檔案數字化省檔案局經科處劉春波檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數字化省檔案局經科處檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數檔案數字化的意義：通過案例來呈現【案例1】北京某商貿公司在網上設立“8848網站”，并設有網上購物交易平臺，客戶可通過電子訂單、電子郵件等與其建立買賣關系。上海某科技發展公司系“8848網站”的客戶，于2000年8月與商貿公司曾通過電子郵件形式，就“以網上儲值形式沖抵貨款”達成過協議。去年8月，科技公司向“8848”訂購各類電腦產品價款70余萬元，但科技公司在收取電腦后沒有按約付款，訴訟烽火由此點燃。檔案數字化的意義：通過案例來呈現【案例1】北京某商貿公司在網一審法院經審理，判決科技公司全額支付商貿公司貨款70萬余元。科技公司不服，認為自己與商貿公司已經協議確認，可以用14萬余元的網上儲值抵扣貨款。該公司在公證處的監督下，從互聯網上調取了有關電子訂單、電子郵件，提出上訴。二審法院認為，科技公司提供的電子郵件，客觀真實地反映出雙方就結算問題達成的協議。電子郵件是我國《合同法》允許采用的訂立合同的形式之一，電子郵件通過互聯網傳到當事人后，不能進行更改，足以證明雙方的協議成立。最后，一中院改判科技公司支付貨款人民幣55萬余元。一審法院經審理，判決科技公司全額支付商貿公司貨款70萬余元。

就本案而言，原告充分把握了電子文件證據的相關特點，在電子訂單和電子郵件等電子文件證據尚未被篡改或刪除之前，及時采取了相應行動，通過公證方式及時保全了相關證據，才使自己掌握了案件的主動權并最終勝訴。就本案而言，原告充分把握了電子文件證據的相關特點，在微信等電子數據可作為證據使用

【案例2】原告卜先生是海鹽一家外貿公司的法定代表人，被告馬女士是包裝加工的個體戶，二人既是生意上的合作伙伴，也是生活中的朋友。2012年5月4日，雙方在微信聊天時，馬女士稱有一筆保險款即將到期，自己急需現金續期又苦于手頭正緊，想向卜先生借款8萬元并承諾幾天后就會歸還。卜先生在聊天結束后隨即去了中國銀行將8萬元現金存入了馬女士指定的賬戶。因為當時是微信聊天，而且馬女士很快就去外地處理事情，就沒有給卜先生出具借條，卜先生也就沒有堅持討要，借條一事就不了了之。事后，雖卜先生多次討要該筆借款，但馬女士堅持認為該8萬元并非借款而是生意上的加工款。

微信等電子數據可作為證據使用【案例2】原告卜先生是海鹽一

隨后，卜先生起訴到海鹽法院，要求馬女士償還8萬元。為支持自己的訴訟主張，卜先生向法院提供了中國銀行的匯款憑證一份以及當時與馬女士的微信聊天記錄一份(復印件)。最終，原被告在承辦法官的主持下，達成一致調解意見，馬女士同意分期歸還此8萬元。隨后，卜先生起訴到海鹽法院，要求馬女士償還【案例3】東北某重型機械企業在前不久的一次法律訴訟中，因無法提供有關電子文件，無法有效舉證，而背負巨大經濟損失。【案例4】哈爾濱某監獄，與附近商場發生土地糾紛，因多年疏于管理，造成紅線圖等基建圖紙丟失，且未進行檔案數字化，不得不賠付數額客觀的費用以達成和解。【案例3】東北某重型機械企業在前不久的一次法律訴訟中，因無法【案例5】德國科隆城市歷史檔案館倒塌【案例5】德國科隆城市歷史檔案館倒塌

