綜合辦公自動化系統PAGEPAGE391清華創新信息系統有限公司文檔編號：-OA-ZT版本號：01辦公自動化系統總體設計方案項目名稱：綜合辦公自動化系統信息系統有限公司二零零零年一月本報告及其報告中包含的信息屬于且僅屬于信息系統有限公司、所有。在任何情況下，沒有以上機構的許可，不得在這個機構之外的地方進行印刷、復制。違者必究。前言本報告為綜合辦公自動化系統的總體設計方案說明。版本歷史：版本作者日期備注目錄TOC\o"1-3"第一部分需求分析 5一、系統概況 5二、系統總體目標 72-1通用性 72-2實用性 72-3網絡化 72-4先進性 72-5安全性 72-6可擴充性 8三、系統邊界 93-1職能邊界 93-2地理邊界 93-3功能邊界 9四、系統功能結構描述 11第二部分概要設計 12系統的建設目標 12系統性質分析 12系統的開發方法和工具 127-1以最終用戶為主的開發方法 127-2系統開發工具 12系統功能設計 138-1收文管理子系統 138-2發文管理子系統 148-3檔案管理子系統 168-4會議管理子系統 188-5電子郵件子系統 228-6公告欄子系統 238-7論壇子系統 238-8專題信息子系統 24界面設計 259-1概述 259-2界面劃分 259-3個人辦公界面 259-4子系統專用界面 25第三部分總體規劃 27Notes系統總體方案 2710-1Notes/Web服務器 2710-2Notes/WebClient 2910-3移動用戶和撥號服務器 2910-4各Notes系統之間的連接 30第四部分系統的投資概算和效益分析 31第五部分系統實施方案 31一、Notes系統設計 31二、市局Notes系統管理員和開發人員的培訓 31三、分局Notes系統管理員培訓 32四、安裝辦公自動化試運行系統 32五、辦公自動化系統試點和完善 32六、辦公自動化系統培訓和推廣 32附錄C：LotusNotes/Domino與企業信息網 34傳統信息技術的局限性 34認識企業信息網 34LotusDomino/Notes功能概述 36LotusDomino/Notes與企業信息網 37對于構建企業信息網的再討論：LotusDomino/Notes與其它方案的比較 38第一部分需求分析現代辦公需要先進的現代化辦公系統。電子化、無紙化以及協同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時還有各種會議等管理工作，因此需要一套先進的、高效率的、覆蓋全企業的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業，提供更好的文件管理功能，充分發揮協同辦公的威力。同時也為與世界先進的辦公機制接軌打下良好的基礎。一、系統概況為了滿足當前辦公業務的實際需求，滿足企業現代化發展需要，進一步提高企業辦公效率，加快企業信息化的進程，達到增收節支的目的，急須建設的辦公自動化系統，使辦公自動化系統覆蓋從機關到基層的各個單位，使企業范圍內每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業建立一個安全、強壯的通訊基礎設施，并在此基礎之上擴充辦公自動化系統應用的功能和范圍，把主要辦公業務流程計算機化、網絡化，實現文件電子化，無紙辦公，形成企業辦公網絡，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協同工作，提高辦公效率，降低企業開支，建立一個采用先進技術的、流程控制完備的、達到國內先進水平的辦公自動化系統。為了實現這一目標，辦公自動化系統應該采用世界領先水平的辦公自動化系統技術和開發工具，IBM的LotusNotes正是這樣一個辦公自動化平臺。LotusNotes是Lotus(蓮花)公司的軟件產品，Lotus公司在群件（用于工作組協同工作的軟件）方面居于世界領先水平，領導著群件的標準和發展。1996年被IBM公司強行收購,耗資30億美元，成為IBM的子公司。LotusNotes是全球應用最為廣泛的群件產品。到1996年，該軟件的用戶數已經達到900萬個，全球500家最大企業中有423家使用該軟件作為辦公系統平臺，在中國，有超過500家政府和企業級用戶，包括國務院辦公廳、信息產業部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險公司、中國人民銀行等。目前，LotusDomino/Notes(LotusNotes4.6)是LotusNotes的最新版本，辦公自動化系統將采用此版本作為辦公自動化系統平臺。Lotus公司簡介和市場情況見附錄B。LotusDomino/Notes功能概述見附錄C。辦公自動化系統應該利用LotusNotes先進的工作流程自動化技術快速把當前的主要辦公業務：公文管理、會議管理、檔案管理的業務流程納入計算機管理，在計算機網絡上實現，縮短辦公業務的流程時間，減少工作人員的工作量，提高企業的辦公效率。同時，為領導提供領導辦公系統，為辦公人員提供辦公人員辦公系統，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業每個管理人員的辦公效率。另一方面，建立新辦公自動化系統也為建立企業信息網絡打下堅實的基礎。利用LotusDomino/Notes的強大的信息集成能力和通訊能力，實現的各類企業級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發布和共享，通過這個信息網絡了解整個企業的狀態，使信息為決策提供支持，實現企業級的協調和協作。作為管理信息系統(MIS)系統的一部分，隨著辦公自動化系統的建成和應用，將會提高管理人員的計算機應用水平，提高大家對計算機應用的積極性，對將來MIS系統的建成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動化系統是符合企業當前實際需要的、符合企業發展需要的、符合現代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業辦公效率、降低企業辦公開支、提高企業信息化水平，并將標志著辦公自動化水平進入國內先進水平的行列。

