高效會議管理技巧申俊喜高效會議管理技巧申俊喜1請問現在幾點幾分請問現在幾點幾分2您發現的問題與期望我們需要會議會議需要管理管理需要技巧您發現的問題與期望我們需要會議3學習方式-體驗式學習聆聽易于忘記；目睹方能記憶；行動才能了解。學習方式-體驗式學習聆聽易于忘記；4基本規則基本規則5第一次會議主題：組建團隊要求：給團隊命名確定隊長認識成員5分鐘完成第一次會議主題：組建團隊要求：6課程內容會議現狀分析;成功會議的準備工作;高效會議的標準流程；影響會議的個人因素;高效會議的溝通與反饋；會議的領導藝術。課程內容會議現狀分析;7第一單元會議現狀分析

會議難道就是一群毫無準備的人被一個不情愿的人召集在一起辦一些毫無必要的事？第一單元會議現狀分析會議難道就是一群毫無準備的人8會議管理調查經理級干部與專業人員每周約花1/4的時間在開會上，中上級經理約1周2天，高級執行官則多達1周4天；開會時有一半以上的時間是浪費掉的；針對500多個中型企業所作的調查，每年因無效會議導致的損失約1.43億美元。會議管理調查經理級干部與專業人員每周約花1/4的時間在開會上9大多數員工對會議的態度漠不關心抱怨不認同……大多數員工對會議的態度漠不關心10要求：1、每個人將主題填寫在中間的格子

2、每個人盡可能把答案羅列出八個

3、每組討論得出認為最重要的八個問題

4、隊長負責組織討論

5、隊長指定記錄員

6、每組推選代表發言

7、15分鐘內完成

第二次會議主題：我們參加過的會議存在哪些問題？要求：1、每個人將主題填寫在中間的格子

11十大會議殺手離題，閑聊無結論無會議目標或議案會議拖得太久低效率的會議主持人與會者心不在焉與會者無準備過多或無組織的開會資料一言堂內部或外部干擾十大會議殺手離題，閑聊與會者心不在焉12會議的意義是什么？

1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式會議的意義是什么？ 1、會議是一個集思廣益的渠道13會議管理調查會議目的會議內容占1周開會時間的百分比信息傳布向員工簡報新資訊或公司的新決定傳達其他部門或個人的相關資訊說服員工相信公司的新計劃或決定指導員工適應新政策或步驟30-40%解決問題與達成決議點明困難與問題所在引導大家集思廣益，尋找解決方法選擇最好的解決方法制定行動計劃，劃分責任歸屬40-50%開發創意讓與會者發表意見與自由討論證明新點子或新觀念的可行性5-8%激勵士氣表揚個人或團隊的特殊貢獻強化認同感8-10%會議管理調查會議目的會議內容占1周開會時間的百分比信息傳布向14第三次會議主題：迷失叢林

你們乘坐的飛機在飛越非洲叢林上空時飛機突然失事，這時你們必須跳傘。跳傘前可以選擇6樣認為最重要的物品，在非洲叢林中生存能夠有用，這時你們必須在10分鐘內開會商議為生存作出一些選擇，并且推選一位隊員來宣布這個決定。第三次會議主題：迷失叢林15請選擇

1、手槍2、打火機3、蠟燭4、指南針(羅盤)5、一瓶驅蟲劑6、藥箱7、7個大的綠色垃圾袋8、一盆輕便食物9、一個熱水瓶（空的）10、蛇咬藥箱11、3支高爾夫球桿12、大砍刀13、手提收音機14、一張防水毛毯請選擇

1、手槍8、一盆輕便食物16專家的選擇建議

1、大砍刀2、打火機3、藥箱4、3支高爾夫球桿5、7個大的綠色垃圾袋6、一張防水毛毯專家的選擇建議

1、大砍刀17會議可以如此高效

關鍵在于求同存異會議可以如此高效

關鍵在于求同存異18第二單元成功會議的準備工作

第二單元成功會議的準備工作19

成功會議的準備工作（一）如何理清開會的目的與訴求；會議形式與領導風格；如何選擇與會者；會議規模；會議地點；成功會議的準備工作（一）如何理清開會的目的與訴求；20如何理清開會的目的與訴求

開會的目的與訴求，應盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、誰來開、及工作何時該完畢。如何理清開會的目的與訴求開會的目的與訴求，應21第四次會議主題：

我們希望通過會議達到哪些目的？要求：每組派出一人上前書寫，只能補充不能重復第四次會議主題：

我們希望通過會議達到哪些目的？要求：22會議目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾達成協議與解決問題資源共享開發創意激勵士氣鞏固主管地位會議目的開展有效的溝通23開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式決議提報主管復核與會者主管責任完全交付式員工自決，主管附議與會者與會者開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免24決定與會者資格時所應考慮的要項：

·跟討論題目有直接關聯的人

·可提供無法從他處取得的資訊

·發言具有代表性，能為其團體負責如何選擇與會者決定與會者資格時所應考慮的要項：

·跟討論題目有直接關聯25會議規模

會議規模直接影響到互動的狀況。對于減少階層間的隔閡，強調上級與部屬溝通暢通的公司，控制會議規模（即與會人數）更顯得格外重要。

會議規模會議規模直接影響到互動的狀況。對26研討：一家工廠著火了，經調查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發生。

