辦公室主任培訓(xùn)辦公室主任培訓(xùn)1目錄角色定位及素質(zhì)要求1公文寫作2會議組織32內(nèi)部管理54公務(wù)接待目錄角色定位及素質(zhì)要求1公文寫作2會議組織32內(nèi)部管2

一、辦公室主任的崗位職責(zé)二、辦公室主任的素質(zhì)要求三、如何做好辦公室主任第一講：角色定位及素質(zhì)要求第一講：角色定位及素質(zhì)要求3（一）辦公室的職能：中心：管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、事務(wù)協(xié)調(diào)中心、來人接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及其工作人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌，在很大程度上代表企業(yè)的形象。職能定位：行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。

崗位職責(zé)（一）辦公室的職能：崗位職責(zé)4（二）辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)工作內(nèi)容：

按性質(zhì)分：程序性工作、智囊性工作、臨時性工作。按內(nèi)容分：辦文、辦會、辦事。（簡稱“三辦”）工作特點(diǎn)：

綜合性、服務(wù)性、程序性、被動性、機(jī)要性。崗位職責(zé)（二）辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)崗位職責(zé)5崗位職責(zé)工作繁雜：運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐、協(xié)調(diào)溝通，上傳下達(dá)計劃之外：臨時處理，緊急解決。時間不受控：臨時事務(wù)忙忙碌碌人少，工作量大會務(wù)多，團(tuán)結(jié)協(xié)作。不以事小而不為；

不以事雜而亂為；

不以事急而盲為；

不以事難而怕為。挑戰(zhàn)機(jī)會機(jī)會很多，只要抓住機(jī)會崗位職責(zé)工作繁雜：不以事小而不為；挑戰(zhàn)機(jī)會6

1、思想素養(yǎng)

熱愛本職。干一行、愛一行、專一行。政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，處理辦公室工作，聽招呼、能自律、嚴(yán)保密。責(zé)任心強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與公司的發(fā)展、企業(yè)利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準(zhǔn)的一種表現(xiàn)。踏實肯干，舍得為工作投入。素質(zhì)要求1、思想素養(yǎng)素質(zhì)要求7

具備較高的政策水平。具有較強(qiáng)的綜合分析能力。調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量情況。思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡明地闡述己見。良好的協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的應(yīng)變能力。素質(zhì)要求2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)素質(zhì)要求2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)83、心理素養(yǎng)

心理素養(yǎng)，指人對環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對事物具有職業(yè)的注意力。調(diào)控力(控制情緒的能力)。意志力。素質(zhì)要求3、心理素養(yǎng)素質(zhì)要求9

4、角色意識做好辦公室工作，必須強(qiáng)化以下角色意識：服從意識全局意識責(zé)任意識創(chuàng)新意識奉獻(xiàn)意識信息意識程序意識學(xué)習(xí)意識素質(zhì)要求4、角色意識素質(zhì)要求10

如何做好辦公室主任思想觀念、精神狀態(tài)、工作作風(fēng)、工作思路、工作能力、體制機(jī)制等在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上提高認(rèn)識，強(qiáng)化服務(wù)理念，在找準(zhǔn)定位的基礎(chǔ)上，明確重點(diǎn)，當(dāng)好參謀助手；在不斷總結(jié)中掌握技巧，增強(qiáng)協(xié)調(diào)配合；在努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上提高能力，提高管理效能。如何做好辦公室主任11（一）強(qiáng)化服務(wù)理念

為適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的新要求，必須樹立辦公室就是服務(wù)部，辦公室主任就是服務(wù)員，辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)、為員工服務(wù)的新理念（一）強(qiáng)化服務(wù)理念12（二）、做三有主任1、有責(zé)任意識辦公室工作無小事，如果哪一個環(huán)節(jié)出差錯，就會牽一發(fā)而動全身，影響全局工作作為辦公室主任，必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)、認(rèn)真對待和切實抓好每一項工作，實現(xiàn)零距離服務(wù)和零差錯服務(wù)，保證企業(yè)整體工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)（二）、做三有主任132、有真誠情感對外要熱忱，對來單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象。對內(nèi)要真誠，大家在一起共事，是事業(yè)的需要，也是一種難得的緣分，要互相關(guān)心、互相愛護(hù)、互相幫助、互相理解、互相尊重2、有真誠情感143、有效率觀念要有強(qiáng)烈的時效觀念和求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作過夜、日事日畢。要切實推行首問責(zé)任制和限時辦結(jié)制，立說立行、急事急辦、特事特辦、要事快辦、按時按量、保質(zhì)保效完成各項任務(wù)。要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。3、有效率觀念15辦公室是參謀部、“智囊團(tuán)”，是信息中心，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。定位：當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，履行好參謀承辦管理協(xié)調(diào)職能。需要做好三方面工作：1.勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析2.善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用3.敢于抓好督查，推動工作落實要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手辦公室是參謀部、“智囊團(tuán)”，是信息中心，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。要161、勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

要學(xué)會在繁忙緊張的工作中調(diào)查研究，勤于資料積累，善于總結(jié)分析。把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和思維走向，從而有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對性的服務(wù)，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、幫領(lǐng)導(dǎo)之所需，把辦公室工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)到當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀這一高層次的服務(wù)上。通過經(jīng)常性地調(diào)查研究，及時、準(zhǔn)確、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。1、勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀172、善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用

辦公室主任要始終站在全局的高度，堅定地貫徹董事會和有關(guān)會議精神，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。一是服務(wù)不添亂,二是解難不添憂,三是成事不誤事。辦公室主任必須胸懷大局、心細(xì)如發(fā)，學(xué)會“彈鋼琴”，統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)安排，致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化，切實做到忙而不亂、繁而有序、大事不誤、小事不漏，各項工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣。2、善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用辦公室主任要始183、敢于抓好督查，推動工作落實

督辦工作是確保領(lǐng)導(dǎo)決策落到實處的重要一環(huán)，是辦公室工作的一項重要職能，敢于督辦、善于督辦是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。如何抓好督查工作，主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是要突出重點(diǎn)。二是要完善機(jī)制。三是強(qiáng)化落實。為把工作落實到實處。基本做到事前有預(yù)案、事中有跟蹤、事后有反饋。針對工作落實中存在的問題，提出解決辦法。3、敢于抓好督查，推動工作落實督辦工作是確19

當(dāng)好辦公室主任，做好辦公室工作，關(guān)鍵在于自身的綜合素質(zhì)，這是充分發(fā)揮辦公室綜合效能的基礎(chǔ)和前提：1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)；2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)；3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。要強(qiáng)化綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮辦公室的整體功效當(dāng)好辦公室主任，做好辦公室工作，關(guān)鍵在于自20

