第十二章控制基礎管理的控制職能是對組織績效的衡量與糾正，以保證組織目的以及為實現(xiàn)目的所制定的各項計劃得以完畢。這是公司組織中從高層到基層的所有管理人員都必須承擔的職責。第一部分內(nèi)容提綱一、控制的含義管理者對計劃的執(zhí)行過程進行監(jiān)督、檢查,假如發(fā)現(xiàn)偏差，及時采用糾偏措施的活動。控制在管理實踐中具有不可替代性。控制工作是組織中每一個管理人員的職能。二、控制的作用1．控制是完畢計劃任務和實現(xiàn)組織目的的有力保證。2.控制是及時解決問題、提高組織效率的重要手段。3.控制是組織創(chuàng)新的推動力。三控制的重要類型依據(jù)控制措施作用的環(huán)節(jié),可將控制劃分為前饋控制、現(xiàn)場控制和反饋控制。1．現(xiàn)場控制:又稱即時控制，是指在某項活動或者某種工作過程中，管理者在現(xiàn)場對正在進行的活動或行為給予必要的監(jiān)督、指導,以保證活動和行為按照規(guī)定的程序和規(guī)定進行的管理活動。有效的現(xiàn)場控制需要具有如下條件：較高素質(zhì)的管理者、下屬人員的積極參與和配合、適當?shù)氖跈?quán)、層層控制，各司其職。２.前饋控制：又稱預先控制，是指通過觀測情況，收集整理信息，掌握規(guī)律，預測趨勢，對的預計未來也許出現(xiàn)的問題,提前采用措施，將也許出現(xiàn)的偏差消除在萌芽狀態(tài)。簡言之,前饋控制就是“防患于未然”。前饋控制是控制的最高境界。3.反饋控制：指管理者通過度析工作結(jié)果，將它與控制標準進行比較,發(fā)現(xiàn)偏差并分析成因,然后擬定糾偏措施并予以實行,以防止偏差繼續(xù)發(fā)展，或防止此后再度發(fā)生。四、控制系統(tǒng)及其特點控制系統(tǒng)是指由控制主體、控制客體、控制信息和控制措施組成的具有自身目的和功能的管理系統(tǒng)。控制系統(tǒng)具有自身的一些特點:1.控制系統(tǒng)具有明確的目的性。２.控制系統(tǒng)是一個信息反饋系統(tǒng)。3.控制系統(tǒng)具有較強的環(huán)境適應性。五、控制工作過程控制工作涉及三個環(huán)節(jié):制定控制標準---－衡量工作績效----糾正偏差。１．制定控制標準:要控制就要有標準。沒有控制標準，就無法實行控制。制定控制標準,一要擬定控制指標，二要制定控制標準的規(guī)定。２.衡量工作績效：對照控制標準衡量實際工作績效是組織控制過程的第二步，它又可以分為兩個小環(huán)節(jié):一是評估或預測計劃的執(zhí)行情況；二是進行實績與控制標準的比較,并鑒定偏差的限度大小。3．糾正偏差：一方面分析偏差的成因，然后采用涉及改善工作方法、改善組織工作和領(lǐng)導工作、調(diào)整或修正原有計劃或標準等措施糾正偏差。六、控制工作的原則1．目的明確原則：控制工作必須圍繞既定的組織目的及為達成目的而制定的計劃展開。2．控制關(guān)鍵點原則：應將重要精力放在最為重要的事項、活動或環(huán)節(jié)上。３.及時性原則:一方面規(guī)定能及時準確地獲取控制所需要的信息，另一方面,糾偏措施的安排應具有一定的預見性。4.靈活性原則：控制要有彈性,要制定多種應付變化的預案且留有一定的后備力量,并采用多種靈活的控制方式和控制方法來達成控制的目的。５.經(jīng)濟性原則：要把控制所需的費用與控制所產(chǎn)生的效果進行經(jīng)濟上的比較，只有當有利可圖時才實行控制。一方面規(guī)定應有選擇地實行控制，另一方面，要努力減少控制的各種花費而提高控制效果。七、有效控制的規(guī)定1．控制工作要具有全局觀念２．控制工作要同計劃和組織相適應3.控制工作應確立客觀標準4．控制工作要切合管理者的個人情況5.控制系統(tǒng)要與組織文化匹配第十三章控制系統(tǒng)和方法根據(jù)控制對象的不同,可以將組織控制體系分為人員控制系統(tǒng)、預算控制系統(tǒng)、作業(yè)控制系統(tǒng)和全面績效控制系統(tǒng)等。不同的控制系統(tǒng)采用的控制方法也是不同的。第一部分內(nèi)容提綱一、人員控制系統(tǒng)構(gòu)成和功能1.人員控制系統(tǒng)構(gòu)成：控制對象是員工的行為，控制主體是各級管理者，控制信息重要有崗位說明書、操作規(guī)程、人員履歷、工作報告、績效考評信息等，控制方法涉及直接監(jiān)督、職位設計、人事調(diào)整、培訓、股票期權(quán)、報酬、績效考評、文化建設等。2．人員控制系統(tǒng)的功能：為崗位或任務配備合適的人員；明確任務及偏差的負責人;調(diào)動員工士氣,提高員工的執(zhí)行能力和自我控制能力。二、人員控制方法1．人員配備與人事調(diào)整：為崗位或為任務配備合適的人員和進行必要的調(diào)整。2．培訓:擬定培訓需求，細化總體培訓需求,選擇培訓方法,提高培訓效果。3．授權(quán)：上級把自己的職權(quán)授給下屬，使下屬擁有相稱的自主權(quán)和行動權(quán)。