檔案管理標準綜合管理部2015年7月檔案管理標準綜合管理部1檔案管理標準1范圍

本標準規定了公司綜合檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔；檔案的統計、鑒定和銷毀；檔案的利用和借閱；各類檔案的歸檔范圍、保管期限和密級等檔案管理的全過程。

本標準適用于公司各部門和全體員工，同時適用外單位借閱公司檔案人員。檔案管理標準1范圍2檔案管理標準管理職能公司綜合檔案的歸檔原則公司綜合檔案的歸檔范圍及保管期限公司檔案的歸檔要求歸檔時間檔案管理標準管理職能3一、管理職能

1、公司檔案工作必須實行集中統一管理，并按規定提供利用。對應當立卷歸檔的材料，必須按照公司檔案管理的規定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和個人不得以任何借口將工作活動中形成的應歸檔的材料占為己有。2、檔案管理工作在公司領導和部門主管的領導下開展，檔案管理業務上接受華電集團公司檔案主管部門的指導、監督和檢查，同時還接受自治區檔案局的執法監督檢查。3、各部門領導同時也是本部門檔案分管領導，執行國家和上級檔案管理的法律、法規，落實本公司檔案管理標準和規定，領導本部門兼職檔案員搞好本部門形成的文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作，按期完成公司下達的檔案歸檔任務，完成年度檔案工作計劃中涉及本專業、本部門的任務。4、各部門必須設置兼職檔案員，兼職檔案員負責本部門在各項管理工作中形成的文件材料的積累、整理、歸檔的具體工作。一、管理職能1、公司檔案工作必須實4二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設、改建、擴建、生產、科研、技改、經營、行政管理、黨群工作、外事活動、生活后勤等活動中形成的具有查考、保存、利用價值的文件材料，包括文件、合同、圖紙、說明書、報表、憑證、膠片、照片、錄音、錄象磁帶、電子文件和獲獎證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等記錄和反映本單位生產經營活動的重要史料和證據，按照文件歸檔程序，在文件辦理完畢后，必須由業務負責部門收集、系統整理、立卷后，按檔案歸檔時間及要求定期向檔案室歸檔并移交檔案室進行集中統一管理，不得由承辦單位或個人分散保存，任何個人不得據為己有。其中人事檔案保存在財務資產部管理。二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設、改建、擴建、生產、5二、綜合檔案的歸檔原則2、外購設備（固定資產）的開箱資料歸檔，在開箱前必須通知本部門兼職檔案人員，在設備管理部人員、設備使用部門技術人員、檔案人員全部到場后方能開箱，否則發生文件材料丟失、損壞或留在個人手中，均由設備管理人員負責。并視情節輕重追究有關部門領導和當事人的責任。二、綜合檔案的歸檔原則2、外購設備（固定資產）的開箱資料歸6二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產技術工作的科研成果簽定、技改及合理化建議項目評獎、基建工程竣工驗收等必須有檔案人員參加，并根據科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發現科技文件材料不完整、不準確、不系統、不符合檔案管理要求，檔案人員通知有關部門限期改正，如不執行的，按有關經濟責任制考核。二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產技術工作的科研成果簽定、7二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、管理、經營、科研、基建等項活動的工作計劃，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔8三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限

歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍3、文書檔案0-5大類歸檔范圍表4、6-9大類歸檔范圍表三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限歸檔范圍9歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

上級領導視察本公司工作或從事其它有關部門活動所形成的聲像材料：照片、錄像帶、錄音磁帶等。

本公司職工因公外出參加會議，收集獲得各種特種材料：磁盤、光盤或載體的文體材料。

反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像材料、電子文件。

本公司召開的重要會議（如黨代會、職代會、團代會、先進表彰會等）和重大公務活動、重大紀念慶祝活動中形成的聲像、電子文件材料。

本公司組織和參加的外事活動中形成的聲像、電子文件材料。

本公司榮獲上級機關授予的先進集體或個人的獎狀、獎杯、獎旗、證書等榮譽稱號的聲像材料、實物。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍10歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

本公司在生產過程、經營管理等重大事件中形成的聲像、電子文件材料。

反映重大基建工程原貌、工程建設過程、竣工落成典禮等活動中形成的聲像材料。

反映本公司水電站站容站貌、公司形象、歷史變遷的聲像資料、電子文件。

本公司在各種宣傳、教育培訓工作、工會、團委工作等活動中形成的聲像資料。

與以紙質為載體的檔案有密切聯系的特種載體材料，如：科技檔案中的計算機控制系統軟件（磁盤、光盤），各生產部門現場使用的控制軟件（備份）、各類統計報表、運行日志、值長日志、設定值的軟盤、底片和照片等。