1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)首先要勤學(xué)。把“要我學(xué)”的被動消極行為轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙獙W(xué)”的自覺主動行為。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)法律法規(guī)，學(xué)習(xí)方針政策，學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟(jì)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識。通過學(xué)習(xí)，拓展視野，更新知識，不斷提升參謀服務(wù)水平。其次要活學(xué)。堅持理論聯(lián)系實際，學(xué)用結(jié)合，勤學(xué)多思，不斷提高敏銳發(fā)現(xiàn)問題、辯證思考問題、科學(xué)解決問題的能力，鍛造高尚的人格，具有豐富的知識，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，這是當(dāng)好辦公室主任的基本要求。1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)首先21

2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)辦公室工作不僅瑣碎忙亂，而且處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面領(lǐng)導(dǎo)的善意批評，又有來自下面同志的埋怨，眾口難調(diào)。為此，辦公室主任必須從思想上增強(qiáng)甘當(dāng)后勤部長的服務(wù)意識，不計名利、任勞任怨的無私奉獻(xiàn)意識和腳踏實地、勤勤懇懇的務(wù)實作風(fēng)。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么；先干什么，后干什么；要有所為，有所不為；要把握分寸，適時適度。從而達(dá)到協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)團(tuán)結(jié)，增進(jìn)合作、化解矛盾、改進(jìn)工作的目的。

2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)辦公室22

3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。

要把“公正辦事、干凈干事”作為自己的基本準(zhǔn)則。時刻保持清醒的頭腦，注重加強(qiáng)黨性和品行修養(yǎng)。淡化“崗位”帶來的光環(huán)，強(qiáng)化“崗位”賦予的責(zé)任。在面臨繁重工作壓力、面對困難和挫折的時候，不后退、不畏縮，始終保持樂觀的心態(tài)。要淡泊名利。辦公室工作任務(wù)重、要求高、責(zé)任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，辦公室主任要有甘于清貧、甘于奉獻(xiàn)、甘于吃苦的精神境界，要看淡權(quán)位、看淡名利、看淡榮譽(yù)、看淡得失，吃得起苦、吃得起虧，心態(tài)平和、寬容大度。3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。要把23簡單結(jié)語：

總之，要當(dāng)好辦公室主任，必須適應(yīng)形勢和任務(wù)的要求，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，出色地履行基本職能，以堅定的信念激勵人、以高尚的人格感染人、以良好的作風(fēng)凝聚人、以模范的行為帶動人，把班帶好、把人用活、把事辦實、把家管好。簡單結(jié)語：24第二講：公文寫作基本規(guī)則

一、認(rèn)識公文寫作的特點(diǎn)公文寫作的根本特點(diǎn)：規(guī)范性強(qiáng)受領(lǐng)導(dǎo)之命，代企業(yè)立言。“以文輔政”目的：為處理公務(wù)服務(wù)，排斥個性化寫作；內(nèi)容：真實地反映事實，排斥文學(xué)手法；格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)；表達(dá)：采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語；時限：在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)。公文寫作第二講：公文寫作基本規(guī)則一、認(rèn)識公文寫作的特點(diǎn)公文寫25二、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準(zhǔn)備工作

思想準(zhǔn)備：接受擬稿任務(wù)后，擬稿人要明確行文目的？主題？文種？

材料準(zhǔn)備：圍繞主題收集材料。

方案準(zhǔn)備：總體構(gòu)思，確定篇章形式與表達(dá)方式，擬制提綱，確定各部分的基本框架。公文寫作二、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準(zhǔn)備工作公文寫作26三、公文寫作基本步驟與方法

（二）正式起草階段（操作要領(lǐng)）擬寫規(guī)范標(biāo)題；設(shè)計好開頭和結(jié)尾；安排主體結(jié)構(gòu)；確定表達(dá)方式。注意事項：（1）接受任務(wù)后抓緊辦理。（2）根據(jù)提綱有條理地寫作。（3）聯(lián)合發(fā)文做好會簽工作。（4）處理好材料和觀點(diǎn)的關(guān)系。（5）遵循公文格式規(guī)范。（6）符合文字表達(dá)規(guī)范。公文寫作三、公文寫作基本步驟與方法公文寫作27四、公文寫作的基本要求

（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。

1、明確“為了……”；

2、明確“根據(jù)……”；

3、明確“干什么”。如：請示何事？通知何事？

（二）內(nèi)容合法、務(wù)實、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。

1、符合法律法規(guī)、上級規(guī)定、本企業(yè)規(guī)章制度，這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。

2、從實際出發(fā)，注意針對性、真實性、可行性。

3、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。（動筆前、起草中、完稿后）公文寫作四、公文寫作的基本要求（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一28（三）文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。

準(zhǔn)確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規(guī)范）

鮮明（觀點(diǎn)明確、用好標(biāo)題、褒貶得當(dāng)、段旨撮要）

簡練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明）

得體（文體要求、書面語言、術(shù)語規(guī)范）（四）合理組織語言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；語序得當(dāng)。公文寫作（三）文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。公文寫作29五、把握公文寫作的基本規(guī)律

（二）找好角色定位與行文角度總原則：受領(lǐng)導(dǎo)之命，代企業(yè)立言。代擬文稿：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特征；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征；區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。公文寫作五、把握公文寫作的基本規(guī)律（二）找好角色定位與行文角度公文30（一）應(yīng)用范圍1、對上級的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本企業(yè)情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、指示與認(rèn)可。2、請求批準(zhǔn)企業(yè)組織架構(gòu)、人員聘用、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及對人員或事故的處理。3、請求協(xié)調(diào)解決本企業(yè)無法解決的問題。4、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。請示報告案例公文寫作－請示請示的起草（一）應(yīng)用范圍公文寫作－請示請示的起草31報告的起草

（一）報告的用途用來向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

注意：報告與請示的聯(lián)系與區(qū)別。（二）報告的分類按照內(nèi)容劃分：

綜合報告；專題報告。按照目的劃分：

工作報告；總結(jié)報告；情況報告；調(diào)查報告；建議報告；檢討報告。公文寫作－報告報告的起草（一）報告的用途公文寫作－報告32

（三）工作報告正文的寫作方法

開頭：對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作項目、工作進(jìn)程、總體效果評價等。主體：重點(diǎn)回顧工作進(jìn)展情況和主要成績；提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會；找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進(jìn)意見與辦法；提出今后工作的意見或進(jìn)一步做好工作的愿望。結(jié)尾：使用下列公文術(shù)語特此報告，請審閱。以上報告如有不當(dāng)，請指正。公文寫作－報告（三）工作報告正文的寫作方法開頭：對前一段時間的工作33