如果你是這家廠的經理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？研討：一家工廠著火了，經調查，原因在于一名員工違反了操作條例27必須開會的五個如果1、必須把信息同時傳達給很多人2、有些事情需要當眾表揚或批評3、要讓別人參與決策以集思廣益4、聽取部門匯報工作5、給小組委派任務如果必須開會的五個如果1、必須把信息同時傳達給很多人如果28研討：一家工廠職工小王，經考勤調查，平均每個月遲到11次。

如果你是這家廠的經理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？研討：一家工廠職工小王，經考勤調查，平均每個月遲到11次。29無需開會的五個如果1、已經按慣例每周聚會2、會議成本太大3、還有比會議更好的方法4、沒有什么特別的事要討論5、你是唯一作決策并且知道該怎么做的人如果無需開會的五個如果1、已經按慣例每周聚會如果30會議地點

會議地點應考慮的因素：

★找一個肯定不會受到打擾的地方★會前應確定電話已被免打擾★注意使與會者有足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想瞌睡★關注音響效果。會議地點會議地點應考慮的因素：31你的辦公室：優缺點？優點：你的全部參考資料在手邊；你的權威性可能得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。你的辦公室：優缺點？優點：你的全部參考資料在手邊；你的權威性32下級的辦公室：優缺點？優點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適下級的辦公室：優缺點？優點：可能提高一位下級的地位和士氣。33單位會議室：優缺點？優點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。

單位會議室：優缺點？優點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司34外面的會議室：優缺點？優點：保證沒有任何一方占地主優勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。外面的會議室：優缺點？優點：保證沒有任何一方占地主優勢；如果35會議中心：優缺點？優點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術支持和安全保衛。缺點：可能缺少非正式的小規模聚會的機會。會議中心：優缺點？優點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術36

成功會議的準備工作（二）會議時間傳達開會通知座位安排議程設計會議記錄會議規范的制定成功會議的準備工作（二）會議時間37

會議時間

根據行為學家的研究，同樣目的的會議在不同時段召開，會有不同的結果，所以“因時制宜”來開會有其必要性。會議時間根據行為學家的研究38Pareto原則20%80%20%80%20%80%20%80%努力效果原因結果日本企業50-60年代運用這一原則在眾多領域達到世界領先水平《質量革命》Pareto原則20%3980/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維1.超常的創造力2.尋找解決問題的捷徑3.有選擇地做4.在少數領域卓越5.盡量多放權6.只做能做得最好，最有興趣做的7.在每個重要領域問：做哪些20%導致80%8.少工作，多思考1.超出平均水平的努力2.走完全程3.全面，找盡一切可能4.在許多領域良好5.盡量自己做一切事情6.做一切必須做的7.一份辛勤，一份收獲8.抓著每一個機會80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/540第五次會議主題：安排會議的合理時間和頻率

1、部門會議2、全體會議3、處理突發事件的會議4、一對一會議要求：1、各隊長匯總小組討論結果2、隊長碰頭會得出一個結果并公布3、10分鐘之內完成第五次會議主題：安排會議的合理時間和頻率141注意事項：

1、不能多，不能頻繁，否則容易形成拖沓的不良習慣，造成沉重負擔；2、不能過少，那只會讓公司陷入工作無序的可怕境地；3、會議長度最好不要超過一小時。4、將會議時間記錄在筆記本上，以防疏忽造成工作上的被動；

注意事項：42日本太陽公司為提高開會效率，首先實行開會分析成本制度每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間(小時)。

日本太陽公司為提高開會效率，首先實行開會分析成本制度每次開會43

傳達開會通知

開會通知應包括請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。傳達開會通知開會通知應包44日期時間地點會議內容出席對象主辦部門備注4.1114:00~15:00304室全校教學資源管理職能劃分協調會后勤辦研究生部、成教學院、后勤中心人事處帶上各自建議4.128:30~9:004樓教育高地項目申報另行通知教務處請準備報告4.1310:00~11:00304室各學院進人進展匯報會6學院院長及聯系人，人事處負責人潘迎捷4.1318:30~20:00H樓校報讀者座談暨新聞寫作經驗交流會另行通知宣傳部請準備相關資料4.1413:30~15:00H樓思想與教育管理工作會議宣傳部、學生處學生處負責人黃晞建4.158:30~9:30304室維穩安全會議總支書記機關處負責人校辦公室請做好記錄日時間地點會議內容出席對象主辦備注4.1114:00~30445座位安排

與會者座位安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，設一個座位安排方案，給會議創造一個良好的機會來達到目的。座位安排與會者座位安排對會議的成功有46

主席坐在團隊成員之間

面對面就座▲主席坐在團隊面對面就座▲47主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處

顯示等級▲主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處48主席可坐在任何一個座位

自由討論▲主席可坐在任何一個座位自由討論▲49意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者、被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對者分散對抗▲意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其50

議程設計

好的議程設計有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統地幫助與會者一步步達到目標。議程設計好的議程設51中國互聯網政策與發展研討會會議議程8:30-8:55來賓簽到9:00-10:10主題發言主持人：海聞，北京大學中國經濟研究中心副主任