二、系統總體目標2-1通用性辦公自動化系統必須適應從局機關到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關聯的辦公業務需要，滿足各種辦公業務的需要，滿足各種不同職務的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業務流程或某一職務個人的系統，是面向整個企業的、各種辦公業務流程的系統。它必須能適應各個單位各種各樣不同的環境，符合國際標準，可以適應各種各樣的計算機操作系統平臺和網絡平臺，是一個開放的、可擴充的系統。2-2實用性辦公自動化系統必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業務流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經過短期培訓，在3～4個月的時間內OA系統可在全局范圍內全面展開。2-3網絡化辦公系統要能夠隨著網絡系統的建設，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全局的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網絡和他人通訊、交流、協作，進行辦公業務往來，查詢各種企業信息。通過辦公自動化網絡進行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發布和共享。2-4先進性辦公自動化系統應采用國際先進的辦公自動化技術，結合的實際情況，利用LotusDomino/Notes強大、快速的辦公自動化應用開發工具，在1998年內把辦公自動化系統建成為國內先進水平的系統，并且逐步向國際先進的辦公自動化系統靠攏。2-5安全性信息共享、網絡化辦公必須保證信息的安全性，數據的丟失，信息的不安全將會給企業帶來巨大的損失。LotusDomino/Notes提供強大的系統安全機制。一個分布系統的安全性的關鍵在于數據加密，Notes的加密技術基于RSA公共密鑰加密技術，這是目前工業界唯一無法破密的加密技術。在此基礎上，Notes提供四級安全措施：驗證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權限），加密（用于網絡、服務器、數據庫、表單、視圖以及文檔甚至域），電子簽名（防止別人假冒），保證系統的安全性。Notes還提供群集服務器功能（當一個服務器失效時，它的工作可由其它服務器完成），強大的復制技術用于數據的備份，保證數據和服務的高可靠性。在辦公自動化系統的應用系統開發中，還必須考慮到數據的安全性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權限，保證應用系統的安全性。必須加強安全管理，建立健全的安全管理規章制度，保證數據和系統在物理上的安全性。2-6可擴充性辦公自動化系統必須是開放的、規模可伸縮的、功能可以擴充的系統。LotusDomino/Notes是一個理想的信息容器，可以存儲、傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用LotusDomino/Notes的這種特點，可以方便地把多媒體功能加入到辦公自動化系統中。LotusDomino/Notes完全支持Intranet/Internet標準，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的服務器也是Web服務器，通過它可以方便地組成企業Intranet/Internet網，開發Intranet/Internet應用，并且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發布信息。

三、系統邊界3-1職能邊界從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務活動。3-2地理邊界覆蓋局各辦公大樓，全地區各局屬單位。3-3功能邊界本系統的功能包括了局內辦公系統中的各項目，為各級部門和管理人員提供信息共享和數據一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發文管理、會議管理、檔案管理、公告欄、論壇、專題信息、電子郵件八個子系統，各子系統具體功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系統用于對全局的收文進行管理，通過計算機網絡完成文件的錄入、傳遞、審批、發送和歸檔，即實現收文的電子批閱流程。此系統提供對收文批閱流程的可視化監控、有效的查詢和統計手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進行歸檔。3-3-2發文管理發文管理子系統用于對全局的發文進行管理，通過計算機和網絡完成文件的錄入、傳遞、審批、發送和歸檔，即實現發文的電子批閱流程。此系統提供對發文批閱流程的可視化監控、代碼管理、有效的查詢和統計手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進行歸檔。3-3-3本子系統主要用于用來完成組織會議、發送會議通知、撰寫會議紀要、安排和落實會議待辦事項、會議室管理等管理工作。3-3-4本子系統主要用于對全局的公告信息進行管理，提供一個發布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網人員只要在本系統中發布一項消息就可以通告內所有上網人員，上網人員也可以通過此系統瀏覽全局的所有公告信息。可以按照類型、時間、作者對公告信息進行查詢。這樣，可以及時地對公司內部的一些信息進行發布，方便局內人員進行信息交流。本系統可以按照信息分類建成多個專題，比如事故通報、大事紀要，個人信息公布等。