（一）熟悉用途

用于轉(zhuǎn)發(fā)政府有關(guān)部門和布置各項工作（會議、活動、任免人員等）的公文。（二）把握特點(diǎn)

1.內(nèi)容單純，行文靈活簡便；

2.表述具體，可操作性強(qiáng)；

3.時效性強(qiáng)，需要及時周知或執(zhí)行。公文寫作－通知通知的起草（一）熟悉用途公文寫作－通知通知的起草34通知分類

1.指示性通知；

2.規(guī)定性通知；3.事務(wù)性通知；

4.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知；

5.任免性通知。公文寫作－通知通知分類1.指示性通知；公文寫作－通知35總結(jié)的起草（一）含義目的與實質(zhì)總結(jié)是對以往一段工作的回顧與反思,并以書面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的：摸索企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理經(jīng)驗，做好今后工作。實質(zhì)：對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的再認(rèn)識。（二）功能

1.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗，提高管理水平；

2.有助于找出差距，制定針對性的改進(jìn)措施；

3.有助于政府有關(guān)部門對本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、項目實施的針對性指導(dǎo)。公文寫作－總結(jié)總結(jié)的起草（一）含義目的與實質(zhì)公文寫作－總結(jié)36

1.調(diào)查研究，收集資料；

2.歸納整理，篩選材料；

3.學(xué)習(xí)文件，掌握政策；

4.總體構(gòu)思，擬制提綱。公文寫作－總結(jié)做好寫前準(zhǔn)備公文寫作－總結(jié)做好寫前準(zhǔn)備37寫好總結(jié)的注意事項

1、真正重視總結(jié)工作。克服“例行公事”思想，自下而上與自上而下相結(jié)合。

2、運(yùn)用辯證分析的方法。堅持兩點(diǎn)論，反對絕對化，要實事求是地總結(jié)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營和單項(活動、項目實施)工作。

3、努力做好材料工作，做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的亮點(diǎn)和不足，善于運(yùn)用新材料，掌握全面情況和整個工作進(jìn)程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。

4、注重理性分析。抓住重點(diǎn)問題，注意提煉規(guī)律性認(rèn)識。總結(jié)案例公文寫作－總結(jié)寫好總結(jié)的注意事項1、真正重視總結(jié)工作。公文寫作－總結(jié)38紀(jì)要的起草（一）會議紀(jì)要的用途與類型

用途：

會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達(dá)貫徹執(zhí)行和督辦的依據(jù)。

類型：按照會議紀(jì)要性質(zhì)分：

1、決議性紀(jì)要；2、部署性紀(jì)要；

3、專題性紀(jì)要；4、消息性紀(jì)要。

決議性紀(jì)要案例專題性紀(jì)要案例公文寫作－紀(jì)要紀(jì)要的起草（一）會議紀(jì)要的用途與類型公文寫作－紀(jì)要39制度的起草（一）制度的用途與類型用途：

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。

類型：

1、通用制度；

2、內(nèi)控制度：按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求制訂的一項制度，可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營形勢的變化和內(nèi)部管理的要求進(jìn)行修改，保持制度的連貫性。

內(nèi)控文案例公文寫作－制度制度的起草（一）制度的用途與類型公文寫作－制度40領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草一、起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題

1、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題要求是關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題是寫作思維的原點(diǎn)和立意根據(jù)。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題，主要包括幾個方面的內(nèi)容：（1）領(lǐng)導(dǎo)的整體工作思路及基本的思想觀點(diǎn)和意見；（2）講話所要達(dá)到的基本目的；（3）講話要根據(jù)會議主題，針對性強(qiáng)（經(jīng)濟(jì)、科技、項目、節(jié)慶和公益活動等）；（4）領(lǐng)導(dǎo)者對講話的具體要求。公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草一、起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講412、做好資料收集工作是基礎(chǔ)，包括以下七點(diǎn)要求：（1）客觀與主觀材料相結(jié)合（2）感性與理性材料相結(jié)合（3）正面與反面材料相結(jié)合（4）內(nèi)部與外部材料相結(jié)合（5）直接與間接材料相結(jié)合（6）全局與局部材料相結(jié)合（7）縱向與橫向材料相結(jié)合

公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿2、做好資料收集工作是基礎(chǔ)，包括以下七點(diǎn)要求：公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)42起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題3、加強(qiáng)個人修養(yǎng)是必要條件

（1）注重時政和政策學(xué)習(xí)；（2）既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，不斷開拓視野，做到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如；（3）注重廣泛吸取各種知識；（4）注重積累工作閱歷。公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題3、加強(qiáng)個人修養(yǎng)是必要條件

（1）注43講話稿的格式規(guī)范與文體特征五大要素1、講話標(biāo)題2、講話日期3、講話人姓名4、稱謂5、正文（前言、主體、結(jié)尾）符合講話稿的文體特征

明顯的口語化特征飽滿的感情化特征多彩的藝術(shù)化特征符合不同場合講話需要

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例1

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例2

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例3公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿講話稿的格式規(guī)范與文體特征五大要素公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿44第三講:會議組織

會議目的：★開展有效地溝通★傳達(dá)資訊★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾★達(dá)成協(xié)議與解決問題★資源共享★開發(fā)創(chuàng)意會議組織－目的第三講:會議組織會議目的：會議組織－目的45

★開展有效地溝通

會議室一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。★傳達(dá)資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度和思想動態(tài)；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。會議組織－目的★開展有效地溝通★傳達(dá)資訊★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾會議組織－目46

★達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。

★資源共享利用開會匯集資源，以期相互交流、相互幫助，共同進(jìn)步。會議組織－目的★達(dá)成協(xié)議與解決問題★資源共享會議組織－目的47★開發(fā)創(chuàng)意