致辭：林毅夫,北京大學中國經濟研究中心主任9:10-9:40中國互聯網的未來凱瑟琳·曼美國國際經濟研究所高級研究員9:40-10:10數字經濟發展政策：美國的經驗羅伯特·佩珀美國聯邦通訊委員會主任10:10-10:30休息10:30-12:00專題討論一:互聯網發展與政府管理劉鶴，國家信息中心副主任12:00-1:30午餐(勺園)(午餐為自助餐，在勺園一層大廳舉行，請您佩戴胸卡就餐。)1:30-2:00主題發言1:30–2:00中國互聯網的現狀和政策周其仁,北京大學中國經濟研究中心教授2:00-3:30專題討論二:互聯網的投資政策主持人：林毅夫，中國經濟研究中心主任

3:30-3:50休息3:50-5:30專題討論三:互聯網的商務應用主持人：馬云，阿里巴巴創始人

5:30-6:30酒會(您所領取的同聲傳譯接收設備及耳機請在會后歸還。)案例中國互聯網政策與發展研討會案例52人員安排——交互作用法 交互作用法的角色分配能保證會議的秩序順暢會議主席/經理（M/C）會議主持人（F）記錄員（R）小組記憶人員（GM）記時員（TK）會議紀要員（MT）人員安排——交互作用法 交互作用法的角色分配能保證會議的秩序53

會議記錄

與會者的重要發言及決議都應正確地記錄下來，并在會后發給與會者。會議記錄54會議記錄者的技能反應快寫字快知識面廣記憶力強組織能力強傾聽能力強總結能力強會議記錄者的技能反應快55

會議規范的制定會議規范指的是大家達到共識的會議守則，每次開會就照此守則來進行。會議規范的制定會議規范指的是大家達到56會議準備工作核對單了解會議的目的是否一定要開會確定會議的形式安排會議的議程決定會議的時間確定會議的主持人決定會議的地點研究會場如何布置確定出席人數安排出席者座位是否準備會議名簽是否安排交通工具是否安排與會者住宿是否發出了會議通知確定視聽教材確定輔助教材準備會場周邊的位置圖是否要求與會者準備資料確定自己人的相關資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議準備工作核對單了解會議的目的是否準備會議名簽57第三單元會議流程會議流程要固定會議流程要公開第三單元會議流程會議流程要固定58固定的會議流程（一）開始：歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度固定的會議流程（一）開始：59固定的會議流程（二）議程：分享話題及目標交換信息產生注意/作決定/確認行動總結固定的會議流程（二）議程：60固定的會議流程（三）會議結束：總結安排下次會議固定的會議流程（三）會議結束：61固定的會議流程（四）跟蹤：備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程（四）跟蹤：62會議的十項規則事先了解所有與會者的工作時間，以找出最適宜的開會時間；超過一小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料；所有與會者都要準備會上發言；準時開始，準時結束；維護他人的尊嚴；各單位負責人對決議能否達成負直接責任；存同求異，存異求同；會議結束3天內與會者能夠得到會議記錄；所有與會者具有對會議質量進行反饋的職責；必要時請第三方監控，保證會議質量。會議的十項規則事先了解所有與會者的工作時間，以找出最適宜的開63

第四單元影響會議的個人因素性格因素能力因素會議中的個性對策第四單元影響會議的個人因素性格因素64請隨意選擇自己喜歡的數字1234請隨意選擇自己喜歡的數字65了解人物性格人以群分見人說人話知己知彼了解人物性格人以群分66馬斯洛需求理論自我實現尊嚴歸屬安全生存馬斯洛需求理論自我實現尊嚴歸屬安全生存67開會是為參加者做些他們所需要的事。——柳傳志開會是為參加者做些68如何對待會議中的個性情況直面與會者，一切盡在掌握！如何對待會議中的個性情況直面與會者，一切盡在掌握！69討論：與“蟬”相遇蟬的癥狀：講無關的故事；講很長時間不進入主題；講得模糊沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點。VS對策：非語言性暗示；探詢、總結、測試其理解程度；善意提醒關于程序及時間限制；帶入別人發言。討論：與“蟬”相遇蟬的癥狀：VS對策：70討論：與“鯊魚”相遇癥狀：有攻擊別人的傾向；總是給與消極的、否定的意見。VS對策：理解對方的想法和情緒；重申什么意見都可以提，但正面的建議會更受歡迎；非語言性打斷。討論：與“鯊魚”相遇癥狀：有攻擊別人的傾向；總是給與消極的、71討論：與“驢”相遇癥狀：過于敏感；防衛性很強，心中有“墻”;不能站在別人的立場看問題。VS對策：突出他的貢獻；重復問題；短暫沉默。討論：與“驢”相遇癥狀：過于敏感；防衛性很強，心中有“墻”;72討論：遭遇兔子般追蹤癥狀：質疑正在使用的程序；總是提議不同的程序或建議。VS對策：肯定他的貢獻；重申可以使用現在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。討論：遭遇兔子般追蹤癥狀：質疑正在使用的程序；總是提議不同的73討論：與“螃蟹”相遇癥狀：開會的同時亦并做別的工作；私自進入小團體討論；時常接電話；瞌睡；以筆敲桌、背對發言者，故意看別處等。VS對策：主持人停止說話或示意發言者暫停，讓會場突然靜下來；問是否該分組討論等；休息五分鐘；把會議進程加快；短暫沉默。討論：與“螃蟹”相遇癥狀：開會的同時亦并做別的工作；私自進入74當心會場中的“小烏龜”當心會場中的“小烏龜”75第四單元