模范人物在生產、技術或重要活動中形成的聲像材料。

本公司發生重大事故、設備事故、人身事故、質量事故、火災事故及重大事件的現場照片、底片、錄像帶等材料。

重要的生產過程及操作、檢修、安裝、調試、試驗形成的聲像材料。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍11歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍

電子文件歸檔范圍按照國家和本單位關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍12文書檔案

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0-5大類歸檔范圍表35水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）36水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）37水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）38水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）39水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需（運行維護部移交）7大類為：科學技術研究8大類為：基本建設9大類為：設備儀器水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需40保管期限

公司綜合檔案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三種。永久為保管五十年以上；其中會計檔案的保管期限參照國家有關規定。本公司檔案保管期限確定的原則為準：

凡是屬于方針政策性，記述和反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的生產、管理有長遠利用價值的，長期利用的檔案，列為永久保管。

凡是屬于業務性、一般工作活動形成的，在相當長時間內對本公司工作有查考和利用價值的檔案，列為30年保管。

凡是屬于事務性、臨時性的活動形成的，在較短時間內對本公司工作有查考和利用價值的檔案及各種文件材料，列為10年期保管。

特種檔案的保管期限與相對應或相關內容的紙質載體檔案相同。

列入長期保管的設備文件材料，實際保管期限不得短于該項目設備的實際壽命。

公司檔案的歸檔范圍及保管期限詳見《水電公司檔案分類表》。

電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家和本單位關于紙質文件材料保管期限和密級的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。保管期限公司綜合檔案的保管期限分41三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項管理工作中形成的屬歸檔范圍內的應歸檔文件材料，由各部門負責人指定有關兼職檔案人員負責積累、整理，定期移交檔案室歸檔，并根據各類檔案歸檔范圍進行立卷。

歸檔的文件材料必須齊全、準確、完整、系統，并能準確地反映本公司生產、經營、基建、科研等各項活動中的真實內容和歷史過程。有印本及附件的文件材料應將正本與底稿一并歸檔。有審批性的文件請示和批復一起歸檔。

書寫材料要求規格統一，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保管。簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍黑墨水；打印材料必須使用激光打印機打印。

