時間管理法焦莉麗2013.7.30時間管理法焦莉麗2013.7.301什么是時間？有人說，“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”什么是時間？有人說，“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時2假設：有家銀行，每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也無任何規定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節余歸自己。也就是說，前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何對待這筆錢？那么，時間到底是什么假設：那么，時間到底是什么3當然，每天不留分文地全數花完才能得到最大價值！你可能不曉得—其實我們每個人都有這樣的一個銀行，它的名字是「時間」每天「時間銀行」會為你在帳戶里自動存入86,400秒供給毫無彈性無法儲蓄無可取代無法失而復得時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。當然，供給毫無彈性無法儲蓄無可取代無法失而復得時間的供給量是4時間是一種供給毫無彈性、無法積蓄、無可取代、無法失而復得的寶貴資源你的時間,每分每秒都在消亡,包括此刻……區別僅在于，這一刻是否有意義，怎樣讓它有意義。時間是一種供給毫無彈性、無法積蓄、無可取代、無法失而復得的寶5如果，我們平均80歲壽命？1-20、60-80——忽略不計，余40

項目每天耗時40年耗時結余我們剩下多少年的時間去創造生命的價值？一日三餐

小時

年

年交通

小時

年

年電話

小時

年

年看電視、上網

小時

年

年

看報、聊天

小時

年

年刷牙、洗臉、洗澡

小時

年

年休假、白日夢鬧情緒、身體不適

小時

年

年

???如果，我們平均80歲壽命？1-20、60-80——忽略不計，61-20、60-80——忽略不計，余40

項目每天耗時40年耗時結余我們只有3.3年的時間去創造價值！我們如何管理它？睡眠

8小時

13.3年

26.7一日三餐

2.5小時

4.2年

22.5交通

1.5小時

2.5年

20電話

1小時

1.7年

18.3看電視、上網

3小時

5年

13.3看報、聊天

3小時

5年

8.3刷牙、洗臉、洗澡

1小時

1.7年

6.6休假、白日夢鬧情緒、身體不適

2小時

3.3年

3.3人的一生應該這樣來度過的：當他回首往事時，不因虛度年華而悔恨，也不因過去的碌碌無為而羞恥。——保爾·柯察金1-20、60-80——忽略不計，余40我們只有3.37問問自己你經常來不及吃早餐嗎？每周你不止一次要加班工作嗎？會出現忙碌了一天，卻又不知道忙了多少事情嗎？會出現偶爾時間很緊張，偶爾又閑的悶得慌嗎？你需要5分鐘甚至更多的時間在電腦里找一份文件嗎？你是否總覺得計劃趕不上變化？你是否覺得不受打擾，專心工作的時間越來越短了？你在某件工作上耗費的時間總是大于之前的預計？“沒時間”是你的口頭禪嗎？你忘記了重要承諾和約會。

如果你有5個問題回答是肯定的！你就需要學習如何有效地進行時間管理！問問自己你經常來不及吃早餐嗎？如果你有5個問題回答是8認識時間管理由于時間所具備的四個獨特性——供給毫無彈性無法積蓄無可取代無法失而復得所以時間管理的對象不是「時間」，它是指面對時間而進行的「自管理者的管理」如何面對時間的流失而進行自我的管理——將過去做為現在改善的參考把未來做為現在努力的方向立刻去運用正確的方法做正確的事認識時間管理由于時間所具備的四個獨特性——如何面對時間的流失9耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的干擾12、下屬的訓練和發展不充分3、會議（預約、沒預約）13、拖延、猶豫、做白日夢4、爭吵、發火14、不會說“不”5、缺乏目標、時間計劃、優先計劃15、做事不能善始善終6、雜亂的辦公室和辦公桌、個人的無序性16、很少交派下屬辦事7、無效率的代表、委托人17、員工不足或工作不力8、做無用的嘗試18、閑談私事過多9、同一時間，想法、嘗試過多19、缺乏自我約束10、不現實的時間期望20、缺乏協調和團隊精神耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的1021、錯誤的傾聽31、怨天憂人22、缺少反饋32、壓力、緊張23、爭議、個人問題33、不充分的工具與設備24、憂慮、恐懼、焦慮34、信息不完全或信息來的太遲25、不充分的計劃、錯誤的變更35、不充分的登記系統26、約會等待時間過長36、過多的文案工作、郵件、讀物27、記憶本身37、寵物、外界活動28、差的記憶38、不耐煩、辦事急燥、草率29、對結果行為的迷惑39、不懂該事先做的事30、疲勞、討厭40、對交派下去的工作很少檢查21、錯誤的傾聽31、怨天憂人22、缺少反饋32、壓力、緊張11請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失中最經常出現、最浪費時間的5個因素！1.