3-3-5本子系統為每一個上網工作人員提供了電子郵件收發功能和日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發送郵件外，用戶還可以在此創建邀請、約會、事件或紀念日，并將其存儲在您的日歷中，對邀請對象發送通知，手動回復通知或按預先設定處理通知。也可以設置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀念日發生的時間。在查詢時，可以用日歷的形式為用戶顯示當天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設置某日程別人是否可以查看到等。同時，由于整個辦公自動化系統都將以電子郵件作為聯系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統中主要的“辦公室”。3-3-6本子系統為全局上網人員提供一個信息交流的場所，可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術問題探討、辦公自動化系統使用經驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網人員都可以方便地發表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。3-3-7本子系統主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，自動生成案卷目錄、卷內文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內目錄和案卷封面。同時提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。3-3-8本子系統用于對各種專題信息如安全生產簡報、供電信息、后勤簡訊、行風建設簡報和影像信息的管理。通過本子系統可以制作各類專題信息以及發送專題信息等。四、系統功能結構描述辦公自動化系統辦公自動化系統收文管理子系統收文管理子系統發文管理子系統發文管理子系統檔案管理子系統檔案管理子系統會議管理子系統會議管理子系統公告欄子系統公告欄子系統論壇子系統論壇子系統專題信息子系統專題信息子系統電子郵件子系統電子郵件子系統

第二部分概要設計系統的建設目標辦公自動化系統的主要目標是在局內形成一個以網絡技術為基礎、計算機為手段、高度信息化的辦公平臺。將現行的手工操作為主的辦公系統提高到這一平臺，籍以提高管理效率和管理質量，將建設成為國內一流企業，為趕超世界先進的電力企業打下堅實的基礎。系統性質分析辦公自動化系統是一個社會—管理—技術系統，它涉及多學科領域，是集計算機技術、網絡技術、系統集成技術、管理科學、檔案學于一體的綜合系統。因此，系統的實現需要供電局領導的大力支持和各方面專業人員通力合作。辦公自動化系統是一個人—機的統一體，它是建立在現代的計算機通訊技術基礎之上的，利用計算機作為輔助工具，完成各項辦公工作。因此，系統要充分利用現有的計算機資源，發揮工作人員的主觀能動性，才能提高系統的性能。由于手工作業中因客觀條件限制，在實際的辦公過程中存在一些不科學、不規范的管理方法，而且工作效率相對較低。因此，本系統的開發應奉行一切從實際出發的原則，以科學的態度對系統進行設計，體現現代化辦公的特點。系統的開發方法和工具辦公自動化的開發成功與否與采用的系統開發方法、工具有密切的聯系。根據系統的實現目標和我公司多年的開發經驗，對本系統的開發作如下分析：7-1以最終用戶為主的開發方法系統開發的最終目的是面向最終用戶，因此，系統的開發應以最終用戶的需求為出發點，充分考慮他們的要求：使用部門的負責人和開發項目的負責人密切配合，保證項目開發的順利進行。各職能部門的領導和有關業務人員應該積極參與系統設計和試運行。開發過程中，系統開發人員和最終用戶應隨時溝通，共同研究、互相督促。7-2系統開發工具通過對系統的實現目標和系統功能要求的分析，我們決定采用LotusNotes４.6(Domino4.6)作為開發工具。因為，LotusNotes是世界最先進的群件平臺，全面實現對非結構化信息的管理和共享；內含強大的工作流軟件開發環境；用文檔數據庫實現多媒體文檔的管理，并支持客戶機/服務器方式；可通過文檔數據庫在網絡上存取、追蹤、儲存和組織信息,是群組協同工作和辦公自動化的有力開發工具。同時它的DominoWeb服務器與Internet的結合非常緊密，同時具有強大的電子郵件功能，不但Notes用戶之間可以方便地通訊，而且通過Notes的X.400、SMTP和cc:Mail網關，可以與其它郵件系統的用戶通訊；并且提供了Web瀏覽功能，是一個適于交互式商業Web應用的開發環境，因此可以進一步開發出安全的、交互式Web應用。系統功能設計8-1收文管理子系統8-1-1系統描述該系統是辦公自動化系統的一個重要的子系統，主要用于對全局的收文進行管理，通過計算機和網絡完成文件的錄入、審批、發送，并將文件按年度、分類號、保存期限進行歸檔。它是辦公系統中很重要的環節，直接影響到辦公自動化水平的高低。本系統按照文件的類型可以分為局辦收文管理、黨辦收文管理、各個系統之間利用安全權限管理相互獨立。由于局辦收文和黨辦收文流程基本相同，下面以局辦收文為例描述本子系統流程和功能。8-1-2業務流程圖主管局長指示閱知局領導、閱知單位和承辦單位局辦主任主管局長指示閱知局領導、閱知單位和承辦單位局辦主任分辦機要室秘書來文登記來文掃描和錄入檔案員歸檔承辦單位領導填寫承辦結果閱知局領導和閱知單位領導閱后簽字分辦檔案員歸檔承辦單位領導填寫承辦結果閱知局領導和閱知單位領導閱后簽字分辦8-1-3功能說明來文登記由機要秘書登記，填寫收文處理單。來文掃描和錄入通過掃描儀把來文原文掃描成圖片，錄入到計算機中。收文流程依據實際業務流程，局辦文書先把收文處理單和文件發往局辦主任批辦后，再發往主管局長批示，最后安排傳閱和承辦。收文查詢在視圖中可以按日期、文種、來文單位進行查詢并可以指定時間段；利用查詢按鈕可以進行特定條件的組合查詢。收文號管理收到來文的計數，可以對收文號進行修改。統計對公文的日收文數量進行統計，在此基礎上進一步得出各時間段的統計數字，同時提供一些圖形顯示方式。