通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。★激勵士氣

年初或年底的會議(元旦晚會和年度表彰動員大會)通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，群策群力，朝著一個方向共同努力。會議組織－目的★開發(fā)創(chuàng)意會議組織－目的48會議頻率每種會議都有合理的發(fā)生頻率，只有掌握，才能更高效的利用會議組織－頻率會議頻率每種會議都有合理的發(fā)生頻率，只有掌握，才能更高效的利491.固定的部門會議如：部門月度會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作室的被動。會議組織－頻率1.固定的部門會議如：部門月度會議建議頻率：至少每月一次會議502.全體會議如：總經(jīng)理辦公例會建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會造成沉重負(fù)擔(dān)。會議組織－頻率2.全體會議如：總經(jīng)理辦公例會建議頻率：至少每兩月一次會議組513.處理突發(fā)事件的會議如：集團(tuán)環(huán)保會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。會議組織－頻率3.處理突發(fā)事件的會議如：集團(tuán)環(huán)保會議建議頻率：隨時會議組織524.一對一會議如：找部門員工談話建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是最好不要超過一小時。會議組織－頻率4.一對一會議如：找部門員工談話建議頻率：按需要會議組織－頻53如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議54如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議55如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議56會議審查（目的、人數(shù)、內(nèi)容、形式、效果）會議分類管理（會議類型、會議級別）會議預(yù)算控制（會議直接費(fèi)用+與會人員會議期間工時成本）會議議程管理（議題、議程、會議預(yù)期目的的實現(xiàn)）會議時間控制（會議總時間，發(fā)言時間）會議效果評價（決議的形成和會議文件的編制，會議精神的貫徹傳達(dá)）高效會議的管理會議組織－高效會議高效會議的管理會議組織－高效會議57會議組織－高效會議會議名稱：黃山永佳集團(tuán)一季度生產(chǎn)經(jīng)營形勢分析會；會議目的：系統(tǒng)回顧一季度集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析研究當(dāng)前形勢，研究對策，制定二季度經(jīng)營目標(biāo)和應(yīng)對措施，力爭在二季度取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，做到時間過半完成任務(wù)過半。

會議時間：2012.04.14

上午8:30；會議地點(diǎn)：集團(tuán)新辦公大樓一號會議室會議議程：1.集團(tuán)財務(wù)部經(jīng)理作集團(tuán)一季度財務(wù)報告；

2.集團(tuán)總經(jīng)理作經(jīng)濟(jì)形勢分析和工作要求報告；

3.骨干企業(yè)匯報交流；4.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話。會議材料：匯報企業(yè)準(zhǔn)備PPT，其他企業(yè)準(zhǔn)備書面交流材料。與會人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，各成員企業(yè)正、副總經(jīng)理、總助、財務(wù)和營銷負(fù)責(zé)人，集團(tuán)各職能部門經(jīng)理助理以上人員。

會議通知舉例會議組織－高效會議會議名稱：黃山永佳集團(tuán)一季度生產(chǎn)經(jīng)營形勢分58會議組織－會議流程會議組織－會議流程59會前準(zhǔn)備檢查會議召開的必要性確定開會的目的選擇會議的類型確定與會人員、并與有關(guān)人員進(jìn)行溝通確定會議主持人準(zhǔn)備議事日程、發(fā)送文字材料、通知等會場布置(主席臺席卡排放)和有關(guān)設(shè)備(音響與投影)等會議組織－會議流程會前準(zhǔn)備檢查會議召開的必要性會議組織－會議流程60會議管理檢查（會前）我開會的目的是什么？我應(yīng)該召集這次會議嗎？我事先提供了一份清晰的日程安排嗎？我是否通知了所有與會人員嗎？與會人員是否得到了有關(guān)材料？會有人持反對意見嗎？我的支持力量足夠嗎？會議組織－會議流程會議管理檢查（會前）我開會的目的是什么？會議組織－會議流程61會議管理檢查（會中）總結(jié)會議的目的和主題讓每一個人都講話不要讓某一個人控制會議或講無關(guān)事宜安排議題的順序和控制議題的時間主要會場的變化及時調(diào)整一旦形成一致，立即結(jié)束該問題的討論以總結(jié)來結(jié)束會議、明確各自的任務(wù)會議組織－會議流程會議管理檢查（會中）總結(jié)會議的目的和主題會議組織－會議流程62會議管理檢查（會后）發(fā)送會議紀(jì)要或決議作好未聽會人或有意見人的溝通工作檢查會議決議的落實情況協(xié)調(diào)有關(guān)部門工作，幫助有困難者通報會后行動情況會議組織－會議流程會議管理檢查（會后）發(fā)送會議紀(jì)要或決議會議組織－會議流程63開場舉例一季度集團(tuán)各成員企業(yè)緊緊圍繞年初集團(tuán)董事會和各企業(yè)董事會制定的發(fā)展思路和目標(biāo)，努力克服市場疲軟、原材料價格波動、經(jīng)濟(jì)下行壓力加大等諸多不利因素，通過內(nèi)抓管理、外拓市場、自我加壓、克難攻堅，實現(xiàn)了平穩(wěn)發(fā)展。為總結(jié)分析一季度生產(chǎn)經(jīng)營形勢，促進(jìn)各成員企業(yè)間相互交流，查找問題、分析原因、研討對策，共同奮戰(zhàn)二季度，確保在上半年做到時間任務(wù)雙過半，為完成全年目標(biāo)計劃奠定堅實的基礎(chǔ)。經(jīng)集團(tuán)研究，決定召開一季度經(jīng)營形勢分析會。會議現(xiàn)在正式開始。首先有請集團(tuán)財務(wù)部經(jīng)理汪建民作一季度財務(wù)指標(biāo)分析報告，大家歡迎。會議進(jìn)行第二項，有請集團(tuán)副董事長、總經(jīng)理唐禮亮作經(jīng)濟(jì)形勢分析和工作要求報告。會議第三項，部分成員企業(yè)進(jìn)行匯報交流。會議主持案例會議組織－會議流程開場舉例一季度集團(tuán)各成員企業(yè)緊緊圍繞年初集團(tuán)董事會和各企業(yè)董64公務(wù)接待的含義：

指企業(yè)在對外交往和商務(wù)活動中形成和產(chǎn)生的接待事務(wù)和活動。一、接待方案擬定：

1.匯報地點(diǎn)和參觀路線；

2.參加匯報人員；

3.材料準(zhǔn)備（PPT準(zhǔn)備、企業(yè)展板、專題匯報包括階段性的經(jīng)營情況匯報、人力資源、項目竣工驗收等）；

4.環(huán)境營造（鮮花、標(biāo)語、LED歡迎詞等）；

5.車輛、就餐、禮品、旅游安排。二、接待前的準(zhǔn)備工作：

1.會議室準(zhǔn)備（席卡、資料、投影、音響、茶水、水果等）；

2.參觀路線準(zhǔn)備（環(huán)境衛(wèi)生、車輛擺放、展板準(zhǔn)備、歡迎標(biāo)語）；

3.講解和攝像人員安排。第四講：公務(wù)接待公務(wù)接待公務(wù)接待的含義：第四講：公務(wù)接待公務(wù)接待65三、接待流程接受任務(wù)接待準(zhǔn)備組織實施安檢下榻迎接會見宴請會議送別工作總結(jié)（談判）參觀公務(wù)接待禮品三、接待流程接受任務(wù)接待準(zhǔn)備組織實施安檢下榻迎接會見宴請會議66四、公務(wù)接待禮儀

