高效管理會議高效管理會議1據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統計表明，每年企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。另一項調查表明，企業80%的員工提升來源于其在會議上的表現引起上司的注意和賞識。如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于企業和企業人來說，都具有重要的意義。

據調查，經理級和專業人員每周約花1/2

會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？

？？？會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？

3

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的4一、初識會議會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻繁會議成本的計算一、初識會議會議的意義5會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道6集思廣益圖會議想法想法想法好創意好點子甲乙丙集思廣益圖會議想法想法想法好創意甲乙丙7會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達資訊3、監督員工工作、協調矛盾4、達成協議與解決問題5、決策和資源共享6、開發創意7、激勵士氣8、鞏固地位會議的目的1、開展有效的溝通8達成協議與解決問題點明困難所在發現問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領達成協議與解決問題點明困發現問衡量問想出新評議新確定行9會議的種類

按人數分類按開會方式分類

按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當眾表揚或批評別人的會議3.臨時處理突發事件的會議4.固定的團隊會議（例會）5.集思廣益的會議會議的種類按人數分類按開會方式分類10會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次11建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負擔。全體會議全體會議12建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發事件的會議處理突發事件的會議13建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議一對一會議14會議成本的計算1、會議的時間成本2、直接的會議成本3、效率損失成本會議成本的計算1、會議的時間成本15會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者的旅游時間+會議服務人員工作時間）

會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本金錢成本=與會人員時間成本×與會人員平均每小時的薪水會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的16會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者的旅游時間+會議服務人員工作時間）

會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本金錢成本=與會人員時間成本×與會人員平均每小時的薪水會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的17直接的會議成本

直接的會議成本=會議設施租用費+會議場地租賃費+交通費用+食宿費用+會議資料準備費效率損失的費用開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。直接的會議成本

直接的會議成本=會議設施租用費+會議18練習：假設你是某班班長，要組織某主題班會，請你計算班會召開的成本。（時間成本、直接會議成本、效率成本）練習：19二、會議效率不高的原因及解決方案1、會議效率不高的原因及預防性管理2、高效會議的八大特征3、會議規范二、會議效率不高的原因及解決方案1、會議效率不高的原因及預防20會議效率不高的原因

項次原因具體表現（1）時間安排得不合適會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點安排得不妥當會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能不夠參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）準備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）目的和結果不明確開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因

項次原因具體表現（1）時間安排得不合適21會議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會議的地點3、會議的準備工作會議的三大致命傷1、主持人的技巧22如何進行預防性管理效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或者下午兩點半以后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔當主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者。如何進行預防性管理效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應23高效會議的八大特征1、只在必要時召集2、會前充分籌劃3、擬訂和分發會議程表4、遵守時間5、一切按部就班6、請最有經驗的和有才能的人出席7、作出評論和歸納8、記錄所有決定、建議和負責人高效會議的八大特征1、只在必要時召集24會議規范種類1、時間安排方面的規范2、固定的會議流程規范3、會議本身要遵守的規則會議規范種類1、時間安排方面的規范25會議時間安排的規范上午9:30-10:00點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。上午10-12點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。。會議時間安排的規范上午9:30-10:00點之間，正26固定會議流程固定會議流程27固定的會議流程規范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度3議程1分享話題和目標交換信息產生生意/做決定/確認行動總結2結束會議總結安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規范開始3議程12結束會議跟蹤28

固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。29會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發言的心態4.會議要能準時開始、準時結束5.負責人對決議能否達成負主要責任會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席30會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監控會議質量

會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴

31練習假設你是班長，要組織召開某主題班會，請詳細說明會議如何安排，以及會議的流程。練習假設你是班長，要組織召開某主題班會，請詳細說明會議如何安32三、開會前的準備工作是否要開會準備工作的作用1H5W準備工作核對單主持人的準備工作三、開會前的準備工作是否要開會33如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么34如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當眾表揚或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果如果必須把信息同有些事情需要當要讓別人參與決聽35準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應有何種行為表現節省時間與減少沖突準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式36會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH37

會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議準備工作38主持人的4個準備

設定溝通目標制訂行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析

主持人的4個準備設定溝通目標39SWOT分析Strength優勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環境SWOT分析StrengthWeaknessOpportun40四、成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發言時間如何掌握議事進度如何達成決議—決策方式如何圓滿結束會議