會議溝通與反饋第四單元

會議溝通與反饋76

溝通就是把組織中的成員聯系起來，以實現共同目標的手段。

——巴納德溝通的定義溝通就是把組織中的成員聯系起來，以實現共同目標的手段77會議溝通的三大紀律溝通的雙向性溝通的雙語性溝通的問聽說會議溝通的三大紀律溝通的雙向性78會議溝通的八項注意發出信息要反復確認少說多聽，少說多問多書面，少口頭只解決，不爭論先解決心情，再解決事情多贊美，少批評只對事，不對人態度比技巧更重要會議溝通的八項注意發出信息要反復確認79第六次會議：春秋戰國時期，耕柱是一代宗師墨子的得意門生，不過，他老是挨墨子的責罵。有一次，墨子又當著眾門生的面責備了耕柱，耕柱覺得自己真是非常委屈，便憤憤不平地問墨子：“老師，難道在這么多學生當中，我竟是如此的差勁，以致于要時常遭您老人家責罵嗎？”墨子聽后，毫不動肝火：“假設我現在要上太行山，依你看，我應該要用良馬來拉車，還是用老牛來拖車？”耕柱回答說：“用良馬。”墨子又問：“為什么不用老牛呢？”耕柱回答說：“因為良馬足以擔負重任，值得驅遣?！蹦诱f：“你答得一點也沒有錯，我之所以時常責罵你，也只因為你能夠擔負重任，值得我一再地教導與匡正你?！?/p>

第六次會議：春秋戰國時期，耕柱是一代宗師墨子的得意門生，不過80第六次會議研討耕柱為什么會感到憤憤不平？墨子是如何解決的？在工作中給我們帶來什么啟示？要求：每組討論推選代表發言第六次會議研討耕柱為什么會感到憤憤不平？要求：每組討論推選代81結論啟示一：員工應該主動與管理者溝通啟示二：溝通要講究場合和技巧啟示三：企業忽視溝通管理就會造就無所謂的企業文化結論啟示一：員工應該主動與管理者溝通82會議溝通技巧——積極聆聽發出準備聆聽的信息在溝通過程中采取積極的行動準確理解對方全部的信息會議溝通技巧——積極聆聽831.下面的傾聽誤區，你是否經常涉入？(1)別人說話時，你在想自己的事是□ 否□(2)邊聽邊與自己的不同觀點對照是□ 否□(3)經常打斷別人的談話是□ 否□(4)為演講者結束他的演講是□ 否□(5)忽略過程只要結果是□ 否□(6)僅聽自己想聽或愿聽的東西是□ 否□(7)精力不集中，易被其它東西干擾是□ 否□2.建議改進的內容A點頭且微笑是□ 否□B眼神接觸是□ 否□C身子前傾是□ 否□D重復/總結是□ 否□E做記錄是□ 否□1.下面的傾聽誤區，你是否經常涉入？(1)別人說話時，你在想84會議溝通技巧——積極探詢問對問題問好問題探詢是決定你能否聽到會議溝通技巧——積極探詢探詢是決定你能否聽到85會議反饋技巧正面的反饋（表彰鼓勵）建設性的反饋（改進建議）（一）反饋的類型會議反饋技巧（一）反饋的類型86有效反饋技巧1、指出對錯不是反饋；2、對于他人的言行的解釋，也不是反饋；3、對于將來的希望和建議，也不是反饋。

目的：反饋是你給對方目前行為的鼓勵和建議，為了使他做得更好。（二）反饋的運用有效反饋技巧1、指出對錯不是反饋；（二）反饋的運用87會議反饋技巧1、會中反饋要簡短，會后反饋要及時2、首先要肯定，肯定要充分3、觀察要仔細，重點要重復4、提建議先啟發，探詢要積極5、建議后要讓對方復述，確定對方理解6、最后落實在行動（三）管理者反饋原則會議反饋技巧1、會中反饋要簡短，會后反饋要及時（三）管理者反88改善批評三原則1.對事不對人2.更多地采取建議的方式3.采取“三明治”式的批評方式改善批評三原則1.對事不對人89

驗證“漢堡原則”指導表操作步驟操作內容步驟1先表揚特定的成就，給予真心的肯定步驟2然后提出需要改進的“特定”的行為表現步驟3最后予以肯定和支持結束

步驟1

步驟2

步驟3

改進方案1________________________改進方案2________________________改進方案3________________________ 驗證“漢堡原則”指導表操作步驟操作內容步驟1先表揚特定的成90條理性解決問題的模型定義問題收集相關信息分析癥狀/原因/目標/條件開發解決方案選擇最佳解決方案實施解決方案并衡量結果條理性解決問題的模型定義問題收集相關信息分析癥狀/原因/目標91日本狩野博士的“深耕法”即中國的“打破沙鍋問到底”問題的層次

相對應的改善層次車間有一灘油為什么因為機器漏油因為墊圈劣化了因為所購的墊圈原料為次貨因為它的價碼不錯因為采購人員的績效是依其與正常價的節余而定把它清理掉換墊圈買更好的墊圈改變采購政策為什么為什么為什么為什么日本狩野博士的“深耕法”即中國的“打破沙鍋問到底”92頭腦風暴

