部、質量部、動力車間、各生產至回

修訂情況：

1、目的：建立一個各種文件的編制和執行管理規范及編訂、審核、批準程序。

2、范圍：公司所有的技術標準類、管理標準類和工作標準類文件。

3、責任：有資格的文件編制人員、相關部門、質量部負責人。

4、內容:

4.1文件編訂

4.1.1基本要求

4.1.1.1文件標題要明確，能確切表明文件的性質。

4.1.1.2文件語言要求詳盡，數據可靠，術語規范，保證各類文件可以被正確理

解和使用。

4.1.1.3內容要與法定標準及產品注冊批準文件（批文）一致，不得隨意修改，

或出現偏差。

4.1.1.4企業內控質量標準，原則上要高于國家法定標準或行業標準，以確保產

品質量在有效期內，完全達到法定質量標準要求。

4.1.1.5文件內容要包括所有必要的項目及參數。

4.1.1.6文件要求參照有關附件的要求，用統一規格的紙張打印或復印（如A4紙）,

裝訂。

4.1.1.7各種工藝、技術、質量參數和技術經濟定額的度量衡單位均按國家計量

法規定執行，采用國際標準計量單位。

4.1.1.8成品名稱按國家法定標準的通用名、漢語拼音、英文名為準。

4.1.1.9成品、中間產品、原料分子量一律以最新國際原子量表計算，取小數點

后兩位。

4.1.1.10化學結構式以最新版法定標準為準，要與其成品形態一致，注明結晶水。

4.1.2各種技術標準的表頭或扉頁上需印制內容：

4.1.2.1文件名稱

4.1.2.2文件的分類編碼，并注明文件版次。

4.1.2.3識別編碼，要求文件有獨一無二能夠識別文件類別的文件編碼，并用附

有文件修訂的版次標記。

4.1.2.4制定人、修訂人、審核人、批準人簽名及日期。

4.1.2.5修訂情況

4.1.2.6頒布部門，分發單位名單。

4.1.2.7頁號及總頁數。

4.1.2.8復制份數。

4.1.2.9文件的目的、范圍、責任、內容。

4.1.2.10文件的具體格式與分類編號要求見“文件分類編號及編寫格式管理規

不王O

4.1.3編訂工作程序

4.1.3.1制定人的確定：一般制定人必須由該起草文件的實施責任部門技術或管

理人員負責起草，起草完畢后由文件實施協助部門人員負責修改。修改完畢后，即

得文件初稿。

4.1.3.2制定人依據有關法定標準（或注冊批準文件）或驗證的結果及資料，參

照有關的技術文件起草有關技術文件，參照公司的管理存在的問題和管理不到位的

地方起草管理規程，對于新增加的工藝、設備和其它變動情況起草操作類文件（程

序文件）。

4.1.3.3文件起草后，根據文件編訂情況起草一份“文件編訂說明”闡述文件制

定（修訂）的背景及理由，各項指標、標準、程序的編訂依據及其它有關事宜。

4.1.3.4將起草的文件及“文件編訂說明”一并由編訂人簽名，注明起草日期后

送交質量管理部門（技術部門）組織有關部門會審。

4.2文件修訂（復審）

4.2.1修訂（復審）條件

4.2.1.1法定標準或其它依據文件更新版本導致標準有所改變。

4.2.1.2新設備、新工藝、新工房的實施；組織機構發生變動，市場發生重大的

變化等。

4.2.1.3物料的供貨廠家變化，認為有必要修訂標準文件。

4.2.1.4產品用戶意見或回顧性驗證結果說明應修訂文件。

4.2.1.5各類文件根據經濟及技術水平的發展需要，每隔2-3年復審一次，分別

做出予以確認、修訂或廢止的決定。

4.2.2文件的修訂要求同“制定”。

4.2.3文件修訂的工作程序

4.2.3.1由各類文件的實施部門或有關部門提出文件修訂申請，填寫“文件修訂

申請單”，經質量部門批準后，責成原編訂人（或有資格的技術人員）進行文件的

修訂。

4.2.3.2文件修訂后，要編寫“文件修訂說明”，內容同“編訂”，同時要注明原

文件編號、修訂后文件編號、修訂人簽字。

4.2.3.3修訂人將修訂后的文件，附上”文件修訂申請單”及“修訂說明”一同

交到質量管理部門組織會審。

4.3文件審核

4.3.1會審：文件編訂（或修訂）的初稿交到質量管理部門的審核人處，由審核

人根據文件內容所涉及的部門填寫“會稿單”，組織傳閱文件，進行會審。

4.3.2終審：文件初稿及會審意見返回質量部后，審核人請編訂（修訂）人對文

件初稿進行修改定稿，（如需再次會審，仍執行4.3.1程序），經審核人送交質量部

負責人終審后簽字。

4.4文件批準：

