1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)2有人說(shuō)，恒量一個(gè)企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。此語(yǔ)可能不夠全面，但卻有一定的道理。正規(guī)的檔案管理，對(duì)文件夾、檔案標(biāo)識(shí)等都有要求。文件夾一般不超過4種；檔案標(biāo)識(shí)可以重要程度區(qū)分，用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)示。一個(gè)檔案就像一本書，要定位、編號(hào)，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標(biāo)明其目錄。3什么是檔案管理什么是檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。1、收集：什么需要?dú)w檔，即歸檔范圍必須要清楚；2、統(tǒng)計(jì)：有什么內(nèi)容，須統(tǒng)計(jì)清楚，實(shí)行電腦化管理。3、檔案目錄要清楚，并進(jìn)行編碼、整理，并分類保管。4、檔案的保存期限必須明確。4檔案管理的作用憑證作用參考作用檔案工作

是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并為各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)的一項(xiàng)活動(dòng)。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等。5檔案管理工作原則檔案工作的管理原則一般有兩條：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。2、分級(jí)管理。為維護(hù)檔案的完整與安全，進(jìn)行檔案管理必須要有相應(yīng)的管理制度，并便于企業(yè)各單位的利用。6企業(yè)檔案概念的涵義企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成。企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。企檔是企業(yè)活動(dòng)的一種歷史記錄，說(shuō)明企業(yè)檔案所反映的事物或活動(dòng)已經(jīng)完成或告一段落。7職工檔案管理部門的職能保管職工檔案收集、鑒別和整理職工檔案材料辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)登記職工工作變動(dòng)情況為有關(guān)部門提供職工情況做好職工檔的安全、保密、保護(hù)工作定期向企業(yè)檔案室移交檔案辦理其它有關(guān)事項(xiàng)8企業(yè)檔案的一般分類管理類—所有制度類檔案業(yè)務(wù)類—含技術(shù)類、研發(fā)類、營(yíng)銷類等財(cái)務(wù)類—獨(dú)立管理人事類—所有人力資源類檔案其它類—不能歸入上述四類的檔案9檔安室的類型普通檔案、文書檔案技術(shù)檔案音像檔案人事檔案綜合檔案聯(lián)合檔案室，比如集團(tuán)公司，有些類似于服務(wù)中心、文件中心10企業(yè)檔案的工作性質(zhì)管理性—對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理服務(wù)性—為各單位提供查閱和參考保密性—維護(hù)和保護(hù)企業(yè)資源，避免不必要的損失。是否保密檔案，在定義制度時(shí)須規(guī)定清楚，并加蓋保密章。11檔案案管管理理現(xiàn)現(xiàn)代代化化的的總總目目標(biāo)標(biāo)第一一、、是是最最大大限限度度地地延延長(zhǎng)長(zhǎng)檔檔案案壽壽命命第二二、、是是充充分分發(fā)發(fā)揮揮檔檔案案的的作作用用，，迅迅速速、、準(zhǔn)準(zhǔn)確地地提提供供檔檔案案信信息息，，為為企企業(yè)業(yè)地地進(jìn)進(jìn)步步和發(fā)發(fā)展展服服務(wù)務(wù)。。第三三、、是是在在電電子子文文件件不不斷斷生生成成的的情情況況下下，，進(jìn)行行及及時(shí)時(shí)有有效效地地收收集集、、整整理理，，不不斷斷豐富富檔檔案案內(nèi)內(nèi)容容和和檔檔案案信信息息。。備注注：：所所有有長(zhǎng)長(zhǎng)期期保保存存的的檔檔案案，，不不宜宜用用彩彩色色或或噴噴墨墨打打印印，，宜宜用用激激光光打打印印；；傳傳真真紙紙不不能能保保存存；；所所有有的的簽簽名名、、批批示示不不能能用用鉛鉛筆筆、、圓圓珠珠筆筆，，紅紅墨墨水水等等。。12檔案案管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)檔案案管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)包包含含1、文文件件管管理理2、文文書書檔檔案案管管理理3、科科技技檔檔案案管管理理4、會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔檔案案管管理理5、聲聲像像檔檔案案管管理理6、系系統(tǒng)統(tǒng)配配置置模模塊塊7、檔檔案案制制作作系系統(tǒng)統(tǒng)、、檔檔案案查查詢?cè)兿迪到y(tǒng)統(tǒng)等等。。