打印可以用白紙或標準辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門代碼等。8-2發文管理子系統8-2-1系統描述本系統是辦公自動化系統的一個重要的子系統，主要用于對全局的發文進行管理。通過計算機和網絡完成文件的錄入、審批、發送，并將文件按年度、分類號、保存期限進行歸檔。它是辦公系統中很重要的環節，直接影響到辦公自動化水平的高低。本系統按照文件的類型可以分為局發文、處室發文和分局發文。8-2-2發文業務流程8-2-2-1局發文業務流程發文人發文人起草發文填寫發文處理單本部門領導進行審簽填寫意見局辦主任核稿填寫意見機要秘書給文件編號發送文件會辦部門領導會簽填寫意見不同意返回發文人檔案員歸檔8-2-2-2處室發文業務流程8-2-3功能說明發文生成發文擬稿人起草發文稿件，并填寫發文處理單。其中，擬稿時可以采用WORD97進行。發文流程依據發文實際業務流程，文件擬稿人把發文處理單及發文件依次發往部門領導進行審簽填寫送審意見、局辦主任核稿、局領導簽發，機要秘書文件編號，最后發送文件。發文查詢在視圖中可以按日期、文種、發文部門代碼或發文部門名稱、簽發人進行查詢，利用查詢按鈕可以進行特定條件的組合查詢。部門代碼管理每個發文部門都對應著一個代碼，并有發文文號，可以對這些代碼和文號進行查詢、增加、刪除和修改。統計對公文的日發文數量進行統計，在此基礎上進一步得出各時間段的統計數字，同時考慮提供一些圖形顯示方式。打印可以打印發文登記簿、發文正文、發文處理單、部門代碼、紀要文稿等。除使用A4紙打印外，對特定文檔可以采用標準辦公用紙—帶格式的稿紙進行打印。同時，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶在必要時手工進行批閱流程，從而提高系統的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此相同。8-3檔案管理子系統8-3-1系統描述本子系統主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，生成案卷目錄、卷內文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內文件目錄和案卷封面。另外提供對已歸檔文件的查詢和借閱功能。8-3-2業務流程8-3-2-1歸檔業務流程檔案員初始化歸檔光盤檔案員初始化歸檔光盤檔案員從收文庫和發文庫中把待歸檔文件保存到已初始化的歸檔光盤上，在檔案庫中生成歸檔文件的索引（條目）檔案員檔案員根據文件條目的年度、分類號、小類號組卷，生成卷內目錄和案卷目錄，并且可以調整條目檔案員打印卷內目錄和案卷目錄檔案員打印卷內目錄和案卷目錄8-3-2-2借閱業務流程借閱人查詢檔案條目借閱人查詢檔案條目尋找要借閱文件借閱人填寫借閱申請單檔案員檔案員審查借閱申請借閱人閱讀文件借閱人閱讀文件歸還文件檔案員從光盤中把文件拷貝到檔案庫中領導領導審批借閱申請8-3-3功能說明初始化光盤把用來歸檔的光盤進行編號，并貼上標簽，初始化用來保存歸檔公文文件的數據庫。公文歸檔由系統或檔案員自動定期從收文和發文庫中提取待歸檔文件,把文件保存到光盤上的數據庫中，在檔案庫中生成一個文件的條目，記錄文件的簡要信息如分類號、保存期限、年度、小類號、文件類型、文件標題、主題詞、保存文件的光盤號等等，用于生成目錄，供借閱人查詢以及查找文件所處的位置等。當一個光盤滿了以后，系統提示更換光盤。已歸檔文件查詢文件歸檔后，在檔案庫中生成一個條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類、標題、收文來文單位、主題詞、文號等查詢公文，支持組合模糊查詢公文。借閱管理借閱人查詢已歸檔文件，生成借閱申請單，檔案員和領導審批后，借出文件，系統自動查找存儲文件的光盤號，并提示檔案員放入相應的光盤后，把文件發送給借閱人，如果在規定期限內借閱人不歸還，則自動取消借閱人的閱讀權限。生成卷內文件目錄按年度、分類號、保存期限和小類號自動生成卷內文件目錄。生成案卷封面為每一個案卷生成案卷封面。生成案卷目錄系統根據當前存在的案卷自動生成案卷目錄。打印可以用白紙或標準辦公稿紙打印案卷目錄、卷內文件目錄和案卷封面等。檔案的銷毀把到期的短期和長期公文文件從光盤中刪除。8-4會議管理子系統8-4-1系統描述完成安排、組織會議，發送會議通知、撰寫會議紀要，安排、落實會議決定事項，設置例會等功能。同時，還具有管理會議室、自動預定會議室、會議室占用檢測沖突等功能。8-4-2業務流程8-4-2-1會議流程會議組織者會議組織者起草會議安排時間地點會議組織者設置例會生成一年內的所有例會會議組織者發送會議通知發送變動通知取消會議如果占用其它部門會議室會議組織者重新安排時間地點不同意會議管理員審批申請會議組織者會議組織者設置例會生成一年內的所有例會會議組織者發送會議通知發送變動通知取消會議如果占用其它部門會議室會議組織者重新安排時間地點不同意會議管理員審批申請會議組織者申請會議室領導審批填寫意見紀要起草人起草會議紀要領導批示、修改紀要起草人起草會議紀要領導批示、修改紀要起草人發送會議紀要承辦人填寫承辦結果8-4-3功能說明8-4-3-1安排會議起草會議安排：內容包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、承辦單位、聯系人、參加人員等。修改會議安排會議在尚未召開以前，均可以修改。送審會議安排把會議安排送給審批領導審批。審批會議安排：審批領導審閱會議申請后，作出批準或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報批人。會議申請如果被批準，可以繼續流程；如果被否決，就變為“起草”狀態。申請會議室如果占用其它部門的會議室，必須發送會議室申請到會議室管理員。審批會議室申請會議室管理員可以批準或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時間，回復會議組織者。8-4-3-2會議通知發送會議通知已經審批的會議，就可以發送會議通知到主持人、參加人員。