個人成效

VS

時間管理STolovelifeis

Tolovetime.

Timeisthestufflife

ismadeof.

目錄

上午：概念與理論◆時間管理鏈◆價值與目標—從結果出發◆選擇-制變◆優先矩陣：重要與緊迫◆產品與產能

下午：實用時間管理工具◆減輕大腦負擔◆大腦圖◆找出時間殺手◆時間計劃簿現狀

CurrentReality

Business(工作)Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一個詞描述你現在的工作環境Personal(個人)

Useonewordtodescribeyourcurrentpersonallife用一個詞描述你現在的個人生活現狀

CurrentReality

Consequences(后果)Howdoesthismakeyoufeel?你對此有何感想？現狀

CurrentReality

我就象一個被撕開的人…1我整天跑來跑去，忙得四腳朝天，開會、電話、文件、應酬…，每天都把自己逼到極限才回家，上床時已經筋疲力盡，第二天爬起來又周而復始。我每天做一大堆事，但內心里卻常常有一種奇怪的感覺：“做了這么多事情又怎么樣？到底哪些事真的有用？”我不得不承認：我確實不知道。我就象一個被撕得七零八落的人，工作對我很重要，家庭對我也很重要。我生活在持續不斷的沖突里，想盡一切辦法照顧兩方面的需要。到底有沒有可能在工作和家庭兩方面都獲得面功和快樂呢？我覺得根本沒辦法控制自己的生活。我試圖想清楚什么對我最重要，也想制定目標，但是別人，包括太太、老板、同事不停地打斷我。凡是我定下來要做的事情，十有八九到頭來都得給他們要我做的事讓路。我就象一個被撕開的人…2所有人都說我相當成功，我拼命努力，放棄了許許多多東西，終于爬到公司的頂峰。但為什么我沒有享受幸福的感覺？我覺得生活真沒意思。每做一伯事情，都會讓我想起還有十件事情沒有做，這些事令我內疚。每天有沒完沒了的事情要做，但是能做完的就那么幾件，于是壓力來了。怎么能知道什么對我最最重要？到底我應該怎么做？怎樣才能享受成功？我好象也知道一生該做什么，也曾想過什么對自己重要，還定過目標，可是一回到日常工作和生活，目標就被淹沒和無影無蹤了。怎樣才能把目標轉化到日常生活和工作中呢？時間是串起過去、現在及未來

無數事件的連續線羅盤+時鐘=時間管理Compass+Clock=TimeManagement時間記錄表

事情可授權不可授權08：00-09：00-------------------------------------------------------------------------09：00-10：00--------------------------------------------------------------------------10：00-11：00--------------------------------------------------------------------------11：00-12：00--------------------------------------------------------------------------14：00-15：00-------------------------------------------------------------------------15：00-16：00------------------------------------------------------------------------16：00-17：00---------------------------------------------------------------------------17：00-18：00--------------------------------------------------------------------------優先矩陣MIM3M2M4黃金規規則TheGoldenRuleBeginWiththeEndinMind從結果出發Choice