電子子系系統(tǒng)統(tǒng)能能大大大大提提高高檔檔案案管管理理的的工工作作效效率率，，加加快快檔檔案案檢檢索索速速度度，，提提高高檔案案的的查查找找準(zhǔn)準(zhǔn)確確率率，，可可使使企企事事業(yè)業(yè)單單位位的的公公文文運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)和和檔檔案案管管理理一一規(guī)規(guī)范范化、、現(xiàn)現(xiàn)代代化化，，真真正正實(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)檔檔案案的的一一體體化化管管理理。。13檔案案管管理理制制度度建建設(shè)設(shè)《檔案案管管理理辦辦法法》《文件件材材料料歸歸檔檔范范圍圍和和不不歸歸檔檔范范圍圍》《文書書檔檔案案保保管管期期限限表表》《全宗宗檔檔案案分分類類大大綱綱》《檔案案分分類類編編號(hào)號(hào)方方案案》《檔案案人人員員崗崗位位職職責(zé)責(zé)》《整理理（（立立卷卷））制制度度》《檔案案利利用用制制度度》《檔案案保保管管制制度度》《檔案案保保密密制制度度》《檔案案銷銷毀毀制制度度》14檔案案管管理理制制度度建建設(shè)設(shè)1、編編寫寫制制度度時(shí)時(shí)，，以以下下因因素素不不能能少少：：文文件件名名稱稱、、版版次次、、編編制制時(shí)時(shí)間間、、制制作作部部門門、、頁(yè)頁(yè)碼碼/頁(yè)次次、、文文件件歸歸檔檔的的范范圍圍、、文文件件歸歸檔檔的的時(shí)時(shí)間間、、文文件件歸歸檔檔的的份份數(shù)數(shù)、、文文件件歸歸檔檔的的要要求求與與手手續(xù)續(xù)。。2、管管理理制制度度里里面面必必須須包包含含的的內(nèi)內(nèi)容容應(yīng)應(yīng)有有：：目目的的、、適適用用范范圍圍、、術(shù)術(shù)語(yǔ)語(yǔ)或或定定義義、、相相關(guān)關(guān)文文件件、、職職責(zé)責(zé)權(quán)權(quán)限限、、操操作作流流程程、、相相關(guān)關(guān)的的記記錄錄。。3、管管理理制制度度的的書書寫寫，，其其語(yǔ)語(yǔ)言言描描述述須須簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔潔、、清清楚楚、、易易懂懂、、全全面面，，且且無(wú)無(wú)歧歧意意。。4、細(xì)細(xì)節(jié)節(jié)方方面面的的要要求求也也應(yīng)應(yīng)規(guī)規(guī)定定。。比比如如，，紙紙張張大大小小、、格格式式、、字字體體、、編編碼碼裝裝訂訂位位置置等等。。15企業(yè)業(yè)檔檔案案的的收收集集渠渠道道本企企業(yè)業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)職職能能部部門門移移交交的的歸歸檔檔資資料料外單單位位轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓讓或或移移交交的的資資料料企業(yè)業(yè)人人員員非非職職務(wù)務(wù)活活動(dòng)動(dòng)中中形形成成檔檔案案的的寄寄存存、、捐捐贈(zèng)贈(zèng)或或轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓讓資資料料面向向社社會(huì)會(huì)收收集集、、征征集集的的相相關(guān)關(guān)材材料料。。16文件件材材料料的的形形成成與與歸歸檔檔歸檔檔文文件件材材料料的的范范圍圍1、上上級(jí)級(jí)來(lái)來(lái)文文2、本本單單位位制制發(fā)發(fā)的的文文件件3、下下屬屬單單位位來(lái)來(lái)文文各類類文文件件材材料料的的歸歸檔檔要要求求1、文文件件材材料料要要齊齊全全、、完完整整、、準(zhǔn)準(zhǔn)確確反反映映本本單單位位各各項(xiàng)項(xiàng)活活動(dòng)動(dòng)的的歷歷史史面面貌貌。。2、文文件件材材料料的的規(guī)規(guī)格格與與字字跡跡要要求求3、歸歸檔檔聲聲像像材材料料的的要要求求。。17文件件材材料料的的形形成成與與歸歸檔檔歸檔檔時(shí)時(shí)間間1、科科研研檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：成成果果鑒鑒定定后后三三個(gè)個(gè)月月內(nèi)內(nèi)歸歸檔檔。。2、設(shè)設(shè)備備檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：安安裝裝調(diào)調(diào)試試完完畢畢三三個(gè)個(gè)月月內(nèi)內(nèi)歸歸檔檔。。3、基基建建檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：各各施施工工承承包包單單位位應(yīng)應(yīng)在在項(xiàng)項(xiàng)目目實(shí)實(shí)體體完完成成后后三三個(gè)個(gè)月月內(nèi)內(nèi)將將項(xiàng)項(xiàng)目目文文件件向向建建設(shè)設(shè)單單位位移移交交歸歸檔檔。。4、會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：隔隔年年向向檔檔案案室室移移交交。。5、業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：由由動(dòng)動(dòng)態(tài)態(tài)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)靜靜態(tài)態(tài)后后移移交交。。6、其其他他檔檔案案歸歸檔檔時(shí)時(shí)間間：：活活動(dòng)動(dòng)結(jié)結(jié)束束后后歸歸檔檔。。18文書書檔檔案案案案卷卷格格式式案卷卷卷卷皮皮格格式式兩種種：：硬硬卷卷皮皮、、軟軟卷卷皮皮。。