德國西部城市科隆的城市檔案館3月3日下午突然坍塌，同時引發周邊建筑出現不同程度的坍塌和下沉，其中檔案館旁的兩座公寓樓也在不久后先后坍塌。盡管當時正值檔案館開放時間，但由于疏散及時，館內人員悉數逃生。警方確認有2人失蹤。科隆城市檔案館位于市中心，周邊建筑密集，給搜救行動造成很大的難度。德國當地時間3月3日下午2時左右，位于科隆市中心的科隆城市檔案館外部墻體開始出現多道裂縫，在短時間內裂縫就蔓延到了這幢4層建筑物的樓頂，隨即引發了檔案館的坍塌。

德國西部城市科隆的城市檔案館3月3日下午突然坍塌，同時

這座現代建筑風格的科隆歷史檔案館是德國最大的歷史檔案館之一，于1971年正式開館。據路透社介紹，檔案館內藏有65000宗各類歷史檔案，包括文字、圖片等資料，不少檔案已超過千年，在全德國都屬于珍貴歷史文物，其中最早一份檔案是公元922年的一份文字檔案資料。令這座檔案館引以為豪的還有不少名人原稿手跡，其中有科學共產主義學說創始人馬克思和恩格斯的著作手稿，德國著名作家、1972年諾貝爾文學獎獲得者海因里希·伯爾的文學作品原本等等。曾經在檔案館內任職部門主任多年的埃伯哈德·伊爾內對德國廣播電臺說:“我們今天損失的是擺放在總計18公里長檔案架上的德國歷史。”這座現代建筑風格的科隆歷史檔案館是德國最大的歷史檔電子發票黑龍江省開出首張增值稅電子發票（東北網

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）哈爾濱蘇寧云商銷售有限公司順利開出全省第一張增值稅電子普通發票，票面銷售金額為25.56元，稅額為4.34元。“使用電子發票，每年大約可為企業節約發票印刷、打印和郵寄成本117萬元，同時也大大提升了顧客體驗度，有利于提升企業的品牌形象，提高企業市場競爭力。”哈爾濱蘇寧云商銷售有限公司負責人向記者介紹。至此，我省推行電子發票成功上線，開啟了“發票網絡化”的新時代。電子發票黑龍江省開出首張增值稅電子發票數字化標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017,（代替DA/T31—2005））《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）《檔案數字化光盤標識規范》（DA/T52—2014）《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T48-2009）數字化標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017,（紙質檔案數字化

采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。紙質檔案數字化采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加紙質檔案數字化的基本環節

主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄質量要把關應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度地展現檔案原貌。清晰，真實，完整，準確質量要把關應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果不要忽略元數據紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR13028提出的要求。不要忽略元數據紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技安全第一應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。安全第一應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和機構及人員5.1.1應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。5.1.2應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。機構及人員5.1.1應建立紙質檔案數字化工作組織，對數基礎設施5.2.1應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區域。5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理的設施設備。5.2.3應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。基礎設施5.2.1應配備專用加工場地，并進行合理布局，形5.3工作方案5.3.1應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

5.3.2紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.3工作方案5.3.1應在充分調研的基礎上，制5.3.3宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規范、合理。5.3.4紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.3.3宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其5.4管理制度5.4.1應制定科學化、規范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。5.4.2紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.4管理制度5.4.1應制定科學化、規范化的管理人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環境、網絡、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規范；設備管理制度主要對數字化工作各環節涉及的全部設備的管理進行規范；數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規范。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核5.5工作流程控制5.5.1應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。5.5.2應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。5.5.3應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.5工作流程控制5.5.1應依據相關的法律法規和5.6工作文件管理5.6.1應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。5.6.2應加強對紙質檔案數字化工作文件的管理，明確數字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.6工作文件管理5.6.1應根據情況制定符合實際5.7檔案數字化外包5.7.1紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。5.7.2在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.7檔案數字化外包5.7.1紙質檔案數字化工作如5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業6檔案出庫6.1檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。6.2紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)6檔案出庫6.1檔案保管部門應按照紙質檔案數字化7數字化前處理7.1確定掃描頁原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。7.2編制頁號7.2.1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。7.2.2重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。7.2.3書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。7.2.4應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7數字化前處理7.1確定掃描頁檔案數字化培訓教7.3目錄數據準備7.3.1按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。7.3.2對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.3目錄數據準備7.3.1按照目錄數據庫建立時制7.4

拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.4

拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆7.5技術修復7.5.1破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。7.5.2折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.5技術修復7.5.1破損嚴重或其他無法直接進行掃描8目錄數據庫建立8.1應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。8.2數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。8.3數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。進行修改。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)8目錄數據庫建立8.1應制定目錄數據庫數據規則，包括8.4將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。8.5可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)8.4將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改9檔案掃描9.1基本要求檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9檔案掃描9.1基本要求檔案掃描應根據紙9.2掃描設備9.2.1掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。9.2.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。9.2.3應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.2掃描設備9.2.1掃描設備的選擇應特別注意對檔9.3掃描色彩模式9.3.1為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。9.3.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。9.3.3頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。9.3.4頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.3掃描色彩模式9.3.1為最大限度保留檔案原件信9.4掃描分辨率9.4.1掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。9.4.2掃描分辨率應不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。9.4.3如有COM輸出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.4掃描分辨率9.4.1掃描分辨率的選擇，應保證掃9.5存儲格式9.5.1紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。9.5.2紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。9.5.3同一批檔案應采用相同的存儲格式。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.5存儲格式9.5.1紙質檔案數字圖像長期保存格式9.6圖像命名9.6.1應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。9.6.2建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。9.6.3數字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。9.6.4應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.6圖像命名9.6.1應以檔號為基礎對數字圖像命名10圖像處理10.1圖像拼接對分幅掃描形成的多幅數字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質檔案數字圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。(一般針對大型圖紙的操作）檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10圖像處理10.1圖像拼接檔案數字化培10.2旋轉及糾偏對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.2旋轉及糾偏對不符合閱讀方向的數字圖像

10.3裁邊如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。10.4去污如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.3裁邊檔案數字化培訓教材(PPT83頁一個竅門：使用PHOTOSHOP動作捕捉功能將類似情況的圖像分到一起，然后批量操作。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)一個竅門：使用PHOTOSHOP檔案數字化培訓教材(PPT810.5圖像質量檢查10.5.1數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。10.5.2對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。10.5.3數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。10.5.4對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.5圖像質量檢查10.5.1數字圖像不完整、無法11數據掛接(一一對應)11.1應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。（依托軟件關聯）11.2逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)11數據掛接(一一對應)11.1應借助相關軟件對數據掛接備注：各參建單位該做什么