文件材料歸檔份數一般為一式二份，并保證一份是原件（底圖可以移交一份）。經濟合同、各類報表、會議記錄必需是正本或原稿歸檔。

歸檔的文件材料在向檔案室移交時必須辦理移交手續，雙方根據實物填寫移交和接收清單，一式二份，經清點無誤后雙方在移交者和接收者處簽名，清單由雙方各自保存一份備查。三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項管理工作中形42三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資料，必須圖像清晰、聲音清楚、文字說明齊全。其中，照片檔案的照片與底片應相符。凡是歸檔的光盤、磁盤等為載體的電子文件，必須由形成部門編寫必要的文字說明：軟件名稱和內容說明、相應的計算機硬件平臺和應用軟件環境條件說明、形成的時間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯系的其它載體檔案說明等。歸檔的特種檔案材料必須是可讀文件，必須能在有關規定的設備上演示或檢測，運轉正常，無病毒、無劃損、清潔，確保文件的完整性和所記載內容的準確性。歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件。聲像資料、電子文件材料整理歸檔時，應填寫移交清單按規定向檔案室歸檔。移交清單交接雙方各備一份。各有關部門應把特種檔案材料的收集、整理、歸檔工作納入本部門的工作職責，由專人負責及時歸檔，任何部門和個人不得拒為己有。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資43三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說明的編寫要求：a.磁盤、光盤需簡要說明：盤中存儲文件的內容、運行的軟、硬件環境、版本號、密碼等。b.錄像帶應簡要說明：該片的內容、制式、語別、規格、帶長（放映時間）、形成日期和密級等。c.錄音磁帶需簡要說明：講話內容、講話人的姓名和職務、講話的背景時間、錄制日期、密級、講話時間等。d.編寫照片的文字說明包括六要素，即：事由、時間、地點、人物、形成的條件（背景）、作者,照片的文字說明e.底片的文字說明：底片分負片和反轉片兩種。負片與照片內容對應，編上底片號，翻拍的用字母“F”標注，不需另寫文字說明。反轉片要同照片一樣編寫文字說明，書寫在插袋式的芯頁上。錦旗、獎狀、獎杯等榮譽實物檔案文字說明：獲獎者、獲獎項目、主要事跡、獲獎時間、獲獎級別等。不符合歸檔要求的材料應退回重新整理。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說44三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員在電子文件辦理完畢后應即時對電子文件進行邏輯歸檔，每月把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行歸檔，并按檔案管理的要求進行登記和交接。歸檔電子文件應按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，歸檔電子文件應逐件編目。檔案管理部門應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試。歸檔時應對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質文件核對內容、簽章，審核與電子文件相關的收發登記表、著錄條目等，確認電子文件及相關信息和軟件無缺損且未被正常改動，電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。凡沒有紙質拷貝的歸檔電子文件，必須制成紙質文件與原電子文件一同歸檔，并使兩者建立互聯。辦公自動化系統、生產管理系統、財務管理系統、物資管理系統中產生的電子文件，應采取嚴格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員45四、歸檔時間0-5大類檔案，即黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資類文件材料，由相關各職能部門兼職檔案員負責收集、系統整理、歸檔，并于次年3月底前移交檔案室。本單位制定和上級機關頒發的規章制度、工作標準、管理標準、技術標準、運行規程、檢修規程、專題報告等應在印刷后二周內歸檔。值長運行調度日志、運行監督記錄、典型運行日志（每月5日、15日、25日、運行記錄事故前后），制作成光盤，于次年三月底前移交檔案室歸檔。運行維護部將6至9大類分類表中與生產運行維護相關的歸檔范圍相關的歸檔材料打印成紙質文件后于次年三月底前移交檔案室歸檔。試驗、建筑物監督觀測記錄等文件材料由運行維護部負責，每年歸檔一次，于次年3月底前向檔案室歸檔。科研項目、技術改造項目完成后，從科研到竣工階段到鑒定階段所形成的文件材料、圖紙等，應于竣工驗收或項目鑒定后一個月內向檔案室移交完畢。四、歸檔時間0-5大類檔案，即黨群工作、行政管理、經營管46四、歸檔時間基建工程項目（包括改建、擴建和小型基建項目）竣工后，竣工文件材料的移交與工程竣工驗收同步進行，有關竣工文件及竣工圖須經工程監理負責審查驗收，確認文件材料齊全、完整、準確后才能歸檔，并于工程竣工驗收后一個半月內檔案室移交完畢。如有特殊情況，可將移交時間延長到交付使用后三個月。整理不合格的單位檔案室有權不予接收。檔案部門驗收合格后，計劃部門方能予以結算。基建期間設備開箱資料由工程部負責協調、監督設備代辦單位在設備開箱后及時將設備隨機裝箱單、合格證、說明書、圖紙、試驗報告等技術文件移交檔案室。四、歸檔時間基建工程項目（包括改建、擴建和小型基建項目）竣工47四、歸檔時間設備試驗和各種監督材料，在形成后一個月內歸檔。機組大修及擴大性小修后所形成的各專業檢修文件包在檢修結束后一個月內向檔案室移交，并辦理審核、移交手續。設備改造、新設備安裝形成的有關技術文件材料和竣工圖，應于設備投入運行后一個月內向檔案室移交完畢。所有購置的5萬元以上設備儀器到貨后，由設備管理人、設備使用部門及檔案室參加設備開箱，共同檢查驗收有關技術材料并及時歸檔。每年形成的會計檔案，由財務部保存一年，第二年三月底前移交檔案室。聲像檔案即各項職能活動中形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤等聲像材料，按聲像檔案六要素及時系統說明整理，一般要求活動結束后一個月內，由形成部門向檔案室移交。對工程、科研項目形成的聲像檔案可在項目結束后三個月以內歸檔。錦旗、獎狀、獎杯等榮譽實物檔案在一個月內歸檔。四、歸檔時間設備試驗和各種監督材料，在形成后一個月內歸檔。48具體細則請查看公司《 檔案管理標準》Q/SSD-1-ZHGL-06-2015（完）謝謝！具體細則請查看公司《 檔案管理標準》Q/SSD-1-ZHGL49演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！50檔案管理標準綜合管理部2015年7月檔案管理標準綜合管理部51檔案管理標準1范圍

本標準規定了公司綜合檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔；檔案的統計、鑒定和銷毀；檔案的利用和借閱；各類檔案的歸檔范圍、保管期限和密級等檔案管理的全過程。

本標準適用于公司各部門和全體員工，同時適用外單位借閱公司檔案人員。檔案管理標準1范圍52檔案管理標準管理職能公司綜合檔案的歸檔原則公司綜合檔案的歸檔范圍及保管期限公司檔案的歸檔要求歸檔時間檔案管理標準管理職能53一、管理職能