硬卷卷皮皮外外形形尺尺寸寸封面面尺尺寸寸規(guī)規(guī)格格采采用用300mm××220mm或280mm××210mm（長(zhǎng)長(zhǎng)×寬））封底底尺尺寸寸同同封封面面尺尺寸寸封底底三三邊邊（（上上、、下下、、翻翻口口處處））要要另另有有70mm寬的的折折疊疊紙紙舌舌。。卷卷脊脊可可根根據(jù)據(jù)需需要要分分別別設(shè)設(shè)以以10、15、20mm三種種厚厚度度。。用用于于成成卷卷裝裝訂訂的的卷卷皮皮，，上上、、下下側(cè)側(cè)裝裝訂訂處處要要各各有有20mm寬的的裝裝訂訂紙紙舌舌。。（（推推薦薦使使用用250g的牛牛皮皮紙紙制制作作案案卷卷硬硬卷卷皮皮））19案卷卷封封面面項(xiàng)項(xiàng)目目封面面項(xiàng)項(xiàng)目目包包括括：：全宗宗名名稱稱類目目名名稱稱案卷卷題題名名時(shí)間間內(nèi)容容提提要要保管管期期限限件頁(yè)數(shù)數(shù)歸檔檔號(hào)號(hào)各項(xiàng)項(xiàng)目目具具體體位位置置/尺寸寸20卷內(nèi)內(nèi)文文件件目目錄錄格格式式3.1目錄錄用用紙紙，，幅幅面面尺尺寸寸采采用用國(guó)國(guó)內(nèi)內(nèi)通通用用16開型型（（即即長(zhǎng)長(zhǎng)×寬為為260mm××185mm）或或國(guó)國(guó)際際標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)A4型（（即即長(zhǎng)長(zhǎng)×寬為為297mm××210mm）。。3.2頁(yè)邊邊與與文文字字區(qū)區(qū)尺尺寸寸卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄用用紙紙，，上上白白邊邊（（天天頭頭））寬寬20±±0.5mm卷內(nèi)目目錄用用紙，，下白白邊（（地腳腳）寬寬15±±0.5mm卷內(nèi)目目錄用用紙，，左白白邊（（訂口口）寬寬25±±0.5mm卷內(nèi)目目錄用用紙，，右白白邊（（翻口口）寬寬15±±0.5mm裝訂注注意事事項(xiàng)：：1、裝訂訂時(shí)文文件格格式須須一致致（如如打孔孔時(shí)會(huì)會(huì)把字字打掉掉）。。2、活頁(yè)頁(yè)文件件存放放時(shí)，，多于于2頁(yè)的文文件須須標(biāo)明明頁(yè)數(shù)數(shù)，以以防丟丟失。。3、不要要用鐵鐵制文文件夾夾；重重要文文件不不要訂訂，書書釘會(huì)會(huì)生銹銹。4、裝訂訂時(shí)不不要壓壓著字字體，，不然然可能能會(huì)有有腐蝕蝕損壞壞。5、卷內(nèi)內(nèi)文件件目錄錄須含含以下下項(xiàng)：：順序序號(hào)、、文件件號(hào)、、責(zé)任任者、、題名名、日日期、、頁(yè)號(hào)號(hào)、備備注。。21檔案如如何分分類管管理A、時(shí)間間分類類法：：1、年度度分類類法2、時(shí)期期分類類法。。B、來(lái)源源分類類：1、組織織機(jī)構(gòu)構(gòu)分類類法2、作者者分類類法3、通訊訊者分分類法法。C、內(nèi)容容分類類法：：1、技術(shù)術(shù)分類類法2、文書書分類類法3、媒體體分類類法D、形式式分類類法：：1、按文文件種種類分分類2、按載載體形形態(tài)分分類3、按形形狀規(guī)規(guī)格分分類。。分類的的一般般方法法有：：22編制檔檔案檢檢索工工具的的基本本要求求全，指指信息息存貯貯豐富富，資資料齊齊全準(zhǔn)，指指檢索索準(zhǔn)確確，無(wú)無(wú)歧意意或重重復(fù)快，指指迅速速，快快捷找找到所所需資資料便，指指檢索索要方方便，，不繁繁瑣23文書文文件歸歸檔的的整理理方法法與步步驟文件材材料的的分類類采用復(fù)復(fù)式分分類法法，主主要形形式為為：年度—問題（（機(jī)構(gòu)構(gòu)）--保管期期限（（=要求的的保存存期限限+1年）年度—保管期期限歸檔文文件保保管期期限的的界定定1、歸檔檔文件件的保保管期期限分分為：：永久久、長(zhǎng)長(zhǎng)期、、短期期。2、界定定原則則：A、反映映單位位主要要活動(dòng)動(dòng)，具具有長(zhǎng)長(zhǎng)遠(yuǎn)利利用價(jià)價(jià)值的的檔案案，列列為永永久保保管。。B、反映映單位位一般般性工工作活活動(dòng)，，在較較長(zhǎng)時(shí)時(shí)間內(nèi)內(nèi)具有有查考考利用用價(jià)值值地，，列為為長(zhǎng)期保保管。。C、凡是是在較較短時(shí)時(shí)間內(nèi)內(nèi)對(duì)本本機(jī)關(guān)關(guān)有查查考利利用價(jià)價(jià)值地地，列列為短短期保保管。。排列：：分年度度、分分保管管期限限、分分類別別。編號(hào)：：歸檔規(guī)規(guī)格及及填寫寫要求求；修修整與與裝訂訂。241、編制制歸檔檔文件件目錄錄，包包括：：件號(hào)號(hào)、責(zé)責(zé)任者者、檔檔號(hào)、、內(nèi)容容概要要、日日期、、頁(yè)數(shù)數(shù)、備備注等等。2、檔案案盒盒盒脊項(xiàng)項(xiàng)目填填表，，包括括：全全宗號(hào)號(hào)、年年度、、保存存期限限、機(jī)機(jī)構(gòu)、、起止止件號(hào)號(hào)、盒盒號(hào)等等。（（文件件夾均均需編編號(hào)，，然后后在文文件柜柜的檢檢索表表上只只體現(xiàn)現(xiàn)文件件夾的的編號(hào)號(hào)即可可）3、檔案案盒封封面填填寫。。4、備考考表填填寫。。備考考表必必須要要有，，檔案案如有有變更更，須須在備備考表表上作作好記記錄。。原稿稿文件件不能能丟，，蓋作作廢參參考章章保留留。文書文文件歸歸檔的的整理理方法法與步步驟25部分名名詞釋釋意和和說(shuō)明明：1、全宗宗名稱稱：即即立檔檔單位位名稱稱，全全稱或或簡(jiǎn)稱稱。