會議效率不高的原因及預防性管理會議效率不高1會議效率不高的原因及預防性管理會議的通病——效率不高會議效率不高的原因及預防性管理會議的通病——效率不高2很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。◆有些“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：3會議效率不高的原因會議效率不高通常由7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

會議效率不高的原因4低效率會議原因具體表現時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

地點 會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。 參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。 會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。 開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。低效率會議原因具體表現時間會議安排在即將午餐的時間，每個5效率不高原因預防性管理措施 時間 會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者。效率不高原因預防性管理措施 時間 6高效會議的八大特征高效會議的八大特征7高效會議的八大特征高效會議的八大特征8第二章會議要素第二章會議要素9判斷：不開會Page

10已經按慣例每周強調如果沒什么特別的事情要討論會議成本太大你是唯一做決策并且知道應該怎么做的人（開會只會讓人參者把問題弄亂）還有比開會更好方法判斷：不開會Page10已經按慣例每周強調如果沒什么特10判斷：開會要讓別人參與決策以集思廣益如果給小組委派任務有些特定的事情需要當眾表揚或批評必須把信息同時傳達給很多人聽取部門匯報工作判斷：開會要讓別人參與決策以集思廣益如果給小組委派任務有些特11會議要素會議要素12會議要素會議議題、與會者、會議時間、會議地點、會議工作機構、會議經費會議要素會議議題、13一、會議議題（一）概念1.會議議題是會議所要討論、報告的主要內容。2.議題來源上級機關和領導人；下級部門；本層次；一、會議議題14會議工作人員可以按照以下步驟對議題進行綜合處理：篩選議題對議題進行加工和調整深化議題處理議題確定議題例如：中消協3.15活動議題是“誠信、維權”，如何在整個社會建立一種誠信觀念和制

會議工作人員可以按照以下步驟對議題進行綜15（二）議題明確1.議題的作用讓與會者獲得知情權；便于做好準備工作；防止出現操縱會議的現象；有助于會議目標的實現；提高會議效率。2.明確議題的方法會前：文字記錄，公布；會中：按照議題控制會議進程。（二）議題明確16（三）議題的審核以下人員有機會提議召開一個會議：具體負責某項工作的主管人員；上級領導或主管部門以及這些部門的領導；一定數量的委員會成員或者相關組織的代表；足夠數量的基層員工；合作單位的有關人員；其他人員。

（三）議題的審核17開會原因

(1)資訊傳達與監督員工；(2)達成決議與解決問題；(3)開發創意；(4)激勵士氣；(5)鞏固主管地位。開會原因181.審核的原則（1）“一支筆”原則“一支筆”在一個單位，批準開會的權力在一位主管領導手中。（2）惟一性原則只有通過會議形式才能解決問題：有關規章要求。（3）計劃原則會議要提前申報計劃。（4）可行原則

會議要素清楚，預案可行，經費有保證。1.審核的原則192.審核的內容（1）權責關系審清議題涉及的隸屬關系和職權范圍。

（2）政策的連續性和一致性審核清楚和以往的相關規定是否有沖突。

（3）召開會議的條件經費、設備和技術支持、重要的人員與會。

（4）開會時機、地點從政治、經濟、環境、場地條件等多個方面加以權衡。

（5）與會人員與會人數、與會人員范圍。（6）會議議程順序安排是否合理，時間是否緊湊，環節銜接是否流暢，是否需要安排茶敘，休閑娛樂活動安排是否得體。2.審核的內容20審批會議三問：一問：為何要開此會，能否不開？二問：為何在此時開會？三問：為何要在此地開會？審批會議三問：一問：為何要開此會，能否不開？21

二、與會者（一）會議召集人成立會或臨時會：發起人、籌備人

常務會或臨時會：負責人換屆委員會的首次會議：由得票最多者，或上一屆的負責人

二、與會者22（二）會議主持人1.主持人的產生常務會、臨時會：主要負責人；人民代表大會：主席團成員輪流主持。2.主持人的職責（1）宣布開會和閉會；（2）介紹或報告會議情況；（3）控制和調節會議的進程；（4）允諾發言、阻止超時、違規的發言；（5）維護會場秩序、執行會議紀律；（6）選定會議記錄人員、驗證會議記錄的準確性；（7）督促會議決議的執行。3.主持人的權力具有發言權和表決權。（二）會議主持人23召集人、主持人職能區別