企業(yè)在公務(wù)活動中應(yīng)具有的相互表示尊重、敬意、親善和友好的行為規(guī)范與準(zhǔn)則。

公務(wù)接待四、公務(wù)接待禮儀公務(wù)接待67

一、人員管理（分工、職責(zé)、督促、協(xié)作）

二、設(shè)施管理（辦公設(shè)備、耗材）三、車輛管理三、招待管理

第五講：內(nèi)部管理內(nèi)部管理

第五講：內(nèi)部管理內(nèi)部管理68一、人員管理1、認(rèn)清一個規(guī)律服務(wù)性是本繁雜性是點(diǎn)2、保持兩種狀態(tài)清醒+危機(jī)意識3、擺正三個關(guān)系：（1）工作輔助性和主動性；（2）工作要求與領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)同一性；（3）幕后與臺前的關(guān)系。內(nèi)部管理－人員管理一、人員管理1、認(rèn)清一個規(guī)律3、擺正三個關(guān)系：內(nèi)部管理－人員69接待工作——日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理——自己、上司會議組織——會前、會中、會后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動商務(wù)活動——營銷、市場、稅務(wù)、法律指派工作——上司安排內(nèi)部管理－人員管理接待工作——日常、專門、團(tuán)組內(nèi)部管理－人員管理70辦事效率的途徑和方法1、統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致2、因事設(shè)崗，明確職責(zé)3、合理安排，環(huán)環(huán)相扣4、推倒文山，填平會海5、堅持催辦制度，做好督查工作6、改善工作環(huán)境，提高辦事效率7、訓(xùn)練人員素養(yǎng)，適應(yīng)工作需要8、樹立效率意識，加強(qiáng)時間管理內(nèi)部管理－人員管理辦事效率的途徑和方法1、統(tǒng)一指揮，步調(diào)一致內(nèi)部管理－人員管理71設(shè)施管理1、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)等；2、根據(jù)需求合理配置；3、按照采購制度要求，先報批審核后采購（采購要貨比三家，性價比高，盡量采購品脾產(chǎn)品，便于維護(hù)）；4、確定專人做好平時維護(hù)工作；5、按制度規(guī)定做好固定資產(chǎn)登記管理工作；6、對共性耗材做好定量采購和領(lǐng)用登記。內(nèi)部管理－設(shè)備管理設(shè)施管理1、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)等；72車輛管理1、合理調(diào)度，確保公務(wù)用車需要（由用車人提出申請，部門經(jīng)理同意，總辦填寫出車單）2、做好出車登記（行駛路線、出車時間、用車部門）3、控制油耗（憑加油卡加油、每月統(tǒng)計行駛公里數(shù)、單車核算）4、車輛維修和保養(yǎng)先報批（集團(tuán)規(guī)定：500元以內(nèi)由辦公室主任批準(zhǔn)，超過的要報領(lǐng)導(dǎo)審批）5、做好車輛的日常清潔和維護(hù)工作（定人定車、車輛維修保養(yǎng)情況登記）內(nèi)部管理－車輛管理車輛管理1、合理調(diào)度，確保公務(wù)用車需要（由用車人提出申請，部73招待管理1、在不失禮節(jié)的前提下，從嚴(yán)控制；2、部門來人接待（外出辦事需招待）先填寫招待申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后安排；3、接待標(biāo)準(zhǔn)按公司制度規(guī)定執(zhí)行；4、接待就餐安排，事先定好酒店并提前到達(dá)做好各項準(zhǔn)備工作(菜肴，冷盤4-6、熱菜N+1、注意葷素搭配、外地客人以本地特色菜和時令菜為主)；5、招待用酒統(tǒng)一采購，降低費(fèi)用支出。內(nèi)部管理－招待管理招待管理1、在不失禮節(jié)的前提下，從嚴(yán)控制；內(nèi)部管理－招待管理74謝謝！謝謝！75演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！76辦公室主任培訓(xùn)辦公室主任培訓(xùn)77目錄角色定位及素質(zhì)要求1公文寫作2會議組織32內(nèi)部管理54公務(wù)接待目錄角色定位及素質(zhì)要求1公文寫作2會議組織32內(nèi)部管78

一、辦公室主任的崗位職責(zé)二、辦公室主任的素質(zhì)要求三、如何做好辦公室主任第一講：角色定位及素質(zhì)要求第一講：角色定位及素質(zhì)要求79（一）辦公室的職能：中心：管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、事務(wù)協(xié)調(diào)中心、來人接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及其工作人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌，在很大程度上代表企業(yè)的形象。職能定位：行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。

崗位職責(zé)（一）辦公室的職能：崗位職責(zé)80（二）辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)工作內(nèi)容：

按性質(zhì)分：程序性工作、智囊性工作、臨時性工作。按內(nèi)容分：辦文、辦會、辦事。（簡稱“三辦”）工作特點(diǎn)：

綜合性、服務(wù)性、程序性、被動性、機(jī)要性。崗位職責(zé)（二）辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)崗位職責(zé)81崗位職責(zé)工作繁雜：運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐、協(xié)調(diào)溝通，上傳下達(dá)計劃之外：臨時處理，緊急解決。時間不受控：臨時事務(wù)忙忙碌碌人少，工作量大會務(wù)多，團(tuán)結(jié)協(xié)作。不以事小而不為；

不以事雜而亂為；

不以事急而盲為；

不以事難而怕為。挑戰(zhàn)機(jī)會機(jī)會很多，只要抓住機(jī)會崗位職責(zé)工作繁雜：不以事小而不為；挑戰(zhàn)機(jī)會82

1、思想素養(yǎng)

熱愛本職。干一行、愛一行、專一行。政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，處理辦公室工作，聽招呼、能自律、嚴(yán)保密。責(zé)任心強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與公司的發(fā)展、企業(yè)利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準(zhǔn)的一種表現(xiàn)。踏實肯干，舍得為工作投入。素質(zhì)要求1、思想素養(yǎng)素質(zhì)要求83

具備較高的政策水平。具有較強(qiáng)的綜合分析能力。調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量情況。思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡明地闡述己見。良好的協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的應(yīng)變能力。素質(zhì)要求2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)素質(zhì)要求2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)843、心理素養(yǎng)

心理素養(yǎng)，指人對環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對事物具有職業(yè)的注意力。調(diào)控力(控制情緒的能力)。意志力。素質(zhì)要求3、心理素養(yǎng)素質(zhì)要求85

4、角色意識做好辦公室工作，必須強(qiáng)化以下角色意識：服從意識全局意識責(zé)任意識創(chuàng)新意識奉獻(xiàn)意識信息意識程序意識學(xué)習(xí)意識素質(zhì)要求4、角色意識素質(zhì)要求86

