標準解讀

《GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范》是中國針對電子文件的歸檔和管理工作制定的一項國家標準。該標準旨在為各類組織機構提供一套統(tǒng)一、規(guī)范的方法來管理和保存電子文件，確保這些文件的真實、完整、可用和長期可讀性。以下是該標準的主要內容概述：

  1. 范圍：標準明確了適用范圍，涵蓋了電子文件從產生、捕獲、分類、存儲、維護、利用到處置的全生命周期管理，適用于政府機關、企事業(yè)單位及社會組織的電子文件歸檔與管理工作。

  2. 術語定義：對電子文件、元數據、歸檔、電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）等關鍵術語進行了明確界定，為后續(xù)條款的理解和執(zhí)行奠定了基礎。

  3. 基本原則：強調了電子文件管理應遵循真實性、可靠性、完整性、可用性和安全性等基本原則，確保電子文件的法律效力和歷史價值。

  4. 管理要求：

    • 組織與人員：要求建立電子文件管理的組織架構，明確職責分工，并對人員進行培訓。
    • 規(guī)劃與策略：組織應制定電子文件管理的長遠規(guī)劃和具體策略，包括文件分類方案、保管期限表等。
    • 文件控制：規(guī)定了電子文件的創(chuàng)建、捕獲、標識、版本控制等要求，確保文件的準確無誤。

  5. 技術要求：

    • 格式與標準化：推薦使用開放、通用的文件格式，以利于長期保存和訪問。
    • 元數據管理：強調元數據的重要性，要求記錄并維護文件的描述性、管理性及技術性元數據。
    • 存儲與備份：規(guī)定了電子文件存儲的物理環(huán)境、邏輯結構及備份策略，確保數據的安全與可恢復性。
    • 安全與權限：要求實施訪問控制、加密保護等措施，確保電子文件不被非法訪問或篡改。

  6. 歸檔與處置：

    • 歸檔過程：詳細說明了電子文件的鑒定、整理、著錄、移交等歸檔流程。
    • 長期保存：提出了確保電子文件長期可讀性和完整性的策略，如格式轉換、遷移等。
    • 處置管理：規(guī)定了電子文件的銷毀或轉移等處置辦法，需按規(guī)定的程序執(zhí)行。

  7. 檢查與審計：提倡定期進行電子文件管理系統(tǒng)的檢查和審計，以評估和改進管理效能。


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  • 被代替
  • 已被新標準代替，建議下載現(xiàn)行標準GB/T 18894-2016
  • 2002-12-04 頒布
  • 2003-05-01 實施
?正版授權
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GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范_第3頁
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文檔簡介

ICS01.140.20A14中華人民共和國國家標準GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范Standardsofelectronicrecordsfilingandlmanagement2002-12-04發(fā)布2003-05-01實施華中和發(fā)布國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局

GB/T18894-2002二前言1范圍2規(guī)范性引用文件3術語和定義4總則5電子文件的真實性、完整性和有效性保證·6電子文件的收集與積票………7電子文件的歸檔·8歸檔電子文件的整理·…9歸檔電子文件的移交、接收與保管·附錄A(規(guī)范性附錄）登記表格式參考文獻……………表A.1電子文件登記表(首頁)表A.2電子文件登記表(續(xù)頁)表A.3歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表表A.4歸檔電子文件登記表(首頁)表A.5歸檔電子文件登記表(續(xù)頁）表A.6歸檔電子文件管理登記表表A.7歸檔電子文件遷移登記表

GB/T18894一2002前本標準的附錄A是規(guī)范性附錄。本標準由國家檔案局提出并歸口。本標準起草單位：國家檔案局。本標準主要起草人：邱曉威、鄲嗣平、王良城、趙中新、馬淑桂、李曉明、劉偉晏、李伯富、馮麗偉、趙嘉慶、談勝祥、郝晨輝、朱煜、陳宇。

GB/T18894一2002電子文件歸檔與管理規(guī)范1范圍本標準規(guī)定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標準適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理,其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勒誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則術語和定義下列術語和定義適用于本標準電子文件electronicrecords指在數字設備及環(huán)境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。3.2歸檔電子文件archivalelectronicrecords指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(3.1).33背景信息context指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數據mctadata指描述電子文件(3.1)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據35邏輯歸檔1ogicalfiling指在計算機網絡上進行.不改

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