召集人：對會議的過程負責，對會議能否順利召開負責；主持人：對會議的全部內容負責，尤其對會議結果負責。會議效率不高的原因及預防性管理教材24（三）會議出席人被正式邀請或被正式要求參加會議，并在會議上發言、討論、表決的人員。并在會議上發言、討論、表決的人員。

1.確定依法產生；根據組織程序確定。2.權利（1）發言、動議、提案、討論；（2）表決權；（3）選舉權。（三）會議出席人253.義務（1）按照會議通知的要求做好參會準備；（2）遵守會議規則、服從會議決議;（3）共同維護會場秩序。

4.人數核定實際出席人數必須達到應到人員的半數以上。（扣除因公、因病不能到會者。）不足額數，可以進入等會期,等會期滿仍不足額數，改為談話會。3.義務26（四）會議列席人會議領導機關出于某種需要，批準少量無關部門的負責人列席會議。1．權利（1）參與有關問題的討論發言；參與有關問題的討論發言；（2）會議臨時賦予的其他權力。2．義務（1）遵守會議規則；（2）禮貌發言、解答詢問；（3）保守會議機密。

（四）會議列席人27（五）會議記錄人1.產生（1）會議主席指定；（2）會議選舉產生；（3）秘書人員。2．職責（1）提前介入會議，了解議題和出席人員；（2）如實記錄會議內容；（3）主動向大會主席(主持人)提交會議記錄。（五）會議記錄人28（六）會議工作人員1.來源（1）機構的內部；（2）專業會展機構的技術人員和管理人員；（3）會場有關服務人員。2.職責（1）會議籌備工作；（2）會議材料準備工作；（3）會間事務性工作。（六）會議工作人員29三、開會時間（一）確定開會時間的依據1．議題的時效有些會議的內容具有明確的時效要求。2．會議規模與會議的準備時間成正比；與會期的長度直接相關；與會議可能出現變數的概率密切相關。3．會議的復雜程度制約因素：議題的復雜程度；議題的多少。

三、開會時間30（二）會議時間的控制1．影響會期的因素．影響會期的因素（一次或者一屆會議總的時間長度）（1）會議準備不充分，會議時段空置；（2）議程安排拖沓，沒有計算和控制發言時間；（3）不適當的會外活動；（4）意義不大的討論；（5）會議地點選擇不當。

2．控制措施（1）盡量避免安排重復的環節和重復的內容；（2）嚴格規定發言時間；（3）合理銜接各個環節；（二）會議時間的控制31（三）核算會議的時間量會議籌備時間開會時間會后工作時間（三）核算會議的時間量會議籌備時間32四、開會地點會址的地理位置與會議的內容、規模、級別相稱；自然條件適宜；交通方便；相對中心；四、開會地點會址的地理位置33

選址要素遠近氣候相關設施距離場所功能和歷史交通安全配套服務設施住宿標識周圍環境費用與其它活動沖突選址要素配套服務設施34會議場所的選擇會議地點必須考慮距離上的遠近，以及交通上的方便，便于與會者能按時到會；會場內外必須保持安靜，有良好的通風和照明設施，以及恒溫裝置；會場空間必須適宜，平均每個與會者擁有兩平方米為宜；外出留宿開會必須考慮通訊聯系的方便，考慮費用開支，考慮衣食起居舒適等等。組織機構內的會議室和辦公室是最常用、最自然的會議場所。會議場所的選擇會議地點必須考慮距離上的遠近，以及交通上的方便35會議效率不高的原因及預防性管理教材36會議場所的選擇會議場所的選擇37