如何做好辦公室主任思想觀念、精神狀態(tài)、工作作風(fēng)、工作思路、工作能力、體制機(jī)制等在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上提高認(rèn)識，強(qiáng)化服務(wù)理念，在找準(zhǔn)定位的基礎(chǔ)上，明確重點(diǎn)，當(dāng)好參謀助手；在不斷總結(jié)中掌握技巧，增強(qiáng)協(xié)調(diào)配合；在努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上提高能力，提高管理效能。如何做好辦公室主任87（一）強(qiáng)化服務(wù)理念

為適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的新要求，必須樹立辦公室就是服務(wù)部，辦公室主任就是服務(wù)員，辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)、為員工服務(wù)的新理念（一）強(qiáng)化服務(wù)理念88（二）、做三有主任1、有責(zé)任意識辦公室工作無小事，如果哪一個環(huán)節(jié)出差錯，就會牽一發(fā)而動全身，影響全局工作作為辦公室主任，必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)、認(rèn)真對待和切實抓好每一項工作，實現(xiàn)零距離服務(wù)和零差錯服務(wù)，保證企業(yè)整體工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)（二）、做三有主任892、有真誠情感對外要熱忱，對來單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象。對內(nèi)要真誠，大家在一起共事，是事業(yè)的需要，也是一種難得的緣分，要互相關(guān)心、互相愛護(hù)、互相幫助、互相理解、互相尊重2、有真誠情感903、有效率觀念要有強(qiáng)烈的時效觀念和求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作過夜、日事日畢。要切實推行首問責(zé)任制和限時辦結(jié)制，立說立行、急事急辦、特事特辦、要事快辦、按時按量、保質(zhì)保效完成各項任務(wù)。要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。3、有效率觀念91辦公室是參謀部、“智囊團(tuán)”，是信息中心，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。定位：當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，履行好參謀承辦管理協(xié)調(diào)職能。需要做好三方面工作：1.勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析2.善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用3.敢于抓好督查，推動工作落實要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手辦公室是參謀部、“智囊團(tuán)”，是信息中心，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。要921、勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

要學(xué)會在繁忙緊張的工作中調(diào)查研究，勤于資料積累，善于總結(jié)分析。把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和思維走向，從而有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對性的服務(wù)，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、幫領(lǐng)導(dǎo)之所需，把辦公室工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)到當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀這一高層次的服務(wù)上。通過經(jīng)常性地調(diào)查研究，及時、準(zhǔn)確、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。1、勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀932、善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用

辦公室主任要始終站在全局的高度，堅定地貫徹董事會和有關(guān)會議精神，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。一是服務(wù)不添亂,二是解難不添憂,三是成事不誤事。辦公室主任必須胸懷大局、心細(xì)如發(fā)，學(xué)會“彈鋼琴”，統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)安排，致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化，切實做到忙而不亂、繁而有序、大事不誤、小事不漏，各項工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣。2、善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用辦公室主任要始943、敢于抓好督查，推動工作落實

督辦工作是確保領(lǐng)導(dǎo)決策落到實處的重要一環(huán)，是辦公室工作的一項重要職能，敢于督辦、善于督辦是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。如何抓好督查工作，主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是要突出重點(diǎn)。二是要完善機(jī)制。三是強(qiáng)化落實。為把工作落實到實處。基本做到事前有預(yù)案、事中有跟蹤、事后有反饋。針對工作落實中存在的問題，提出解決辦法。3、敢于抓好督查，推動工作落實督辦工作是確95

當(dāng)好辦公室主任，做好辦公室工作，關(guān)鍵在于自身的綜合素質(zhì)，這是充分發(fā)揮辦公室綜合效能的基礎(chǔ)和前提：1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)；2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)；3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。要強(qiáng)化綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮辦公室的整體功效當(dāng)好辦公室主任，做好辦公室工作，關(guān)鍵在于自96

1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)首先要勤學(xué)。把“要我學(xué)”的被動消極行為轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙獙W(xué)”的自覺主動行為。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)法律法規(guī)，學(xué)習(xí)方針政策，學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟(jì)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識。通過學(xué)習(xí)，拓展視野，更新知識，不斷提升參謀服務(wù)水平。其次要活學(xué)。堅持理論聯(lián)系實際，學(xué)用結(jié)合，勤學(xué)多思，不斷提高敏銳發(fā)現(xiàn)問題、辯證思考問題、科學(xué)解決問題的能力，鍛造高尚的人格，具有豐富的知識，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，這是當(dāng)好辦公室主任的基本要求。1.要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)首先97

2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)辦公室工作不僅瑣碎忙亂，而且處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面領(lǐng)導(dǎo)的善意批評，又有來自下面同志的埋怨，眾口難調(diào)。為此，辦公室主任必須從思想上增強(qiáng)甘當(dāng)后勤部長的服務(wù)意識，不計名利、任勞任怨的無私奉獻(xiàn)意識和腳踏實地、勤勤懇懇的務(wù)實作風(fēng)。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么；先干什么，后干什么；要有所為，有所不為；要把握分寸，適時適度。從而達(dá)到協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)團(tuán)結(jié)，增進(jìn)合作、化解矛盾、改進(jìn)工作的目的。

2.要強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，搞好后勤服務(wù)辦公室98

3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。

要把“公正辦事、干凈干事”作為自己的基本準(zhǔn)則。時刻保持清醒的頭腦，注重加強(qiáng)黨性和品行修養(yǎng)。淡化“崗位”帶來的光環(huán)，強(qiáng)化“崗位”賦予的責(zé)任。在面臨繁重工作壓力、面對困難和挫折的時候，不后退、不畏縮，始終保持樂觀的心態(tài)。要淡泊名利。辦公室工作任務(wù)重、要求高、責(zé)任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，辦公室主任要有甘于清貧、甘于奉獻(xiàn)、甘于吃苦的精神境界，要看淡權(quán)位、看淡名利、看淡榮譽(yù)、看淡得失，吃得起苦、吃得起虧，心態(tài)平和、寬容大度。3.要加強(qiáng)廉潔自律，樹立良好形象。要把99簡單結(jié)語：

總之，要當(dāng)好辦公室主任，必須適應(yīng)形勢和任務(wù)的要求，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，出色地履行基本職能，以堅定的信念激勵人、以高尚的人格感染人、以良好的作風(fēng)凝聚人、以模范的行為帶動人，把班帶好、把人用活、把事辦實、把家管好。簡單結(jié)語：100第二講：公文寫作基本規(guī)則