頭腦風暴（BRAINSTORMING）：頭腦風暴又稱頭腦激蕩或各抒己見，是目前運用十分廣泛的集思廣益的方法。其特點是能在很短的時間內產生大量的主意與方法，重量而不重質。頭腦風暴規則不斷鼓勵與會者提出意見和新的想法對產生的意見和想法不加評判不要受邏輯，經驗與現實束縛由記錄員記錄下所有的想法頭腦風暴 頭腦風暴（BRAINSTORMING）：頭腦風暴又93旁觀者清

旁觀者清（OBSERVATION）：GE，IBM，福特汽車采用的解決棘手問題的會議方法。其特點是運用旁觀者看出問題的盲點，提供新的角度來審視同一問題，從而找出解決問題的方法。旁觀者清的運用：將參加者分為“受困擾者”，“旁觀者”以及“協調者”3組；“受困擾者”向“協調者”和“旁觀者”解釋問題并陳述思考過的解決方案；“旁觀者”專心聆聽，并嘗試了解問題背后的根源，思考不同的解決方案并提出解決方案；“協調者”將兩邊的方案均列出；“受困擾者”在“旁觀者”的方案中選擇有發展潛力的答案并修正原來的方案；旁觀者清 旁觀者清（OBSERVATION）：GE，IBM，94決定會議效率因素檢測表檢驗項目實際情況失誤及其原因改進方案(1)合理安排會議時間

(2)選擇合適的會議地點

(3)必須出席的人都已到會

(4)指定了會議技巧極高的主持人

(5)明確了會議的時間、地點和結果◎

◎

◎

◎

◎

失誤：原因：

失誤：原因：

失誤：原因：

失誤：原因：

失誤：原因：★

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★

★

★

決定會議效率因素檢測表檢驗項目實際情況失誤及其原因改進方案(95主持會議參考事例自檢個人情況改進計劃A別的員工曾誤會我的意思有□無□計劃1_______

計劃2_______

計劃3_______

計劃4_______B與別人談話時我經常離開話題本意跳到別的話題有□無□C如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內容有□無□D面對一些人說話時我很緊張有□無□E在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□無□F談話結束時，我會問員工是否明白我的意思有□無□G我分派工作后他們從不提問有□無□H我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□無□I如果我表達的意思很復雜，令人難以明白，我會事先考慮有□無□J我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□無□主持會議參考事例自檢個人情況改進計劃A別的員工曾誤會我的意思96高效會議的八大特征1、只在必要時才召集2、精心策劃3、擬定和分發了議程表4、遵守時間5、一切按部就班6、請了有經驗和有才能的人出席7、作出了評論和歸納8、記錄了所有決定、建議和負責人總結高效會議的八大特征1、只在必要時才召集總結97心想會成trainerliu@126.com心想會成trainerliu@126.com98演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！99高效會議管理技巧申俊喜高效會議管理技巧申俊喜100請問現在幾點幾分請問現在幾點幾分101您發現的問題與期望我們需要會議會議需要管理管理需要技巧您發現的問題與期望我們需要會議102學習方式-體驗式學習聆聽易于忘記；目睹方能記憶；行動才能了解。學習方式-體驗式學習聆聽易于忘記；103基本規則基本規則104第一次會議主題：組建團隊要求：給團隊命名確定隊長認識成員5分鐘完成第一次會議主題：組建團隊要求：105課程內容會議現狀分析;成功會議的準備工作;高效會議的標準流程；影響會議的個人因素;高效會議的溝通與反饋；會議的領導藝術。課程內容會議現狀分析;106第一單元會議現狀分析

會議難道就是一群毫無準備的人被一個不情愿的人召集在一起辦一些毫無必要的事？第一單元會議現狀分析會議難道就是一群毫無準備的人107會議管理調查經理級干部與專業人員每周約花1/4的時間在開會上，中上級經理約1周2天，高級執行官則多達1周4天；開會時有一半以上的時間是浪費掉的；針對500多個中型企業所作的調查，每年因無效會議導致的損失約1.43億美元。會議管理調查經理級干部與專業人員每周約花1/4的時間在開會上108大多數員工對會議的態度漠不關心抱怨不認同……大多數員工對會議的態度漠不關心109要求：1、每個人將主題填寫在中間的格子

2、每個人盡可能把答案羅列出八個

3、每組討論得出認為最重要的八個問題

4、隊長負責組織討論

5、隊長指定記錄員

6、每組推選代表發言

7、15分鐘內完成

第二次會議主題：我們參加過的會議存在哪些問題？要求：1、每個人將主題填寫在中間的格子

110十大會議殺手離題，閑聊無結論無會議目標或議案會議拖得太久低效率的會議主持人與會者心不在焉與會者無準備過多或無組織的開會資料一言堂內部或外部干擾十大會議殺手離題，閑聊與會者心不在焉111會議的意義是什么？

1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式會議的意義是什么？ 1、會議是一個集思廣益的渠道112會議管理調查會議目的會議內容占1周開會時間的百分比信息傳布向員工簡報新資訊或公司的新決定傳達其他部門或個人的相關資訊說服員工相信公司的新計劃或決定指導員工適應新政策或步驟30-40%解決問題與達成決議點明困難與問題所在引導大家集思廣益，尋找解決方法選擇最好的解決方法制定行動計劃，劃分責任歸屬40-50%開發創意讓與會者發表意見與自由討論證明新點子或新觀念的可行性5-8%激勵士氣表揚個人或團隊的特殊貢獻強化認同感8-10%會議管理調查會議目的會議內容占1周開會時間的百分比信息傳布向113第三次會議主題：迷失叢林