2.3.4.5.請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失中最經常12時間管理誤區之工作缺乏計劃誤區一因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；不做計劃也能獲得實效；不了解做計劃的好處；計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；不知如何做計劃。導致后果目標不明確

沒有進行工作歸類的習慣

缺乏做事輕重緩急的順序

沒有時間分配的原則時間管理誤區之工作缺乏計劃誤區一因過分強調“知難行易”而13誤區二職責權限不清，工作內容重復事必躬親，親力而為溝通不良工作時斷時續導致后果不知道什么最重要—每件事都去做—沒時間去想什么最重要時間管理誤區之組織工作不當惡性循環誤區二職責權限不清，工作內容重復事必躬親，親力而為溝通不良14忙人的惡性循環忙人的惡性循環15時間管理誤區之時間控制不夠誤區三習慣拖延時間。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理無端電話的打擾。泛濫的“會議病”困擾。導致后果對時間麻木時間安排無序離目標越來越遠時間管理誤區之時間控制不夠誤區三習慣拖延時間。不擅處理16時間管理誤區之整理整頓不足誤區四不擅處理文件歸類桌面雜亂無章導致后果浪費時間不容易專注沒目標方向，無連貫性時間管理誤區之整理整頓不足誤區四不擅處理文件歸類桌面雜亂17時間管理誤區之進取意識不強誤區五個人的消極態度

做事拖拉，找借口不干工作

唏噓不已，做白日夢

工作中閑聊導致后果荒廢時間毫無進步時間管理誤區之進取意識不強誤區五個人的消極態度做事拖拉18如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，則可能隨時被社會所淘汰！世界上所有的成就都是「現在」所塑造的如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，則可能隨時被社會所淘汰！世19如何做好時間管理？明確目標有計劃、有組織地進行工作分清工作的輕重緩急合理地分配時間與別人的時間取得協作制定規則,遵守紀律時間管理六項基本原則如何做好時間管理？明確目標有計劃、有組織地進行工作分清工作的20原則一明確目標目標是指……你想或期望通過努力而取得的一個確切的、明確的結果。原則一明確目標目標是指……21制定目標有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。在選擇或制定目標時應考慮兩個方面——目標要符合自己的價值觀要了解自己目前的狀況?成功完全是一種個人現象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。制定目標有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。在選擇或制定22SMART原則S-Specific具體的，不能籠統M-Measurable可衡量的A-Attainable可達到的，指付出努力的情況下可以實現，避免過高或過低的目標R-Relevant相關的，指目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性T-Timebased基于時間的，指完成目標的期限SMART原則S-Specific具體的，不能籠統23有效的目標沖洗并清潔這輛汽車經常溫習學校功課對所有客戶提供更好的服務需大大減少投訴的數量今天下班以前盡快處理不具體不可衡量時間約束不清楚每周沖洗并清潔這輛汽車的里里外外每天至少花一小時溫習數學功課在24小時內回復每位客戶的電子郵件在目前的基礎上，將客戶投訴數量減少50%今天下午18：00以前明天到公司第一件要做的事情有效的目標沖洗并清潔這輛汽車對所有客戶提供更好的服務今天下班24將大目標子目標化寫下一個大目標寫出實現該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈寫出實現每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時目標為止，才算完成該目標多杈樹的分解將大目標子目標化寫下一個大目標25所謂有計劃、有組織地進行工作，就是——把目標正確地分解成工作計劃通過采取適當的步驟和方法最終達成有效的結果

原則二有計劃、有組織地進行工作目標任務描述輸入方法、步驟、工具輸出完成考核標準開始時間結束時間

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是——原則二有計劃、有組織26原則之三分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要不重要Ⅰ重要且急迫