會場環境空間形態、大小、相關會所形態設施：影視音響、同傳、屏幕、網線、空調布置：標識、會標、廣告、燈光、桌椅會場：位置、主席臺、接待席、貴賓席擺設：鮮花、果品、背景音樂用具：紙、筆、資料、文件夾配套：餐飲、茶水、吸煙、交通、衣帽間、衛生間周圍影響：監控、安全通道會場環境38會議效率不高的原因及預防性管理教材39會議效率不高的原因及預防性管理教材40會議效率不高的原因及預防性管理教材41會議效率不高的原因及預防性管理教材42會議效率不高的原因及預防性管理教材43會議效率不高的原因及預防性管理教材44會議效率不高的原因及預防性管理教材45會議效率不高的原因及預防性管理教材46會議效率不高的原因及預防性管理教材47會議效率不高的原因及預防性管理教材48會議效率不高的原因及預防性管理教材49會議效率不高的原因及預防性管理教材50會議效率不高的原因及預防性管理教材51會議效率不高的原因及預防性管理教材52考察、選定會議地點考察和選擇會場的作用關鍵作用：好的會場能營造出恰當的氛圍，有利于推進會議進程，幫助實現會議效果。考察、選定會議地點考察和選擇會場的作用53考察會場考察的項目主要是以下幾項：1.考察會場大小是否適中會議的人數會議室的間數2.考察會場規格是否合適選擇會場主要由會議的規格、會議的規模、會議的經費這些主要的因素來決定。考察會場考察的項目主要是以下幾項：54考察會場規格主要看會場的裝潢水平，設施設備檔次以及提供的服務等要素，具體考察以下各要素：考察裝潢設計水平考察設施設備檔次考察會場服務水平考察會場規格主要看會場的裝潢水平，設施設備檔次以及提供的服務553.考察會場環境會務組人員要營造好會場環境其實并不難，只要從以下方面著手：保持溫度適宜保持空氣潔凈保持干凈和安靜4.考察會場交通條件3.考察會場環境56

選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資57演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！58會議效率不高的原因及預防性管理會議效率不高59會議效率不高的原因及預防性管理會議的通病——效率不高會議效率不高的原因及預防性管理會議的通病——效率不高60很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。◆有些“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：61會議效率不高的原因會議效率不高通常由7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

會議效率不高的原因62低效率會議原因具體表現時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

地點 會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。 參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。 會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。 開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。低效率會議原因具體表現時間會議安排在即將午餐的時間，每個63效率不高原因預防性管理措施 時間 會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者。效率不高原因預防性管理措施 時間 64高效會議的八大特征高效會議的八大特征65高效會議的八大特征高效會議的八大特征66第二章會議要素第二章會議要素67判斷：不開會Page

68已經按慣例每周強調如果沒什么特別的事情要討論會議成本太大你是唯一做決策并且知道應該怎么做的人（開會只會讓人參者把問題弄亂）還有比開會更好方法判斷：不開會Page10已經按慣例每周強調如果沒什么特68判斷：開會要讓別人參與決策以集思廣益如果給小組委派任務有些特定的事情需要當眾表揚或批評必須把信息同時傳達給很多人聽取部門匯報工作判斷：開會要讓別人參與決策以集思廣益如果給小組委派任務有些特69會議要素會議要素70會議要素會議議題、與會者、會議時間、會議地點、會議工作機構、會議經費會議要素會議議題、71一、會議議題（一）概念1.會議議題是會議所要討論、報告的主要內容。2.議題來源上級機關和領導人；下級部門；本層次；一、會議議題72會議工作人員可以按照以下步驟對議題進行綜合處理：篩選議題對議題進行加工和調整深化議題處理議題確定議題例如：中消協3.15活動議題是“誠信、維權”，如何在整個社會建立一種誠信觀念和制

會議工作人員可以按照以下步驟對議題進行綜73（二）議題明確1.議題的作用讓與會者獲得知情權；便于做好準備工作；防止出現操縱會議的現象；有助于會議目標的實現；提高會議效率。2.明確議題的方法會前：文字記錄，公布；會中：按照議題控制會議進程。（二）議題明確74（三）議題的審核以下人員有機會提議召開一個會議：具體負責某項工作的主管人員；上級領導或主管部門以及這些部門的領導；一定數量的委員會成員或者相關組織的代表；足夠數量的基層員工；合作單位的有關人員；其他人員。

（三）議題的審核75開會原因

(1)資訊傳達與監督員工；(2)達成決議與解決問題；(3)開發創意；(4)激勵士氣；(5)鞏固主管地位。開會原因761.審核的原則（1）“一支筆”原則“一支筆”在一個單位，批準開會的權力在一位主管領導手中。（2）惟一性原則只有通過會議形式才能解決問題：有關規章要求。（3）計劃原則會議要提前申報計劃。（4）可行原則

會議要素清楚，預案可行，經費有保證。1.審核的原則772.審核的內容（1）權責關系審清議題涉及的隸屬關系和職權范圍。

（2）政策的連續性和一致性審核清楚和以往的相關規定是否有沖突。

（3）召開會議的條件經費、設備和技術支持、重要的人員與會。

（4）開會時機、地點從政治、經濟、環境、場地條件等多個方面加以權衡。

（5）與會人員與會人數、與會人員范圍。（6）會議議程順序安排是否合理，時間是否緊湊，環節銜接是否流暢，是否需要安排茶敘，休閑娛樂活動安排是否得體。2.審核的內容78審批會議三問：一問：為何要開此會，能否不開？二問：為何在此時開會？三問：為何要在此地開會？審批會議三問：一問：為何要開此會，能否不開？79