將文件卷宗以卷為單位開展掃描，形成ＲＡＲ壓縮文件夾，連帶卷內目錄、文件內容、備考表，RAR文件應命名為改卷案卷題名。拷貝到移動硬盤或者光盤，移交給業主單位。如果在硬盤每卷建立文件夾，同時制作案卷目錄電子版。如果刻錄光盤，一是選擇合適的光盤，二是同樣需要建立一個案卷目錄TXT文本。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)掛接備注：各參建單位該做什么將文件卷宗以卷為單位開展12數字化成果驗收與移交12.1驗收方式12.1.1建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收。12.1.2應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12數字化成果驗收與移交12.1驗收方式12.2驗收內容12.2.1紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。12.2.2應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。12.2.3應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。12.2.4應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.2驗收內容12.2.1紙質檔案數字化成果包括數12.2.5應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。12.2.6應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。12.2.7應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.2.5應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對可人工檢測的內容包括：a）目錄數據的著錄項目是否齊全；b）目錄數據的內容是否規范和準確；c）圖像處理的質量是否符合要求；d）是否存在重掃、漏掃現象；e）圖像順序是否與檔案原件一致；f）圖像文件是否與檔案目錄一致。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)可人工檢測的內容包括：檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案12.3驗收指標能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.3驗收指標能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算12.4驗收結論12.4.1每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到本標準12.2和12.3的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。12.4.2驗收完成后須經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，必須經相關領導審核、簽字后方有效。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.4驗收結論12.4.1每批紙質檔案數字化成果質12.5移交驗收合格的數據應按照紙質檔案數字化工作方案及時移交，并履行交接手續。13檔案歸還入庫13.1檔案裝訂紙質檔案數字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應注意保持檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏。13.2檔案歸還入庫按照檔案入庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點，并履行檔案入庫手續。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.5移交檔案數字化培訓教材(PPT83頁掃描設備立拍儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)掃描設備立拍儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT自動糾偏檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)自動糾偏檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT平板掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)平板掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教特點：掃描速度快彩色：10.1毫秒/線(A4反射稿,1200dpi,草稿模式)黑白(雙向)：10.1毫秒/線(A4反射稿,1200dpi,草稿模式)彩色：3.5毫秒/線(A4反射稿,600dpi,草稿模式)黑白（雙向）：2.9毫秒/線(A4反射稿,600dpi,草稿模式)彩色：21.8毫秒/線(A4反射稿,4800dpi,草稿模式)黑白(雙向)：21.8毫秒/線(A4反射稿,4800dpi,草稿模式)彩色：正片：約8.53毫秒/線（標準)彩色：負片：約12.3毫秒/線（標準)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)特點：掃描速度快檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化高速雙面自動掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)高速雙面自動掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT大型掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)大型掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教工程掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)工程掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT照片掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)照片掃描儀檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教刻錄設備檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)刻錄設備檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材防磁柜檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)防磁柜檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(布丁桶檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)布丁桶檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(《檔案數字化光盤標識規范》檔案級光盤archivaldisc耐久性達到特定要求和各項技術指標優于工業標準的可記錄光盤。檔案級光盤的歸檔壽命大于20年。光盤歸檔壽命archivelongevityofopticaldisc光盤從歸檔開始到壽命終止的技術指標這段時間。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)《檔案數字化光盤標識規范》檔案級光盤archivaldi光盤套數一式三套。一套提供利用一臺異地備份一套封存保管檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)光盤套數一式三套。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字檔案級刻錄光盤檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案級刻錄光盤檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培附錄A（規范性附錄）盤盒紙封面標簽檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)附錄A（規范性附錄）盤盒紙封面標簽檔案數字化培訓教材(PPT附錄B（規范性附錄）盤盒紙封底標簽檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)附錄B（規范性附錄）盤盒紙封底標簽檔案數字化培訓教材(PPT附錄C（規范性附錄）光盤盤面檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)附錄C（規范性附錄）光盤盤面檔案數字化培訓教材(PPT83頁光盤內容檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)光盤內容檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材移交后的光盤管理定期或不定期開展光盤可讀性測試。發現問題及時備份或復刻。放置于光盤盒或布丁桶，置于防磁柜中。一個竅門：讀不出的光盤該怎么辦？檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)移交后的光盤管理定期或不定期開展光盤可讀性測試。發現問題及時數字化外包的安全管理數字化外包方式：外包和技術輸入性外包外包：簽合同，委托乙方來開展檔案數字化工作。此處涉及資質及費用。技術輸入性外包：適合檔案機密性高，由乙方培訓甲方人員如何數字化，甲方人員開展數字化工作。

檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)數字化外包的安全管理數字化外包檔案數字化培訓教材(PPT83注意：采取業務外包方式進行紙質檔案數字化加工的檔案部門應嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）的要求。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)注意：采取業務外包方式進行紙質檔案數字化加工的檔案部門應嚴格數字化服務機構的安全管理3.1數字化服務機構必須具有工商管理部門核發的有效營業執照，業務范圍必須包括檔案數字化加工或數據處理類項目。3.2數字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業法人或事業單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內公民，國家另有規定的除外。3.3數字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)數字化服務機構的安全管理3.1數字化服務機構必須具有工商管理3.4數字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規要求的勞動合同。3.5數字化服務機構的人員數量與素質、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。3.6數字化服務機構必須制訂并執行數字化安全保密制度，制訂并執行檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規范和管理制度。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)3.4數字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規3.7數字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。3.8數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。3.9數字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)3.7數字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保檔案數字化省檔案局經科處劉春波檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數字化省檔案局經科處檔案數字化培訓教材PPT課件檔案數檔案數字化的意義：通過案例來呈現【案例1】北京某商貿公司在網上設立“8848網站”，并設有網上購物交易平臺，客戶可通過電子訂單、電子郵件等與其建立買賣關系。上海某科技發展公司系“8848網站”的客戶，于2000年8月與商貿公司曾通過電子郵件形式，就“以網上儲值形式沖抵貨款”達成過協議。去年8月，科技公司向“8848”訂購各類電腦產品價款70余萬元，但科技公司在收取電腦后沒有按約付款，訴訟烽火由此點燃。檔案數字化的意義：通過案例來呈現【案例1】北京某商貿公司在網一審法院經審理，判決科技公司全額支付商貿公司貨款70萬余元。科技公司不服，認為自己與商貿公司已經協議確認，可以用14萬余元的網上儲值抵扣貨款。該公司在公證處的監督下，從互聯網上調取了有關電子訂單、電子郵件，提出上訴。二審法院認為，科技公司提供的電子郵件，客觀真實地反映出雙方就結算問題達成的協議。電子郵件是我國《合同法》允許采用的訂立合同的形式之一，電子郵件通過互聯網傳到當事人后，不能進行更改，足以證明雙方的協議成立。最后，一中院改判科技公司支付貨款人民幣55萬余元。一審法院經審理，判決科技公司全額支付商貿公司貨款70萬余元。

就本案而言，原告充分把握了電子文件證據的相關特點，在電子訂單和電子郵件等電子文件證據尚未被篡改或刪除之前，及時采取了相應行動，通過公證方式及時保全了相關證據，才使自己掌握了案件的主動權并最終勝訴。就本案而言，原告充分把握了電子文件證據的相關特點，在微信等電子數據可作為證據使用

【案例2】原告卜先生是海鹽一家外貿公司的法定代表人，被告馬女士是包裝加工的個體戶，二人既是生意上的合作伙伴，也是生活中的朋友。2012年5月4日，雙方在微信聊天時，馬女士稱有一筆保險款即將到期，自己急需現金續期又苦于手頭正緊，想向卜先生借款8萬元并承諾幾天后就會歸還。卜先生在聊天結束后隨即去了中國銀行將8萬元現金存入了馬女士指定的賬戶。因為當時是微信聊天，而且馬女士很快就去外地處理事情，就沒有給卜先生出具借條，卜先生也就沒有堅持討要，借條一事就不了了之。事后，雖卜先生多次討要該筆借款，但馬女士堅持認為該8萬元并非借款而是生意上的加工款。

微信等電子數據可作為證據使用【案例2】原告卜先生是海鹽一

隨后，卜先生起訴到海鹽法院，要求馬女士償還8萬元。為支持自己的訴訟主張，卜先生向法院提供了中國銀行的匯款憑證一份以及當時與馬女士的微信聊天記錄一份(復印件)。最終，原被告在承辦法官的主持下，達成一致調解意見，馬女士同意分期歸還此8萬元。隨后，卜先生起訴到海鹽法院，要求馬女士償還【案例3】東北某重型機械企業在前不久的一次法律訴訟中，因無法提供有關電子文件，無法有效舉證，而背負巨大經濟損失。【案例4】哈爾濱某監獄，與附近商場發生土地糾紛，因多年疏于管理，造成紅線圖等基建圖紙丟失，且未進行檔案數字化，不得不賠付數額客觀的費用以達成和解。【案例3】東北某重型機械企業在前不久的一次法律訴訟中，因無法【案例5】德國科隆城市歷史檔案館倒塌【案例5】德國科隆城市歷史檔案館倒塌