Ⅱ重要不急迫

Ⅲ緊急但不重要Ⅳ不緊急也不重要原則之三分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要不重要Ⅰ27緊急不緊急重要不重要Ⅰ危機急迫的問題有限期的任務，會議的準備事項

Ⅱ準備及預防工作計劃關系的建立培訓，授權，創新Ⅲ細瑣的工作浪費時間的閑聊無關緊要的信件看太多的電視Ⅳ干擾，一些電話一些會議一些緊急事件湊熱鬧的活動緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢ28偏重于第一象限結果：壓力筋疲力竭危機處理忙于收拾殘局ⅡⅣⅢ偏重于第一象限結果：ⅡⅣⅢ29偏重于第三象限結果：短視近利缺乏自制力，怪罪他人危機處理輕視目標與計劃ⅡⅣＩ偏重于第三象限結果：ⅡⅣＩ30偏重于要第四象限結果：全無責任感依賴他人或社會機構維生危機處理忙于收拾殘局ⅡＩⅢ偏重于要第四象限結果：ⅡＩⅢ31ⅠⅡ結果：

有遠見，有理想平衡，紀律，自制少有危機

ⅠⅡ結果：32?運用「四象限」法則——

在正確的時間做正確的事！?運用「四象限」法則——33案例小故事：穆爾于1939年大學畢業后，在哥利登油漆公司找到業務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發現，80%的業績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。

結果如何？第一年，他就實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。

原則之四合理地安排時間案例小故事：原則之四合理地安排時間34這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了帕累托定律（也稱80/20定律）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的，按事情的「重要程度」編排行事優先次序的準則是建立在「重要的少數與瑣碎的多數」的原理的基礎上。80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產量來自20%的產品；

80%的財富集中在20%的人手中；……這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了帕累托定3580/20原則啟示啟示：20%的工作事項創造80%的工作價值；抓住工作的關鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結果；改進這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。 誤區：面面俱到——都想做好；完全主義——都想做完；平均分配時間和精力。80/20原則啟示啟示：20%的工作事項創造80%的工作價值3680/20法則團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的當你面臨很多工作而不知所措時，應該想到帕累托原則鍛煉自己尋找20％重要工作，并解決它。因為我們不是全能，也不想做完美主義者，能力、時間、空間總是會受到限制的。所以另80％的工作沒有完成，就不再顯得那么重要了。?把時間用于少數重要的事。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。80/20法則團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的37原則五與別人的時間取得協作團隊尊重協作時間安排原則五與別人的時間取得協作團隊尊重協作時間安排38原則六制定規則、遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。原則六制定規則、遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這39分析自己使用時間的方式和狀況1、實施步驟熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）在表一中列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現在統計每一項活動出現的次數然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數，則正好相反為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×100檢查數目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習再把每一類所有活動的數目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。如表三表一：時間使用清單表時間統計表二：一星期時間日志與簡略分析表時間表三一星期時間總結表時間統計分析自己使用時間的方式和狀況1、實施步驟40拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案：

1、我如何浪費我的時間？未來有何途徑可預防或減低時間的浪費？

2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？

3、哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？

4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又緊急？

6、我做的哪些事對我的目標很重要？

7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，41這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發現時又已經變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。?時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6421、認識計劃戰略計劃——應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環境中地位的計劃。戰略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規定具體的目標；作業計劃——規定目標如何實現的細節的計劃。作業計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現的方法。如何制定計劃1、認識計劃如何制定計劃432、計劃注意事項

事先的了解：

所在部門的業務定位

所在崗位的業務定位

上級主管的業務目標

上級主管對你的期望和要求

與其它相關崗位的業務接口關系

遵循5W2H原則

Why:為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持

What：任務的內容和達成的目標

When：在什么時間段進行

Where：任務發生的地點

Who：哪些人員參加此任務，由誰負責

Howto：用什么方法進行

Howmuch：需要多少成本

如何制定計劃2、計劃注意事項如何制定計劃44設置控制點（milestone）在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發現問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。比方說，我們計劃在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。