2、類目目名稱稱：全全宗內(nèi)內(nèi)第一一級(jí)類類目，，機(jī)構(gòu)構(gòu)或問問題。。3、案卷卷題名名：即即該檔檔案的的主要要內(nèi)容容概括括。4、歸檔檔號(hào)：：文書書處理理部門門編制制的案案卷順順序號(hào)號(hào)。5、檔號(hào)號(hào)：機(jī)機(jī)關(guān)檔檔案室室統(tǒng)一一編制制，由由全宗宗號(hào)、、目錄錄號(hào)、、案卷卷號(hào)組組成。。全宗宗號(hào)由由檔案案館賦賦予；；目錄錄號(hào)是是案卷卷目錄錄的編編號(hào)；；案卷卷號(hào)是是案卷卷順序序編號(hào)號(hào)。6、裝訂訂前去去掉金金屬物物，對(duì)對(duì)存在在問題題的文文件，，做好好補(bǔ)齊齊頁(yè)面面、修修復(fù)、、折疊疊等工工作。。7、檔案案裝訂訂打孔孔時(shí)，，要在在一條條直線線上。。8、裝訂訂用財(cái)財(cái)務(wù)的的裝訂訂方式式，不不能用用鐵釘釘式地地，防防止腐腐蝕。。9、案卷卷排列列時(shí)，，一般般先按按保管管期限限，再再按機(jī)機(jī)構(gòu)或或問題題，具具體根根據(jù)分分類方方案。。10、購(gòu)買買時(shí)需需注意意，文文件夾夾和文文件柜柜要標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)；；檔案案室的的文件件夾最最好不不要超超過5種；排排排檔檔案之之間應(yīng)應(yīng)有30公分的的距離離，以以防潮潮。11、頂樓樓不可可放置置檔案案室；；地下下室不不能放放置檔檔案室室。26檔案保保管的的基本本要求求以防為為主，，防治治結(jié)合合加強(qiáng)重重點(diǎn)，，照顧顧一般般自力更更生，，勤儉儉節(jié)約約立足長(zhǎng)長(zhǎng)遠(yuǎn)，，保證證當(dāng)前前27溫濕度度控制制檔案庫(kù)庫(kù)房（（含膠膠片庫(kù)庫(kù)、磁磁帶庫(kù)庫(kù)）的的溫度度應(yīng)控控制在在14-24℃，有設(shè)設(shè)備的的庫(kù)房房日變變化幅幅度不不超過過±2℃℃；相對(duì)對(duì)濕度度應(yīng)控控制在在45-60%，有設(shè)設(shè)備的的庫(kù)房房日變變化幅幅度不不超過過±5%。保存母母片的的膠片片庫(kù)，，溫度度應(yīng)控控制在在13-15℃℃，相對(duì)對(duì)濕度度應(yīng)控控制在在35-45%。（超超過此此范圍圍，會(huì)會(huì)自然然氧化化，褪褪色掉掉了））各庫(kù)房房及庫(kù)庫(kù)外應(yīng)應(yīng)科學(xué)學(xué)地安安設(shè)溫溫濕度度記錄錄表，，潮濕濕地區(qū)區(qū)應(yīng)配配備除除濕機(jī)機(jī)；專專門庫(kù)庫(kù)房應(yīng)應(yīng)安裝裝空調(diào)調(diào)設(shè)備備。庫(kù)庫(kù)房?jī)?nèi)內(nèi)外溫溫濕度度應(yīng)定定時(shí)測(cè)測(cè)記，，一般般每天天兩次次，掌掌握溫溫濕度度變化化情況況，隨隨時(shí)予予以控控制調(diào)調(diào)節(jié)。。注意意積累累庫(kù)房房溫濕濕度變變化的的資料料，每每年進(jìn)進(jìn)行一一次綜綜合分分析，，以便便掌握握庫(kù)內(nèi)內(nèi)外溫溫濕度度變化化規(guī)律律，制制定綜綜合管管理計(jì)計(jì)劃。。空調(diào)、、除濕濕或增增濕設(shè)設(shè)備應(yīng)應(yīng)定期期檢修修、保保養(yǎng)。。溫濕濕度記記錄儀儀表應(yīng)應(yīng)按設(shè)設(shè)備要要求定定期校校驗(yàn)。。檔案柜柜架應(yīng)應(yīng)與墻墻壁保保持一一定距距離（（一般般柜背背與墻墻不小小于10cm，柜側(cè)側(cè)間距距不小小于60cm），成成行地地垂直直于有有窗的的墻面面擺設(shè)設(shè)，便便于通通風(fēng)降降濕。。（柜柜內(nèi)可可根據(jù)據(jù)需要要放置置一些些袋裝裝石灰灰粉，，用以以防潮潮、消消毒））新建庫(kù)房房竣工后后，應(yīng)經(jīng)經(jīng)6-12個(gè)月干燥燥后，方方可將檔檔案入庫(kù)庫(kù)。28蟲霉防治治與除塵塵檔案庫(kù)區(qū)區(qū)必須配配備適合合檔案用用的消防防器材，，如干粉粉滅火器器，并按按設(shè)備要要求定期期檢查、、更換。。安全使用用電器設(shè)設(shè)備，定定期檢查查電器線線路，庫(kù)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁禁明火裝裝置和使使用電爐爐及存放放易燃易易爆品。。檔案庫(kù)房房宜安裝裝火警及及防盜報(bào)報(bào)警裝置置，并有有切實(shí)可可行的防防盜措施施。定期防蟲蟲，可每每個(gè)季度度放置一一次衛(wèi)生生球。若文件發(fā)發(fā)霉，不不能曬，，以防破破碎。可可將其掃掃描、打打印、保保存。檔案室除除塵時(shí)需需注意：：晝量用用干燥的的抹布或或拖布，，不要用用含水太太多的濕濕拖布拖拖地和用用太濕的的抹布擦擦拭文件件柜，以以便防潮潮。檔案案室除塵塵最好使使用吸塵塵器。29照明管理理檔案庫(kù)房房宜選用用白熾燈燈作人工工照明光光源，照照度不要要超過100勒克斯。。如采用用熒光燈燈時(shí)，應(yīng)應(yīng)對(duì)紫外外線進(jìn)行行過濾。。檔案庫(kù)房房不宜采采用自然然光源，，有外窗窗時(shí)應(yīng)有有窗簾、、窗板等等遮陽(yáng)措措施。檔案在任任何情況況下均應(yīng)應(yīng)避免陽(yáng)陽(yáng)光直射射。因?yàn)闉闄n案紙紙是氯氣氣漂白地地，日曬曬后會(huì)變變黃易碎碎。