4.4.1上述終審通過的文件報公司技術負責人總工程師進一步審批（需附上編訂

或修訂說明，會稿單），審批無誤后，簽字生效日期后，文件發布。

4.4.2上述文件及附件的原稿全部歸檔，執行文件歸檔程序。

4.5文件的執行：對下發的文件的執行情況，質量管理部門文件管理人員和有關

部門的管理人員，以及有關規程的責任人均有責任檢查文件的執行情況。

4.5.1文件執行情況檢查要求

4.5.1.1以公司名義下發的各項文件、制度，均為公司內部法規，必須定期或不

定期的對其執行情況進行追蹤檢查和考核。

4.5.1.2追蹤檢查工作必須認真、仔細，重要文件、制度的執行情況的追蹤應增

加檢查的頻次。

4.5.1.3各部門必須將所有追蹤檢查結果均應匯總列表上報，并與部門月度工作

考核和經濟責任制考核掛鉤。

4.5.1.4追蹤檢查工作應在不干擾被檢查單位正常工作的情況下進行。

4.5.2追蹤檢查的責任部門

4.5.2.1公司以總經理辦公室作為全面負責文件實施情況追蹤檢查組織工作的協

調、督促和考核部門。

4.5.2.2具體追蹤檢查的責任按文件的類別由以下部門負責。

4.5.2.3公司綜合管理類文件的追蹤檢查由總經理辦公室負責。

4.5.2.4公司產品質量管理類文件的追蹤檢查由質量管理部負責。

4.5.2.5公司生產管理類文件的追蹤檢查由生產部負責。

4.5.2.6公司物流管理類文件的追蹤檢查由物流部負責。

4.5.2.7公司設備管理類文件的追蹤檢查由動力車間負責。

4.5.2.8產品銷售管理類文件的追蹤檢查由營銷市場部負責。

4.5.3追蹤檢查的頻次

4.5.3.1公司頒布的各項文件、制度自發布實施之日起二個月，職能部門應組織

有關人員進行首次檢查。

4.5.3.2自首次檢查后，一般管理文件每半年檢查一次，特殊文件每2個月檢查

一次。

4.5.3.3為了保證各項管理文件貫徹工作做的扎扎實實，總經理辦公室應對各責

任部門的文件貫徹落實情況進行不定期的抽查，每半年至少全面檢查一次。

4.5.4檢查的人員

4.5.4.1檢查人員的名單由各責任部門具體擬定。

4.5.4.2在擬定參與檢查人員時，應根據有關文件的具體內容聘請相關人員，使

檢查組具有一定的專業性和權威性。

4.5.4.3總經理辦公室作為全面負責公司文件追蹤檢查考核部門，其負責人應成

為各類檢查組的當然成員。

4.5.5追蹤檢查的內容

4.5.5.1檢查被查單位落實有關文件的組織活動記錄，包括單位全體會議、基層

小組會議的記錄及上報的討論會記錄。

4.5.5.2檢查被查單位為貫徹落實有關文件而具體制訂的措施及自檢報告。

4.5.5.3檢查被查單位員工對有關文件的規定是否知曉，涉及到本單位、本崗位

的具體條款是否能夠完整背誦并熟練運作。

4.5.5.4檢查在有關文件下發執行后被查單位有無違反文件有關規定的現象。

4.5.5.5檢查被查單位制訂的有關措施是否已經完全落實，有無和月度獎金掛鉤。

（查獎懲的具體事例）

4.5.6追蹤檢查工作程序

4.5.6.1由負責牽頭檢查的職能部門按要求擬定參加人員，并確定檢查日期（人

員名單報總經理辦公室備案）。

4.5.6.2檢查部門負責人帶隊，并在檢查前2小時通知被查單位準備。

4.5.6.3由被查單位負責人向檢查人員簡要介紹部位落實有關文件的情況（10分

鐘）。

4.5.6.4檢查組人員進行分工，分頭檢查被查單位提供的有關文字資料和記錄，

并將有關問題一一予以記錄。

4.5.6.5檢查人員對被查單位的工作現場進行查看，亦可隨機抽查面試有關業務、

操作人員。

4.5.6.6檢查組人員將有關情況進行匯總，填寫公司文件實施情況檢查反饋表。

4.5.6.7由檢查組負責人有向被查單位通報檢查結果，并就存在的有關問題，督

促被查單位盡快拿出整改措施。

4.5.6.8由檢查組負責人和被查部門負責人分別在檢查記錄上簽字認可。

4.5.6.9有關檢查記錄一式二份，一份由職能管理部門收存，一份交總經理辦公

室備案，以便于追蹤。

4.5.7檢查結果的處理

4.5.7.1針對檢查中發現的問題，由被查單位負責人在3天內拿出整改措施，制

訂詳細的計劃和解決期限，填寫“整改計劃反饋表”，報職能管理部門備案。

4.5.7.2各分管職能部門在接到被查單位和總經理辦公室的整改措施和計劃后，

應按計劃上標定的整改完成日期，再次組織有關人員進行復查，檢查程序同第9