堅持工作周記和工作日記，對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。如何制定計劃設置控制點（milestone）如何制定計劃45計劃管理WBS（工作任務分解）WBS（工作任務分解）是創造出產品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預算和人員分配的基礎。PERT（網絡計劃評審技術）PERT（網絡計劃評審技術）是以網絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優方案，并據以組織和控制開發進程，達到預定目標的一種科學管理方法。利用計劃工具計劃管理利用計劃工具46不要讓別人浪費你的時間1、打電話的藝術事先的約定與準備保持簡短而明確的開場白控制通話時間、保持通話主題過濾電話2、當你被打斷時來自上司的打斷有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。不要讓別人浪費你的時間1、打電話的藝術47不要讓別人浪費你的時間來自下屬的打斷你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？

你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？

你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？

你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？

你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？來自同事的打擾雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情及隨時愿意協助的態度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。

不要隨意打擾對方。你可以從容、預先地與同事聯系你的要求、時間等。

想想為什么你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結束他人的來訪？你讓別人習慣于經常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？

不要讓別人浪費你的時間來自下屬的打斷48一些省時之道1、等待的時候做什么帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機口述信件等。2、逆勢操作當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。3、追求互賴模式雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一已之力創造的成就。?凡在事業上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。一些省時之道1、等待的時候做什么?凡在事業上有所成就的人，都49時間管理法培訓講義50時間管理法焦莉麗2013.7.30時間管理法焦莉麗2013.7.3051什么是時間？有人說，“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”什么是時間？有人說，“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時52假設：有家銀行，每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也無任何規定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節余歸自己。也就是說，前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何對待這筆錢？那么，時間到底是什么假設：那么，時間到底是什么53當然，每天不留分文地全數花完才能得到最大價值！你可能不曉得—其實我們每個人都有這樣的一個銀行，它的名字是「時間」每天「時間銀行」會為你在帳戶里自動存入86,400秒供給毫無彈性無法儲蓄無可取代無法失而復得時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。當然，供給毫無彈性無法儲蓄無可取代無法失而復得時間的供給量是54時間是一種供給毫無彈性、無法積蓄、無可取代、無法失而復得的寶貴資源你的時間,每分每秒都在消亡,包括此刻……區別僅在于，這一刻是否有意義，怎樣讓它有意義。時間是一種供給毫無彈性、無法積蓄、無可取代、無法失而復得的寶55如果，我們平均80歲壽命？1-20、60-80——忽略不計，余40

項目每天耗時40年耗時結余我們剩下多少年的時間去創造生命的價值？一日三餐

小時

年

年交通

小時

年

年電話

小時

年

年看電視、上網

小時

年

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看報、聊天

小時

年

年刷牙、洗臉、洗澡

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年

年休假、白日夢鬧情緒、身體不適

小時

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年

???如果，我們平均80歲壽命？1-20、60-80——忽略不計，561-20、60-80——忽略不計，余40

項目每天耗時40年耗時結余我們只有3.3年的時間去創造價值！我們如何管理它？睡眠

8小時

13.3年

26.7一日三餐

2.5小時

4.2年

22.5交通

1.5小時

2.5年

20電話

1小時

1.7年

18.3看電視、上網

3小時

5年

13.3看報、聊天

3小時

5年

8.3刷牙、洗臉、洗澡

1小時

1.7年

6.6休假、白日夢鬧情緒、身體不適

2小時

3.3年

3.3人的一生應該這樣來度過的：當他回首往事時，不因虛度年華而悔恨，也不因過去的碌碌無為而羞恥。——保爾·柯察金1-20、60-80——忽略不計，余40我們只有3.357問問自己你經常來不及吃早餐嗎？每周你不止一次要加班工作嗎？會出現忙碌了一天，卻又不知道忙了多少事情嗎？會出現偶爾時間很緊張，偶爾又閑的悶得慌嗎？你需要5分鐘甚至更多的時間在電腦里找一份文件嗎？你是否總覺得計劃趕不上變化？你是否覺得不受打擾，專心工作的時間越來越短了？你在某件工作上耗費的時間總是大于之前的預計？“沒時間”是你的口頭禪嗎？你忘記了重要承諾和約會。