四、成功會議的五種策略如何做開場白41如何做開場白

定義：3~5分鐘的談話，系統、簡潔及有明確宗旨。

必說內容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規則等

其他需要添加的程序（可選）提供與會議有關的資訊；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統、簡潔及有明42如何分配發言時間主持人的發言時間應掌握在20%要盡量保證每個人發言機會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。主持人發言最多的原因對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任如何分配發言時間主持人的發言時間應掌握在20%要盡量保證每個43如何掌握議事進度語言方式非語言方式如何掌握議事進度語言方式44用語言方式掌握議事進度：具體做法：1、可提醒發言者控制發言時間。2、轉移問題。3、轉移說話對象。用語言方式掌握議事進度：具體做法：45用非語言方式掌握議事進度：具體做法：用眼神、手勢等面部表情提醒發言者1、主持人把目光轉向別人。2、手勢朝下提醒少說3、合上筆記本用非語言方式掌握議事進度：具體做法：46如何達成決議—決策方式

彼德·德魯克決議法：用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當的休整與妥協確認議事結果組成或指定議案執行的監督單位。如何達成決議—決策方式彼德·德魯克決議法：474種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策4種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策481、權威決策權威決策出現于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。案例：某項目組向部分領導提交報告并等待最后決策。該領導決定工作日程表，然后通知該小組。

1、權威決策492、少數服從多數決策少數服從多數決策出現于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。案例：某團隊成員投票選舉團隊領導。2、少數服從多數決策503、共識決策共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。案例：某公司召開提高銷售提成會議，大家對此議題有一致的方向。3、共識決策514、無異議決策無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。案例：一陪審團認真研究法庭案件后，呈遞一份無異議裁決書。4、無異議決策52團隊決策法的小結：

權威決策：決策迅速高效，在急需行動的情況下最實用，在權力界限明顯的地方最有效。少數服從多數：允許多數人對問題發表意見。保證多數人獲勝，決議可通過簡單唱票，相對高效和迅速做出。共識決策：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員都有機會發表意見。復雜的決策會議經過深思熟慮，從而產生高質量決議。無異議決策：確保團隊每個人都認為所達成的決議最佳，并公開支持它;意見不合及沖突最低。團隊決策法的小結：53如何圓滿結束會議1、預留一定時間總結2、確保工作分配妥當3、準時結束會議如何圓滿結束會議1、預留一定時間總結54練習：假設你是某班班長，主持一個關于評選獎學金的班會，請問你就該會議寫一份開場白和會議小結，并說明為了達成最后決議，你將采用何種決策方法？練習：假設你是某班班長，主持一個關于評選獎學金的班會，請問你55五、會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的反饋技巧五、會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通56溝通的定義

為了設定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協議的過程

溝通的定義為了設定的目標把信息、思想、情感在個57溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%58溝通金三角自己對方設身處地溝通金三角自己對方設身處地59溝通的冰山模式

環境話題5%~20%工作層面80%~95%關系層面溝通的冰山模式環境話題5%~20%工作層面80%~95%60有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節積極傾聽努力達成目標有效溝通原則有明確的溝通目標61造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠重點強調不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執準備不充分，沒有慎重思考就發表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠62如何建立信任找共同點適當展示自己的能力和水平適當暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相如何建立信任找共同點63會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋64批評三部曲1.首先表揚特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結束

批評三部曲1.首先表揚特定的成就

65六、主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧六、主持人的會議管理技巧傾聽的技巧66

傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和67傾聽的禮節聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的禮節聽聽別人的故事68傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發出傾聽的聲音身體向前傾重復和總結必要時做記錄傾聽的技巧點頭且微笑69傾聽的誤區別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽的誤區別人說話時你在想你自己的事70表達感受的兩句話我也有過相同的經歷如果我是你，我跟你感覺一樣表達感受的兩句話我也有過相同的經歷71說話技巧展示探詢評論建立測試理解情況總結排除引進就程序提出建議說話技巧展示總結72七、企業會議溝通的現狀1、為什么開會時員工不說話？2、為什么會議讓員工困乏了？3、為什么會議總是重申無效？七、企業會議溝通的現狀1、為什么開會時員工不說話？2、為什么73會議溝通職場會議四類不能說派不敢說派不愿說派不屑說派會議溝通職場會議四類不不不不74不能說派。基本上是那些資歷尚淺、能力稍顯不足的員工，肚里有東西但沒有能力言簡意賅的表達出來，由于會議議程很緊迫，本來就感到自己無足輕重，不說也罷，別弄的話說不囫圇，搞得上司皺眉頭、老板直瞪眼。只要有一次，這部分人的發言被中途打斷，其自尊心與自信心就會被徹底擊垮，打死他都不會有第二次踴躍發言，他們就變成為名副其實的附和派、跟屁蟲。