30檔案保管管狀況檢檢查對(duì)庫(kù)藏檔檔案應(yīng)該該經(jīng)常進(jìn)進(jìn)行檢查查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題及及時(shí)報(bào)告告，并采采取措施施予以處處理。每年定期期對(duì)庫(kù)藏藏檔案進(jìn)進(jìn)行一次次抽檢檢檢查，比比例20%以內(nèi)即可可，掌握握檔案保保管情況況，為科科學(xué)地管管理積累累資料。。檔案管理理是最基基本地，，須有有有力的監(jiān)監(jiān)督機(jī)制制和有效效的監(jiān)督督才行。。監(jiān)督機(jī)機(jī)制必須須是長(zhǎng)期期地，看看得見地地，數(shù)字字化地，，且與績(jī)績(jī)效掛鉤鉤地。案卷的規(guī)規(guī)范化整整理與編編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號(hào)填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄存檔31科技文件件歸檔整整理科技文件件以卷為為整理單單位科研文件件按課題題組卷基建文件件按項(xiàng)目目組卷設(shè)備文件件按型號(hào)號(hào)組卷案卷質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)術(shù)檔案案案卷構(gòu)成成的一般般要求，，編號(hào)GB/T118922-2000。32科技文件件歸檔整整理科技文件件組卷的的原則及及要求1、原則：：組卷要要遵循科科技文件件材料形形成的規(guī)規(guī)律，保保持案卷卷內(nèi)科技技文件材材料的有有機(jī)聯(lián)系系，便于于檔案的的保管和和利用。。2、組卷要要求：--案卷內(nèi)科科技文件件材料的的內(nèi)容，，必須準(zhǔn)準(zhǔn)確反映映生產(chǎn)、、科研、、基建、、設(shè)備及及其管理理活動(dòng)的的真實(shí)情情況。--案卷內(nèi)的的科技文文件材料料，須齊齊全、完完整。--案卷內(nèi)科科技文件件材料的的載體和和書寫材材料應(yīng)符符合耐久久性要求求。不能能有熱敏敏紙、鉛鉛筆、圓圓珠筆、、紅墨水水、純藍(lán)藍(lán)墨水、、復(fù)寫紙紙等書寫寫的的字字跡。--案卷及卷卷內(nèi)文件件不重份份，同一一卷內(nèi)若若有不同同保管期期限的文文件，該該卷保管管期限從從長(zhǎng)。33項(xiàng)目文件件歸檔項(xiàng)目文件件的收集集項(xiàng)目文件件的形成成和積累累項(xiàng)目建設(shè)設(shè)各階段段文件的的收集及及其責(zé)任任項(xiàng)目竣工工文件的的編制項(xiàng)目文件件的整理理與歸檔檔項(xiàng)目檔的的整理與與移交34建設(shè)工程程文件歸歸檔整理理規(guī)范建設(shè)工程程項(xiàng)目立項(xiàng)文件件建設(shè)用地地、征地地、拆遷遷文件勘查、測(cè)測(cè)繪、設(shè)設(shè)計(jì)文件件招投標(biāo)文文件開工審批批文件監(jiān)理文件件施工文件件原材料、、成品、、半成品品、構(gòu)配配件、設(shè)設(shè)備出廠廠質(zhì)量合合格證及及試驗(yàn)報(bào)報(bào)告施工試驗(yàn)驗(yàn)記錄竣工圖竣工驗(yàn)收收文件35其他歸檔檔文件的的整理業(yè)務(wù)檔案案按問題分分類，以以卷為整整理單位位，采用用一事一一卷的方方法組卷卷。會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)核算材材料分類，以以冊(cè)、本為整整理單位，分分年度，編號(hào)號(hào)排列。詳見見《會(huì)計(jì)檔案管理理辦法》聲像檔案按載體--問題分類，以以盒、張為整整理單位。詳詳見《聲像檔案管理理辦法》。實(shí)物檔案按材料分類，，排列編號(hào)，，登記編目。。36電子檔案管理理主要內(nèi)容概述文件文件目錄文件的組織與與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件系統(tǒng)的其其他功能37概述文件系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)的原因1、用戶直接操操作和管理輔輔助性存儲(chǔ)器器上的信息，，繁瑣復(fù)雜，，易于出錯(cuò)錯(cuò)，可靠性差差。2、多道程序、、分時(shí)系統(tǒng)的的出現(xiàn)要求以以方便、可靠靠的方式共享享大容量輔助助存儲(chǔ)器。文件系統(tǒng)是操操作系統(tǒng)中負(fù)負(fù)責(zé)存取和管管理信息的模模塊，它用統(tǒng)統(tǒng)一的方式管管理用戶和系系統(tǒng)信息的存存儲(chǔ)、檢索、、更新、共享享和保護(hù)，并并為用戶提供供一整套方便便有效的文件件使用和操作作方法。文件系統(tǒng)的功功能1、文件的按名名存取（基本本功能）2、文件目錄地地建立和維護(hù)護(hù)（用于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)上述基本功功能）3、實(shí)現(xiàn)邏輯文文件到物理文文件的轉(zhuǎn)換（（核心內(nèi)容））4、文件存儲(chǔ)空空間的分配和和管理5、數(shù)據(jù)保密、、保護(hù)和共享享6、提供一組用用戶使用的操操作38文件一、文件文件是由文件件名字標(biāo)識(shí)的的，一組信息息的組合。