你們乘坐的飛機在飛越非洲叢林上空時飛機突然失事，這時你們必須跳傘。跳傘前可以選擇6樣認為最重要的物品，在非洲叢林中生存能夠有用，這時你們必須在10分鐘內開會商議為生存作出一些選擇，并且推選一位隊員來宣布這個決定。第三次會議主題：迷失叢林114請選擇

1、手槍2、打火機3、蠟燭4、指南針(羅盤)5、一瓶驅蟲劑6、藥箱7、7個大的綠色垃圾袋8、一盆輕便食物9、一個熱水瓶（空的）10、蛇咬藥箱11、3支高爾夫球桿12、大砍刀13、手提收音機14、一張防水毛毯請選擇

1、手槍8、一盆輕便食物115專家的選擇建議

1、大砍刀2、打火機3、藥箱4、3支高爾夫球桿5、7個大的綠色垃圾袋6、一張防水毛毯專家的選擇建議

1、大砍刀116會議可以如此高效

關鍵在于求同存異會議可以如此高效

關鍵在于求同存異117第二單元成功會議的準備工作

第二單元成功會議的準備工作118

成功會議的準備工作（一）如何理清開會的目的與訴求；會議形式與領導風格；如何選擇與會者；會議規模；會議地點；成功會議的準備工作（一）如何理清開會的目的與訴求；119如何理清開會的目的與訴求

開會的目的與訴求，應盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、誰來開、及工作何時該完畢。如何理清開會的目的與訴求開會的目的與訴求，應120第四次會議主題：

我們希望通過會議達到哪些目的？要求：每組派出一人上前書寫，只能補充不能重復第四次會議主題：

我們希望通過會議達到哪些目的？要求：121會議目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾達成協議與解決問題資源共享開發創意激勵士氣鞏固主管地位會議目的開展有效的溝通122開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式決議提報主管復核與會者主管責任完全交付式員工自決，主管附議與會者與會者開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免123決定與會者資格時所應考慮的要項：

·跟討論題目有直接關聯的人

·可提供無法從他處取得的資訊

·發言具有代表性，能為其團體負責如何選擇與會者決定與會者資格時所應考慮的要項：

·跟討論題目有直接關聯124會議規模

會議規模直接影響到互動的狀況。對于減少階層間的隔閡，強調上級與部屬溝通暢通的公司，控制會議規模（即與會人數）更顯得格外重要。

會議規模會議規模直接影響到互動的狀況。對125研討：一家工廠著火了，經調查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發生。

如果你是這家廠的經理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？研討：一家工廠著火了，經調查，原因在于一名員工違反了操作條例126必須開會的五個如果1、必須把信息同時傳達給很多人2、有些事情需要當眾表揚或批評3、要讓別人參與決策以集思廣益4、聽取部門匯報工作5、給小組委派任務如果必須開會的五個如果1、必須把信息同時傳達給很多人如果127研討：一家工廠職工小王，經考勤調查，平均每個月遲到11次。

如果你是這家廠的經理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？研討：一家工廠職工小王，經考勤調查，平均每個月遲到11次。128無需開會的五個如果1、已經按慣例每周聚會2、會議成本太大3、還有比會議更好的方法4、沒有什么特別的事要討論5、你是唯一作決策并且知道該怎么做的人如果無需開會的五個如果1、已經按慣例每周聚會如果129會議地點

會議地點應考慮的因素：

★找一個肯定不會受到打擾的地方★會前應確定電話已被免打擾★注意使與會者有足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想瞌睡★關注音響效果。會議地點會議地點應考慮的因素：130你的辦公室：優缺點？優點：你的全部參考資料在手邊；你的權威性可能得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。你的辦公室：優缺點？優點：你的全部參考資料在手邊；你的權威性131下級的辦公室：優缺點？優點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適下級的辦公室：優缺點？優點：可能提高一位下級的地位和士氣。132單位會議室：優缺點？優點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。

單位會議室：優缺點？優點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司133外面的會議室：優缺點？優點：保證沒有任何一方占地主優勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。外面的會議室：優缺點？優點：保證沒有任何一方占地主優勢；如果134會議中心：優缺點？優點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術支持和安全保衛。缺點：可能缺少非正式的小規模聚會的機會。會議中心：優缺點？優點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術135

成功會議的準備工作（二）會議時間傳達開會通知座位安排議程設計會議記錄會議規范的制定成功會議的準備工作（二）會議時間136

會議時間

根據行為學家的研究，同樣目的的會議在不同時段召開，會有不同的結果，所以“因時制宜”來開會有其必要性。會議時間根據行為學家的研究137Pareto原則20%80%20%80%20%80%20%80%努力效果原因結果日本企業50-60年代運用這一原則在眾多領域達到世界領先水平《質量革命》Pareto原則20%13880/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維1.超常的創造力2.尋找解決問題的捷徑3.有選擇地做4.在少數領域卓越5.盡量多放權6.只做能做得最好，最有興趣做的7.在每個重要領域問：做哪些20%導致80%8.少工作，多思考1.超出平均水平的努力2.走完全程3.全面，找盡一切可能4.在許多領域良好5.盡量自己做一切事情6.做一切必須做的7.一份辛勤，一份收獲8.抓著每一個機會80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/5139第五次會議主題：安排會議的合理時間和頻率