變動通知已經發送通知的會議，如果時間地點變動，可以發送會議變動通知到會議參加人員。會議取消通知已經審批的會議安排，如果因故取消，可以發送會議取消通知到主持人、參加人員。答復會議通知收到會議通知的人員，應該給聯系人回復能不能出席。會議通知答復查詢為會議組織者提供參考信息。8-4-3-3例會設置如果會議定期召開，可以設置為例會。可以指定召開的周期或指定一年中例會召開的時間，提前發送通知的天數，系統自動生成一年中所有會議并預定會議室，并按照設置，由系統自動發送會議通知。8-4-3-4會議紀要對于有些重要會議（不形成局文的），主辦單位需要整理會議紀要，系統提供了撰寫、編輯、發送會議紀要的功能。每份會議紀要，在發送以前，只有簽發、擬稿、打字、封發人員可以看見其內容，發送以后，接收到紀要的相關人員才可以閱讀會議紀要。起草會議紀要擬稿人將會議紀要輸入系統。內容包括紀要題目、紀要內容、紀要發至、紀要送至、批示領導、承辦人等。批示、修改會議紀要會議紀要在發送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領導填寫批示意見或者修改紀要。發送會議紀要擬稿人在確認紀要無需修改后，可以把會議紀要送給相關人員。打印會議紀要在任何階段，都可以打印會議紀要。8-4-3-5會議查詢可以按時間、承辦單位、狀態、自己要出席的會議等查詢。8-4-3-6會議統計可以按時間、承辦單位統計。8-4-3-7會議室管理局內常用的會議室，應該作為會議管理系統內的會議室管理起來，以便安排會議的人員能夠方便、迅速地選擇會議時間、地點，以防多個會議的地點發生沖突。會議室的信息有會議室名稱、可容納人數、描述等。8-4-3-8會議室預定防止多個會議發生地點沖突，系統提供了會議室的自動預定功能。預定內容有預定人、預定日期、使用時間。系統在接受預定前，進行沖突檢查。8-5電子郵件子系統8-5-1系統概述電子郵件子系統主要提供郵件的起草、發送、接收、回復等功能，另外提供活動安排的功能。8-5-2功能說明電子郵件提供電子郵件的收發功能。活動安排用戶還可以在此創建邀請、約會、事件或紀念日，并將其存儲在您的日歷中。可以對邀請對象發送通知，手動回復通知或按預先設定處理通知。也可以設置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀念日發生的時間。活動安排查詢可以用日歷的形式為用戶顯示當天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設置某日程別人是否可以查看到等。8-6公告欄子系統8-6-1系統概述本子系統提供一個發布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網人員只要在本系統中發布一項消息就可以通告內所有上網人員，上網人員也可以通過此系統瀏覽全局的所有公告信息。8-6-2功能說明創建公告信息每個上網人員都可以發布公告信息，并可以指定需要特別通知的人員，直接發送電子郵件告知。還可以在公告中嵌入多媒體信息。查詢公告信息可以按類別、時間、作者查詢公告信息。自動刪除公告信息系統自動在公告發布者指定的時間刪除公告信息。安全性控制使用者只能編輯、修改、刪除自己發布的公告信息，只能查看別人發布的公告信息。8-7論壇子系統8-7-1系統概述本子系統為全局上網人員提供一個信息交流的場所，可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術問題探討、辦公自動化系統使用經驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網人員都可以方便地發表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。8-7-2功能說明創建主題每個人都可以創建一個討論主題，發表自己的觀點看法，供大家討論。答復每個人都可以對主題或答復進行答復，發表自己的觀點。匿名答復如果發表意見者不希望留名，可以匿名發表自己的意見。工作組討論使用者在創建主題時，可以指定那些人員或部門可以參加本主題的討論，并發送電子郵件通知有關人員。主題創建者還可以公開主題，供所有人員討論。安全性控制使用人員只能編輯、修改和刪除自己創建的主題和答復，只能查看別人創建的主題和答復。8-8專題信息子系統8-8-1系統概述本子系統用于對各種專題信息如安全生產簡報、供電信息、后勤簡訊、行風建設簡報和影像信息的管理。通過本子系統可以制作各類專題信息以及發布專題信息等。其中影像信息專門用于發布影像或錄像信息的。8-8-2功能說明創建專題信息專題信息主辦單位人員可以創建專題信息，輸入標題、內容，還可以用其它字處理軟件或電子表格軟件輸入信息內容，然后引入到本系統中來。創建影像信息時，把影像文件引入到專題信息中。發送專題信息專題信息創建者可以指定專題信息的發送范圍，并通過電子郵件發送專題信息給指定人員。查詢專題信息擁有閱讀權限的人員按專題信息的類別可以快速地查詢各類專題信息。安全性控制只有主辦單位的指定人員可以創建專題信息，并由創建者指定可以看到專題信息的人員，其他人員將不能看到專題信息。界面設計9-1概述系統界面是系統提供給最終用戶訪問系統功能和數據的界面，一個系統是否容易使用主要取決于系統的界面對最終用戶是否友好、是否操作簡便。辦公自動化系統的界面設計遵循以下原則：面向最終用戶真正滿足最終用戶的實際需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最終用戶真正需要的功能和信息。符合GUI規范圖形化、風格統一、操作方法一致。界面友好最終用戶易于理解和接受。操作簡便操作過程盡量簡單、方便。功能和數據集成最終用戶可以在一個單一的界面中方便地訪問各子系統的功能和數據，雖然這些功能和數據可能來源于不同的子系統和不同的數據庫。9-2界面劃分按最終用戶的行政職務，可以把辦公自動化系統的最終用戶劃分為局領導、中層干部，一般人員三個層次；按最終用戶的系統管理職責，可以劃分為系統管理員、子系統管理員和一般人員三個層次。雖然局領導、中層干部、一般人員對不同子系統的側重點不同，但對每個子系統的使用權限、功能要求基本相同，因此不按行政職務劃分不同的界面，而是提供統一的個人辦公界面。對于系統管理員、子系統管理員，其對各子系統的使用權限、功能要求不同于一般人員，因此為他們提供各子系統專用界面，方便他們對子系統的管理。9-3個人辦公界面個人辦公界面面向一般用戶（非系統管理員、非子系統管理員），為一般用戶提供風格統一、操作簡單方便、友好的用戶界面。用戶可以方便地訪問辦公自動化系統的各個子系統，獲取各種各樣的信息，幫助個人處理日常辦公業務，提高工作效率。9-4子系統專用界面子系統專用辦公界面面向子系統的管理員和系統管理員。其中收文管理子系統專用界面、發文管理子系統專用界面，主要面向機要秘書；會議管理子系統專用界面，主要面向局辦秘書；檔案管理子系統專用界面，主要面向檔案室；其它子系統可以使用個人辦公界面，不需要專用界面。