二、實(shí)現(xiàn)按名名存取的文件件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)1、將用戶從復(fù)復(fù)雜的物理存存儲(chǔ)地址管理理中解放出來(lái)來(lái)2、可對(duì)文件提提供各種安全全、保密和保保護(hù)措施3、實(shí)現(xiàn)文件的的共享（同名名共享、異名名共享）三、邏輯文件件和物理文件件大概來(lái)說(shuō)，物物理文件是實(shí)實(shí)際存放數(shù)據(jù)據(jù)的文件，就就是在磁盤上上具體對(duì)應(yīng)的的文件，邏輯輯文件LF是物理文件的的一個(gè)視圖，，按定義的Key鍵值對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)進(jìn)行了排序。。也可以理解解成，在所有有Transact-SQL（存貯過程））語(yǔ)句中引用用文件時(shí)所使使用的名稱。。如果還不不好理解的話話，那么用數(shù)數(shù)據(jù)表來(lái)代表表物理文件，，邏輯文件就就是視圖。當(dāng)當(dāng)然實(shí)際上sql（結(jié)構(gòu)化查詢?cè)冋Z(yǔ)言）中用用的表也是物理數(shù)據(jù)加上上數(shù)據(jù)的邏輯輯結(jié)構(gòu)表示而而成的。39文件的命名各操作系統(tǒng)的的命名規(guī)則略略有不同，在在文件名字的的格式（如合合法字符集不不同、是否區(qū)區(qū)分大小寫等等）和長(zhǎng)度上上存在差異。。通常，文件名名字由文件名名和展名組成成，中間用““.”分隔。前者表表示文件內(nèi)容容，后者表示示文件特性。。通配符，“？？”和“*”兩種。。”?”代表任何一個(gè)個(gè)符合文件命命名要求的合合法字符；””*”代表表任何一個(gè)合合法的字符串串。文件名中一般般不要加特殊殊符號(hào)，因?yàn)闉榭赡軙?huì)使文文件變?yōu)閬y碼碼。（如果遇遇到文件變?yōu)闉閬y碼的情況況，可把該文文件的文件名名改為數(shù)字或或其它試一下下，也許能恢恢復(fù)。）Word文檔后面的““.doc””不要?jiǎng)樱驗(yàn)闉橛械碾娔X不不認(rèn)這個(gè)擴(kuò)展展名，如果去去掉，文檔就就變了。可把把擴(kuò)展名隱藏藏。40分件的分類按用途系統(tǒng)文件、庫(kù)庫(kù)文件、用戶戶文件等按保護(hù)級(jí)別只讀文件、讀讀寫文件、不不保護(hù)文件等等按信息流向輸入文件、輸輸出文件、輸輸入/輸出文件按存放時(shí)限臨時(shí)文件、永永久文件、檔檔案文件按存放設(shè)備類類型磁盤文件、磁磁帶文件、軟軟盤文件41文件的屬性用于文件的管管理控制和安安全保護(hù)分為：1、基本屬性：：文件名、所所有者、授權(quán)權(quán)者、長(zhǎng)度等等2、類型屬性：：普通文件、、目錄文件、、系統(tǒng)文件、、隱式文件、、設(shè)備文件等等3、保護(hù)屬性：：讀、寫、可可執(zhí)行、可更更新、可刪除除、可改變保保護(hù)、歸檔等等4、管理屬性：：創(chuàng)建時(shí)間、、最后存取時(shí)時(shí)間、最后修修改時(shí)間等42文件的存取方方法和使用一、文件的存存取方法順序存取：按按記錄順序進(jìn)進(jìn)行讀/寫操作的存取取方法。可分分為：固定長(zhǎng)長(zhǎng)度記錄，可可變長(zhǎng)度記錄錄。直接存取：以以任意次序（（隨機(jī)）直接接讀取某個(gè)記記錄索引存取：是是基于索引文文件的存取方方法。（實(shí)際際系統(tǒng)中，大大多采用多級(jí)級(jí)索引，以加加速記錄的查查找過程。））二、文件的使使用兩類接口1、操作或控制制臺(tái)命令，如如dos命令、dir、cd等2、系統(tǒng)調(diào)用（（API），如open、write等，功能包括括：建立文件件、打開文件件、讀/寫文件、文件件控制、關(guān)閉閉文件、撤消消文件等。43文件目錄文件目錄1、是文件系統(tǒng)統(tǒng)建立和維護(hù)護(hù)的關(guān)于系統(tǒng)統(tǒng)的所有文件件的清單，每每個(gè)目錄項(xiàng)對(duì)對(duì)應(yīng)一個(gè)文件件的信息描述述，該目錄項(xiàng)項(xiàng)又稱為文件件控制塊（FCB）。2、目錄信息也也以文件的形形式存放，稱稱為目錄文件件。文件控制塊的的基本內(nèi)容1、文件存取控控制信息，如如文件名、用用戶名、文件件主存取權(quán)限限等2、文件結(jié)構(gòu)信信息，文件邏邏輯結(jié)構(gòu)、文文件的物理結(jié)結(jié)構(gòu)等3、文件使用信信息，已打開開該文件的進(jìn)進(jìn)程數(shù)、文件件的修改情況況等4、文件管理信信息，文件建建立日期、文文件訪問日期期等文件目錄的分分層要求：文件檔案的目目錄最好不要要超過5層，超過5層后，不好檢檢索。其結(jié)構(gòu)構(gòu)最好同紙檔檔案架構(gòu)一致致。44文件目錄如何實(shí)現(xiàn)按名名存取當(dāng)用戶要求存存取某個(gè)文件件時(shí)，系統(tǒng)查查找目錄文件件，獲得對(duì)應(yīng)應(yīng)的目錄。在文件目錄中中，根據(jù)用戶戶給定的文件件名，尋找到到對(duì)應(yīng)該文件件的文件控制制塊（文件目目錄項(xiàng)）。通過文件控制制塊所記錄的的該文件的相相關(guān)信息（如如，文件信息息存放的相對(duì)對(duì)位置，或文文件信息首塊塊的物理位置置），依次存存取該文件的的內(nèi)容。45文件目錄結(jié)構(gòu)構(gòu)1、一級(jí)目錄：：一級(jí)目錄為為主文件目錄錄，用于管理理所有用戶文文件。缺點(diǎn)：1）、重名問題題（當(dāng)多用戶戶共享一個(gè)目目錄時(shí)）2）、難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)文件共享（（異名共享問問題）2、二級(jí)目錄：：為用戶的文文件目錄，用用于管理每個(gè)個(gè)用戶下的文文件。