不敢說派。槍打出頭鳥、露頭的椽子容易爛是這些鴕鳥型員工的座右銘，他們深知言多必失，多一事不如少一事的道理，況且有些真話也不適宜在大會上講，他們往往會私下通過別的渠道把自己的意見聰明表達上去，既顯示了自己的忠誠，又表明自己會來事兒。這幫人大多是老板的寵兒，他們八面玲瓏、左右逢源、深諳職場政治之精髓。

四大門派有你嗎？不能說派。基本上是那些資歷尚淺、能力稍顯不足的員工75

不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明，他們被認為：認不清形式，就是認清了形式，也在堅持自我做事原則。有點像社會上堅持良知的知識分子。他們往往是群眾中的精神領袖，老板對這部分人又恨又愛。愛其是人才；恨其不是奴才。天長日久經過漫長的企業文化的洗禮，習慣為了大會氣氛的和諧，在大會上他們選擇了沉默。這

種沉默，不是對抗，也不是智慧，而是為了生存。

不屑說派。這類員工就好比歷史上狂狷之士，或者今日的憤怒青年，憤世嫉俗、指點江山、激揚文字，無所不知，無所不能。但這類人往往很會發現問題，卻不能很好解決問題。私下里是大炮，狂轟濫炸，把公司政策與細新動向批得體無完膚、慘不忍睹。在大會上，他們從來都不缺乏奇思妙想，但是懶得表達、不屑于說。這部分人很容易被老板打入另冊，罪名就是有才無德，嚴重缺乏團隊精神與主人翁精神。企業一旦需要駭猴時，爾等就作為雞被殺了，話又說了回來，公平講，其實是替“不能說派”跟屁蟲擋了刀。不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明76八、主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突八、主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任77主持人的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確討論總結內容引導發言者解釋使人困惑的發言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保證中立態度主持人的守則與責任營造和諧氣氛78主持人作為矛盾調停者的失敗表現聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導雙方攻擊你縮小問題的嚴重性換話題當雙方爭執時，表達不愉快的情緒主持人作為矛盾調停者的失敗表現聽完陳述后，就沒詞了79值班經理機制管理1、次日的值班議題必須在當日確定2、明確會議風格與會議形式3、寫出會議大綱，突出重點4、需要演練，特別明確所借助資源5、經理需給予一定的輔導6、讓值班經理明確值班是一種激勵，更是一種個人成長鍛煉7、值班經理需要做卸任總結8、通過值班機制塑造員工主人翁情節9、通過值班機制構建學習型組織值班經理機制管理1、次日的值班議題必須在當日確定80參會者的守則和責任會前充分準備會中全情投入，貢獻自己的創意與意見以解決問題為己任開放的心態，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發言，言之有物不隱善揚惡，不人身攻擊避免不當的肢體語言會后總結參會者的守則和責任會前充分準備81參會者的責任

時間參會者的責任開會前根據個人的觀點研究問題依據提供的資料準備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準備開會中傾聽他人的意見積極發表自己的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結果還有哪些事情未完成分配給自己的任務如何完成參會者的責任

時間參會者的責任開根據個人的觀點研究問題依據提82如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應）不合作合作妥協競爭（暴力）協作決斷不決斷如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應）不合83根據這個坐標，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達成會議的最終結果。

暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。

遷就型。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應型。

回避型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。

協作型。協作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。

妥協型。妥協型處于坐標的中間，屬于“和事佬”。

根據這個坐標，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會者84九、會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議九、會議記錄會議記錄者的功能85會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設計的順序協助主持人總結與歸納會議記錄者的功能僅次于主持人86會議記錄者的才能反應快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結能力強會議記錄者的才能反應快87會議記錄的10大建議重要的會議應該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任更全面會議記錄內容全面而準確會議結束后整理會議內容會議記錄應有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發送給與會者會議記錄的10大建議重要的會議應該進行錄音會議記錄內容全面而88團隊會議的誤區社會性懈怠團體思維團體極化

團隊會議的誤區社會性懈怠

89十、會后跟進作參為者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質量關于習慣十、會后跟進作參為者的會后跟進90參會者會后跟進的內容拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始參會者會后跟進的內容拿到會議記錄以后要細讀91主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯絡缺席的同事制定跟進計劃，負責跟進如有需要找高層協助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表92提高下次會議質量只有必要時才開會會前要做準備事先頒發議程準時開會準時結束有意識把握會議的方向注意力集中在政策和行動上會議記錄應闡明最后的結論會議成功只有用結果衡量強調實施所有的決定鼓勵沉默的人發言，闡明糊涂的觀點，刪除重復的話題提高下次會議質量只有必要時才開會93何謂習慣：

指逐漸養成而不易改變的行為。總以某種固定方式行事，人便能養成習慣（亞里士多德）何謂習慣：

指逐漸養成而不易改變的行為。總以94改變舊時的習慣1、寫下想改變的習慣2、寫下你的目標3、列出習慣帶來的問題4、列出改變習慣的好處5、獎勵自己6、堅持21天7、回顧新的習慣行為改變舊時的習慣1、寫下想改變的習慣95任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產生應有的效果。把習慣變成技巧及行為任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產生應有96謝謝大家！謝謝大家！97演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！98高效管理會議高效管理會議99據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權威機構的統計表明，每年企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美元。另一項調查表明，企業80%的員工提升來源于其在會議上的表現引起上司的注意和賞識。如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于企業和企業人來說，都具有重要的意義。

據調查，經理級和專業人員每周約花1/100

會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？

？？？會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？

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整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的102一、初識會議會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻繁會議成本的計算一、初識會議會議的意義103會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道104集思廣益圖會議想法想法想法好創意好點子甲乙丙集思廣益圖會議想法想法想法好創意甲乙丙105會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達資訊3、監督員工工作、協調矛盾4、達成協議與解決問題5、決策和資源共享6、開發創意7、激勵士氣8、鞏固地位會議的目的1、開展有效的溝通106達成協議與解決問題點明困難所在發現問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領達成協議與解決問題點明困發現問衡量問想出新評議新確定行107會議的種類

按人數分類按開會方式分類

按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當眾表揚或批評別人的會議3.臨時處理突發事件的會議4.固定的團隊會議（例會）5.集思廣益的會議會議的種類按人數分類按開會方式分類108會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次109建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負擔。全體會議全體會議110建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發事件的會議處理突發事件的會議111建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議一對一會議112會議成本的計算1、會議的時間成本2、直接的會議成本3、效率損失成本會議成本的計算1、會議的時間成本113會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者的旅游時間+會議服務人員工作時間）

會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本金錢成本=與會人員時間成本×與會人員平均每小時的薪水會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的114會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者的旅游時間+會議服務人員工作時間）

會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本金錢成本=與會人員時間成本×與會人員平均每小時的薪水會議的時間成本

時間成本=參加會議的人數×（與會者的115直接的會議成本

直接的會議成本=會議設施租用費+會議場地租賃費+交通費用+食宿費用+會議資料準備費效率損失的費用開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。直接的會議成本

直接的會議成本=會議設施租用費+會議116練習：假設你是某班班長，要組織某主題班會，請你計算班會召開的成本。（時間成本、直接會議成本、效率成本）練習：117二、會議效率不高的原因及解決方案1、會議效率不高的原因及預防性管理2、高效會議的八大特征3、會議規范二、會議效率不高的原因及解決方案1、會議效率不高的原因及預防118會議效率不高的原因

項次原因具體表現（1）時間安排得不合適會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點安排得不妥當會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能不夠參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）準備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）目的和結果不明確開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因