如果你有5個問題回答是肯定的！你就需要學習如何有效地進行時間管理！問問自己你經常來不及吃早餐嗎？如果你有5個問題回答是58認識時間管理由于時間所具備的四個獨特性——供給毫無彈性無法積蓄無可取代無法失而復得所以時間管理的對象不是「時間」，它是指面對時間而進行的「自管理者的管理」如何面對時間的流失而進行自我的管理——將過去做為現在改善的參考把未來做為現在努力的方向立刻去運用正確的方法做正確的事認識時間管理由于時間所具備的四個獨特性——如何面對時間的流失59耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的干擾12、下屬的訓練和發展不充分3、會議（預約、沒預約）13、拖延、猶豫、做白日夢4、爭吵、發火14、不會說“不”5、缺乏目標、時間計劃、優先計劃15、做事不能善始善終6、雜亂的辦公室和辦公桌、個人的無序性16、很少交派下屬辦事7、無效率的代表、委托人17、員工不足或工作不力8、做無用的嘗試18、閑談私事過多9、同一時間，想法、嘗試過多19、缺乏自我約束10、不現實的時間期望20、缺乏協調和團隊精神耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的6021、錯誤的傾聽31、怨天憂人22、缺少反饋32、壓力、緊張23、爭議、個人問題33、不充分的工具與設備24、憂慮、恐懼、焦慮34、信息不完全或信息來的太遲25、不充分的計劃、錯誤的變更35、不充分的登記系統26、約會等待時間過長36、過多的文案工作、郵件、讀物27、記憶本身37、寵物、外界活動28、差的記憶38、不耐煩、辦事急燥、草率29、對結果行為的迷惑39、不懂該事先做的事30、疲勞、討厭40、對交派下去的工作很少檢查21、錯誤的傾聽31、怨天憂人22、缺少反饋32、壓力、緊張61請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失中最經常出現、最浪費時間的5個因素！1.

2.3.4.5.請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失中最經常62時間管理誤區之工作缺乏計劃誤區一因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；不做計劃也能獲得實效；不了解做計劃的好處；計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；不知如何做計劃。導致后果目標不明確

沒有進行工作歸類的習慣

缺乏做事輕重緩急的順序

沒有時間分配的原則時間管理誤區之工作缺乏計劃誤區一因過分強調“知難行易”而63誤區二職責權限不清，工作內容重復事必躬親，親力而為溝通不良工作時斷時續導致后果不知道什么最重要—每件事都去做—沒時間去想什么最重要時間管理誤區之組織工作不當惡性循環誤區二職責權限不清，工作內容重復事必躬親，親力而為溝通不良64忙人的惡性循環忙人的惡性循環65時間管理誤區之時間控制不夠誤區三習慣拖延時間。不擅處理不速之客的打擾。不擅處理無端電話的打擾。泛濫的“會議病”困擾。導致后果對時間麻木時間安排無序離目標越來越遠時間管理誤區之時間控制不夠誤區三習慣拖延時間。不擅處理66時間管理誤區之整理整頓不足誤區四不擅處理文件歸類桌面雜亂無章導致后果浪費時間不容易專注沒目標方向，無連貫性時間管理誤區之整理整頓不足誤區四不擅處理文件歸類桌面雜亂67時間管理誤區之進取意識不強誤區五個人的消極態度

做事拖拉，找借口不干工作

唏噓不已，做白日夢

工作中閑聊導致后果荒廢時間毫無進步時間管理誤區之進取意識不強誤區五個人的消極態度做事拖拉68如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，則可能隨時被社會所淘汰！世界上所有的成就都是「現在」所塑造的如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，則可能隨時被社會所淘汰！世69如何做好時間管理？明確目標有計劃、有組織地進行工作分清工作的輕重緩急合理地分配時間與別人的時間取得協作制定規則,遵守紀律時間管理六項基本原則如何做好時間管理？明確目標有計劃、有組織地進行工作分清工作的70原則一明確目標目標是指……你想或期望通過努力而取得的一個確切的、明確的結果。原則一明確目標目標是指……71制定目標有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。在選擇或制定目標時應考慮兩個方面——目標要符合自己的價值觀要了解自己目前的狀況?成功完全是一種個人現象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。制定目標有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。在選擇或制定72SMART原則S-Specific具體的，不能籠統M-Measurable可衡量的A-Attainable可達到的，指付出努力的情況下可以實現，避免過高或過低的目標R-Relevant相關的，指目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性T-Timebased基于時間的，指完成目標的期限SMART原則S-Specific具體的，不能籠統73有效的目標沖洗并清潔這輛汽車經常溫習學校功課對所有客戶提供更好的服務需大大減少投訴的數量今天下班以前盡快處理不具體不可衡量時間約束不清楚每周沖洗并清潔這輛汽車的里里外外每天至少花一小時溫習數學功課在24小時內回復每位客戶的電子郵件在目前的基礎上，將客戶投訴數量減少50%今天下午18：00以前明天到公司第一件要做的事情有效的目標沖洗并清潔這輛汽車對所有客戶提供更好的服務今天下班74將大目標子目標化寫下一個大目標寫出實現該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈寫出實現每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時目標為止，才算完成該目標多杈樹的分解將大目標子目標化寫下一個大目標75所謂有計劃、有組織地進行工作，就是——把目標正確地分解成工作計劃通過采取適當的步驟和方法最終達成有效的結果