3、樹形目錄結(jié)結(jié)構(gòu)：二級(jí)目目錄結(jié)構(gòu)推廣廣成多級(jí)目錄錄結(jié)構(gòu)。該結(jié)結(jié)構(gòu)像一倒置置的有根樹，，從根向下，，每個(gè)樹枝都都是一個(gè)子目目錄，而樹葉葉就是文件。。所以又稱樹樹形目錄結(jié)構(gòu)構(gòu)。4、樹形目錄結(jié)結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：：1）、較好地反反映現(xiàn)實(shí)世界界數(shù)據(jù)集合之之前的層次關(guān)關(guān)系2）、不同文件件可以重名，，只要不在同同一個(gè)目錄中中3）、容易以目目錄為單位進(jìn)進(jìn)行文件的保保護(hù)、保密和和共享5、文件的全名名，應(yīng)該從根根目錄開始，，到該文件名名為止，目錄錄路徑+文件名。46文件組織與數(shù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與文件組織和和存儲(chǔ)相關(guān)的的概念1、卷：是物理理存儲(chǔ)介質(zhì)的的單位，如一一盤磁帶、一一張光盤等。。對(duì)于存儲(chǔ)介介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)設(shè)備可分離的存儲(chǔ)器，，物理卷和物物理設(shè)備不總總是一致。2、塊：存儲(chǔ)介介質(zhì)上連續(xù)信信息所組成的的一個(gè)區(qū)域，，也叫物理記記錄，是主存存儲(chǔ)器與輔助助存儲(chǔ)器進(jìn)行信息交換換的單位。3、邏輯記錄：：文件中按信信息在邏輯上上的獨(dú)立含義義劃分的一種種信息單位。。應(yīng)用程序處處理的單位。4、存儲(chǔ)記錄，，指附加了操操作系統(tǒng)控制制信息的邏輯輯記錄。文件件管理程序處處理的單位。。文件的邏輯結(jié)結(jié)構(gòu)1、從用戶的角角度出發(fā)，在在用戶概念中中抽象信息的的組織方式，，以及用戶可可見并可處理理的數(shù)據(jù)集合。2、文件按邏輯輯結(jié)構(gòu)分為兩兩種形式1）、流式文件件：指文件內(nèi)內(nèi)的數(shù)據(jù)不再再組成記錄，，只是依次的的一串信息集集合。數(shù)據(jù)不不會(huì)再生。（無(wú)結(jié)結(jié)構(gòu)）2）、記錄式文文件：是一種種有結(jié)構(gòu)的文文件，包含若若干邏輯記錄錄。注：邏輯記錄錄是文件中按按信息在邏輯輯上的獨(dú)立含含意劃分的一一個(gè)信息單位位47文件的物理結(jié)結(jié)構(gòu)：邏輯文文件在物理存存儲(chǔ)空間中的的存放方法和和組織關(guān)系。。1、文件的存儲(chǔ)儲(chǔ)結(jié)構(gòu)涉及：：塊（物理記記錄）的劃分分、記錄的排排列、索引的的組織、信息的的搜索。2、常見的構(gòu)造造物理結(jié)構(gòu)的的方法有：*計(jì)算法法：設(shè)計(jì)映射射算法，如線線性計(jì)算法、、雜湊法將邏邏輯地址（記記錄鍵）轉(zhuǎn)換成對(duì)對(duì)應(yīng)的物理地地址。*指針法法：設(shè)置專門門的指針，指指明相應(yīng)記錄錄的物理地址址，或表達(dá)各各記錄間的關(guān)聯(lián)關(guān)系系。3、幾種常見的的文件物理結(jié)結(jié)構(gòu)：順序文件，連連續(xù)存儲(chǔ)；連接文件直接文件非非連續(xù)存儲(chǔ)索引文件文件組織與數(shù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)48文件的組織與與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)順序文件：緊湊順序文件件，邏輯記錄錄連續(xù)存儲(chǔ)在在有儲(chǔ)介質(zhì)的的相鄰物理塊塊上。幾種順序文件件的變種：擴(kuò)擴(kuò)展順序文件件、連接順序序文件、劃分分順序文件。。連接文件：使用連接字或或指針來(lái)表示示文件中各記記錄之間的串串聯(lián)關(guān)系，又又稱串連文件件。特點(diǎn)：邏輯記記錄順序獨(dú)立立于物理記錄錄順序，增、、刪、改方便便，但性能較較低。直接文件：：在記錄的關(guān)關(guān)鍵字與其其存儲(chǔ)的物物理地址之之間建立某某種對(duì)應(yīng)關(guān)關(guān)系（通常常采用散列列函數(shù)），，又稱散列列文件。關(guān)健問題：：對(duì)應(yīng)關(guān)系系的沖突問問題。直接散列法法：將記錄錄鍵作為記記錄的存取取地址。索引文件：：系統(tǒng)為每個(gè)個(gè)文件建立立一張索引引表，每個(gè)個(gè)表目標(biāo)包包含一個(gè)記記錄鍵（或或邏輯記錄錄號(hào)）及其其對(duì)應(yīng)的存存儲(chǔ)地址。。索引可分為為：稠密型型索引、稀稀疏型索引引。文件目錄項(xiàng)記錄1記錄2…….……記錄N塊塊塊地址關(guān)健字或邏邏輯記錄號(hào)號(hào)49文件系統(tǒng)的的其他功能能文件卷的安安裝和使用用1、文件卷，，又稱文件件子系統(tǒng)，，存放文件件和目錄信信息，也存存放文件屬屬性、空閑閑區(qū)域信息息。通常，，存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)的物理單單位為一個(gè)個(gè)卷。（硬硬盤的一個(gè)個(gè)分區(qū)為一一個(gè)卷）2、Windows/Dos系統(tǒng)中，不不需用戶顯顯示地進(jìn)行行文件卷安安裝操作。。3、Unix/Linux系統(tǒng)中，每每個(gè)文件卷卷需要安裝裝才能使用用。文件系系統(tǒng)可分為為基本文件件系統(tǒng)和可可裝卸的子子文件系統(tǒng)統(tǒng)兩部分。。