notChange

DeterminesDestiny.決定命運的是是選擇，而非非機會ProactiveV.SReactive制變與與應應變4D’SD--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------Dothe---------------------------------------,Delegatethe--------------------------------.做-------------的事事情，把-------------的事事情授權出去去。小組討論：你經常做哪一一件事，你的的生活、工作作就會大為改改觀？----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------產品與產能成就與效率帕雷托原則ParetoPrincipleA:---------------%R:-----------------%課堂練習工作時間的使使用你與你的任務務（一）你是否利用某某種形式的每每周時間來分分配今后幾天天的工作時間間？是是/否當你想到要做做的事情時，，你會經常感感到驚慌嗎？？是是/否否你常常發現自自己試圖同時時做幾件事嗎嗎？是是/否當你開始進行行一面任務時時，心中有一一個明確的目目標嗎？是是/否你不斷掙扎在在長期積壓、、等待完成的的任務中嗎？？是是/否當你離開辦公公室一陣以后后，你經常得得返回去找那那張待打電話話的人員名單單嗎？你有時間預先先做計劃嗎？？或者你常常常遭受突然事事件的襲擊嗎嗎？是是/否你經常為了完完成任務而熬熬夜嗎？是是/否否你經常把日常常工作帶回家家完成嗎？是是/否當你出外一段段時間歸來后后，書桌上堆堆積了大量的的文件、資歷歷料嗎？是是/否這個練習能幫幫你注意到你你是如何安排排工作時間性性的。它提供供了一套一般般性的問題來來幫助你反思思你特有的情情況。不要在在某個問題上上思考太長時時間，把精神神集中于明確確你安排工作作時間的總模模式上。本項項練習并不旨旨在得出任何何一種效率分分數，因此，，不要把你自自己看成是在在受審問。你經常匆匆忙忙忙趕在最后后期限前完任任務嗎？是是/否你經?；仡櫮隳愕幕顒右员惚阏{節器整工工作，減去不不必要的責任任嗎？是是/否你知道從哪里里獲得工作上上可能需用要要的資料嗎？？是是/否你是否經常做做些必要的記記錄，而不是是主要依賴記記憶力？是是/否你有沒有能幫幫你回憶起事事情的方法？？是是/否你保存會議的的記錄，并將將客觀存它們們有條理地歸歸檔嗎？是是/否你對工作的先先后次序清楚楚嗎？是是/否每當侈需用要要一些日常資資歷料，如：：檔案，電話話號碼名單和和地址的時候候，你能立即即找到它們嗎嗎？是是/否為了不使腦子子經常從一項項工作轉向另另一項工作，，你將任務分分門別類嗎？？是/否你有時會在半半夜醒來，想想趣本應白天天做的事嗎？？是是/否你和你的任務務（二）你與你自己（（一）你經常把工作作延期到“更更晚時間”做做嗎？是是/否你開始工作時時通常處于積積極的精神狀狀態嗎？是是/否你結束工作時時通常處于積積極的精神狀狀態嗎？是是/否你對手頭的工工作是否難難以集中注意意力？是是/否否你能記起你蜍蜍天工作的細細節情況嗎？？是是/否你知道在一星星期/一年的的什么時間從從事某些工作作時能處于最最佳狀態嗎？？是/否你（或者同事事）認為你自自己是個準時時的人嗎？是是/否當你客觀地評評價自己的工工作方式時時，其中是否否具有反效果果的習慣和癖癖性？是/否否（如有，請請列了）-------------------------------------------------你工作時經常常感到疲勞過過度嗎？是是/否你是否經常對對開始一項新新任務或一天天的工作感受受到困難？