授權(quán)有助于實現(xiàn)下屬的自我控制，進而提高控制的有效性。4.工作報告：規(guī)定下屬定期或不定期地遞交工作報告是一種普遍的控制方法。工作報告是工作人員向上級報告工作進展情況的書面材料。中心問題是對一定期期內(nèi)的工作經(jīng)驗和教訓進行總結(jié)、分析和評價，肯定成績和找出問題。撰寫工作報告時要滿足客觀性、典型性、指導性、證明性規(guī)定。三、作業(yè)控制系統(tǒng)對作業(yè)系統(tǒng)的控制重要圍繞質(zhì)量、成本和采購等問題展開。1.質(zhì)量控制質(zhì)量控制涉及產(chǎn)品質(zhì)量控制和工作質(zhì)量控制。產(chǎn)品質(zhì)量控制是公司為生產(chǎn)出合格產(chǎn)品、提供顧客滿意的服務和減少無效勞動而進行的控制工作。工作質(zhì)量控制是指公司為保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量，對經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)工作進行的水平控制。２．全面質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理是指公司內(nèi)部的全體成員都參與到公司產(chǎn)品質(zhì)量和工作質(zhì)量工作過程中,把公司的經(jīng)營管理理念、專業(yè)操作和開發(fā)技術(shù)、各種記錄與會計手段等結(jié)合起來,在公司中普遍建立從研究開發(fā)、產(chǎn)品設計、采購、生產(chǎn)加工,到產(chǎn)品銷售、售后服務等環(huán)節(jié)的貫穿公司生產(chǎn)經(jīng)營全過程的質(zhì)量管理體系。重要涉及全員參與的質(zhì)量管理和全過程質(zhì)量管理兩個方面。3．成本控制(1)成本中心。為進行有效的成本控制,許多組織引用了成本中心的概念。工廠、部門、工作區(qū)都可以被當作獨立的成本中心，并且其主管人員對其產(chǎn)品或服務的可變成本負責。（２)成本控制過程。制定控制標準，擬定目的成本，根據(jù)各種數(shù)據(jù)記錄、記錄資料進行成本核算，進行成本差異分析，及時采用措施,減少成本。4.采購控制涉及評價和挑選供應商,擬定并執(zhí)行經(jīng)濟訂貨批量。四、預算控制的程序第一步，進一步了解公司在過去財政年度的預算執(zhí)行情況和公司在未來年度的發(fā)展需要,以此作為公司制定預算的重要依據(jù)。第二步,圍繞公司的發(fā)展規(guī)劃和公司內(nèi)外部環(huán)境條件，制定公司的總預算,重要涉及收入總預算、支出總預算、鈔票流量總預算、資金總預算、重要產(chǎn)品產(chǎn)量和銷量總預算等,并粗略編制公司的預算資產(chǎn)負債表。第三步，將公司總預算中擬定的任務層層分解，由各個部門、基層單位以及個人制定本部門、本崗位的預算，并上報高層管理部門。第四步，公司高層決策者在綜合公司各個部門的上報預算后,調(diào)整部門預算甚至調(diào)整總預算,最終擬定預算方案，并下發(fā)各部門。第五步,組織貫徹貫徹預算擬定的各項目的。在實行過程中予以監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并采用有針對性的糾偏措施。五、零基預算１．零基預算的基本思想:在每個預算年度的開始時,把所有還在繼續(xù)開展的活動視為從零開始,重新編制預算。預算人員以一切從零開始的思想為指導,根據(jù)各項活動的實際需要安排各項活動以及各個部門的資源分派和收支。2.零基預算的程序：建立預算目的體系、逐項審查預算、排定各項目、各部門的優(yōu)先順序、編制預算六、全面績效控制系統(tǒng)構(gòu)成1.控制客體：全面績效是相對于組織戰(zhàn)略目的的實現(xiàn)情況而言的，它以部門績效為基礎，與組織資源條件、業(yè)務流程和管理體制等因素有重要關(guān)系。２.控制主體：組建以組織戰(zhàn)略決策者為核心、部門管理者參與的戰(zhàn)略績效考評小組，由該小組組織實行考評工作。3．控制標準：一方面分析組織戰(zhàn)略取得成功的關(guān)鍵因素以及組織文化的規(guī)定,選擇關(guān)鍵的考評指標,設計控制標準。不僅要有財務評價指標，還應包含用于對組織流程合理性、管理制度有效性、組織文化健康性等方面進行分析評價的非財務性指標。七、財務控制1.損益控制：損益控制常用的財務指標有銷售利潤率、投資收益率等。銷售利潤率說明某種產(chǎn)品獲利的能力，而投資收益率則反映公司資產(chǎn)發(fā)明利潤的效率。2．流動性控制：重要用于檢查公司資產(chǎn)變現(xiàn)并用于償還各種到期債務的能力，進而揭示公司財務風險的大小。短期償債能力的財務指標重要有流動比率、速動比率等，長期償債能力評價重要反映公司償還長期借款、長期應付款、長期債券等長期債務的能力狀況