一、認(rèn)識公文寫作的特點(diǎn)公文寫作的根本特點(diǎn)：規(guī)范性強(qiáng)受領(lǐng)導(dǎo)之命，代企業(yè)立言。“以文輔政”目的：為處理公務(wù)服務(wù)，排斥個性化寫作；內(nèi)容：真實地反映事實，排斥文學(xué)手法；格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)；表達(dá)：采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語；時限：在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)。公文寫作第二講：公文寫作基本規(guī)則一、認(rèn)識公文寫作的特點(diǎn)公文寫101二、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準(zhǔn)備工作

思想準(zhǔn)備：接受擬稿任務(wù)后，擬稿人要明確行文目的？主題？文種？

材料準(zhǔn)備：圍繞主題收集材料。

方案準(zhǔn)備：總體構(gòu)思，確定篇章形式與表達(dá)方式，擬制提綱，確定各部分的基本框架。公文寫作二、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準(zhǔn)備工作公文寫作102三、公文寫作基本步驟與方法

（二）正式起草階段（操作要領(lǐng)）擬寫規(guī)范標(biāo)題；設(shè)計好開頭和結(jié)尾；安排主體結(jié)構(gòu)；確定表達(dá)方式。注意事項：（1）接受任務(wù)后抓緊辦理。（2）根據(jù)提綱有條理地寫作。（3）聯(lián)合發(fā)文做好會簽工作。（4）處理好材料和觀點(diǎn)的關(guān)系。（5）遵循公文格式規(guī)范。（6）符合文字表達(dá)規(guī)范。公文寫作三、公文寫作基本步驟與方法公文寫作103四、公文寫作的基本要求

（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。

1、明確“為了……”；

2、明確“根據(jù)……”；

3、明確“干什么”。如：請示何事？通知何事？

（二）內(nèi)容合法、務(wù)實、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。

1、符合法律法規(guī)、上級規(guī)定、本企業(yè)規(guī)章制度，這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。

2、從實際出發(fā)，注意針對性、真實性、可行性。

3、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。（動筆前、起草中、完稿后）公文寫作四、公文寫作的基本要求（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一104（三）文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。

準(zhǔn)確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規(guī)范）

鮮明（觀點(diǎn)明確、用好標(biāo)題、褒貶得當(dāng)、段旨撮要）

簡練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明）

得體（文體要求、書面語言、術(shù)語規(guī)范）（四）合理組織語言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；語序得當(dāng)。公文寫作（三）文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。公文寫作105五、把握公文寫作的基本規(guī)律

（二）找好角色定位與行文角度總原則：受領(lǐng)導(dǎo)之命，代企業(yè)立言。代擬文稿：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特征；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征；區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。公文寫作五、把握公文寫作的基本規(guī)律（二）找好角色定位與行文角度公文106（一）應(yīng)用范圍1、對上級的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本企業(yè)情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、指示與認(rèn)可。2、請求批準(zhǔn)企業(yè)組織架構(gòu)、人員聘用、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及對人員或事故的處理。3、請求協(xié)調(diào)解決本企業(yè)無法解決的問題。4、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。請示報告案例公文寫作－請示請示的起草（一）應(yīng)用范圍公文寫作－請示請示的起草107報告的起草

（一）報告的用途用來向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

注意：報告與請示的聯(lián)系與區(qū)別。（二）報告的分類按照內(nèi)容劃分：

綜合報告；專題報告。按照目的劃分：

工作報告；總結(jié)報告；情況報告；調(diào)查報告；建議報告；檢討報告。公文寫作－報告報告的起草（一）報告的用途公文寫作－報告108

（三）工作報告正文的寫作方法

開頭：對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作項目、工作進(jìn)程、總體效果評價等。主體：重點(diǎn)回顧工作進(jìn)展情況和主要成績；提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會；找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進(jìn)意見與辦法；提出今后工作的意見或進(jìn)一步做好工作的愿望。結(jié)尾：使用下列公文術(shù)語特此報告，請審閱。以上報告如有不當(dāng)，請指正。公文寫作－報告（三）工作報告正文的寫作方法開頭：對前一段時間的工作109

（一）熟悉用途

用于轉(zhuǎn)發(fā)政府有關(guān)部門和布置各項工作（會議、活動、任免人員等）的公文。（二）把握特點(diǎn)

1.內(nèi)容單純，行文靈活簡便；

2.表述具體，可操作性強(qiáng)；

3.時效性強(qiáng)，需要及時周知或執(zhí)行。公文寫作－通知通知的起草（一）熟悉用途公文寫作－通知通知的起草110通知分類

1.指示性通知；

2.規(guī)定性通知；3.事務(wù)性通知；

4.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知；

5.任免性通知。公文寫作－通知通知分類1.指示性通知；公文寫作－通知111總結(jié)的起草（一）含義目的與實質(zhì)總結(jié)是對以往一段工作的回顧與反思,并以書面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的：摸索企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理經(jīng)驗，做好今后工作。實質(zhì)：對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的再認(rèn)識。（二）功能

1.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗，提高管理水平；

2.有助于找出差距，制定針對性的改進(jìn)措施；

3.有助于政府有關(guān)部門對本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、項目實施的針對性指導(dǎo)。公文寫作－總結(jié)總結(jié)的起草（一）含義目的與實質(zhì)公文寫作－總結(jié)112

1.調(diào)查研究，收集資料；

2.歸納整理，篩選材料；

3.學(xué)習(xí)文件，掌握政策；

4.總體構(gòu)思，擬制提綱。公文寫作－總結(jié)做好寫前準(zhǔn)備公文寫作－總結(jié)做好寫前準(zhǔn)備113寫好總結(jié)的注意事項

1、真正重視總結(jié)工作。克服“例行公事”思想，自下而上與自上而下相結(jié)合。

2、運(yùn)用辯證分析的方法。堅持兩點(diǎn)論，反對絕對化，要實事求是地總結(jié)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營和單項(活動、項目實施)工作。

3、努力做好材料工作，做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的亮點(diǎn)和不足，善于運(yùn)用新材料，掌握全面情況和整個工作進(jìn)程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。

4、注重理性分析。抓住重點(diǎn)問題，注意提煉規(guī)律性認(rèn)識。總結(jié)案例公文寫作－總結(jié)寫好總結(jié)的注意事項1、真正重視總結(jié)工作。公文寫作－總結(jié)114紀(jì)要的起草（一）會議紀(jì)要的用途與類型

用途：

會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達(dá)貫徹執(zhí)行和督辦的依據(jù)。

類型：按照會議紀(jì)要性質(zhì)分：

1、決議性紀(jì)要；2、部署性紀(jì)要；

3、專題性紀(jì)要；4、消息性紀(jì)要。

決議性紀(jì)要案例專題性紀(jì)要案例公文寫作－紀(jì)要紀(jì)要的起草（一）會議紀(jì)要的用途與類型公文寫作－紀(jì)要115制度的起草（一）制度的用途與類型用途：