原則二有計劃、有組織地進行工作目標任務描述輸入方法、步驟、工具輸出完成考核標準開始時間結束時間

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是——原則二有計劃、有組織76原則之三分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要不重要Ⅰ重要且急迫

Ⅱ重要不急迫

Ⅲ緊急但不重要Ⅳ不緊急也不重要原則之三分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要不重要Ⅰ77緊急不緊急重要不重要Ⅰ危機急迫的問題有限期的任務，會議的準備事項

Ⅱ準備及預防工作計劃關系的建立培訓，授權，創新Ⅲ細瑣的工作浪費時間的閑聊無關緊要的信件看太多的電視Ⅳ干擾，一些電話一些會議一些緊急事件湊熱鬧的活動緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢ78偏重于第一象限結果：壓力筋疲力竭危機處理忙于收拾殘局ⅡⅣⅢ偏重于第一象限結果：ⅡⅣⅢ79偏重于第三象限結果：短視近利缺乏自制力，怪罪他人危機處理輕視目標與計劃ⅡⅣＩ偏重于第三象限結果：ⅡⅣＩ80偏重于要第四象限結果：全無責任感依賴他人或社會機構維生危機處理忙于收拾殘局ⅡＩⅢ偏重于要第四象限結果：ⅡＩⅢ81ⅠⅡ結果：

有遠見，有理想平衡，紀律，自制少有危機

ⅠⅡ結果：82?運用「四象限」法則——

在正確的時間做正確的事！?運用「四象限」法則——83案例小故事：穆爾于1939年大學畢業后，在哥利登油漆公司找到業務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發現，80%的業績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。

結果如何？第一年，他就實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。

原則之四合理地安排時間案例小故事：原則之四合理地安排時間84這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了帕累托定律（也稱80/20定律）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的，按事情的「重要程度」編排行事優先次序的準則是建立在「重要的少數與瑣碎的多數」的原理的基礎上。80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產量來自20%的產品；

80%的財富集中在20%的人手中；……這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了帕累托定8580/20原則啟示啟示：20%的工作事項創造80%的工作價值；抓住工作的關鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結果；改進這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。 誤區：面面俱到——都想做好；完全主義——都想做完；平均分配時間和精力。80/20原則啟示啟示：20%的工作事項創造80%的工作價值8680/20法則團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的當你面臨很多工作而不知所措時，應該想到帕累托原則鍛煉自己尋找20％重要工作，并解決它。因為我們不是全能，也不想做完美主義者，能力、時間、空間總是會受到限制的。所以另80％的工作沒有完成，就不再顯得那么重要了。?把時間用于少數重要的事。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。80/20法則團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的87原則五與別人的時間取得協作團隊尊重協作時間安排原則五與別人的時間取得協作團隊尊重協作時間安排88原則六制定規則、遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。原則六制定規則、遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這89分析自己使用時間的方式和狀況1、實施步驟熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）在表一中列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現在統計每一項活動出現的次數然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數，則正好相反為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×100檢查數目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習再把每一類所有活動的數目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。如表三表一：時間使用清單表時間統計表二：一星期時間日志與簡略分析表時間表三一星期時間總結表時間統計分析自己使用時間的方式和狀況1、實施步驟90拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案：

1、我如何浪費我的時間？未來有何途徑可預防或減低時間的浪費？

2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？

3、哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？

4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又緊急？

6、我做的哪些事對我的目標很重要？

7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，91這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發現時又已經變得難以破除了。