1、公司檔案工作必須實行集中統一管理，并按規定提供利用。對應當立卷歸檔的材料，必須按照公司檔案管理的規定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和個人不得以任何借口將工作活動中形成的應歸檔的材料占為己有。2、檔案管理工作在公司領導和部門主管的領導下開展，檔案管理業務上接受華電集團公司檔案主管部門的指導、監督和檢查，同時還接受自治區檔案局的執法監督檢查。3、各部門領導同時也是本部門檔案分管領導，執行國家和上級檔案管理的法律、法規，落實本公司檔案管理標準和規定，領導本部門兼職檔案員搞好本部門形成的文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作，按期完成公司下達的檔案歸檔任務，完成年度檔案工作計劃中涉及本專業、本部門的任務。4、各部門必須設置兼職檔案員，兼職檔案員負責本部門在各項管理工作中形成的文件材料的積累、整理、歸檔的具體工作。一、管理職能1、公司檔案工作必須實54二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設、改建、擴建、生產、科研、技改、經營、行政管理、黨群工作、外事活動、生活后勤等活動中形成的具有查考、保存、利用價值的文件材料，包括文件、合同、圖紙、說明書、報表、憑證、膠片、照片、錄音、錄象磁帶、電子文件和獲獎證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等記錄和反映本單位生產經營活動的重要史料和證據，按照文件歸檔程序，在文件辦理完畢后，必須由業務負責部門收集、系統整理、立卷后，按檔案歸檔時間及要求定期向檔案室歸檔并移交檔案室進行集中統一管理，不得由承辦單位或個人分散保存，任何個人不得據為己有。其中人事檔案保存在財務資產部管理。二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設、改建、擴建、生產、55二、綜合檔案的歸檔原則2、外購設備（固定資產）的開箱資料歸檔，在開箱前必須通知本部門兼職檔案人員，在設備管理部人員、設備使用部門技術人員、檔案人員全部到場后方能開箱，否則發生文件材料丟失、損壞或留在個人手中，均由設備管理人員負責。并視情節輕重追究有關部門領導和當事人的責任。二、綜合檔案的歸檔原則2、外購設備（固定資產）的開箱資料歸56二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產技術工作的科研成果簽定、技改及合理化建議項目評獎、基建工程竣工驗收等必須有檔案人員參加，并根據科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發現科技文件材料不完整、不準確、不系統、不符合檔案管理要求，檔案人員通知有關部門限期改正，如不執行的，按有關經濟責任制考核。二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產技術工作的科研成果簽定、57二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、管理、經營、科研、基建等項活動的工作計劃，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔58三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限

歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍3、文書檔案0-5大類歸檔范圍表4、6-9大類歸檔范圍表三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限歸檔范圍59歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

上級領導視察本公司工作或從事其它有關部門活動所形成的聲像材料：照片、錄像帶、錄音磁帶等。

本公司職工因公外出參加會議，收集獲得各種特種材料：磁盤、光盤或載體的文體材料。

反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像材料、電子文件。

本公司召開的重要會議（如黨代會、職代會、團代會、先進表彰會等）和重大公務活動、重大紀念慶祝活動中形成的聲像、電子文件材料。

本公司組織和參加的外事活動中形成的聲像、電子文件材料。

本公司榮獲上級機關授予的先進集體或個人的獎狀、獎杯、獎旗、證書等榮譽稱號的聲像材料、實物。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍60歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

本公司在生產過程、經營管理等重大事件中形成的聲像、電子文件材料。

反映重大基建工程原貌、工程建設過程、竣工落成典禮等活動中形成的聲像材料。

反映本公司水電站站容站貌、公司形象、歷史變遷的聲像資料、電子文件。

本公司在各種宣傳、教育培訓工作、工會、團委工作等活動中形成的聲像資料。

與以紙質為載體的檔案有密切聯系的特種載體材料，如：科技檔案中的計算機控制系統軟件（磁盤、光盤），各生產部門現場使用的控制軟件（備份）、各類統計報表、運行日志、值長日志、設定值的軟盤、底片和照片等。

模范人物在生產、技術或重要活動中形成的聲像材料。

本公司發生重大事故、設備事故、人身事故、質量事故、火災事故及重大事件的現場照片、底片、錄像帶等材料。

重要的生產過程及操作、檢修、安裝、調試、試驗形成的聲像材料。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍61歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍

電子文件歸檔范圍按照國家和本單位關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍62文書檔案

0-5大類歸檔范圍表文書檔案

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0-5大類歸檔范圍表82文書檔案

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0-5大類歸檔范圍表85水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）86水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）87水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）88水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）89水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需（運行維護部移交）7大類為：科學技術研究8大類為：基本建設9大類為：設備儀器水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需90保管期限

公司綜合檔案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三種。永久為保管五十年以上；其中會計檔案的保管期限參照國家有關規定。本公司檔案保管期限確定的原則為準：

凡是屬于方針政策性，記述和反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的生產、管理有長遠利用價值的，長期利用的檔案，列為永久保管。

凡是屬于業務性、一般工作活動形成的，在相當長時間內對本公司工作有查考和利用價值的檔案，列為30年保管。

凡是屬于事務性、臨時性的活動形成的，在較短時間內對本公司工作有查考和利用價值的檔案及各種文件材料，列為10年期保管。

特種檔案的保管期限與相對應或相關內容的紙質載體檔案相同。

列入長期保管的設備文件材料，實際保管期限不得短于該項目設備的實際壽命。

公司檔案的歸檔范圍及保管期限詳見《水電公司檔案分類表》。

電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家和本單位關于紙質文件材料保管期限和密級的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。保管期限公司綜合檔案的保管期限分91三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項管理工作中形成的屬歸檔范圍內的應歸檔文件材料，由各部門負責人指定有關兼職檔案人員負責積累、整理，定期移交檔案室歸檔，并根據各類檔案歸檔范圍進行立卷。

歸檔的文件材料必須齊全、準確、完整、系統，并能準確地反映本公司生產、經營、基建、科研等各項活動中的真實內容和歷史過程。有印本及附件的文件材料應將正本與底稿一并歸檔。有審批性的文件請示和批復一起歸檔。

書寫材料要求規格統一，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保管。簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍黑墨水；打印材料必須使用激光打印機打印。

文件材料歸檔份數一般為一式二份，并保證一份是原件（底圖可以移交一份）。經濟合同、各類報表、會議記錄必需是正本或原稿歸檔。

歸檔的文件材料在向檔案室移交時必須辦理移交手續，雙方根據實物填寫移交和接收清單，一式二份，經清點無誤后雙方在移交者和接收者處簽名，清單由雙方各自保存一份備查。三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項管理工作中形92三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資料，必須圖像清晰、聲音清楚、文字說明齊全。其中，照片檔案的照片與底片應相符。凡是歸檔的光盤、磁盤等為載體的電子文件，必須由形成部門編寫必要的文字說明：軟件名稱和內容說明、相應的計算機硬件平臺和應用軟件環境條件說明、形成的時間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯系的其它載體檔案說明等。歸檔的特種檔案材料必須是可讀文件，必須能在有關規定的設備上演示或檢測，運轉正常，無病毒、無劃損、清潔，確保文件的完整性和所記載內容的準確性。歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件。聲像資料、電子文件材料整理歸檔時，應填寫移交清單按規定向檔案室歸檔。移交清單交接雙方各備一份。各有關部門應把特種檔案材料的收集、整理、歸檔工作納入本部門的工作職責，由專人負責及時歸檔，任何部門和個人不得拒為己有。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資93三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說明的編寫要求：a.磁盤、光盤需簡要說明：盤中存儲文件的內容、運行的軟、硬件環境、版本號、密碼等。b.錄像帶應簡要說明：該片的內容、制式、語別、規格、帶長（放映時間）、形成日期和密級等。c.錄音磁帶需簡要說明：講話內容、講話人的姓名和職務、講話的背景時間、錄制日期、密級、講話時間等。d.編寫照片的文字說明包括六要素，即：事由、時間、地點、人物、形成的條件（背景）、作者,照片的文字說明e.底片的文字說明：底片分負片和反轉片兩種。負片與照片內容對應，編上底片號，翻拍的用字母“F”標注，不需另寫文字說明。反轉片要同照片一樣編寫文字說明，書寫在插袋式的芯頁上。錦旗、獎狀、獎杯等榮譽實物檔案文字說明：獲獎者、獲獎項目、主要事跡、獲獎時間、獲獎級別等。不符合歸檔要求的材料應退回重新整理。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說94三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員在電子文件辦理完畢后應即時對電子文件進行邏輯歸檔，每月把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行歸檔，并按檔案管理的要求進行登記和交接。歸檔電子文件應按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，歸檔電子文件應逐件編目。檔案管理部門應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試。歸檔時應對相關項目進行檢查，檢查項