是是/否工作被打斷全全你能迅速地地把注意力又又轉回工作上上嗎？是是/否你經常是一接接到通知就馬馬上投入工作作嗎？是是/否一旦接受了工工作任務，你你決心盡可能能去完成嗎？？是是/否你常把等待著著你考慮的事事情記在碎紙紙上嗎？是是/否有時會發現一一些記錄、姓姓名或數字，，但卻記不得得它們是怎么么回事。是是/否是否有時試圖圖回憶某個你你剛剛獲得的的“了不起””的想法，但但你卻已把它它忘得出一干二二凈？是是/否你確信你能避避免繪自己制制造不必要的的工作嗎？是是/否在辦公室或家家里的空閑時時候，你放松松自己還是經經常又想到工工作上去呢？？是是/否否你很慢才能作作出決定嗎？？是是/否否你為自己總是是這么忙而感感到驕傲嗎？？是是/否否事實上許多事事都是遵循報報酬遞減規律律的，你仍然然把時間花在在細節上嗎？？是是/否否你能認光天化化日任務和信信息的原則基基礎，而不在在細節中不知知所措嗎？是是/否你是否經常意意識到短暫的的休息會提高高你的工作效效率，并已如如此執行呢？？是是/否你是否經常““忘記”在恰恰當的時候首首手進行那些些令人不悅的的任務？是是/否否你經常感到自自己必須下決決心去收拾辦辦公室、整理理辦公桌，或或者要更有效效地管理時間嗎？？是是/否你與你自己（（二）你與他人（一一）必要時你能把把任務委托給給你的同事嗎嗎？是是/否一旦你已得到到你所需用在在的信息時，，你是否有辦辦法禮貌地結結束會見和談談話？是/否你能否幫助別別人有談話時時緊扣要點嗎嗎？是是/否你經常把時間間浪費在猜測測別人的動機機上嗎？是是/否你與那些難以以應付的同事事或者顧客發發生沖突之后后，經常把時時間浪費在煩惱、發怒上上嗎？是是/否必要時你能說說聲“不”，，并且堅持這這樣做嗎？是是/否否當你你向向他他人人作作簡簡要要指指示示時時，，他他們們經經常常需需用用要要回回來來尋尋求求清清或或補補充充信信息息嗎嗎？？是是/否否當你你向向他他人人作作簡簡要要指指示示時時，，你你經經常常需需用用要要尋尋求求澄澄清清或或補補充充信信息息嗎嗎？？是是/否否經常常忙忙于于干干那那些些可可以以讓讓不不需需要要你你的的資資格格和和訓訓練練的的人人來來做做的的工工作作嗎嗎？？是是/否否你經經常常與與侈侈的的同同事事就就利利益益沖沖突突而而爭爭斗斗嗎嗎？？是是/否否你確確信信自自己己不不會會給給其其他他人人制制造造不不必必要要的的工工作作嗎嗎？？是是/否否你有有恰恰當當的的交交際際渠渠道道把把信信息息傳傳給給他他人人嗎嗎（這這們們他他就就不不會會經經常常來來向向你你詢詢問問信信息息了了））？？是是/否否你在合適適的時候候向他人人通報你你的計劃劃嗎？是是/否你能做到到嚴肅客客氣地處處理他人人的打擾擾嗎？是是/否你知道必必要時向向誰獲取取信息和和指導嗎嗎？是是/否你與他人人（二））對生產率率的挑戰戰ProductivityChallengesShiftingpriorities/crisismanagement 優先先順序不不明確/危機管管理Telephoneinterruptions電電話打擾擾Lackofpriorities/objectives缺缺乏優先先/目標標Attemptingtoomuch貪貪多嚼嚼不爛Drop-invisitors不不速速之客Ineffectivedelegation無無效授授權Cluttereddesk/losingthings桌桌面雜亂亂無章/找不到到東西Lackofself-discipline/procrastination缺缺乏自自律/拖拖延Inabilitytosay“No”不不會說““不”Meetings會會議A/BBUUSINESS工作開始PERSONAL個人生活MONTHLYPLAN月月度計劃劃MONTHYEAR年月月優先管理理的核心心1Makealistofthingstodotoday把每天要要做的事事情列一一份清單單2Setpriorityandworkonthemostimportant確定優先先次序，，從最重重要的開開始做3Doiteveryday!