1、部門會議2、全體會議3、處理突發事件的會議4、一對一會議要求：1、各隊長匯總小組討論結果2、隊長碰頭會得出一個結果并公布3、10分鐘之內完成第五次會議主題：安排會議的合理時間和頻率1140注意事項：

1、不能多，不能頻繁，否則容易形成拖沓的不良習慣，造成沉重負擔；2、不能過少，那只會讓公司陷入工作無序的可怕境地；3、會議長度最好不要超過一小時。4、將會議時間記錄在筆記本上，以防疏忽造成工作上的被動；

注意事項：141日本太陽公司為提高開會效率，首先實行開會分析成本制度每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間(小時)。

日本太陽公司為提高開會效率，首先實行開會分析成本制度每次開會142

傳達開會通知

開會通知應包括請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。傳達開會通知開會通知應包143日期時間地點會議內容出席對象主辦部門備注4.1114:00~15:00304室全校教學資源管理職能劃分協調會后勤辦研究生部、成教學院、后勤中心人事處帶上各自建議4.128:30~9:004樓教育高地項目申報另行通知教務處請準備報告4.1310:00~11:00304室各學院進人進展匯報會6學院院長及聯系人，人事處負責人潘迎捷4.1318:30~20:00H樓校報讀者座談暨新聞寫作經驗交流會另行通知宣傳部請準備相關資料4.1413:30~15:00H樓思想與教育管理工作會議宣傳部、學生處學生處負責人黃晞建4.158:30~9:30304室維穩安全會議總支書記機關處負責人校辦公室請做好記錄日時間地點會議內容出席對象主辦備注4.1114:00~304144座位安排

與會者座位安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，設一個座位安排方案，給會議創造一個良好的機會來達到目的。座位安排與會者座位安排對會議的成功有145

主席坐在團隊成員之間

面對面就座▲主席坐在團隊面對面就座▲146主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處

顯示等級▲主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處147主席可坐在任何一個座位

自由討論▲主席可坐在任何一個座位自由討論▲148意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者、被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對者分散對抗▲意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其149

議程設計

好的議程設計有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統地幫助與會者一步步達到目標。議程設計好的議程設150中國互聯網政策與發展研討會會議議程8:30-8:55來賓簽到9:00-10:10主題發言主持人：海聞，北京大學中國經濟研究中心副主任

致辭：林毅夫,北京大學中國經濟研究中心主任9:10-9:40中國互聯網的未來凱瑟琳·曼美國國際經濟研究所高級研究員9:40-10:10數字經濟發展政策：美國的經驗羅伯特·佩珀美國聯邦通訊委員會主任10:10-10:30休息10:30-12:00專題討論一:互聯網發展與政府管理劉鶴，國家信息中心副主任12:00-1:30午餐(勺園)(午餐為自助餐，在勺園一層大廳舉行，請您佩戴胸卡就餐。)1:30-2:00主題發言1:30–2:00中國互聯網的現狀和政策周其仁,北京大學中國經濟研究中心教授2:00-3:30專題討論二:互聯網的投資政策主持人：林毅夫，中國經濟研究中心主任

3:30-3:50休息3:50-5:30專題討論三:互聯網的商務應用主持人：馬云，阿里巴巴創始人

5:30-6:30酒會(您所領取的同聲傳譯接收設備及耳機請在會后歸還。)案例中國互聯網政策與發展研討會案例151人員安排——交互作用法 交互作用法的角色分配能保證會議的秩序順暢會議主席/經理（M/C）會議主持人（F）記錄員（R）小組記憶人員（GM）記時員（TK）會議紀要員（MT）人員安排——交互作用法 交互作用法的角色分配能保證會議的秩序152

會議記錄

與會者的重要發言及決議都應正確地記錄下來，并在會后發給與會者。會議記錄153會議記錄者的技能反應快寫字快知識面廣記憶力強組織能力強傾聽能力強總結能力強會議記錄者的技能反應快154

會議規范的制定會議規范指的是大家達到共識的會議守則，每次開會就照此守則來進行。會議規范的制定會議規范指的是大家達到155會議準備工作核對單了解會議的目的是否一定要開會確定會議的形式安排會議的議程決定會議的時間確定會議的主持人決定會議的地點研究會場如何布置確定出席人數安排出席者座位是否準備會議名簽是否安排交通工具是否安排與會者住宿是否發出了會議通知確定視聽教材確定輔助教材準備會場周邊的位置圖是否要求與會者準備資料確定自己人的相關資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議準備工作核對單了解會議的目的是否準備會議名簽156第三單元會議流程會議流程要固定會議流程要公開第三單元會議流程會議流程要固定157固定的會議流程（一）開始：歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度固定的會議流程（一）開始：158固定的會議流程（二）議程：分享話題及目標交換信息產生注意/作決定/確認行動總結固定的會議流程（二）議程：159固定的會議流程（三）會議結束：總結安排下次會議固定的會議流程（三）會議結束：160固定的會議流程（四）跟蹤：備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程（四）跟蹤：161會議的十項規則事先了解所有與會者的工作時間，以找出最適宜的開會時間；超過一小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料；所有與會者都要準備會上發言；準時開始，準時結束；維護他人的尊嚴；各單位負責人對決議能否達成負直接責任；存同求異，存異求同；會議結束3天內與會者能夠得到會議記錄；所有與會者具有對會議質量進行反饋的職責；必要時請第三方監控，保證會議質量。會議的十項規則事先了解所有與會者的工作時間，以找出最適宜的開162