第三部分總體規劃Notes系統總體方案辦公自動化系統采用LotusDomino/Notes作為辦公自動化系統平臺，因此建立一個覆蓋整個的Notes系統是辦公自動化系統運行的基礎。下圖是Notes系統總體方案圖。10-1Notes/Web服務器Notes/Web服務器采用LotusDomino/NotesServer.LotusDomino/NotesServer是Notes服務器和Web服務器的集成。通過Notes服務器可以為用戶提供電子郵件和OA應用服務；通過Web服務器可以為用戶提供Intranet/Internet應用服務。10-1-1局大院Domino/Notes服務器局大院的Notes用戶數將達到近200個，這樣規模的Notes系統最好采用多服務器的結構，以均衡負載，提高性能。在服務器中，按功能可分為應用服務器和郵件服務器。應用服務器提供辦公自動化應用的訪問和數據存儲，郵件服務器負責電子郵件的通訊。各OA數據庫應用一年的數據量估計如下：發文管理：<1G收文管理：1-2G會議管理：<100M檔案管理：1-2G電子公告：

<50M論壇：<50M電子郵件：每個用戶<10M專題信息：<1G接待：<50M總計一年的硬盤需求為4-7G，加上系統占用，建議容量為10G。Domino/Notes服務器機型選擇建議采用IBMPCServer704作為Domino/Notes服務器.IBMPCServer704作為主服務器，它為每一處理器配置512KBL2高速緩存，可實現四路200MHzPentiumPro處理器并行工作的強勁功能，其主要配置如下：200MHzPentiumPro處理器最多可支持４個CPU的SMP功能高于60nsECC內存，標準配置為128MB，最大可擴展到2GB每個處理器帶有512KBL2可回寫式緩沖６個PCI/ESIA總線結構可選100/10Mbps高速以太網卡17個擴展托架可使存儲容量擴充到54GB（包括12個熱拔插托架）雙SCSI-2Fast/WidePCI磁盤控制器和PCIRAID適配器(RAID型)8倍速CD-ROM驅動器隨機配有ServerGuide服務器使用安裝指南軟件預裝TME10NetFinity網絡管理軟件贈送LotusNotesIBMPCServer330作為郵件服務器，它提供了可選的熱拔插機型和磁盤陣列機型，200MHzPentiumPro處理器，32MBECC內存系統，大型熱拔插硬盤系統，9個32位適配器插槽，其主要配置如下：可選100/10Mbps高速以太網卡PentiumPro200MHz處理器支持2個CPU的SMP功能標準配置為32MBECCEDODIMM內存，最大可擴充到1GB每個處理器帶有256MB或512KBL2可回寫式緩沖PCI/ESIA總線9/10個擴展托架使內置存儲容量可以高達27GBUitraSCSI-2Fast/WidePCI磁盤控制器和PCIRAID適配器(RAID型)支持40MB/s數據吞吐量８倍速CD-ROM驅動器隨機配有ServerGuide服務器使用安裝指南軟件預裝TME10NetFinity網絡管理軟件11.贈送LotusNotesDomino/Notes服務器操作系統選擇服務器操作系統選用WindowsNT4.0,安裝LotusNotes4.6DominoWebServer軟件。10-1-2縣分局Domino/Notes服務器區縣分局的情況和局大院的情況相似，只是規模相對小一些，建議采用IBMPCServer330作為Domino/Notes服務器。10-2Notes/WebClientNotes/WebClient是NotesClient，它內置Web瀏覽器，因此也是一個WebClient。NotesClient要求486或以上PC，內存最好16M以上，因此建議采用586PC，內存16M，硬盤1G。由于NotesClient內置的有Web瀏覽器，因此不需要另外購買Web瀏覽器。操作系統可以采用Windows3.x和Windows95，推薦使用Windows95，Windows95強大的連網能力和易用性是Windows3.x不可比擬的。工作站是586微機，內存不小于16MB，磁盤容量建議不小于1GB。工作站數量決定使用計算機的崗位數，最好為每個工作人員配一臺。此處推薦的機型是IBMPC300GL.它配備了Wake-on-LAN功能的內置以太網卡，支持DMI2.0標準接口的BIOS，并能夠進行遠程開機／關機控制，遠程維護，軟件集中開發等高級網絡管理，同時自動識別連接在網上計算機的型號，配置軟件和元件序列號等數據，其內存是16MB，2.5GB硬盤，Pentium133MHz、166MHz處理器，支持MMX技術。10-3移動用戶和撥號服務器移動用戶或遠程用戶可以通過公用電話網連接到Notes系統中來，在用戶端需要Modem和訪問公用電話網的手段如電話線或手提電話。服務器端可以有兩種方式：一是Notes服務器連接一個Modem，通過電話線接入公用電話網，Notes用戶可以撥號進入Notes系統，這種方法的好處在于安全性較高，只有登記的Notes用戶可以而且只能連接到Notes系統中，安全性由Notes系統控制。缺點是遠程用戶只能訪問Notes系統，不能訪問其它網上資源，同一時刻只有一個遠程用戶可以連接到Notes服務器，并且對Notes服務器的性能有較大影響；二是采用遠程撥號服務器，遠程用戶通過公用電話網撥通撥號服務器后，可以通過撥號服務器連接到局大院局域網中，訪問網絡上的任何資源。