每天這么么做！每日計劃劃：Planthenextd----b---youI---theoffice在你------辦公公室------前，，計劃-----天的的工作。。TO-DOLIST待處處理事項項DELEGATIONTO授權A/BTO-DO事項TIMEREQUIRED需時REF參考姓名授權跟進反饋時間參考日期：CleartheDesk清理桌面面1Create3files建三個文文件檔案案2Organizeallitemsaccordingtothe4D’s根據4D原則整整理好所所有東西西3Workthrough““Do”pile把“立即即做”檔檔案里的的工作一一件件處處理完TimeActivate給活動定定下時間間UseHoldingFiles使用活頁頁文件4Clearthedeskeachday.每日清理理桌面CommunicationRecords溝溝通記記錄Name名：Subj.主題：Company公司：File文檔存放Position職位：DelegateTo授權Tel電話：Clrculate相關人員Fax傳真：Address通訊地址：Date日期Notes內容FellowUp跟進目標是具具有兌現現日期的的夢想。。閱讀下面面一則故故事，它它帶給你你哪能些些啟示：：1952年7月月4日清清晨，加加利福尼尼亞海岸岸籠罩在在霧中。。在海岸岸以西21英里里的卡塔塔林納島島上，一一個34歲的女女人涉水水下到太太平洋中中，開始始向加州州海岸游游去。要要是成功功了，她她就是第第一位游游過這個個海峽的的婦女。。這名婦婦女叫弗弗羅倫絲絲·查德德威克。。在此之之前，她她是從英英法兩邊邊海岸游游過英吉吉利海峽峽的第一一個婦女女。那天早晨晨，海水水凍得她她身體發發麻，霧霧很大，，她連護護送她的的船都幾幾乎看不不到。時時間一個個鐘頭一一個鐘頭頭過去，，千千萬萬萬人在在電視看看首。有有幾次鯊鯊魚靠近近了她，，被人開開槍嚇跑跑。她仍仍然在游游。在以以往這類類渡海游游泳中她她的最大大問題不不是疲勞勞，而是是刺骨的的水溫。。15個鐘鐘頭之后后，她又又累，又又凍得發發麻。她她知道自自己不能能再游了了，就叫叫人拉她她上船。。她的母母親和教教練在另另一條船船上。他他們都告告訴她離離海岸很很近了，，叫她不不要放棄棄。但她她朝加州州海岸望望去，除除了濃霧霧什么也也看不到到。幾十分鐘鐘之后——從她出出發算起起是15個鐘頭頭零55分鐘——人們把把她拉上上船。又又過了幾幾個鐘頭頭，她漸漸漸覺得得暖和多多了，這這時卻開開始感到到失敗的的打擊。。她不假假思索地地對記者者說：““說實在在的，我我不是為為自己找找借口。。如果當當時我看看見陸地地，也許許我能堅堅持下來來?！比藗兝洗牡牡攸c，，離加州州海岸只只有半英英里！后后來她說說，令她她半途而而廢的不不是疲勞勞，也不不是寒冷冷，而是是因為她她在濃霧霧中看不不到目標標。查德德威克小小姐一生生中就只只有這一一次沒有有堅持到到底。兩兩個月之之后，她她成功地地游過同同一個海海峽。她她不但是是第一位位游過卡卡塔林納納海峽的的女性，，而且比比男子的的紀錄快快了大約約兩個鐘鐘頭。設定目標標吃大象原原理有效的行行動策略略:SMARTS：具體體(明確確計劃的的具體數數量及時時間)M：可衡衡量（有有客觀標標準衡量量情況是是否有變變化）A：可實實現（在在規定時時間內，，該目標標是否合合理/可可完成））R：相關關（是否否值得追追求、是是否重要要、是否否與價值值相關））T：可跟跟進（是是否定出出時限以以便于跟跟蹤進展展情況））TheResultsFromPriorityPlanning