第四單元影響會議的個人因素性格因素能力因素會議中的個性對策第四單元影響會議的個人因素性格因素163請隨意選擇自己喜歡的數字1234請隨意選擇自己喜歡的數字164了解人物性格人以群分見人說人話知己知彼了解人物性格人以群分165馬斯洛需求理論自我實現尊嚴歸屬安全生存馬斯洛需求理論自我實現尊嚴歸屬安全生存166開會是為參加者做些他們所需要的事?！鴤髦鹃_會是為參加者做些167如何對待會議中的個性情況直面與會者，一切盡在掌握！如何對待會議中的個性情況直面與會者，一切盡在掌握！168討論：與“蟬”相遇蟬的癥狀：講無關的故事；講很長時間不進入主題；講得模糊沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點。VS對策：非語言性暗示；探詢、總結、測試其理解程度；善意提醒關于程序及時間限制；帶入別人發言。討論：與“蟬”相遇蟬的癥狀：VS對策：169討論：與“鯊魚”相遇癥狀：有攻擊別人的傾向；總是給與消極的、否定的意見。VS對策：理解對方的想法和情緒；重申什么意見都可以提，但正面的建議會更受歡迎；非語言性打斷。討論：與“鯊魚”相遇癥狀：有攻擊別人的傾向；總是給與消極的、170討論：與“驢”相遇癥狀：過于敏感；防衛性很強，心中有“墻”;不能站在別人的立場看問題。VS對策：突出他的貢獻；重復問題；短暫沉默。討論：與“驢”相遇癥狀：過于敏感；防衛性很強，心中有“墻”;171討論：遭遇兔子般追蹤癥狀：質疑正在使用的程序；總是提議不同的程序或建議。VS對策：肯定他的貢獻；重申可以使用現在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。討論：遭遇兔子般追蹤癥狀：質疑正在使用的程序；總是提議不同的172討論：與“螃蟹”相遇癥狀：開會的同時亦并做別的工作；私自進入小團體討論；時常接電話；瞌睡；以筆敲桌、背對發言者，故意看別處等。VS對策：主持人停止說話或示意發言者暫停，讓會場突然靜下來；問是否該分組討論等；休息五分鐘；把會議進程加快；短暫沉默。討論：與“螃蟹”相遇癥狀：開會的同時亦并做別的工作；私自進入173當心會場中的“小烏龜”當心會場中的“小烏龜”174第四單元

會議溝通與反饋第四單元

會議溝通與反饋175

溝通就是把組織中的成員聯系起來，以實現共同目標的手段。

——巴納德溝通的定義溝通就是把組織中的成員聯系起來，以實現共同目標的手段176會議溝通的三大紀律溝通的雙向性溝通的雙語性溝通的問聽說會議溝通的三大紀律溝通的雙向性177會議溝通的八項注意發出信息要反復確認少說多聽，少說多問多書面，少口頭只解決，不爭論先解決心情，再解決事情多贊美，少批評只對事，不對人態度比技巧更重要會議溝通的八項注意發出信息要反復確認178第六次會議：春秋戰國時期，耕柱是一代宗師墨子的得意門生，不過，他老是挨墨子的責罵。有一次，墨子又當著眾門生的面責備了耕柱，耕柱覺得自己真是非常委屈，便憤憤不平地問墨子：“老師，難道在這么多學生當中，我竟是如此的差勁，以致于要時常遭您老人家責罵嗎？”墨子聽后，毫不動肝火：“假設我現在要上太行山，依你看，我應該要用良馬來拉車，還是用老牛來拖車？”耕柱回答說：“用良馬。”墨子又問：“為什么不用老牛呢？”耕柱回答說：“因為良馬足以擔負重任，值得驅遣?！蹦诱f：“你答得一點也沒有錯，我之所以時常責罵你，也只因為你能夠擔負重任，值得我一再地教導與匡正你。”

第六次會議：春秋戰國時期，耕柱是一代宗師墨子的得意門生，不過179第六次會議研討耕柱為什么會感到憤憤不平？墨子是如何解決的？在工作中給我們帶來什么啟示？要求：每組討論推選代表發言第六次會議研討耕柱為什么會感到憤憤不平？要求：每組討論推選代180結論啟示一：員工應該主動與管理者溝通啟示二：溝通要講究場合和技巧啟示三：企業忽視溝通管理就會造就無所謂的企業文化結論啟示一：員工應該主動與管理者溝通181會議溝通技巧——積極聆聽發出準備聆聽的信息在溝通過程中采取積極的行動準確理解對方全部的信息會議溝通技巧——積極聆聽1821.下面的傾聽誤區，你是否經常涉入？(1)別人說話時，你在想自己的事是□ 否□(2)邊聽邊與自己的不同觀點對照是□ 否□(3)經常打斷別人的談話是□ 否□(4)為演講者結束他的演講是□ 否□(5)忽略過程只要結果是□ 否□(6)僅聽自己想聽或愿聽的東西是□ 否□(7)精力不集中，易被其它東西干擾是□ 否□2.建議改進