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。

類型：

1、通用制度；

2、內(nèi)控制度：按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求制訂的一項制度，可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營形勢的變化和內(nèi)部管理的要求進(jìn)行修改，保持制度的連貫性。

內(nèi)控文案例公文寫作－制度制度的起草（一）制度的用途與類型公文寫作－制度116領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草一、起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題

1、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題要求是關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題是寫作思維的原點(diǎn)和立意根據(jù)。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議主題，主要包括幾個方面的內(nèi)容：（1）領(lǐng)導(dǎo)的整體工作思路及基本的思想觀點(diǎn)和意見；（2）講話所要達(dá)到的基本目的；（3）講話要根據(jù)會議主題，針對性強(qiáng)（經(jīng)濟(jì)、科技、項目、節(jié)慶和公益活動等）；（4）領(lǐng)導(dǎo)者對講話的具體要求。公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草一、起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講1172、做好資料收集工作是基礎(chǔ)，包括以下七點(diǎn)要求：（1）客觀與主觀材料相結(jié)合（2）感性與理性材料相結(jié)合（3）正面與反面材料相結(jié)合（4）內(nèi)部與外部材料相結(jié)合（5）直接與間接材料相結(jié)合（6）全局與局部材料相結(jié)合（7）縱向與橫向材料相結(jié)合

公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿2、做好資料收集工作是基礎(chǔ)，包括以下七點(diǎn)要求：公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)118起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題3、加強(qiáng)個人修養(yǎng)是必要條件

（1）注重時政和政策學(xué)習(xí)；（2）既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，不斷開拓視野，做到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如；（3）注重廣泛吸取各種知識；（4）注重積累工作閱歷。公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿起草講話稿的幾個重點(diǎn)問題3、加強(qiáng)個人修養(yǎng)是必要條件

（1）注119講話稿的格式規(guī)范與文體特征五大要素1、講話標(biāo)題2、講話日期3、講話人姓名4、稱謂5、正文（前言、主體、結(jié)尾）符合講話稿的文體特征

明顯的口語化特征飽滿的感情化特征多彩的藝術(shù)化特征符合不同場合講話需要

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例1

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例2

領(lǐng)導(dǎo)講話稿案例3公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿講話稿的格式規(guī)范與文體特征五大要素公文寫作－領(lǐng)導(dǎo)講話稿120第三講:會議組織

會議目的：★開展有效地溝通★傳達(dá)資訊★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾★達(dá)成協(xié)議與解決問題★資源共享★開發(fā)創(chuàng)意會議組織－目的第三講:會議組織會議目的：會議組織－目的121

★開展有效地溝通

會議室一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。★傳達(dá)資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度和思想動態(tài)；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。會議組織－目的★開展有效地溝通★傳達(dá)資訊★監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾會議組織－目122

★達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。

★資源共享利用開會匯集資源，以期相互交流、相互幫助，共同進(jìn)步。會議組織－目的★達(dá)成協(xié)議與解決問題★資源共享會議組織－目的123★開發(fā)創(chuàng)意

通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。★激勵士氣

年初或年底的會議(元旦晚會和年度表彰動員大會)通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，群策群力，朝著一個方向共同努力。會議組織－目的★開發(fā)創(chuàng)意會議組織－目的124會議頻率每種會議都有合理的發(fā)生頻率，只有掌握，才能更高效的利用會議組織－頻率會議頻率每種會議都有合理的發(fā)生頻率，只有掌握，才能更高效的利1251.固定的部門會議如：部門月度會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作室的被動。會議組織－頻率1.固定的部門會議如：部門月度會議建議頻率：至少每月一次會議1262.全體會議如：總經(jīng)理辦公例會建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會造成沉重負(fù)擔(dān)。會議組織－頻率2.全體會議如：總經(jīng)理辦公例會建議頻率：至少每兩月一次會議組1273.處理突發(fā)事件的會議如：集團(tuán)環(huán)保會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。會議組織－頻率3.處理突發(fā)事件的會議如：集團(tuán)環(huán)保會議建議頻率：隨時會議組織1284.一對一會議如：找部門員工談話建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是最好不要超過一小時。會議組織－頻率4.一對一會議如：找部門員工談話建議頻率：按需要會議組織－頻129如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議130如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議131如何開好高效會議會議組織－高效會議如何開好高效會議會議組織－高效會議132會議審查（目的、人數(shù)、內(nèi)容、形式、效果）會議分類管理（會議類型、會議級別）會議預(yù)算控制（會議直接費(fèi)用+與會人員會議期間工時成本）會議議程管理（議題、議程、會議預(yù)期目的的實現(xiàn)）會議時間控制（會議總時間，發(fā)言時間）會議效果評價（決議的形成和會議文件的編制，會議精神的貫徹傳達(dá)）高效會議的管理會議組織－高效會議高效會議的管理會議組織－高效會議133會議組織－高效會議會議名稱：黃山永佳集團(tuán)一季度生產(chǎn)經(jīng)營形勢分析會；會議目的：系統(tǒng)回顧一季度集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析研究當(dāng)前形勢，研究對策，制定二季度經(jīng)營目標(biāo)和應(yīng)對措施，力爭在二季度取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，做到時間過半完成任務(wù)過半。

會議時間：2012.04.14

上午8:30；會議地點(diǎn)：集團(tuán)新辦公大樓一號會議室會議議程：1.集團(tuán)財務(wù)部經(jīng)理作集團(tuán)一季度財務(wù)報告；

2.集團(tuán)總經(jīng)理作經(jīng)濟(jì)形勢分析和工作要求報告；

3.骨干企業(yè)匯報交流；4.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話。會議材料：匯報企業(yè)準(zhǔn)備PPT，其他企業(yè)準(zhǔn)備書面交流材料。與會人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，各成員企業(yè)正、副總經(jīng)理、總助、財務(wù)和營銷負(fù)責(zé)人，集團(tuán)各職能部門經(jīng)理助理以上人員。

會議通知舉例會議組織－高效會議會議名稱：黃山永佳集團(tuán)一季度生產(chǎn)經(jīng)營形勢分134會議組織－會議流程會議組織－會議流程135會前準(zhǔn)備檢查會議召開的必要性確定開會的目的選擇會議的類型確定與會人員、并與有關(guān)人員進(jìn)行溝通確定會議主持人準(zhǔn)備議事日程、發(fā)送文字材料、通知等會場布置(主席臺席卡排放)和有關(guān)設(shè)備(音響與投影)等會議組織－會議流程會前準(zhǔn)備檢查會議召開的必要性會議組織－會議流程136會議管理檢查（會前）我開會的目的是什么？我應(yīng)該