這種方法的好處是遠程用戶不但可以訪問Notes系統，還可以訪問其它網絡上的資源，并且同一時刻允許多個遠程用戶同時訪問網絡資源，而不會影響系統的性能。缺點是安全性不高，雖然撥號服務器提供了安全控制，但安全級別不高，一旦非法用戶通過了撥號服務器的檢查，它就可以訪問網絡上的任何資源，雖然每個系統都有自己的安全控制，但暴露在非法用戶面前將是非常危險的。補救的辦法是可以指定遠程用戶只能訪問Notes服務器，這樣安全性就有了保證，雖然和第一種方法一樣只能訪問Notes系統，但它允許多個用戶同時訪問，并且不會影響Notes服務器的性能。推薦使用撥號服務器。10-4各Notes系統之間的連接Notes系統包括局大院Notes系統和各區縣分局Notes系統，各系統之間通過公用電話網相連。公用的辦公自動化應用、共享的數據庫信息，由服務器之間通過Notes無可比擬的數據庫復制技術在各個Notes系統中保持一致，這樣既提高了Notes用戶的訪問速度，又實現了信息共享。以公告欄為例，可以在局大院和各分局的服務器之間建立復制關系，Notes系統會自動維持電子公告數據庫的一致性，當一個地方的數據庫發生變化，這個變化會被傳播到其它地方的同一數據庫中，并且只有變化會被傳播。變化的最小單位是”域”。也就是說一個文檔如果只有一個域發生了變化，只有這個域變化會被傳播到其它地方，而不是整個文檔。這就大大提高了復制效率。不論用戶位于哪個地方，他都可以和其它地方的用戶通過電子郵件通訊，本地Notes服務器會自動轉發電子郵件。

第四部分系統的投資概算和效益分析系統軟件：（推薦使用）Domino510userstarterpack(10用戶)內容包括：1DominoServer+1Designer+9NotesClient價格：35200元辦公自動化軟件系統名稱基本數（套）基本費用（萬元）費用預算（萬元）公文管理13.53.5會議管理122檔案管理133日常辦公133合計11.5專用管理根據需求調研協商解決第五部分系統實施方案一、Notes系統設計包括域的劃分、網絡的劃分、命名規則、安全性設置等Notes系統的設計。二、市局Notes系統管理員和開發人員的培訓由LotusNotes對市局的人員進行Notes系統管理培訓和開發培訓，時間為7天。三、分局Notes系統管理員培訓由軟件公司對各分局(每分局1~2人)進行Notes系統管理員培訓，時間為5天。四、安裝辦公自動化試運行系統總部安裝Notes服務器，選擇局辦、黨辦作為收文管理子系統的試點部門，檔案室作為檔案的試點部門，選擇另外1~2個處室作為發文管理子系統的試點部門，各相關部門作為專題信息子系統的試點部門，在這些部門安裝1~2臺工作站。選擇一個分局作為試點分局，在該分局安裝一臺Notes服務器和5~10臺工作站，建立分局的會議、收文、發文、檔案和其他系統。五、辦公自動化系統試點和完善在各試點部門和分局運行，提出修改完善意見，對辦公自動化系統進行修改完善。在此期間，完成辦公自動化系統使用手冊的最后定稿。六、辦公自動化系統培訓和推廣印發使用手冊，對不同使用人員進行不同培訓。在局大院所有部門安裝工作站，在一部分分局安裝服務器和工作站，辦公自動化系統正式使用。附錄B：LotusNotes簡介公司總部美國麻省波士頓市劍橋區全球員工約6000人中國員工約40人中國組織銷售及市場、技術支持、培訓和產品開發Notes全球用戶超過10000家企業用戶，全球最大的500家企業有423家使用NotesNotes全球安裝量超過900萬（至1996年底）Notes在中國用戶超過500家政府及企業級用戶Notes在中國的安裝量超過30000套Notes部分中國用戶國務院辦公廳、信息產業部、勞動部、公安部、國家信息中心、中國人民銀行、中國工商銀行、中國銀行、中國人民銀行保險公司、中國石油化工總公司、中國化工進出口總公司、中國五金礦產進出口總公司、廣東發展銀行、深圳招商銀行、廣東進出口商檢局、廣東郵電管理局、福建省人民政府、四川省人民政府、上海市政府、浙江省政府、杭州市政府、寶鋼、上海金山石化總公司、上海市郵電管理局、中國太平洋保險公司Notes合作伙伴中國60多家，全球超過8000家Notes開發力量全球超過1000位工程師長期投入研發Notes營銷目標1997年底全球超過1800萬套安裝量Notes策略1領導Internet/Intranet大趨勢2客戶信息系統最佳平臺3繼續領導群件的標準和發展cc:Mail狀況為全球最大安裝量的E-Mail系統

附錄C：LotusNotes/Domino與企業信息網傳統信息技術的局限性在現代意義上的電子數字計算機問世以來的半個世紀的時間里，信息技術的發展經歷了三個主要階段：以大型機為中心的計算；以微機為中心的計算；以網絡為中心的計算。所謂的傳統信息技術，主要指以大型機或微機為中心的計算模式，具有以下的特點：數據具有嚴格的結構，主要儲存在關系數據庫中；應用系統建立在某種規范的計算模型之上；“信息處理”實質上是以數據為中心的計算；“信息系統”的適用范圍局限在部門內部，甚至局限于個人。這種信息技術雖然提高了許多事務處理工作的生產效率，但也存在不少問題，因而制約了信息技術應用的廣度和深度。概括起來，主要問題有：信息衰減。由于大量數據均有嚴格的數據結構并依賴背后的模型，因此，一旦脫離這樣的環境，就難以解釋其意義。例如，某一業務部門的數據很難被其它部門或領導部門理解。這樣，信息的應用價值就被打了折扣。信息表達問題。現實世界中許多信息并不具有結構化的特點，有效地管理和利用這類信息，是企業信息技術應用向深層次發展的瓶頸問題。通信和信息共享問題。通信的實質是大范圍的信息共享，由于大多數電子郵件系統僅僅提供了信息傳輸，缺乏信息利用和開發功能，大大抑制了企業的通信設施的潛在效能。協調問題。高度經濟的發展，要求企業打破部門間的限制，更多地進行協作和協調性工作。由于不同業務部門的工作習慣和工作流程都不盡相同，迫切需要在企業級進行信息集合，并以此為基礎調整和協調企業行為。認識企業信息網網絡技術的出現和普及，為突破傳統信息技術的局限性，提供了技術上的可能性。以網絡技術潛在的價值和作用來看，人們有理由稱其為一場革命。