項次原因具體表現（1）時間安排得不合適119會議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會議的地點3、會議的準備工作會議的三大致命傷1、主持人的技巧120如何進行預防性管理效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或者下午兩點半以后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔當主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者。如何進行預防性管理效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應121高效會議的八大特征1、只在必要時召集2、會前充分籌劃3、擬訂和分發會議程表4、遵守時間5、一切按部就班6、請最有經驗的和有才能的人出席7、作出評論和歸納8、記錄所有決定、建議和負責人高效會議的八大特征1、只在必要時召集122會議規范種類1、時間安排方面的規范2、固定的會議流程規范3、會議本身要遵守的規則會議規范種類1、時間安排方面的規范123會議時間安排的規范上午9:30-10:00點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。上午10-12點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。。會議時間安排的規范上午9:30-10:00點之間，正124固定會議流程固定會議流程125固定的會議流程規范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度3議程1分享話題和目標交換信息產生生意/做決定/確認行動總結2結束會議總結安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規范開始3議程12結束會議跟蹤126

固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。127會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發言的心態4.會議要能準時開始、準時結束5.負責人對決議能否達成負主要責任會議本身要遵守的規則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席128會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監控會議質量

會議本身要遵守的規則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴

129練習假設你是班長，要組織召開某主題班會，請詳細說明會議如何安排，以及會議的流程。練習假設你是班長，要組織召開某主題班會，請詳細說明會議如何安130三、開會前的準備工作是否要開會準備工作的作用1H5W準備工作核對單主持人的準備工作三、開會前的準備工作是否要開會131如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果如果已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么132如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當眾表揚或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果如果必須把信息同有些事情需要當要讓別人參與決聽133準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應有何種行為表現節省時間與減少沖突準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式134會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH135

會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議準備工作136主持人的4個準備

設定溝通目標制訂行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析

主持人的4個準備設定溝通目標137SWOT分析Strength優勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環境SWOT分析StrengthWeaknessOpportun138四、成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發言時間如何掌握議事進度如何達成決議—決策方式如何圓滿結束會議

四、成功會議的五種策略如何做開場白139如何做開場白

定義：3~5分鐘的談話，系統、簡潔及有明確宗旨。

必說內容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規則等

其他需要添加的程序（可選）提供與會議有關的資訊；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統、簡潔及有明140如何分配發言時間主持人的發言時間應掌握在20%要盡量保證每個人發言機會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。主持人發言最多的原因對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任如何分配發言時間主持人的發言時間應掌握在20%要盡量保證每個141如何掌握議事進度語言方式非語言方式如何掌握議事進度語言方式142用語言方式掌握議事進度：具體做法：1、可提醒發言者控制發言時間。2、轉移問題。3、轉移說話對象。用語言方式掌握議事進度：具體做法：143用非語言方式掌握議事進度：具體做法：用眼神、手勢等面部表情提醒發言者1、主持人把目光轉向別人。2、手勢朝下提醒少說3、合上筆記本用非語言方式掌握議事進度：具體做法：144如何達成決議—決策方式

彼德·德魯克決議法：用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當的休整與妥協確認議事結果組成或指定議案執行的監督單位。如何達成決議—決策方式彼德·德魯克決議法：1454種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策4種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策1461、權威決策權威決策出現于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。案例：某項目組向部分領導提交報告并等待最后決策。該領導決定工作日程表，然后通知該小組。

1、權威決策1472、少數服從多數決策少數服從多數決策出現于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。案例：某團隊成員投票選舉團隊領導。2、少數服從多數決策1483、共識決策共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。案例：某公司召開提高銷售提成會議，大家對此議題有一致的方向。3、共識決策1494、無異議決策無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。案例：一陪審團認真研究法庭案件后，呈遞一份無異議裁決書。4、無異議決策150團隊決策法的小結：

權威決策：決策迅速高效，在急需行動的情況下最實用，在權力界限明顯的地方最有效。少數服從多數：允許多數人對問題發表意見。保證多數人獲勝，決議可通過簡單唱票，相對高效和迅速做出。共識決策：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員都有機會發表意見。復雜的決策會議經過深思熟慮，從而產生高質量決議。無異議決策：確保團隊每個人都認為所達成的決議最佳，并公開支持它;意見不合及沖突最低。團隊決策法的小結：151如何圓滿結束會議1、預留一定時間總結2、確保工作分配妥當3、準時結束會議如何圓滿結束會議1、預留一定時間總結152練習：假設你是某班班長，主持一個關于評選獎學金的班會，請問你就該會議寫一份開場白和會議小結，并說明為了達成最后決議，你將采用何種決策方法？練習：假設你是某班班長，主持一個關于評選獎學金的班會，請問你153五、會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的反饋技巧五、會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通154溝通的定義