（mount操作）文件共享1、文件共享享是指不同同用戶（進(jìn)進(jìn)程）間共共同使用同同一個(gè)文件件。2、文件共享享還可以節(jié)節(jié)省大量的的外存空間間，有效減減少文件復(fù)復(fù)制而增加加的訪問外外存次數(shù)。。3、UNIX系統(tǒng)中常見見的共享文文件方式：：靜態(tài)共享享、動(dòng)態(tài)共共享、符號(hào)號(hào)連接共享享。50文件系統(tǒng)的的其它功能能一、輔存空空間管理：：1、輔存空間間常見的分分配方法1）、連續(xù)分分配，文件件被存放在在輔存空間間的連續(xù)存存儲(chǔ)區(qū)。2）、非連續(xù)續(xù)分配：按按塊（扇區(qū)區(qū)）為單位位非連續(xù)分分配；按簇簇為單位的的非連續(xù)分分配。2、文件存儲(chǔ)儲(chǔ)空間管理理方法：位位示圖、空空閑區(qū)表、、空閑塊鏈鏈、成組空空閑塊鏈。。二、虛擬文文件系統(tǒng)：：1、目標(biāo)：同時(shí)支持多多種文件系系統(tǒng)系統(tǒng)中可安安裝多個(gè)文文件系統(tǒng)為用戶提供供一致的接接口提供網(wǎng)絡(luò)共共享文件支支持可擴(kuò)充新的的文件系統(tǒng)統(tǒng)2、基本思路路：1）、對(duì)多個(gè)個(gè)文件系統(tǒng)統(tǒng)的共同特特征進(jìn)行抽抽象組合，，形成一個(gè)個(gè)與具體文文件系統(tǒng)無(wú)無(wú)關(guān)的虛擬擬層，并在此此層上定義義對(duì)用戶的的一致性接接口。2）、在文件件系統(tǒng)具本本實(shí)現(xiàn)層，，使用類似似開關(guān)的技技術(shù)進(jìn)行文文件系統(tǒng)的的轉(zhuǎn)接。51保管要求歸檔電子文文件的保管管除應(yīng)符合合紙質(zhì)檔案案的要求外外，還應(yīng)符符合下列條條件1、歸檔載體體應(yīng)作防寫寫處理。避避免擦、劃劃及觸摸記記錄涂層。。2、單片載體體應(yīng)裝盒，，豎立存放放，且避免免擠壓。3、存放時(shí)應(yīng)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁磁場(chǎng)、強(qiáng)熱熱源、并與與有害氣體體隔離。4、環(huán)境溫度度17～20℃；相對(duì)濕度度35～45%。5、磁性載體體每滿2年，光盤每每滿4年進(jìn)行一次次抽樣機(jī)讀讀檢驗(yàn)，抽抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問問題應(yīng)及時(shí)時(shí)采取恢復(fù)復(fù)措施。6、對(duì)磁性載載體上的歸歸檔電子文文件，應(yīng)每每4年一次。原原載體同時(shí)時(shí)保留時(shí)間不少于4年。7、光盤擦拭拭時(shí)，應(yīng)用用專業(yè)的擦擦拭工具。。如麂皮。。8、移動(dòng)硬盤盤存放時(shí)，，須把數(shù)據(jù)據(jù)線拔掉，，把插口粘粘起，用防防靜電的袋袋子裝起來(lái)。。（也可用用自封口塑塑料袋）52照片片檔檔案案的的保保管管底片片袋袋：：應(yīng)應(yīng)使使用用表表面面略略微微粗粗糙糙和和無(wú)無(wú)光光澤澤的的中中性性偏偏堿堿性性紙紙質(zhì)質(zhì)材材料料制制作作，，其其pH值應(yīng)應(yīng)在在7.2-9.5之間間，，α-纖維維素素含含量量應(yīng)應(yīng)高高于于87%。底片片袋袋子子應(yīng)應(yīng)使使用用中中性性膠膠粘粘劑劑，，接接縫縫應(yīng)應(yīng)在在袋袋邊邊。。底片片冊(cè)冊(cè)、、照照片片冊(cè)冊(cè)：：所所有有封封面面、、封封底底、、芯芯頁(yè)頁(yè)均均應(yīng)應(yīng)采采用用中中性性偏偏堿堿性性紙紙質(zhì)質(zhì)材材料料制制作作，，其其pH值應(yīng)應(yīng)在在7.2-9.5之間間，，化化學(xué)學(xué)性性能能穩(wěn)穩(wěn)定定，，且且不不易易產(chǎn)產(chǎn)生生碎碎屑屑或或脫脫落落的的纖纖維維。。底片片、、照照片片應(yīng)應(yīng)在在能能關(guān)關(guān)閉閉的的裝裝具具中中保保存存，，如如存存儲(chǔ)儲(chǔ)柜柜、、抽抽屜屜、、有有門門的的書書架架或或文文件件架架等等。。儲(chǔ)存存柜柜應(yīng)應(yīng)采采用用不不可可燃燃、、耐耐腐腐蝕蝕的的材材料料，，避避免免使使用用木木制制及及類類似似材材料料。。木木制制材材料料易易燃燃燒燒、、易易腐腐蝕蝕，，還還可可能能揮揮發(fā)發(fā)出出某某些些有有害害氣氣體體，，促促使使底底片片、、照照片片老老化化或或褪褪色色。。儲(chǔ)儲(chǔ)存存柜柜架架的的噴噴涂涂用用料料應(yīng)應(yīng)穩(wěn)穩(wěn)定定耐耐用用，，且且對(duì)對(duì)儲(chǔ)儲(chǔ)存存的的底底片片、、照照片片無(wú)無(wú)有有害害影影響響。。照片片放放置置時(shí)時(shí)，，不不能能面面對(duì)對(duì)面面或或背背對(duì)對(duì)背背，，以以防防粘粘滯滯損損壞壞。。對(duì)儲(chǔ)儲(chǔ)存存柜柜架架進(jìn)進(jìn)行行排排列列時(shí)時(shí)，，應(yīng)應(yīng)保保證證空空氣氣能能在在其其內(nèi)內(nèi)部部循循環(huán)環(huán)流流通通。。53磁性性載載體體檔檔案案的的管管理理與與保保護(hù)護(hù)磁性性載載體體文文件件系系指指磁磁性性材材料料（（如如計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)磁磁帶帶、、軟軟磁磁盤盤、、錄錄像像帶帶、、錄錄音音帶帶））為