德國西部城市科隆的城市檔案館3月3日下午突然坍塌，同時引發周邊建筑出現不同程度的坍塌和下沉，其中檔案館旁的兩座公寓樓也在不久后先后坍塌。盡管當時正值檔案館開放時間，但由于疏散及時，館內人員悉數逃生。警方確認有2人失蹤。科隆城市檔案館位于市中心，周邊建筑密集，給搜救行動造成很大的難度。德國當地時間3月3日下午2時左右，位于科隆市中心的科隆城市檔案館外部墻體開始出現多道裂縫，在短時間內裂縫就蔓延到了這幢4層建筑物的樓頂，隨即引發了檔案館的坍塌。

德國西部城市科隆的城市檔案館3月3日下午突然坍塌，同時

這座現代建筑風格的科隆歷史檔案館是德國最大的歷史檔案館之一，于1971年正式開館。據路透社介紹，檔案館內藏有65000宗各類歷史檔案，包括文字、圖片等資料，不少檔案已超過千年，在全德國都屬于珍貴歷史文物，其中最早一份檔案是公元922年的一份文字檔案資料。令這座檔案館引以為豪的還有不少名人原稿手跡，其中有科學共產主義學說創始人馬克思和恩格斯的著作手稿，德國著名作家、1972年諾貝爾文學獎獲得者海因里希·伯爾的文學作品原本等等。曾經在檔案館內任職部門主任多年的埃伯哈德·伊爾內對德國廣播電臺說:“我們今天損失的是擺放在總計18公里長檔案架上的德國歷史。”這座現代建筑風格的科隆歷史檔案館是德國最大的歷史檔電子發票黑龍江省開出首張增值稅電子發票（東北網

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）哈爾濱蘇寧云商銷售有限公司順利開出全省第一張增值稅電子普通發票，票面銷售金額為25.56元，稅額為4.34元。“使用電子發票，每年大約可為企業節約發票印刷、打印和郵寄成本117萬元，同時也大大提升了顧客體驗度，有利于提升企業的品牌形象，提高企業市場競爭力。”哈爾濱蘇寧云商銷售有限公司負責人向記者介紹。至此，我省推行電子發票成功上線，開啟了“發票網絡化”的新時代。電子發票黑龍江省開出首張增值稅電子發票數字化標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017,（代替DA/T31—2005））《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）《檔案數字化光盤標識規范》（DA/T52—2014）《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T48-2009）數字化標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017,（紙質檔案數字化

采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。紙質檔案數字化采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加紙質檔案數字化的基本環節

主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄質量要把關應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度地展現檔案原貌。清晰，真實，完整，準確質量要把關應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果不要忽略元數據紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR13028提出的要求。不要忽略元數據紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技安全第一應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。安全第一應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和機構及人員5.1.1應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。5.1.2應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。機構及人員5.1.1應建立紙質檔案數字化工作組織，對數基礎設施5.2.1應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區域。5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理的設施設備。5.2.3應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。基礎設施5.2.1應配備專用加工場地，并進行合理布局，形5.3工作方案5.3.1應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

5.3.2紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.3工作方案5.3.1應在充分調研的基礎上，制5.3.3宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規范、合理。5.3.4紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.3.3宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其5.4管理制度5.4.1應制定科學化、規范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。5.4.2紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.4管理制度5.4.1應制定科學化、規范化的管理人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環境、網絡、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規范；設備管理制度主要對數字化工作各環節涉及的全部設備的管理進行規范；數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規范。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核5.5工作流程控制5.5.1應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。5.5.2應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。5.5.3應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.5工作流程控制5.5.1應依據相關的法律法規和5.6工作文件管理5.6.1應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。5.6.2應加強對紙質檔案數字化工作文件的管理，明確數字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.6工作文件管理5.6.1應根據情況制定符合實際5.7檔案數字化外包5.7.1紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。5.7.2在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.7檔案數字化外包5.7.1紙質檔案數字化工作如5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業6檔案出庫6.1檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。6.2紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)6檔案出庫6.1檔案保管部門應按照紙質檔案數字化7數字化前處理7.1確定掃描頁原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。7.2編制頁號7.2.1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。7.2.2重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。7.2.3書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。7.2.4應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7數字化前處理7.1確定掃描頁檔案數字化培訓教7.3目錄數據準備7.3.1按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。7.3.2對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.3目錄數據準備7.3.1按照目錄數據庫建立時制7.4

拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.4

拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆7.5技術修復7.5.1破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。7.5.2折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)7.5技術修復7.5.1破損嚴重或其他無法直接進行掃描8目錄數據庫建立8.1應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。8.2數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。8.3數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。進行修改。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)8目錄數據庫建立8.1應制定目錄數據庫數據規則，包括8.4將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。8.5可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)8.4將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改9檔案掃描9.1基本要求檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9檔案掃描9.1基本要求檔案掃描應根據紙9.2掃描設備9.2.1掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。9.2.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。9.2.3應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.2掃描設備9.2.1掃描設備的選擇應特別注意對檔9.3掃描色彩模式9.3.1為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。9.3.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。9.3.3頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。9.3.4頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.3掃描色彩模式9.3.1為最大限度保留檔案原件信9.4掃描分辨率9.4.1掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。9.4.2掃描分辨率應不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。9.4.3如有COM輸出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.4掃描分辨率9.4.1掃描分辨率的選擇，應保證掃9.5存儲格式9.5.1紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。9.5.2紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。9.5.3同一批檔案應采用相同的存儲格式。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.5存儲格式9.5.1紙質檔案數字圖像長期保存格式9.6圖像命名9.6.1應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。9.6.2建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。9.6.3數字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。9.6.4應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)9.6圖像命名9.6.1應以檔號為基礎對數字圖像命名10圖像處理10.1圖像拼接對分幅掃描形成的多幅數字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質檔案數字圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。(一般針對大型圖紙的操作）檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10圖像處理10.1圖像拼接檔案數字化培10.2旋轉及糾偏對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.2旋轉及糾偏對不符合閱讀方向的數字圖像

10.3裁邊如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。10.4去污如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.3裁邊檔案數字化培訓教材(PPT83頁一個竅門：使用PHOTOSHOP動作捕捉功能將類似情況的圖像分到一起，然后批量操作。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)一個竅門：使用PHOTOSHOP檔案數字化培訓教材(PPT810.5圖像質量檢查10.5.1數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。10.5.2對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。10.5.3數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。10.5.4對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)10.5圖像質量檢查10.5.1數字圖像不完整、無法11數據掛接(一一對應)11.1應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。（依托軟件關聯）11.2逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)11數據掛接(一一對應)11.1應借助相關軟件對數據掛接備注：各參建單位該做什么

將文件卷宗以卷為單位開展掃描，形成ＲＡＲ壓縮文件夾，連帶卷內目錄、文件內容、備考表，RAR文件應命名為改卷案卷題名。拷貝到移動硬盤或者光盤，移交給業主單位。如果在硬盤每卷建立文件夾，同時制作案卷目錄電子版。如果刻錄光盤，一是選擇合適的光盤，二是同樣需要建立一個案卷目錄TXT文本。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)掛接備注：各參建單位該做什么將文件卷宗以卷為單位開展12數字化成果驗收與移交12.1驗收方式12.1.1建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收。12.1.2應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12數字化成果驗收與移交12.1驗收方式12.2驗收內容12.2.1紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。12.2.2應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。12.2.3應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。12.2.4應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.2驗收內容12.2.1紙質檔案數字化成果包括數12.2.5應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。12.2.6應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。12.2.7應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)12.2.5應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對可人工檢測的內容包括：a）目錄數據的著錄項目是否齊全；b）目錄數據的內容是否規范和準確；c）圖像處理的質量是否符合要求；d）是否存在重掃、漏掃現象；e）圖像順序是否與檔案原件一致；f）圖像文件是否與檔案目錄一致。檔案數字化培訓教材(PPT83頁)檔案數字化培訓教材(PPT83頁)可人工檢測的內容包括：檔案數字化培訓教材(P