為了設定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協議的過程

溝通的定義為了設定的目標把信息、思想、情感在個155溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%156溝通金三角自己對方設身處地溝通金三角自己對方設身處地157溝通的冰山模式

環境話題5%~20%工作層面80%~95%關系層面溝通的冰山模式環境話題5%~20%工作層面80%~95%158有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節積極傾聽努力達成目標有效溝通原則有明確的溝通目標159造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠重點強調不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執準備不充分，沒有慎重思考就發表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠160如何建立信任找共同點適當展示自己的能力和水平適當暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相如何建立信任找共同點161會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋162批評三部曲1.首先表揚特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結束

批評三部曲1.首先表揚特定的成就

163六、主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧六、主持人的會議管理技巧傾聽的技巧164

傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和165傾聽的禮節聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的禮節聽聽別人的故事166傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發出傾聽的聲音身體向前傾重復和總結必要時做記錄傾聽的技巧點頭且微笑167傾聽的誤區別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽的誤區別人說話時你在想你自己的事168表達感受的兩句話我也有過相同的經歷如果我是你，我跟你感覺一樣表達感受的兩句話我也有過相同的經歷169說話技巧展示探詢評論建立測試理解情況總結排除引進就程序提出建議說話技巧展示總結170七、企業會議溝通的現狀1、為什么開會時員工不說話？2、為什么會議讓員工困乏了？3、為什么會議總是重申無效？七、企業會議溝通的現狀1、為什么開會時員工不說話？2、為什么171會議溝通職場會議四類不能說派不敢說派不愿說派不屑說派會議溝通職場會議四類不不不不172不能說派。基本上是那些資歷尚淺、能力稍顯不足的員工，肚里有東西但沒有能力言簡意賅的表達出來，由于會議議程很緊迫，本來就感到自己無足輕重，不說也罷，別弄的話說不囫圇，搞得上司皺眉頭、老板直瞪眼。只要有一次，這部分人的發言被中途打斷，其自尊心與自信心就會被徹底擊垮，打死他都不會有第二次踴躍發言，他們就變成為名副其實的附和派、跟屁蟲。

不敢說派。槍打出頭鳥、露頭的椽子容易爛是這些鴕鳥型員工的座右銘，他們深知言多必失，多一事不如少一事的道理，況且有些真話也不適宜在大會上講，他們往往會私下通過別的渠道把自己的意見聰明表達上去，既顯示了自己的忠誠，又表明自己會來事兒。這幫人大多是老板的寵兒，他們八面玲瓏、左右逢源、深諳職場政治之精髓。

四大門派有你嗎？不能說派。基本上是那些資歷尚淺、能力稍顯不足的員工173

不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明，他們被認為：認不清形式，就是認清了形式，也在堅持自我做事原則。有點像社會上堅持良知的知識分子。他們往往是群眾中的精神領袖，老板對這部分人又恨又愛。愛其是人才；恨其不是奴才。天長日久經過漫長的企業文化的洗禮，習慣為了大會氣氛的和諧，在大會上他們選擇了沉默。這

種沉默，不是對抗，也不是智慧，而是為了生存。

不屑說派。這類員工就好比歷史上狂狷之士，或者今日的憤怒青年，憤世嫉俗、指點江山、激揚文字，無所不知，無所不能。但這類人往往很會發現問題，卻不能很好解決問題。私下里是大炮，狂轟濫炸，把公司政策與細新動向批得體無完膚、慘不忍睹。在大會上，他們從來都不缺乏奇思妙想，但是懶得表達、不屑于說。這部分人很容易被老板打入另冊，罪名就是有才無德，嚴重缺乏團隊精神與主人翁精神。企業一旦需要駭猴時，爾等就作為雞被殺了，話又說了回來，公平講，其實是替“不能說派”跟屁蟲擋了刀。不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明174八、主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突八、主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任175主持人的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確討論總結內容引導發言者解釋使人困惑的發言幫助參