二、與會者（一）會議召集人成立會或臨時會：發起人、籌備人

常務會或臨時會：負責人換屆委員會的首次會議：由得票最多者，或上一屆的負責人

二、與會者80（二）會議主持人1.主持人的產生常務會、臨時會：主要負責人；人民代表大會：主席團成員輪流主持。2.主持人的職責（1）宣布開會和閉會；（2）介紹或報告會議情況；（3）控制和調節會議的進程；（4）允諾發言、阻止超時、違規的發言；（5）維護會場秩序、執行會議紀律；（6）選定會議記錄人員、驗證會議記錄的準確性；（7）督促會議決議的執行。3.主持人的權力具有發言權和表決權。（二）會議主持人81召集人、主持人職能區別

召集人：對會議的過程負責，對會議能否順利召開負責；主持人：對會議的全部內容負責，尤其對會議結果負責。會議效率不高的原因及預防性管理教材82（三）會議出席人被正式邀請或被正式要求參加會議，并在會議上發言、討論、表決的人員。并在會議上發言、討論、表決的人員。

1.確定依法產生；根據組織程序確定。2.權利（1）發言、動議、提案、討論；（2）表決權；（3）選舉權。（三）會議出席人833.義務（1）按照會議通知的要求做好參會準備；（2）遵守會議規則、服從會議決議;（3）共同維護會場秩序。

4.人數核定實際出席人數必須達到應到人員的半數以上。（扣除因公、因病不能到會者。）不足額數，可以進入等會期,等會期滿仍不足額數，改為談話會。3.義務84（四）會議列席人會議領導機關出于某種需要，批準少量無關部門的負責人列席會議。1．權利（1）參與有關問題的討論發言；參與有關問題的討論發言；（2）會議臨時賦予的其他權力。2．義務（1）遵守會議規則；（2）禮貌發言、解答詢問；（3）保守會議機密。

（四）會議列席人85（五）會議記錄人1.產生（1）會議主席指定；（2）會議選舉產生；（3）秘書人員。2．職責（1）提前介入會議，了解議題和出席人員；（2）如實記錄會議內容；（3）主動向大會主席(主持人)提交會議記錄。（五）會議記錄人86（六）會議工作人員1.來源（1）機構的內部；（2）專業會展機構的技術人員和管理人員；（3）會場有關服務人員。2.職責（1）會議籌備工作；（2）會議材料準備工作；（3）會間事務性工作。（六）會議工作人員87三、開會時間（一）確定開會時間的依據1．議題的時效有些會議的內容具有明確的時效要求。2．會議規模與會議的準備時間成正比；與會期的長度直接相關；與會議可能出現變數的概率密切相關。3．會議的復雜程度制約因素：議題的復雜程度；議題的多少。

三、開會時間88（二）會議時間的控制1．影響會期的因素．影響會期的因素（一次或者一屆會議總的時間長度）（1）會議準備不充分，會議時段空置；（2）議程安排拖沓，沒有計算和控制發言時間；（3）不適當的會外活動；（4）意義不大的討論；（5）會議地點選擇不當。

2．控制措施（1）盡量避免安排重復的環節和重復的內容；（2）嚴格規定發言時間；（3）合理銜接各個環節；（二）會議時間的控制89（三）核算會議的時間量會議籌備時間開會時間會后工作時間（三）核算會議的時間量會議籌備時間90四、開會地點會址的地理位置與會議的內容、規模、級別相稱；自然條件適宜；交通方便；相對中心；四、開會地點會址的地理位置91

選址要素遠近氣候相關設施距離場所功能和歷史交通安全配套服務設施住宿標識周圍環境費用與其它活動沖突選址要素配套服務設施92會議場所的選擇會議地點必須考慮距離上的遠近，以及交通上的方便，便于與會者能按時到會；會場內外必須保持安靜，有良好的通風和照明設施，以及恒溫裝置；會場空間必須適宜，平均每個與會者擁有兩平方米為宜；外出留宿開會必須考慮通訊聯系的方便，考慮費用開支，考慮衣食起居舒適等等。組織機構內的會議室和辦公室是最常用、最自然的會議場所。會議場所的選擇會議地點必須考慮距離上的遠近，以及交通上的