優先先計劃的的結果BringsControlsToYourLife將控制帶帶進你的的生活OrggggganiizeYourBusiness,PersonalAndSocialActivities安排好你你的工作作、個人人生活及及社會活活動HelpsAvoidCrisisManagement避免危機機管理REDUCESprocrastinationAndIndecision減少拖延延和優柔柔寡斷HandlesIncompletions處理缺憾憾GivesYouaManageeableWorkload給予你自自己一個個可把握握的工作作負荷Planningisbringingthefutureintuthepresent,sothatyoucandusomethingaboutitnaw計劃意味味著將未未來呈現現在你眼眼前，以以便你現現在就為為將來而而奮斗終止各種種干擾問題虛榮：經經常有人人問問題題和有人人造訪使使自己感感到很重重要希望得到到信息，，知道各各種傳言言擔心觸犯犯別人不善善于于過過濾濾不善善于于結結束束來來訪訪和和來來電電為下下級級做做決決定定過分分要要求求下下級級請請示示不會會授授權權社交交的的欲欲望望沒有有計計劃劃安安靜靜時時間間鼓勵勵下下屬屬帶帶問問題題來來請請示示解決決方方案案承認認這這一一點點。。改改在在中中午午飯飯時時進進行行。。有計計劃劃地地通通過過正正式式方方式式達達到到這這個個目目的的不要要對對此此過過分分敏敏感感。。仔仔細細評評估估干干擾擾的的次次數數和和影影響響訓練秘書書友好地地過濾來來訪這和和電話請秘書在在預定來來訪結束束時間，，擔醒老老板或來來訪客人人時間快快到期了了。事先先跟來訪訪者或來來電話人人約定結結束時間間。記錄錄花在接接待來訪訪或來電電上的時時間，并并且記錄錄超出預預定時間間的原因因。只做下級級不會做做的決定定。例外管理理凡是能夠夠授權的的事情都都不去做做。針對對已經授授權了的的任務出出現的問問題，應應該由被被授權人人處理。。找別的地地方滿足足。給自己制制定“免免打擾時時間”。。這會鼓勵勵下屬依依賴于你你，使他他們經常常帶問題題來打擾擾你。應應該鼓勵勵主動性性、承擔擔風險和和自主決決策。來電和來來訪電話問題沒有秘書書想表現得得隨時在在場沒有計劃劃樂于社交交不會自我我約束想讓自己己隨時得得到信息息不會過濾濾自我欲望望接轉錯的的電話缺乏協調調不會結束束通話責任不明明解決方案案利用交換換機過濾濾電話，，或者裝裝一個切切斷開關關，學會回電電。留出做計計劃的時時間。到別的地地方滿足足這個愿愿望。學會把電電話集中中起來。。通過有計計劃的方方式實現現。訓練秘書書過濾電電話。承認并控控制自己己。訓練并解解決設備備問題。。授權。學會簡潔潔。學會會說：““謝謝您您打電話話來”，，“對不不起，那那邊還有有一個電電話在等等我?！啊胺智遑熑稳巍h（一一）問題沒有目的的沒有議程程參加會的的人太多多或不合合適時間不對對地點不合合適準備沒有計劃劃會議太多多與會動機機不強不準時開開會社交允許干擾擾解決方案案沒有書面面目的的的會絕對對不開。。沒有書面面議程的的會議絕絕對不開開。只請必須須的人出出席。選好時間間選擇跟會會議目的的相稱的的地點：：擺脫干干擾和打打斷，必要的設設備，盡盡量減少少與會者者在路途途上的時時間。拿出時間間做會議議計劃。。測試經常常性會議議的必要要性：偶偶爾不開開，看看看會有什什么后果果?；蛘哒甙呀洺３Ｍ涎拥牡臅h通通常的時時間減少少一半。。事先提供供必須的的會議細細節：期期待與會會者做什什么貢獻獻、需要要準備什什么材料料等。永遠準時時開會，，傳過準準時的決決心。延延誤開會會時間是是對準時時到達者者的懲罰罰。談正事，，社交另另做安排排。制定避免免打擾會會議的規規矩，讓讓人所共共知。除除非火燒燒眉毛，，不許打打擾。在在中部休休息時間間傳遞消消息、處處理公務務。會議（二二）問題偏離日程程沒有確定定結束時時間，不不為各項項日程分分配時間間不按時結結束議而不決決一個議題題耗盡全全部時間間信息不足足就做決決定沒有總結結，不做做會議記記錄沒有跟進進任務完成成后不解解散委員員會解決方案案要求大家家遵守日日程，反反對個人人的個別別議程。。根據重要要程度對對各項議議題確定定討論時時間。一定按時時結束。。示波器器則沒人人敢安排排結束以以后的活活動。牢記開會會的目的的，向前前扒進會會議。當出與爭爭議時，，先易合合難。集集中處理理相關問問題。開開會前前確保收收集足夠夠的信息息。一定要總總結會議議結果，，確保與與會者清清楚各自自任務。。把決議議、各人人任務和和期限用用簡潔的的會議記記錄下來來，當天天分發會會議記錄錄。確保跟進進所有會會議決議議，在下下次會議議開始前前把沒有有完成的的任務明明確指出出來并做做記錄。。要求任任務承擔擔人定期期擔交進進度匯報報或報告告，直到到任務完完成。一完成任任務或實實現目標標，馬上上解散各各種委員員會。克服成成功功的障障礙礙OvercometheBarrierstoSuccessFailtoplanisplanningtofail.不做計劃劃就等于于計劃失失敗。SuccessfulpeopledothethingsthatUnsuccessfulpeoplechoosenottodo.成功的人人無非是是選擇做做了不成成功的人人放棄不不做的事事情。課程回顧顧重要概概念：：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------要點：：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------我的收收益：：-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------期望結結果??！改變變習慣慣！9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業業貧貧。。。。12月月-2212月月-22Tuesday,December20,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。22:53:0822:53:0822:5312/20/202210:53:08PM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2222:53:0822:53Dec-2220-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。22:53:0822:53:0822:53Tuesday,December20,202213、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。12月-2212月-2222:53:0822:53:08December20,202214、他鄉鄉生白白發，，舊國國見青青山。。。20十十二二月202210:53:08下下午午22:53:0812月月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:53下下午12月-2222:53December20,202216、行動出成果果，工作出財財富。。2022/12/2022:53:0822:53:0820December202217、做前，能夠夠環視四周；；做時，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點的射線線向前。。10:53:08下午午10:53下下午22:53:0812月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Tuesday,December20,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結結果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。22:53:0822:53:0822:5312/20/202210:53:08PM11、成成功功就就是是日日復復一一日日那那一一點點點點小小小小努