ICS011402007060

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A14...

中華人民共和國海洋行業標準

HY/T057—2011

代替

HY/T057—2001

海洋管理機關檔案業務規范

Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicadministration

2011-07-08發布2011-12-01實施

國家海洋局發布

HY/T057—2011

目次

前言…………………………

Ⅲ

范圍………………………

11

規范性引用文件…………………………

21

術語和定義………………

31

總體質量要求……………

42

文件材料的收集積累……………………

52

收集積累范圍………………………

5.12

收集積累種類………………………

5.22

收集積累方式………………………

5.32

收集積累要求………………………

5.42

文件材料的整理…………………………

63

紙質文件材料整理…………………

6.13

電子文件整理………………………

6.26

文件材料的歸檔…………………………

77

紙質文件材料的歸檔………………

7.17

電子文件的歸檔……………………

7.28

檔案整理…………………

88

檔案盒排列…………………………

8.18

編輯檔案盒信息表…………………

8.29

建立全宗管理檔案…………………

8.39

檔案的保管統計與利用………………

9、10

保管…………………

9.110

統計…………………

9.210

利用…………………

9.311

檔案的鑒定移交與銷毀………………

10、11

鑒定………………

10.111

移交………………

10.212

銷毀………………

10.312

附錄規范性附錄文件材料歸檔范圍與保管期限表………………

A()14

附錄規范性附錄不歸檔文件材料范圍與處理……………………

B()25

附錄規范性附錄檔案盒與常用表格格式…………

C()26

Ⅰ

HY/T057—2011

前言

本標準按照給出的規則修訂

GB/T1.1—2009。

本標準代替海洋管理機關檔案業務規范本標準在原基礎

HY/T057—2001《》。HY/T057—2001

上按照標準化工作導則第部分標準的結構和編寫機關文件材料歸檔范圍和文書

,GB/T1.1《1:》、《

檔案保管期限規定國家檔案局令第號和歸檔文件整理規則對結構及相關內容進行

》(8)DA/T22《》,

了調整修改除編輯性修改外主要的技術變化如下

,,:

增加了新的規范性引用文件照片檔案管理規范電子文

———,GB/T11821《》、GB/T18894—2002《

件歸檔與管理規范檔案工作基本術語

》、DA/T1《》;

增加了關鍵術語電子文件件歸檔電子文件邏輯歸檔物理歸檔全宗修改了

———“”、“”、“”、“”、“”、“”,

文件材料的定義見

“”(3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);

刪除了立檔單位與全宗見原的第章

———“”(HY/T057—20014);

增加了總體質量要求見第章

———“”(4);

修改了文件材料收集整理歸檔的過程將原標準的歸檔與檔案系統整理修改調整為文

———、、,“”“”“

件材料的收集積累文件材料的整理文件材料的歸檔檔案整理見第章第章

”、“”、“”、“”(5、6、

第章第章原的第章第章

7、8,HY/T057—20015、6);

修改了原標準檔案的利用將檔案保管統計相關內容移入該章節修改后為檔案的保管

———“”,、,“、

統計與利用見第章原的第章

”(9,HY/T057—20018);

修改了原標準檔案的統計鑒定與移交銷毀將檔案統計的內容移至檔案的保管統計與

———“、、”,“、

利用章節修改后為檔案的鑒定移交與銷毀見第章原的第章

”,“、”(10,HY/T057—20019);

修改了文件材料歸檔范圍和保管期限表明確界定歸檔文件定期的保管年限見附錄

———“”,“”(A,

原的附錄

HY/T057—2001B);

修改了不歸檔文件材料范圍見附錄原的附錄

———“”(B,HY/T057—2001C);

刪除了檔號章格式增加了歸檔章格式見附錄圖原的附錄

———“”,“”(CC.1,HY/T057—2001A

圖

A.18);

以歸檔文件目錄與歸檔文件目錄封面替代了案卷目錄封面案卷目錄卷內文件目

———“”“”“”、“”、“

錄見附錄圖圖原的附錄圖圖圖

”(CC.2、C.3,HY/T057—2001AA.4、A.5、A.6);

修改了備考表的格式見附錄圖原的附錄圖

———“”(CC.4,HY/T057—2001AA.7);

明確了以盒為保管方式的檔案裝具刪除了案卷卷盒案卷盒封面案卷卷脊增加了

———“”,“”、“”、“”,

檔案盒封面與檔案盒脊見附錄圖圖原的附錄

“”“”(CC.5、C.6,HY/T057—2001A

圖圖圖

A.1、A.2、A.3);

增加了歸檔電子文件目錄歸檔電子文件移交接收檢驗登記表的格式見附錄圖

———“”、“、”(CC.7、

圖

C.9);

刪除了案卷交接登記表增加了歸檔文件交接手續表的格式見附錄圖原

———“”,“”(CC.8,

的附錄圖

HY/T057—2001AA.8);

增加了檔案盒信息表封面與檔案盒信息表的格式見附錄圖圖

———“”“”(CC.10、C.11);

修改了檔案交接文據的格式見附錄圖原的附錄圖

———“”(CC.12,HY/T057—2001AA.8);

修改了檔案銷毀清冊封面檔案銷毀清冊的格式見附錄圖圖原

———“”、“”(CC.14、C.15,

的附錄圖圖

HY/T057—2001AA.11、A.12);

刪除屬立檔單位內部管理中使用的檔案借閱登記簿檔案代理卡檔案庫房溫濕度控制

———“”、“”、“

Ⅲ

HY/T057—2011

登記簿封面格式檔案庫房溫濕度控制登記表文號目錄見原的

”、“”、“”(HY/T057—2001

附錄圖圖圖圖圖

AA.9、A.13、A.14、A.15、A.16)。

本標準由國家海洋局第二海洋研究所提出

。

本標準由全國海洋標準化技術委員會歸口

(SAC/TC283)。

本標準起草單位國家海洋局第二海洋研究所國家海洋局機關檔案室國家海洋局東海分局浙江

:、、、

省海洋與漁業局國家海洋技術中心中國海洋檔案館

、、。

本標準主要起草人葛彥華楊關銘潘峰薛軍陶雪巖薛惠芬姚海琴楊和明潘建中陳凌云

:、、、、、、、、、。

本標準歷次版本發布情況為

:

國家海洋局系統機關檔案業務規范

———HY029.2—1993《》。

Ⅳ

HY/T057—2011

海洋管理機關檔案業務規范

1范圍

本標準規定了國家海洋管理機關檔案業務工作的基本要求技術方法和工作程序

、。

本標準適用于各級海洋管理機關工作活動中形成的文件材料歸檔與檔案管理其他海洋機構機關

,

的檔案業務可參照本標準

。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適應于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

照片檔案管理規范

GB/T11821

電子文件歸檔與管理規范

GB/T18894—2002

檔案工作基本術語

DA/T1

檔案著錄規則

DA/T18

歸檔文件整理規則

DA/T22

檔案館建筑設計規范

JGJ25—2000

國家海洋局接收海洋檔案進館暫行辦法

3術語和定義