經歷了令人目眩的演變以后，這場網絡革命給信息界提出了一個統一而又明確的目標——建立企業信息網。定義企業信息網【定義】使用標準的Internet/Web協議（如TCP/IP作為通訊協議，HTTP作為文件服務和傳輸協議，SMTP作為郵件傳輸協議，HTML作為數據描述協議）構建的企業級信息集成和信息服務的信息設施，就是企業信息網。企業信息網的兩層含義由上述定義可以看出，企業信息網包括了兩層重要的含義：（1）符合標準。事實上，這是構造企業級網絡系統的基本原則。無論在大型機時代還是在微機時代，由于機器的體系結構，操作系統，通訊協議，數據結構以及應用系統的數據對象等方面存在著較多的差異，給信息工作的開展和普及設置了重重障礙。因此，建設企業信息網不能重蹈這樣的覆轍，應建筑在符合標準的跨操作系統平臺和通訊協議的基礎之上。（2）企業級信息的集成，包括采集、開發、使用和管理。這是構建企業級網絡系統的重要目標。另外，考慮網絡通信功能時，一定要結合通信的對象、通信的目的和通信的應用進行考慮。通信的對象。不僅包括電子郵件和信函，而且應當包括應用系統產生的報表和數據文件，包括涉及到人員和部門的工作和事件的狀態和流程。總之，通信的對象應當包容企業的各類信息和信息流程，使人們在通信過程中，明了企業當前的運作狀態和未來的發展趨勢，使信息直接為決策服務。通信的目的。不僅為了提高信息傳遞的效率，通信還應當使得人們可以跨地域和時間來實現信息共享和交流。顯然，單純的電子郵件系統無法勝任這種要求。通信的應用。應當使“通信”和“計算”兩大功能相結全，這種結合將使信息工作和信息應用達到前所未有的高度，并大大提高企業的生產效率。深入的應用將涉及企業的戰略級工作過程，包括綜合的信息服務系統、決策支持系統、工作流程的自動化和各類業務工作的協調等。企業信息網的作用企業信息網在企業信息工作現代化的進程中，將扮演核心的應用。我們可以圍繞以下幾個方面認識和理解企業信息網的作用。信息收集和存儲由于企業信息網的連接能力（可以連接企業幾乎所有的計算機）和數據包容能力（可以識別和集成廣泛的數據對象），它將構成企業事實上的信息存放和訪問中心。當然，這可能僅僅是一個邏輯上的中心，實際上數據可以分布存儲在不同的地點和不同的物理載體之上，但對于企業網的用戶來說，可以透明地訪問任何一類信息，就象它們存儲在手邊一樣。信息處理和傳輸如前所述，和“計算”的結合是釋放“通信”的潛在價值的必由之路。大量事實表明，在瀏覽和查詢的同時提供信息操作和處理能力，是影響到企業網應用前景的關鍵所在。因此，企業信息網必須在提供信息傳輸服務的同時，具有信息處理的能力。這是問題的一個方面。另一個方面，為了保護企業過去在信息技術上的投資，企業信息網還應當兼容企業已有的信息系統（即所謂的LegacySystem），如基于關系數據庫的應用系統等。信息發布和共享標準的企業信息網應當具有向企業外（如通過國際互聯網Internet）或企業內用戶發布信息的功能。作為企業戰略級的信息基礎設施，企業網在提供信息共享服務的同時，應當可以實施靈活的安全和加密策略，限制信息的作用范圍和用戶訪問、加工等操作的權限。為什么采用LotusDomino/Notes建設企業信息網LotusDomino/Notes功能概述LotusDomino/Notes是一個典型的群件和交互式的Web服務器。它的主要功能可以概述為：電子郵件和文件傳輸。LotusDomino/Notes是一個客戶機/服務器結構的通信處理軟件，它在提供通信服務的同時，還具有管理、開發和數據集成的功能。文檔數據庫系統。LotusDomino/Notes是一個文檔數據庫管理系統。一方面，它突破了傳統的關系數據庫在數據表達和數據操縱的局限性；另一方面，它借鑒了關系數據庫系統管理數據的技術，可以以較高的效率管理象文檔這樣的非結構化或多媒體信息。工作流自動化的實現工具。工作流自動化是信息技術的嶄新的應用領域，事實上，這也是克服傳統信息技術局限性的突破口。國內外用戶的實踐經驗表明，LotusNotes是實現工作流自動化的理想平臺。許多諸如協同工作、信貸業務追蹤和網絡環境下的辦公自動化這樣的傳統信息技術無從著手解決的應用問題，在LotusDomino/Notes面前，都可迎刃而解。交互式的Web服務器。LotusDomino/Notes完全支持Internet標準，可以發布或瀏覽Web信息。此外還提供擴展功能，支持交互式Web開發和與現有的關系數據庫及數據庫應用系統的集成。網絡應用的開發平臺。lotusDomino/Notes提供了一整套面向網絡應用的開發工具。其中包括：數據庫、表單、視圖和字段的設計；可視化的導航器的定制；定義查詢和檢索機制；設計和實現基于應用邏輯的安全和加密策略；@宏公式語言；面向對象的高級編程語言LotusScript，等等。數據連接和訪問中心。LotusDomino/Notes不是取代傳統的關系數據庫技術，而是對其功能的補充和完善。因此，它提供了眾多手段集成企業的其它信息來源。支持OLE、OCX和NotesFX等數據交換標準，可以與桌面應用軟件集成；通過ODBC或專有的附加產品NotesPump可以與關系數據庫集成；通過NotesFaxServer或PhoneNotes可以與傳真機或電話機上的信息集成；通過對MAPI/VIM/SMTP等協議的支持，可以與其它郵件系統如MSmail、cc:Mail、POP3等集成；通過CICS/MQSeries網關可以與大型交易系統集成，等等。復制和分布計算/移動計算。LotusDomino/Notes提供了業界領先的復制技術，通過這種技術，企業可以在集中和分布之間進行靈活的折中，并較好地解決了移動計算（即外出辦公）問題。LotusDomino/Notes與企業信息網通過比較和分析，我們認為LotusDomino/Notes是構建企業信息網的理想平臺。對于這個問題的技術討論可以圍繞以下幾個方面：LotusDomino/Notes可以連接幾乎所有的計算資源并屏蔽了后端的差異。在服務器端它可以運行在IBMAIX、HP-UX、SUNSolaris、WindowsNT、ALPHANT、OS/2Warp、NetWare和Win95之下。這樣就保障了它可以連接從高端到低端的各種計算設備。由于Lot